Dicas de otimização de tempo no trabalho: Como poupar tempo

Carina Bacelar

A otimização de tempo no trabalho sempre foi uma questão importante. Contudo, seu protagonismo se tornou ainda maior recentemente. 

Isso porque as relações entre as empresas e seus colaboradores foi significativamente alterada com a chegada da pandemia. 

Mesmo com o fim da obrigatoriedade do home office e o retorno aos escritórios, estima-se que novos modelos híbridos sejam adotados, com 40% do trabalho semanal sendo feito em casa. 

O dado é de uma publicação do Infomoney. Ela ainda indica que o principal benefício é ligado a uma vida mais balanceada, com menos dificuldades ligadas às distâncias no dia a dia.

Entretanto, os novos meios de atuação também geram desafios em relação à gestão do tempo no trabalho

Em casa, é mais difícil equilibrar as jornadas. Não por acaso, elas aumentaram cerca de 14%, sendo que 63% dos profissionais trabalharam mais de 40 horas semanais nos últimos meses. 

Se a otimização de tempo no trabalho já era relevante em termos de produtividade e qualidade de vida, ela se tornou central neste novo contexto.

Mas afinal, como promovê-la do jeito certo no RH? Confira os detalhes mais importantes sobre o assunto ao longo deste artigo. 

Dicas de otimização de tempo no trabalho: Aprenda a poupar tempo 

A otimização de tempo no trabalho deve sempre incluir um bom planejamento, senso de prioridade, foco e o uso das ferramentas certas. Entenda melhor: 

Planeje-se sempre

Seja na sua própria rotina, ou na definição das estratégias de RH, é fundamental estipular um bom planejamento. 

Sem organizar as demandas, os esforços a serem dedicados para cada uma delas e sua ordem de prioridades, os profissionais ficam perdidos e sujeitos às “correrias” do dia a dia.

Ou seja, você deve saber precisamente o que deve ser feito, como isso será realizado e qual será o contexto. A meta é que todas as entregas sejam organizadas em um período adequado às jornadas de trabalho. 

Saiba como priorizar tarefas

Por falar em ordem de prioridades, é fundamental que as tarefas tenham uma hierarquia bem definida nos fluxos de trabalho

Afinal, você não quer que os profissionais gastem seu tempo com funções de menor importância para que depois sejam cobrados com prazos “apertados” em atividades urgentes. 

O ideal é revisar a lista de tarefas diariamente e ordenar o que precisa ser priorizado no momento. Assim, os esforços são sempre dedicados ao que realmente importa (e só é adiado aquilo que realmente pode ficar para depois).  

Determine horários de foco

Com base na avaliação de performance dos colaboradores, o ideal é definir horários de imersão com as equipes. 

Por exemplo, se determinado time se concentra e entrega resultados melhores no período matutino, procure direcionar as tarefas de maior importância nas manhãs. Nesse momento, o foco deve ser total e livre de distrações com celular, redes sociais ou reuniões.

No mesmo sentido, se as pessoas estão mais dispersas no primeiro ou no último dia da semana, por exemplo, ele pode ser escolhido para atividades mais administrativas, para os momentos de reunião, para responder e-mails, e assim por diante. 

Utilize ferramentas de gestão de tarefas

O uso de boas ferramentas de RH se tornou indispensável para a otimização de tempo no trabalho. 

Com as tecnologias certas, você garante um fluxo de tarefas coeso. Além disso, pode monitorar os padrões de rendimento de toda a equipe, aprimorando ainda mais sua organização.

Isso é ainda mais importante se considerarmos a tendência dos trabalhos híbridos que citamos na introdução. Nela, os desafios da gestão são ainda maiores. Afinal, há a necessidade de integrar processos e profissionais distantes uns dos outros. Isso sem afetar seu engajamento e produtividade. 

Use um workflow automatizado

Uma mudança que certamente fará seu time poupar tempo no trabalho é estruturar seus processos em workflows organizados, e usar um software de automação para poupar sua equipe de tarefas manuais. 

Depois de montar seu workflow, definindo como são os inputs, quais são as fases e as tarefas previstas em cada fase, você verá que seu processo vai se tornar muito mais simples e compreensível. Nessa hora, fica fácil de identificar tarefas repetitivas que poderiam ser executadas pelo próprio software, e não por humanos (que podem cometer falhas). 

Muitas plataformas hoje em dia permitem que você construa seu workflow e automatize parte das tarefas sem exigir que você saiba linguagem de programação para isso: basta usar o cursor para arrastar e selecionar itens. Uma delas é o Pipefy, que ajuda times do RH ao Financeiro a otimizar seus resultados e economizar tempo.  

Por que é importante focar na gestão do tempo no trabalho? 

Evidentemente, a otimização de tempo no trabalho garante melhores índices de produtividade para os profissionais.

Afinal, entregas feitas na “correria”, a falta de foco e a desorganização das prioridades são fatores que prejudicam diretamente a qualidade das entregas.

Mais do que isso, está a satisfação dos colaboradores. Quando a equipe realiza suas atividades com tranquilidade, no prazo determinado e com total qualidade, o senso de realização aumenta.

Em contrapartida, se o time não consegue lidar com seus compromissos, a frustração é certa. Isso vale para atrasos, fluxos desorganizados e falta de condições para boas entregas. E você certamente concorda que um time satisfeito e engajado é indispensável para obter um trabalho de excelência e de alta performance.  

Adote o Pipefy para poupar o tempo da sua equipe

O Pipefy é um software no-code onde é simples e rápido montar workflows eficientes e adequadas às necessidades do seu time. Processos padronizados e organizados já são mais rápidos de serem executados, mas o Pipefy vai além: permite que você automatize uma série de tarefas trabalhosas e repetitivas em apenas alguns cliques. 

Com as automações, você reduz os riscos de falhas humanos e redireciona os esforços do seu time para tarefas mais criativas e intelectuais, aumentando a satisfação dos colaboradores. Conheça por que o Pipefy é uma solução de gestão de processos completa e utilizada por empresas de todos os tamanhos. 

Escrito por
Carina Bacelar

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