Rotina de trabalho: o que é e como melhorar

Trabalhar faz parte do nosso cotidiano e não é apenas um amontoado de tarefas diárias que podem ser feitas de qualquer maneira. É necessário organizar essas tarefas, para que possamos nos tornar mais produtivos. 

Para isso, não basta ter apenas força de vontade e disciplina, é preciso também ter alguns princípios de organização que irão te ajudar nesse processo. A isso podemos chamar de uma rotina de trabalho devidamente planejada e otimizada.

Se você quer saber como aumentar o seu desempenho no trabalho e desenvolver técnicas que te ajudarão com isso, continue a leitura deste texto.

O que é rotina de trabalho?

No dicionário, rotina significa “sequência de procedimentos, dos costumes habituais; modo como se realiza alguma coisa, sempre da mesma forma; que se faz todos os dias”.

Com isso, entendemos que rotina de trabalho é a sequência das atividades profissionais que realizamos diariamente. Não é somente essa sequência que compõe a rotina, mas também a forma que realizamos essas atividades.

Uma rotina de trabalho bem definida evita o acúmulo de tarefas, atrasos no cumprimento de prazos e outros contratempos que podem surgir quando não há uma programação a ser seguida.

Contudo, uma rotina de trabalho muito rígida, pode fazer com que os colaboradores fiquem insatisfeitos, por não terem flexibilidade de fazer ajustes em casos de imprevisto ou quando necessário.

Exemplos de rotinas

Uma rotina de trabalho não tem uma fórmula exata, ela pode variar de acordo com a empresa, o setor, o cargo, ou se você trabalha em home office. 

Se você trabalha remoto, por exemplo, sua rotina pode ser organizada da seguinte forma:

• Defina um horário para acordar todos os dias;
• Estabeleça um horário para tomar café da manhã e realizar as atividades necessárias antes de trabalhar;
• Defina um horário para começar a trabalhar;
• Tenha um calendário, agenda, aplicativo, ou qualquer plataforma para registrar as tarefas a serem realizadas no dia. Isso otimiza muito o seu tempo, pois já indica quais atividades precisam ser feitas e te ajuda a se organizar;
• Reserve um horário para o almoço;
• Defina pausas durante o expediente, conforme achar necessário, para alongar o corpo, tomar um chá ou café, se movimentar, fazer ligações etc.;
• Pouco antes do final do expediente, verifique a sua lista de atividades e marque as que foram completas e as que ficaram pendentes. Além disso, programe as atividades a serem realizadas no dia seguinte;
• Estipule um horário para o fim do expediente. Isso é tão importante quanto definir um horário para começar. Uma das maiores dificuldades de quem trabalha em home office é definir o momento de parar de trabalhar, mas isso é muito importante.
  

Como melhorar a rotina de trabalho

Como mencionamos, não há um formato específico de rotina de trabalho. Contudo, com algumas dicas, é possível melhorá-la. Confira algumas delas a seguir:

Mantenha um padrão nos processos

Padronizar os processos faz com que executá-los seja prático e sem grandes complicações. além disso, possibilita que uma mesma tarefa possa ser executada por diferentes colaboradores, já que terão familiaridade com o mesmo padrão. Isso torna a equipe mais colaborativa.

Defina projetos

Definir projetos é muito importante quando temos metas a serem alcançadas. Dessa forma, é possível verificar se os objetivos foram alcançados dentro do tempo previsto. É importante deixar claro que o não cumprimento das tarefas agendadas pode acarretar em atrasos e acúmulo de trabalho.

Categorize as rotinas operacionais

Os procedimentos podem ser categorizados por semelhança e/ou afinidades, e seu objetivo é aumentar o desempenho na execução de tarefas do cotidiano. Assim, é possível mensurar o tempo necessário para realizar atividades de uma mesma categoria, o que permite estabelecer um período focado em um mesmo tipo de tarefa.

Monitore o desempenho

Para saber se uma rotina de trabalho está sendo eficiente, é preciso monitorar o seu desempenho. Isso pode ser feito por meio do uso de checklists, planilhas, tabelas e outras ferramentas. Assim, será possível verificar o andamento das tarefas em grupo ou individuais.

