Como criar formulários de briefing de marketing customizados e garantir informações completas

Carina Bacelar

De acordo com uma pesquisa da plataforma SEMRush, 84% de todas as organizações têm uma estratégia de marketing de conteúdo, mas apenas 11% das empresas avaliam seu próprio método como “excelente”. Ter briefings de marketing claros e estruturados é essencial para alcançar resultados eficientes.

Este artigo vai mostrar como um bom formulário de briefing de marketing é o primeiro passo para construir uma excelente estratégia e alcançar bons resultados. A precisão e os detalhes em seus formulários podem determinar o desempenho de uma peça de conteúdo, evento ou campanha — além de ajudar sua equipe a trabalhar com mais rapidez e menos esforço. 

Você também aprenderá a usar um modelo de briefing de marketing pronto para uso, e resolver as deficiências no seu processo imediatamente.

O que é um briefing de marketing (em formulário)? 

O briefing de marketing é um documento no qual um cliente interno ou externo solicita uma peça ou uma campanha, fornecendo detalhes de como e onde serão publicadas, além de fontes, referências, peças de design desejadas, etc. Essas solicitações podem ser feitas verbalmente em reuniões, mas normalmente são melhor estruturadas em apresentações, emails ou formulários online.

Algumas equipes organizam reuniões para discutir os briefings que recebem, mas perde-se muito tempo com essa prática — que não recomendamos, exceto em casos complexos. Em um cenário ideal, os formulários devem incluir informações precisas e valiosas, permitindo que o departamento de marketing tenha todos os dados necessários para começar seu trabalho.

Os formulários também permitem que os briefings de marketing sejam rastreáveis ​​e mais transparentes. Dessa forma, há sempre um solicitante claro e uma equipe designada (ou pessoa designada) para cuidar dessa solicitação.

Existem diferentes tipos de formulários aplicáveis ​​a um departamento de marketing: formulários de solicitação de conteúdo, formulários de solicitação de projeto de marketing, formulários de solicitação de peças criativas, formulários de solicitação de design, formulários de solicitação de campanha, formulários de solicitação de eventos etc. Normalmente, as informações que precisam ser fornecidas nesses documentos abrangem:

  • Nome do solicitante
  • Pessoa que vai realizar o trabalho
  • Endereço de email
  • Departamento
  • Escopo do trabalho
  • Motivo do pedido
  • Orçamento necessário (se aplicável)
  • Peças de design (se aplicável)
  • Referências
  • Formato
  • Data de início
  • Prazo
  • Canal de veiculação
  • KPIs e objetivos
  • Anexos (referências, documentos, imagens complementares, etc)

Formulários de marketing: 5 vantagens de adotar uma forma estruturada para receber solicitações

Implementar um sistema estruturado de formulários de solicitação de marketing traz uma série de benefícios. Com formulários bem elaborados, sua equipe pode finalmente obter informações completas de uma vez só e melhorar a visibilidade sobre os processos de marketing. Veja a seguir uma lista das principais vantagens:

  • Melhora a visibilidade para os solicitantes: os formulários organizam informações para que seja mais fácil entender de onde vem a solicitação e qual equipe está solicitando um projeto ou conteúdo específico. Além disso, algumas ferramentas que oferecem esse tipo de formulário também enviarão um email ao solicitante confirmando o recebimento dos dados, e fornecerão uma cópia de todas as informações inseridas.
  • Rastreio fácil de solicitações: com as solicitações organizadas, rastrear o status de cada demanda é simples, especialmente quando o formulário define prazos claros e metas específicas.
  • Informações mais precisas e completas: os formulários eliminam o retrabalho quando se trata de coletar informações. Se você escolher os campos adequados e defini-los como obrigatórios, os respondentes terão de fornecer os dados de que você precisa para iniciar o projeto.
  • Economia de tempo e dinheiro: como informações completas são sempre fornecidas, a equipe de marketing não precisará entrar em contato com o solicitante para pedir informações ou documentos em falta. Além disso, os formulários economizam tempo de reuniões extensas, muito comuns quando as equipes não têm nenhum processo organizado.
  • Processo mais organizado: os formulários podem ser facilmente conectados a um fluxo de trabalho eficiente. Você poderá definir quais informações são necessárias como entrada para cada processo e trabalhar com elas de forma estruturada e otimizada.

