7 ferramentas de produtividade para salvar tempo no trabalho

Carina Bacelar

Fazer mais (ou melhor) em menos tempo: ser produtivo no trabalho parece ser a meta permanente dos profissionais e equipes. Nesse sentido, buscar ferramentas de produtividade para poupar tempo dos funcionários desponta como o caminho adotado por muitas empresas. 

Apesar da sensação geral de que os últimos meses foram menos produtivos, estatísticas mostram o contrário. De acordo com um relatório da consultoria McKinsey, “60% do potencial de produtividade pode vir de ações para melhorar a eficiência por meio, por exemplo, de digitalização e automação aceleradas” nos anos seguintes à pandemia de Covid-19. 

A consultoria estima haver potencial para acelerar o crescimento anual da produtividade em cerca de 1% até 2024 — desde que políticas públicas e de empresas evitem aumentos na desigualdade e no desemprego nesse período. 

Vamos mostrar neste artigo como você pode seguir essa tendência, e tornar sua rotina de trabalho cada vez mais eficiente com a ajuda de programas e aplicativos para aumentar sua produtividade

Ferramentas de produtividade no trabalho: por que adotá-las?

Ferramentas de produtividade são uma ajuda externa para que você consiga focar nas suas tarefas e realizá-las em menos tempo. A organização é um motor da produtividade: afinal, quando as tarefas e os prazos já estão sistematizados, o tempo perdido com confusões e dúvidas em relação a eles é bem menor. 

Quando falamos em ferramentas de produtividade, hoje pensamos em aplicativos e soluções digitais, certo? Mas nem sempre foi assim. Antes, essas ferramentas eram manuais, mas ajudavam a manter o trabalho mais organizado e fácil de executar. Alguns exemplos são:

  • Despertadores e timers, que separavam períodos pré-definidos para cada atividade;
  • Papéis adesivos e marcadores, para sinalizar o status de cada atividade ou a parte mais importante de cada material (uma leitura acadêmica por exemplo);
  • Agendas, para detalhar as prioridades dentro de cada dia. 

7 ferramentas para melhorar o controle de produtividade

Com a evolução tecnológica, as ferramentas que citamos acima migraram para telas e foram aperfeiçoadas, assumindo funções de organização e controle de produtividade que seriam originalmente nossas. Não é mais necessário, por exemplo, voltar a uma agenda física e ler o conteúdo inteiro de um dia para saber se uma reunião está prestes a começar: o Google Calendar pode emitir uma notificação automática antes do encontro. 

Abaixo, separamos sete outras ferramentas que podem ajudar você a economizar tempo nas suas atividades diárias. 

Rescue Time

O Rescue Time é uma mistura de organizador de tarefas com um coach digital de administração de tempo. A plataforma acessa sua agenda de reuniões e as tarefas que você precisa executar. Analisando suas características pessoais e profissionais, o algorítimo se encarrega de processar esses dados e compará-los com o de uma imensa base de pessoas com o mesmo perfil. 

Assim, ele apresenta um plano de ação com sessões de “foco total”, de forma que esses intervalos definidos pela inteligência artificial sejam os mais produtivos possíveis para gente como você. Durante o período de foco, por exemplo, o programa bloqueia os sites que mais te distraem. Também oferece relatórios completos sobre esses gatilhos de distração, como os sites mais perigosos para a sua concentração. 

Hash Track

Com esse programa, gestores conseguem mapear o tempo que suas equipes levam em cada projeto ou atividade, e entender quais são os gargalos dos times. Com o aplicativo instalado, é preciso que cada membro da equipe informe ao começar e concluir o trabalho em cada atividade específica.

Uma vez centralizados esses dados, os gestores conseguem ter uma visão geral da produtividade do grupo e perceber o que toma mais tempo, e o que é mais rápido de ser resolvido. Conseguem também reorganizar e redistribuir tarefas de acordo com o perfil de cada funcionário.

