Para melhorar os processos de uma empresa é possível usar metodologias que ajudam a alinhar as equipes e a deixar os colaboradores em sintonia. Uma delas é o organograma funcional e, se você quer saber mais sobre ele e como aplicá-lo, você está no artigo certo.
O que é um organograma?
De maneira geral, um organograma é uma representação dos cargos e funções dos colaboradores de uma organização. O organograma empresarial, como o nome indica, procura representar as responsabilidades e relações entre os profissionais que compõem uma empresa.
Há diversos modelos de organograma, cada uma com suas vantagens e desvantagens. Há organogramas matriciais, em barras, circulares e outros tipos. Apesar das diferenças entre eles, todos eles têm o mesmo objetivo de apresentar com clareza e rapidez uma visão panorâmica do funcionamento da empresa.
O que é um organograma funcional e para que ele serve?
Assim como os demais tipos, o organograma funcional é uma representação visual da distribuição de funções e setores de uma empresa. Ele é, basicamente, um gráfico que representa a estrutura hierárquica do time e as atividades desenvolvidas por cada um dentro da organização.
Um organograma funcional é constituído por quadros dispostos em sequência. Neles, estão os cargos existentes na empresa, como diretor, gerente ou auxiliar. Esses quadros são ligados uns aos outros com linhas, para indicar quem se reporta a quem. Via de regra, os quadros representando cargos mais importantes ficam na parte de cima; conforme descemos, chegamos aos cargos de menor responsabilidade.
Assim, é possível visualizar como as equipes se organizam dentro da organização e mostrar aos gestores e colaboradores, de forma clara, como ela funciona e qual é a função de cada um nessa estrutura.
Por isso, apesar de simples, o organograma pode ser uma ferramenta muito útil.
Além disso, ele proporciona diversas vantagens, como oferecer conhecimento mais aprofundado da estrutura organizacional e da forma como as informações precisam fluir. Também favorece o desenvolvimento de uma visão mais ampla sobre a empresa e facilita o trabalho em equipe, a distribuição das atividades e melhora a estrutura dos processos. Tudo isso ajuda a identificar e solucionar problemas existentes.
Como elaborar um organograma funcional para a sua empresa?
Diferente de um organograma tradicional, no funcional o que mais importa é o papel que cada pessoa exerce. Para elaborar o seu, você precisa seguir alguns passos. Confira a seguir quais são eles:
Entender o funcionamento da empresa
Antes de mais nada, é preciso entender muito bem como funcionam todas as áreas da empresa. Para isso, o ideal é começar fazendo um mapeamento detalhado. Levantar quais são as funções exercidas por cada colaborador e de que forma elas interferem nos resultados da equipe como um todo.
Uma boa maneira de fazer isso é por meio de um acompanhamento da rotina dos times, que pode incluir entrevistas com os profissionais dos diferentes setores.
Identificar os líderes
Identificar aqueles profissionais que são líderes em seus times de trabalho é muito importante. Assim, você pode incentivar esses colaboradores, delegar novas responsabilidades, além de direcionar as ações necessárias para a execução do planejamento e o alcance das metas.
Oficializar a estrutura
Depois de entender como cada equipe trabalha, identificar seus líderes e mapear o relacionamento entre os times, é preciso validar essas informações. Por isso, quando terminar de colocar tudo no papel, o próximo passo é compartilhar esse organograma com os gestores das equipes e o setor administrativo.
Depois de conseguir essa validação, é o momento de mostrar a estrutura para todos os colaboradores da empresa. Assim, eles podem ter acesso às divisões e integrações estabelecidas e terão mais clareza para realizar seu trabalho da melhor forma.
Dicas extras
A seguir, você encontra mais algumas dicas para construir o seu organograma funcional:
- Se ninguém na empresa tiver conhecimento ou tempo para isso, você pode contratar um profissional externo, especialista no assunto, para identificar as funções e elaborar o organograma
- Para te ajudar, busque organogramas antigos da empresa e identifique o que mudou no seu funcionamento com o tempo
- Faça com que todos no time participem do processo de elaboração
- Destaque as funções que cada colaborador exerce (isso é importante, porque algumas pessoas exercem diversas funções diferentes)
- Separe os níveis em quadros de cores diferentes, para ajudar na identificação
- Apresente as informações da forma mais clara e objetiva possível
- Exponha o organograma finalizado em um lugar em que todos possam acessar e verificar com facilidade
Exemplo de organograma funcional
A imagem acima é um exemplo bem simples de um organograma funcional. Ele pode representar uma empresa bem simples ou ainda parte de uma empresa. No total, 13 cargos estão representados nele, com os de maior hierarquia em cima e os de menor embaixo.
No topo está o presidente, a quem respondem três diretores. Da esquerda para a direita, são os diretores do Financeiro, de Marketing e de RH. Cada um desses diretores, por sua vez, tem três analistas sob sua responsabilidade.
É fácil imaginar, a partir desse exemplo, um organograma funcional mais complexo. A empresa poderia ter mais diretores, ou poderia ter gerentes em um nivel hierárquico intermediário entre os diretores e os analistas. Poderia ter ainda uma equipe paralela (jurídico, por exemplo) com dois colaboradores no mesmo nível hierárquico respondendo diretamente ao Presidente.
Além disso, cada um dos cargos poderia ser mais detalhado. Além do cargo, seria possível incluir em cada posição o nome do profissional que atualmente a ocupa, uma foto sua e um breve resumo de suas incumbências. Isso ajuda a deixar o organograma funcional mais ilustrado e interessante.
O organograma funcional é uma das maneiras otimizar a sinergia entre os profissionais de uma organização. Veja também outras formas de incentivar o trabalho em equipe.
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