Briefings estruturados + fluxos de trabalho descomplicados = receita para o sucesso

Muitas plataformas como Google, Typeform e Jotform oferecem criadores de formulários gratuitos que permitem montar e personalizar formulários, escolhendo os campos mais adequados, cores para os modelos, etc. No entanto, essas ferramentas não oferecem uma solução completa para um processo de marketing em escala maior porque eles não conectam esses formulários a fluxos de trabalho.

Sem essa integração, os profissionais de marketing precisam transferir manualmente os dados recebidos por meio de formulários para planilhas ou softwares de gerenciamento de workflows, arriscando a integridade de todo o processo e perdendo tempo com uma atividade.

No entanto, algumas ferramentas oferecem uma solução integrada, onde você pode conectar as respostas dos formulários diretamente a um workflow estruturado. A vantagem é que sua equipe não precisaria transferir dados manualmente. Além disso, um software de workflow digital geralmente permite que os usuários automatizem as etapas do processo, acelerando o trabalho e garantindo um processo à prova de erros.

A conexão entre um formulário e um fluxo de trabalho automatizado permite atribuir o projeto/campanha/conteúdo a uma equipe ou profissional específico, dependendo de seu escopo. Ou pode notificar as partes interessadas cada vez que a solicitação progride no workflow (quando está em andamento, em espera, pronta etc), economizando tempo com emails ou reuniões desnecessárias.

Como criar seu formulário de briefing de marketing e gerenciar o workflow da sua equipe

Escolher a melhor ferramenta e conectar formulários a um fluxo de trabalho terá pouca utilidade se a equipe não seguir as práticas recomendadas para criar e executar formulários de marketing da forma mais eficiente possível. Abaixo estão algumas etapas essenciais que você possivelmente terá que seguir para garantir que seus formulários de marketing funcionem conforme o esperado:

1- Crie o formulário

Depois de considerar todas as ferramentas disponíveis, seus recursos e limitações, é hora de pensar e criar seu formulário. Selecione os campos mais adequados para compor seu formulário de marketing, de acordo com cada tipo de entrega (campanhas, eventos, peças de design, anúncios, artigos, etc).

Não se esqueça de revisar suas perguntas/solicitações e de definir como campos obrigatórios aqueles que devem ser necessariamente preenchidos — não basta definir todos os campos como obrigatórios. Tente ir direto ao ponto, e deixe um campo para comentários e sugestões adicionais.

2- Treine seu time

Assim que o formulário for criado, instrua sua equipe sobre como ele funciona e, se necessário, seus clientes internos. Peça feedbacks de seus colegas e promova sessões de treinamento para explicar como integrar o formulário ao processo de marketing atual da equipe. Uma boa prática, por exemplo, é evitar novas reuniões ou ligações se todas as informações necessárias já estiverem no formulário.

3- Padronize as fases do fluxo de trabalho

Agora que você tem seu formulário pronto, dedique sua atenção ao seu workflow. Supondo que você escolheu uma ferramenta que conecta as respostas dos formulários a um fluxo de trabalho baseado em nuvem (como Pipefy), você pode adicionar automação ao seu processo e definir formulários específicos para cada fase do seu fluxo de trabalho.

Suponha que uma determinada solicitação esteja em espera, por exemplo. Nesse caso, pode-se implementar uma automação específica pedindo informações adicionais por email, sem a necessidade de abrir manualmente sua caixa de correio e escrever uma mensagem do zero para o solicitante.

4- Analise os resultados do seu time

Com um workflow padronizado alimentado por formulários, seu processo de marketing pode melhorar continuamente. Isso depende do feedback da equipe e dos resultados práticos que você provavelmente conseguirá acompanhar executando suas operações diárias. O Pipefy oferece relatórios e painéis abrangentes que podem ser extraídos em tempo real, e ajudam os líderes a avaliar a eficiência de seus formulários ou processos.