Proud

O Proud é uma ferramenta que mistura características de vários apps de produtividade. Ele planeja tarefas, notifica a hora de começar atividades, permite que você escreva e categorize ideias inesperadas que podem surgir ao longo do dia. Também planeja momentos de folga e atividades para desestressar. Afinal, os intervalos são importantes para que qualquer um consiga continuar trabalhando.  

Na plataforma, você obtém também uma visão geral sobre tudo o que fez dentro de um intervalo de tempo, e pode identificar com o que você anda gastando minutos preciosos. Pode, ainda programar uma mudança de hábitos: exercícios físicos, uma leitura em outro idioma três vezes por semana, uma prática de ioga regular e muitos outros.

Evernote

O Evernote organiza textos e documentos. É basicamente uma grande estante digital de arquivos onde você pode organizar notas, páginas da web, tarefas, projetos, arquivos… o que for. Você pode encontrar itens facilmente nessa estante digitando palavras-chave, que são lidas até em arquivos de PDF e fotos. 

É possível também adicionar lembretes a listas de verificação, de modo que nenhuma tarefa fique esquecida. Para quem não dispõe de conexão de internet o tempo todo, a vantagem é poder sincronizar essa “estante” em cada um dos seus dispositivos, e visitar os arquivos também quando estiver offline. 

Lucid Chart

Para quem tem um processo de trabalho desorganizado, o Lucid Chart pode ser uma boa solução de ordenação, principalmente visual, de tarefas. O programa cria gráficos com facilidade, permitindo que você defina e visualize cada etapa de um projeto ou processo. 

Os mapas desenhados no aplicativo podem ser acessados por toda a equipe, o que facilita a compreensão das etapas e estimula a colaboração entre colegas. E a união de diferentes talentos em torno de um objetivo comum torna o caminho até ele mais fácil!

Buffer

Para aqueles profissionais que precisam administrar as redes sociais da empresa, uma opção para evitar o retrabalho e centralizar publicações é o Buffer. O programa permite agendar e publicar posts em várias redes sociais simultaneamente, evitando que você precise entrar e sair de cada uma (e, eventualmente, perder tempo com distrações em cada uma).

O programa também oferece métricas sobre os diferentes perfis administrados, o que inclui cliques, likes, compartilhamentos, retweets, comentários, e por aí vai. Com esses dados, você pode também monitorar a performance do seu conteúdo a partir de um só lugar. O aplicativo é gratuito para um usuário com até três contas (em redes sociais como Twitter, Facebook, Instagram, LinkedIn etc) cadastradas. 

Pipefy

Para que a performance individual de um profissional seja a melhor possível, é preciso que ele esteja envolvido em um processo que não seja caótico. A melhor forma de organizar esse processo  é criando workflows digitais, que podem ser usados por todos os membros do time, e dentro dos quais trafegam todas as atividades que precisam ser trabalhadas. 

O ideal é criar esses fluxos de trabalho com softwares no-code/low-code, que não demandam nenhum conhecimento de programação. Pipefy é um bom exemplo desses programas. Dentro da plataforma, você pode definir informações coletadas em cada etapa do processo, estruturar fases e até poupar tempo com automações. 

Isto é: você pode configurar a própria plataforma para realizar tarefas manuais no seu lugar, ficando com mais tempo livre para atividades criativas e mais elaboradas. Centralizando todo o seu trabalho, você pode coletar informações precisas para realizar as atividades a partir de formulários online, enviados para clientes internos e externos. 

Pode também se beneficiar dos relatórios e gráficos que o programa oferece a partir de poucos cliques, que facilitam o monitoramento do seu desempenho e da performance da sua equipe. Um software de automação como o Pipefy facilita a colaboração e poupa horas de trabalho preciosas da sua equipe. 