Com esse monitoramento de desempenho, é possível identificar dificuldades e falhas na execução das atividades, podendo alterá-las, ampliar ou reduzir o seu fluxo, ou distribuí-las entre a equipe, se necessário.

Divida as atividades de acordo com as prioridades

Esse é um ponto fundamental para melhorar a rotina de trabalho e otimizar o seu fluxo. As tarefas devem ser classificadas de acordo com a sua prioridade, prazo de entrega, cliente, dificuldade, entre outros critérios estabelecidos pela própria empresa, ou por você, no caso de ser empreendedor(a) ou microempreendedor(a) individual (MEI).

Delegue tarefas

Um dos princípios fundamentais de uma rotina de trabalho é a execução das atividades dentro do prazo estabelecido. Por isso, é preciso delegar as tarefas para os colaboradores e não centralizá-las, a fim de cumprir esses prazos.

Para delegar as atividades, é preciso se basear nos critérios de habilidade dos profissionais e de prioridade dos procedimentos, para que nada dê errado.

Use ferramentas para gerenciar a rotina de trabalho

Gerenciar uma rotina possibilita otimizar procedimentos e processos operacionais. Para isso, é fundamental utilizar ferramentas que melhoram o fluxo interno e promovem uma rotina de hábitos aos colaboradores.

Um bom exemplo é utilizar planilhas, aplicativos, lembretes no celular, entre outras ferramentas de organização. Elas podem ajudar a padronizar processos, registrar as atividades e controlar a rotina diária, além de otimizar o seu tempo.

Defina seu horário de trabalho

Isso é muito importante, principalmente para quem trabalha em home office. O fato de você trabalhar em casa não te isenta de ter uma rotina bem definida. É claro que as atividades domésticas, filhos, etc. podem acabar atrapalhando um pouco.

Por isso, é importante ter um horário de trabalho pré-determinado, elencar as atividades por prioridades, e manter um ritmo constante para dar conta delas no tempo estipulado.

Tente se organizar de maneira que consiga trabalhar somente em horário comercial. Isso irá te ajudar a manter o foco para fazer tudo o que é preciso, dentro do prazo previsto e sem procrastinar.

Esse processo também é útil para compreender o tempo necessário para a realização de cada atividade. É importante definir também um tempo para as pausas diárias; descansar um pouco é essencial para melhorar o seu rendimento.

Automação de rotinas de trabalho

A automação é uma poderosa aliada nas rotinas de trabalho. Determinadas atividades repetitivas podem ser automatizadas através de softwares previamente programados para isso.

Outra boa opção é utilizar ferramentas para organizar a rotina de trabalho, como o Pipefy, por exemplo. Ele permite que você gerencie a sua lista de tarefas e crie processos individuais para cada cliente. 

Dessa forma, fica mais fácil saber o que vem na sequência na lista de tarefas. O Pipefy centraliza e organiza a sua rotina de trabalho, além de ser uma plataforma colaborativa, na qual você pode montar times que fazem parte da sua equipe de trabalho ou de um projeto específico. 

Nem precisamos dizer que ferramentas como essa são ideais para quem trabalha de forma remota, e precisa estar em contato com uma equipe para acompanhar as etapas de um processo.

Melhore sua rotina de trabalho com Pipefy

Ter uma rotina de trabalho bem definida e organizada permite que você seja mais produtivo(a), além de evitar imprevistos. Mas vale lembrar que essa rotina também precisa ser flexível para se ajustar às demandas.

Se você está precisando de ferramentas para melhorar a organização da sua rotina de trabalho, o Pipefy pode ser uma solução barata, eficiente e de fácil implementação. Pipefy ajuda os times a organizar processos em ambiente digital, oferecendo grande potencial de customização e de automação daquelas tarefas que mais consomem tempo da sua rotina de trabalho: manuais e repetitivas.

Com Pipefy, a equipe de RH da Capgemini reduziu em 42% os custos de gerenciar solicitações de RH mesmo com o aumento do volume desses pedidos, atingindo retorno sobre o investimento em questão de meses.