Modelos de briefings de marketing via formulários

Como os formulários de marketing podem ser estruturados? Antes de coletar as informações necessárias, você deve construir cuidadosamente seus modelos de briefing, adicionando os campos relevantes e personalizando sua aparência. Veja abaixo dois exemplos de modelos de formulário de solicitação de marketing prontos para uso do Pipefy:

Formulário de briefing de campanha 

O Formulário de Briefing de Campanha inclui campos sugeridos que otimizam a coleta de informações em um só lugar, e de maneira padronizada. Você pode adicionar mais campos e conectar essas respostas ao seu fluxo de trabalho, economizando tempo e recursos de sua equipe. Também é possível personalizá-lo, adicionar o logotipo da sua empresa, nomear o formulário e alterar as cores de fundo.

Aqui estão algumas informações relevantes que podem ser coletadas por meio deste formulário:

  • Nome do solicitante
  • Email do solicitante
  • Nome da campanha
  • Resumo
  • Objetivos principais
  • Público-alvo
  • Orçamento estimado
  • Referências

Comece a usar esse template gratuitamente clicando aqui.

Formulário de solicitações de marketing 

Aproveite este modelo de formulário para coletar solicitações de marketing em grande escala e conectá-las diretamente ao seu workflow. Com este formulário, você garante que todas as informações críticas cheguem até a sua equipe.Pode, também, usar os recursos no-code do Pipefy para automatizar a comunicação e atualizar seus clientes internos ou externos à medida que suas solicitações são processadas, sem precisar enviar emails manualmente.

Aqui estão alguns campos relevantes que fazem parte do modelo deste formulário:

  • Nome do solicitante
  • Email do solicitante
  • Tipo de solicitação
  • Informações adicionais
  • Prazo estimado
  • Referências

Lembre-se que, após selecionar este formulário na galeria de templates do Pipefy, você também pode alterar suas cores, nome e logotipo da empresa, além de incluir ou deletar campos sempre que precisar.

Melhore a comunicação com seus clientes internos ou externos Confira os templates de formulários de marketing do Pipefy

Como uma das maiores redes de varejo do Brasil cria 3.000 peças de marketing por mês com uma equipe de 10 profissionais

Formulários podem transformar a maneira como as empresas lidam com as solicitações de marketing, eliminando erros frequentes e aumentando a eficiência de todo o processo. O Magazine Luiza, também chamado de Magalu, é uma das maiores redes de varejo do Brasil e aproveitou essa solução para agilizar seus processos de marketing.

O “Design and Branding Studio” da Magalu foi criado em 2018 para cuidar da comunicação visual e verbal da empresa, e eles costumavam usar uma ferramenta de gestão que não centralizava todas as informações e atividades. Isso levava a uma comunicação deficiente e a diversos mal-entendidos sobre as instruções dos clientes. 

Como resultado, 47% dos briefings recebidos pela equipe de marketing do Magalu não forneciam todos os detalhes necessários para que o trabalho do time fosse iniciado.

Depois que decidiram adotar o Pipefy, a situação mudou. Graças aos formulários do Pipefy, eles começaram a coletar briefings e solicitações por meio de uma única ferramenta para agilizar o processo. 

A solução eliminou o retrabalho e a falta de padronização. Todo cliente que envia um briefing precisa preencher todas as informações a respeito da solicitação, o que melhora a produtividade e a assertividade. Agora, apenas 31% de todos os briefings recebidos precisam de informações adicionais.

A automação foi outro benefício que veio com o Pipefy, aumentando a velocidade das entregas e evitando erros de processo. No primeiro semestre de 2020, a equipe tinha 3.800 regras de automação ativas, enquanto no segundo semestre, esse número passou para 16.400. Leia o estudo de caso completo do Magazine Luiza.

Diga adeus aos briefings de marketing incompletos 

Transforme a maneira como seu time lida com as solicitações de marketing. Pipefy é uma plataforma no-code que permite criar formulários precisos, capazes de coletar informações completas de seus clientes e transformá-los em campanhas de marketing, eventos e conteúdos eficazes. 

Pare de perder tempo com erros e falhas de comunicação: conecte suas solicitações de marketing a fluxos de trabalho digitais fáceis de construir e executar — e nenhuma informação será perdida.

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Escrito por
Carina Bacelar
Content writer @ Pipefy. Articles about tech trends, business practices, and process automation.

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