Dicas de como ser mais produtivo no trabalho

Para ser mais produtivo no trabalho, existem muitos caminhos, de acordo com o problema que mais afeta o seu desempenho. Se você perde muito tempo navegando na internet, por exemplo, precisa atacar as distrações. Se depende de muito trabalho manual para concluir uma tarefa, vale pensar se ela precisa mesmo ser executada ou se não pode ser automatizada. Por isso, a solução para ser mais produtivo deve partir primeiro de uma análise dos fatores que levam a essa queda de produtividade. 

De forma geral, algumas estratégicas costumam ajudar quem precisa executar tarefas mais rápido. Separamos algumas abaixo:

  • Espaço estimulante: Tente manter seu local de trabalho com poucas distrações, boa iluminação e boas condições ergonômicas. Assim, você fica menos propenso às distrações, seja a necessidade de resolver um desconforto físico ou de iniciar uma atividade irrelevante, mas atraente (como assistir a um programa de TV). 
  • Sprints de foco: É impossível se manter completamente focado ao longo de oito horas diárias. Por isso, planeje períodos de foco intensivo, intercalados com intervalos. Esse é o princípio do Método Pomodoro, que propõe duas horas de foco fracionadas em períodos de 25 minutos, com 5 minutos de intervalo entre eles. Ao final das duas horas, a recompensa é um descanso “longo”, de 30 minutos, 
  • Softwares de automação: Por vezes, o problema não está na organização dos próprios profissionais, e sim na quantidade de tarefas manuais e repetitivas que eles precisam realizar. Otimizar o tempo de trabalho passa por liberá-los dessas funções, algo facilmente alcançável com softwares de automação
  • Horários produtivos: Se sua empresa permite certa flexibilidade na jornada, não insista em trabalhar todos os dias de 9h às 18h. Você pode flexibilizar essa rotina conforme seus picos de produtividade. É comum que algumas pessoas não consigam trabalhar direito pela manhã, outras têm dificuldade de concentração à tarde. Invista nos horários em que seu rendimento é maior. 
  • Estabeleça horários: Uma jornada de 12, 14 horas diárias pode até ajudá-lo a fazer mais tarefas no início. Mas isso não significa ser mais produtivo: sua jornada alongada pode estar cheia de horas esvaziadas e de distrações. Trabalhar por menos tempo ajuda você a se sentir menos cansado, e a focar melhor nas tarefas a longo prazo. 

Experimente uma ferramenta completa para aumentar a sua produtividade

Você sente que não só você, mas todo o seu departamento poderia ser mais produtivo com processos mais padronizados e automatizados? Pipefy é uma solução que pode ajudar a aumentar a eficácia dos seus processos e poupar o tempo do seu time. 

Pipefy é um software de workflows que permite configurar automações com facilidade: bastam alguns cliques em uma interface visual em que é simples de navegar. A plataforma pode ainda ser integrada aos programas que você já usa no seu departamento, possibilitando que os eventos-gatilho de um dos programas repercutam no outro. 

Exemplo de priorização e escalonamento automático.

Veja como algumas empresas aumentaram a produtividade de seus times usando Pipefy:

  • A Loja Elétrica, a maior distribuidora de materiais elétricos do Brasil, salva 2,5 mil horas de trabalho dos seus funcionários por mês usando o Pipefy em 70 processos distribuídos por nove departamentos. 
  • Já o Gympass, plataforma completa de bem-estar corporativo, adotou o Pipefy para mais de 40 processos ativos e agora consegue economizar mais de 11 mil horas de trabalhos mensais de seus profissionais com automação. 
  • Com sede em Londres e escritórios pela Europa, América do Norte, Ásia e África, a IMImobile é uma empresa que fornece soluções digitais. Com o Pipefy, conseguiu diminuir em 80% o tempo gasto com o gerenciamento de solicitações de marketing.

Quer entrar para esse grupo de empresas que investem em soluções certeiras de produtividade? Conheça o Pipefy e cadastre-se gratuitamente!

Escrito por
Carina Bacelar

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