Como Priorizar Tarefas

Seja qual for sua linha de trabalho, tentar equilibrar e priorizar tarefas é um dilema que faz parte da rotina de quase todos.

Gerenciar tarefas e preparar-se adequadamente para o trabalho é, naturalmente, um grande desafio. Mas pode se tornar menos desafiador se você usar a tecnologia a seu favor. Adotar um aplicativo de gerenciamento de processos/tarefas pode te ajudar nisso.

A tecnologia está à nossa volta o tempo todo e rejeitar o uso de softwares úteis pode ser muito improdutivo. Aplicativos modernos de gerenciamento podem facilitar o seu dia, ajudando a priorizar tarefas.

Se estiver com problemas para tentar descobrir como priorizar tarefas, você deveria considerar uma solução bastante procurada, como o Kanban.

Como priorizar tarefas?

Priorizar tarefas pode ser bem desafiador, especialmente quando tudo parece importante o suficiente para ser o número 1 na sua lista. Mas não se preocupe, aqui estão cinco etapas fáceis de seguir ao priorizar suas tarefas:

  1. Liste suas tarefas. Faça uma lista com tudo o que você precisa fazer (hoje, esta semana… o prazo depende do seu planejamento). Ao criar esta lista, não se preocupe – ainda – com a ordem ou a priorização);
  2. Alguma coisa urgente? Examine sua lista para ver se há alguma tarefa que exija atenção imediata. Essas são as tarefas que você não pode deixar para “quando tiver tempo”; porque não realizá-las pode ter sérias consequências. Tarefas urgentes não devem ser apenas uma prioridade, devem ser realizadas o mais rápido possível;
  3. Classifique suas tarefas. Isso depende muito do foco da sua empresa. Se sua equipe prioriza clientes antes do trabalho interno, organize suas tarefas de acordo com isso. Outra maneira fácil de classificar e priorizar é pelo número de pessoas afetadas pela tarefa. Quanto mais pessoas, maior a prioridade;
  4. Estime o esforço. Algumas tarefas levam alguns minutos; outras, horas ou até dias. Estime quanto tempo levará para executar cada uma das suas tarefas; se concentre primeiro em executar aquelas que levarão mais tempo. Embora riscar pequenas tarefas da sua lista periodicamente possa ser motivador, os especialistas em produtividade sugerem começar pelas mais longas;
  5. O que (e quando) cortar. É bem provável que você não tenha tempo suficiente para fazer tudo da sua lista. E tudo bem, você é humano. Mas o que você deve fazer é cortar as tarefas restantes da sua lista depois de priorizar e estimar o esforço; ou colocá-las novamente no backlog de tarefas, para que você possa voltar sempre que puder. Concentre-se no que importa.

O que você nunca deve esquecer é: as coisas mudam o tempo todo; e você pode precisar alterar a ordem das suas tarefas se uma tarefa urgente aparecer. De novo: e tudo bem. Seja flexível e adaptável para poder reagir rapidamente sempre que algo mudar.

Aqui no Pipefy nós adotamos os seguintes critérios de priorização:

  • Crítico: tarefas urgentes e sensíveis ao tempo. Espera-se que a equipe pare de fazer todo o resto para atender a isso. Tarefas críticas representam algum tipo de risco e podem custar aos negócios;
  • Prioridade alta: essas tarefas são muito importantes e devem ser realizadas assim que a equipe puder. Elas ficam em segundo lugar na escala de prioridades, somente após tarefas críticas (porque não são sensíveis ao tempo);
  • Neutro: tarefas neutras são importantes, mas podem esperar até não haver mais questões críticas ou de alta prioridade;
  • Prioridade baixa: essas tarefas se enquadram na categoria “é bom ter, mas podem esperar”. Tarefas de baixa prioridade são aquelas que sua equipe cuidará quando tiver tempo;
  • Desconhecido: as tarefas com prioridade desconhecida não foram adequadamente qualificadas ou estimadas. Essas são as que a equipe não sabe se fará algum dia; mas, quando tiver tempo, darão a elas algum nível de prioridade.

O Pipefy oferece um modelo de gerenciamento de tarefas em equipe gratuito que pode ajudar muito a priorizar as suas tarefas e as da sua equipe. Ele vem com etiquetas predeterminadas com código de cores. Essas ajudam a identificar visualmente quais tarefas são críticas ou de alta prioridade.

Você também pode filtrar o pipe de gerenciamento de tarefas da sua equipe para ver apenas as tarefas críticas e de alta prioridade. Assim você garante que a sua equipe atenda a elas o mais rápido possível.

Escrito por
Alessio Alionço
Founder & CEO of Pipefy
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