Como Gerenciar Reembolsos de Despesas Corporativas com Eficiência e Sem Dor de Cabeça

Isabelle Wuilleumier Salemme

Reembolsos de despesas, em geral, envolvem muito papel e dor de cabeça. Mas não precisa ser assim. Clique aqui para saber mais.

Se ao escutar a expressão “reembolso de despesas” você já se arrepia pensando em pilhas de recibos e papéis avulsos; você não está só. Muitas pessoas já viveram o pesadelo que é lidar com reembolsos sem ter um processo estruturado. Mas temos uma boa notícia: não precisa ser assim.

Se você implementar algumas mudanças e estabelecer regras, os reembolsos de despesas podem deixar de ser seu pior pesadelo e se transformar em apenas mais um processo da sua empresa. Antes de explicar como isso é possível, vamos dar dois passos para trás e voltar aos conceitos básicos de um processo de reembolso de despesas.

O que é reembolso de despesas corporativas?

O reembolso de despesas corporativas é o procedimento realizado por empresa para devolver valores gastos por seus colaboradores em situações de trabalho. Geralmente, são despesas que ocorrem durante viagens de negócio. Então, o processo de reembolso é a maneira pela qual uma empresa paga de volta o que um colaborador gastou (do seu próprio bolso) em despesas relacionadas às suas atividades no trabalho.

No entanto, definir critérios para essas despesas pode ser complicado. Cada empresa avalia de maneira diferente o que é (e o que não é) possível de ser reembolsado. A maioria das despesas com viagens (como vôos, transporte, hospedagem, refeições etc.) são consideradas relacionadas a negócios e elegíveis para reembolso.

Já outras despesas como compra de material para trabalhar, levar clientes em potencial (ou colaboradores) para almoçar ou jantar e gastos com cursos e materiais educacionais, podem ser consideradas reembolsáveis dependendo da política de cada empresa.

A política de reembolso de despesas da empresa é o conjunto de regras no qual os critérios são definidos. Nela, fica claro o que pode ser reembolsado e as situações nas quais os reembolsos de despesas são permitidos.

Etapas para Gerenciar o Processo de Reembolsos da sua Empresa com Eficiência

A maioria das empresas estabelece um sistema interno para que os colaboradores reportem suas despesas e solicitem reembolsos.

Vamos usar um exemplo de despesas de viagem. Cláudio viajou de Curitiba para São Paulo para fazer uma reunião com um cliente. Na viagem, ele gastou com transporte, refeições, hospedagem etc.

Para registrar essas despesas e solicitar o reembolso depois, a empresa em que Cláudio trabalha pede que ele preencha um documento com informações detalhadas sobre cada gasto e anexe todos os recibos originais. O resultado disso é uma pilha de papéis e recibos, que são enviados para o departamento financeiro e/ou para o RH, para que o pedido de reembolso seja avaliado e processado.

Contudo, hoje em dia, você tem uma maneira mais fácil para realizar todas essas etapas sem precisar acumular qualquer coisa no seu escritório. E ela começa com a criação de um processo.

1. Defina uma Política de Reembolso de Despesas

O primeiro passo para ter um processo eficiente é estipular regras claras sobre o que é reembolsável. Estabelecer uma política dá autonomia à sua equipe para aprovar ou negar uma solicitação.

Mais importante ainda é deixar claro, para todos os colaboradores, o que é aceitável. Esse padrão diminuirá o número de exceções e possibilitará que o departamento financeiro atenda aos pedidos muito mais rápido.

2. Padronize as Solicitações

Todo processo começa com a entrada de informações – como já explicamos aqui. Se essa entrada não for feita corretamente, incluindo todas as informações necessárias, o processo já inicia com ineficiência. Isso gera retrabalho e custa tempo útil do seu time.

3. Centralize Todos os Pedidos de Reembolso

Com todas as informações da solicitação em mãos, a próxima etapa do processo é organizá-las. Se seu departamento financeiro receber, por exemplo, 10 solicitações por dia, em uma semana, já serão 50 pedidos de reembolso. Como lidar com tantos documentos, prazos diferentes e informações de colaboradores?

É preciso ter um local para centralizar todas as informações, que permita uma boa visibilidade de cada solicitação.

4. Automatize Tarefas Repetitivas

Quando um processo já está mapeado e a forma de executá-lo fica padronizada, algumas atividades tornam-se manuais e repetitivas. Como delegar uma tarefa para um colega ou notificar o gerente quando uma solicitação urgente chega.

Nesses casos, usar um robô para automatizar as etapas manuais economiza um tempo valioso. Tempo esse que pode ser melhor investido em atividades estratégicas ou criativas, que necessitem de um ser humano para serem realizadas. Leia aqui como o recurso da automação pode te ajudar.

5. Facilite a Comunicação com Outros Departamentos

Quando o departamento financeiro recebe uma solicitação, em papel ou por email, o que está por trás dela é um colaborador que precisa de uma resposta para garantir que as informações que tem estão corretas, para saber sobre prazos de um pagamento, perguntar sobre datas de vencimento.

Para aqueles que não gostam de longas trocas de email, essa comunicação pode se transformar em um pesadelo. É por isso que ela precisa ser eficiente! Essa é outra tarefa que pode ser automatizada com Pipefy. Se você quiser saber mais sobre a funcionalidade de templates de email personalizados, aqui você encontra tudo que precisa saber.

6. Mensure e Controle Todas as Despesas

A última etapa essencial para ter um processo de reembolso eficiente é acompanhar e medir essa eficiência. Saber como a equipe está se saindo é crucial para melhorar continuamente o processo. Além disso, esse acompanhamento também permite que o departamento financeiro tenha controle total sobre os gastos da empresa.

Como implementar um processo estruturado de reembolso de despesas?

Agora que você já entendeu como deixar seu processo de reembolsos corporativos eficiente, é hora de aplicar esse conhecimento e implementar essas melhorias na sua empresa.

O Pipefy já tem um Modelo de Pedidos de Reembolso pronto para usar, que vai facilitar muito seu trabalho. Comece agora a controlar todas as despesas da sua empresa.

Escrito por
Isabelle Wuilleumier Salemme
Head of Customer Support @Pipefy. She uses her extensive Pipefy knowledge to help users make the best of Pipefy via support and writing informative content pieces. Besides being in charge of support, she's an avid reader, a coffee lover, and a professional photographer.

Receba nossas postagens no seu e-mail

Solicite uma demonstração