Gestão de Trabalho Remoto: Como ser Eficiente Durante o COVID-19

Alguns estudos mostram que os trabalhadores remotos podem ser 13% mais produtivos, além de reter os talentos por mais tempo na empresa. Também existem outros benefícios, como aumento da qualidade de vida e satisfação dos funcionários, para citar alguns.

Mas há uma grande diferença quando o trabalho remoto é imposto devido à necessidade mundial. E é exatamente isso que está acontecendo agora com o surto de COVID-19. Nós do Pipefy – empresa de tecnologia e plataforma de gerenciamento de trabalho – reconhecemos que essa situação é nova para a maioria das empresas e queremos ajudá-las a transformar esse desafio em uma oportunidade.

Já compartilhamos algumas dicas neste guia de trabalho remoto. Agora, queremos fornecer informações e exemplos de como gerenciar trabalho e equipes remotamente. Também compartilharemos alguns modelos de processo que podem ser úteis durante esse movimento.

Caso de Uso do Cliente: Como o JustPremium Está Usando o Pipefy Para Gerenciamento Remoto de Trabalho

O JustPremium é a plataforma líder em publicidade programática de mídia interativa com sede em Amsterdã e operações em todo o mundo. Atualmente, o JustPremium possui 14 escritórios ao redor do mundo, com mais de 150 funcionários.

O trabalho remoto é uma prática comum na empresa, pois toda a operação está virtualmente conectada. Mas agora, com o COVID-19, a rotina diária mudou completamente. Dennis Pekel, Diretor Global de Operações, compartilhou sua dica de ouro: “Precisamos de comunicação adicional porque a equipe não está mais sentada na mesma mesa”.

A principal operação da JustPremium são os fluxos das campanhas de marketing. Compreender o estágio da campanha única de cada cliente é essencial para qualquer gerente da empresa. Para gerenciar toda essa operação, eles estão usando o Pipefy.

Temos equipes em 14 escritórios em todo o mundo. Especialmente agora com o COVID-19, se não fosse o Pipefy, certamente estaríamos lutando muito mais para encontrar uma maneira de gerenciar nossos processos. O Pipefy estrutura nosso trabalho diário e nos dá a visibilidade de como cada campanha está sendo executada. Ter essa comunicação em tempo real é essencial para nós, pois não estamos conectados fisicamente.

Dennis Pekel, Diretor Global de Operações

Por isso, pedimos ao Dennis algumas dicas sobre como gerenciar processos remotos com eficiência durante o surto de COVID-19. Confira:

Realize Reuniões Virtuais Diariamente

Já estávamos acostumados a realizar reuniões virtuais entre nossos escritórios. Sempre tentamos agendá-las em um horário compatível com todos os fusos horários. É importante conversar com as pessoas e permanecer alinhado em relação ao processo que você está executando.

Mas agora, com todos os funcionários trabalhando em casa, estamos realizando ainda mais reuniões virtuais. Sendo assim, minha dica é: comece a jornada com uma rápida daily para dar visibilidade a todos os funcionários do departamento/time.

Use Mais Etiquetas e Filtros

Mudamos o uso do Pipefy assim que começamos a trabalhar remotamente. Agora, estamos usando etiquetas para categorizar todas as demandas e utilizando filtros para ter visibilidade total do status de cada colaborador. Está nos ajudando muito.

Baseie a Agenda no Pipefy

Como nossa gestão de campanhas é feita no Pipefy, ficou muito mais fácil para o líder entender a situação de cada demanda olhando rapidamente para a plataforma. Por isso, sempre baseio a agenda de reuniões diárias na plataforma.

Antes de iniciar a reunião, eu já sei o status de cada campanha. Em seguida, usamos o tempo para discutir o que já está ótimo, os nossos problemas e para compartilhar as melhores práticas.

6 modelos de trabalho remoto para ajudá-lo durante o COVID-19

1. Solicitação de Trabalho Remoto

O modelo de solicitação de trabalho remoto permite que as empresas mantenham controle de todos os funcionários que trabalham em casa. Isso permitirá que a equipe de Recursos Humanos acesse facilmente o status de cada funcionário. Além disso, a equipe de TI poderá fornecer todos os equipamentos e softwares necessários para suportar a qualidade e a produtividade do trabalho.

Esta melhoria de processo foi solicitada por um cliente Pipefy e tem ajudado diversos outros clientes a se organizarem remotamente.

2. Solicitação de Acesso

Como muitas empresas trabalham remotamente, é essencial controlar o fluxo de pessoas nos escritórios, depósitos e estacionamentos.

O modelo de solicitação de acesso ajuda a coletar informações e os motivos pelos quais alguém está entrando nos espaços físicos da sua empresa.

Um cliente também exigiu esse processo. O champion da nossa empresa explicou:

“Costumávamos gerenciar esse processo no Google Forms, mas agora o implementamos no Pipefy porque podemos ter total controle e visibilidade do fluxo. Isso nos dá mais segurança, já que não estamos fisicamente em nosso prédio para controlar a entrada das pessoas “.

3. Gerenciamento de Licença Médica

Durante o COVID-19, a saúde é prioridade. O modelo de gerenciamento de licenças médicas permite que o departamento de Recursos Humanos mantenha a visibilidade do status de cada funcionário que apresenta um problema de saúde.

Também é possível usar um único modelo para centralizar esta e outras solicitações de RH no mesmo local.

4. Gestão de Terceirizados e Freelancers

Por razões diferentes, a terceirização de algumas funções ou projetos pode ser necessária durante o surto de COVID-19.

O modelo de gerenciamento de terceirizados e freelancers tem como objetivo ajudá-lo a alocar recursos e rastrear facilmente quem está trabalhando em cada projeto. Isso facilita muito o acompanhamento de todas as informações do trabalho e a centralização dos documentos do processo, como contratos e recibos de pagamento, por exemplo.

5. Reembolso de Despesas

Trabalhar remotamente em momentos de urgência pode significar que seus funcionários estão em locais com os quais não estão acostumados, podendo não ter toda a infraestrutura necessária para garantir a mesma eficiência do escritório. Além disso, em momentos como esses, também pode ser necessária uma assistência médica adicional.

Alguns funcionários podem precisar comprar equipamentos, pagar uma consulta médica ou mesmo melhorar os serviços de internet. É por isso que o modelo de reembolso de despesas pode centralizar todas essas solicitações e gerenciá-las com eficiência.

Se o reembolso de pessoas não é a melhor solução para sua empresa, você também pode usar o modelo de compras, para que sua equipe financeira possa executar todo o processo.

6. Chamados de TI

Sua equipe de TI é essencial não apenas para fornecer toda a infraestrutura necessária, como já mencionamos, mas também para oferecer suporte contínuo à sua equipe remota.

Dúvidas sobre como configurar problemas técnicos e de software provavelmente serão comuns. Portanto, com o modelo do chamados de TI, todas as solicitações e comunicações serão centralizadas em uma única plataforma.