Indicadores de compras: 22 métricas para otimizar custos e processos

Indicadores de compras são elementos essenciais na estrutura de gestão de uma empresa orientada à eficiência. 

Em vez de apenas monitorar o que foi comprado e quanto foi gasto, essas métricas entregam uma visão estratégica sobre o desempenho da área, a performance de fornecedores e a maturidade dos processos internos. 

Quando bem utilizados, eles permitem decisões fundamentadas, ajudam a evitar desperdícios e contribuem para a redução de riscos em toda a cadeia de suprimentos.

Em um cenário de inflação de insumos, instabilidade logística e cobrança crescente por compliance, ter visibilidade sobre os principais KPIs de compras é indispensável. Empresas que tratam essa função apenas como operacional perdem competitividade, margem e agilidade. Continue a leitura e saiba mais!

O que são indicadores de compras?

Indicadores de compras são KPIs (Key Performance Indicators) usados para medir a performance dos processos, pessoas e fornecedores envolvidos na aquisição de bens e serviços. Eles fazem parte da gestão da área de procure-to-pay (P2P), monitorando desde a requisição até o pagamento da fatura.

Entre os indicadores mais comuns estão o lead time, o prazo de entrega, o saving obtido com negociações e a taxa de rejeição de pedidos. Esses dados ajudam a entender onde estão os gargalos e onde é possível otimizar.

A medição contínua permite não apenas controlar atividades, mas antecipar riscos e orientar a evolução da área para um modelo mais estratégico.

Qual a diferença entre um indicador estratégico e um operacional?

Ambos são necessários. Os operacionais mostram como o processo funciona no dia a dia; os estratégicos revelam o impacto desses processos nos resultados da empresa.

22 indicadores de compras para medir com regularidade

À medida que os processos de procurement ou compras evoluíram, o trabalho das equipes responsáveis por eles também mudou, especialmente nos últimos anos.

Um setor de Compras moderno e eficaz demanda acompanhamento de processos de ponta a ponta, para que haja mais visibilidade e controle sobre os custos, fornecedores, qualidade dos produtos e serviços entregues, prazos associados etc. 

Embora as empresas estabeleçam objetivos e monitorem KPIs, dependendo dos setores que atendem, os departamentos de Compras dessas mesmas empresas muitas vezes sofrem para alcançar esse mesmo objetivo.

Para ajudá-lo a ter mais previsibilidade e visibilidade sobre os processos da sua empresa, compilamos uma lista de 22 KPIs de compras essenciais que se enquadram em três categorias: KPIs de fornecedores, de colaboradores e operacionais.

KPIs de fornecedores

Os fornecedores, por definição, são peças fundamentais em qualquer cadeia de abastecimento. Rastrear os dados mais recentes dos fornecedores é uma maneira fácil de manter bons relacionamentos (e conseguir descontos). 

Essa prática permite ainda que você tenha tempo hábil para encontrar substitutos caso a qualidade ou os prazos de entrega dos existentes comecem a piorar.  

Monitore os seguintes KPIs dos fornecedores para se manter informado sobre desempenho, qualidade do produto/serviço e preços:

1. Número de fornecedores

O número de fornecedores tem mais peso do que você imagina. As empresas que não têm parceiros suficientes tornam-se vulneráveis ​​à dependência de poucos deles para determinados bens ou serviços. Isso traz um risco elevado de problemas de abastecimento e outros gargalos.

Por outro lado, ter fornecedores em excesso pode trazer desperdícios financeiros, pois esse exagero reduz significativamente as chances de descontos e negociações de preços bem-sucedidas. 

Além disso, considere o porte dos departamentos de Compras e de Contas a Pagar. Será que eles têm tempo e recursos para monitorar, processar e auditar continuamente um grande número de fornecedores? Uma estratégia de compras simplificada e eficiente evita que sua lista de fornecedores se torne complicada demais.

2. Diversidade de fornecedores

Como qualquer compra, pesquisar e comparar fornecedores é essencial para conseguir a melhor oferta e condições de compra mais vantajosas. É por isso que a diversidade de fornecedores é tão importante.

Como mencionado sobre o KPI anterior, a diversidade de fornecedores também pode ajudar a reduzir problemas no fornecimento. Uma maior diversidade de parceiroscria um ecossistema mais resiliente para o negócio, e proporciona maiores oportunidades de economizar.

Leia mais sobre gestão de fornecedores

3. Prazo de entrega

O prazo de entrega cumprido, ou OTD (de On-time Delivery), é um atributo essencial do fornecedor.

Entregas repetidamente atrasadas devem servir de alerta. O prazo de entrega está interligado com outros KPIs que sugerimos nesta lista, incluindo desempenho e número de fornecedores. Um parceiroque entrega consistentemente com atraso pode ser desastroso para uma empresa que deseja cumprir os SLAs.

Este KPI também permite monitorar dados sobre o tempo de entrega da transportadora de encomendas. O acesso a dados de entrega em tempo real, desde grandes transportadoras até motoristas de entrega locais, é precioso para ajudar na escolha da melhor transportadora para cada mercadoria.

4. Taxa de cumprimento do contrato

Antes da popularização dos softwares de gestão de processos de negócios (BPM), as empresas dependiam quase exclusivamente de auditorias para obter informações sobre a adesão dos fornecedores aos padrões dos seus contratos. 

Como essas plataformas finalmente permitem avaliar grandes quantidades de dados em pouco tempo, considere as seguintes métricas como pontos de partida para encontrar a taxa de conformidade contratual:

• Obrigações contratuais perdidas;
• Número de autorizações imprecisas ou erradas;
• Número de contratos rescindidos;
• Número de disputas não resolvidas.

Evite as dificuldades de não conformidade antes da assinatura de um contrato, garantindo os melhores fornecedores desde o início. Defina critérios específicos para a conformidade tolerada em seu negócio. Uma vez assinado o contrato, realize auditorias regulares.

5. Disponibilidade do fornecedor

Alguns pedidos simplesmente precisam chegar rápido. Nesse sentido, será que sua empresa tem o suporte necessário por parte dos fornecedores?

Para descobrir, calcule a proporção entre o número de vezes que um parceiroatendeu seus pedidos de forma satisfatória e o número de pedidos que você fez a ele. Acompanhar esse valor ao longo do tempo revelará quais delesatendem às suas necessidades de forma consistente.

6. Taxa de defeitos do fornecedor

Este KPI de compras mede a porcentagem de produtos recebidos que não atendem aos padrões acordados. Os defeitos dos produtos causam enormes atrasos na produção, e no caso de algumas indústrias, como a automotiva e a de energia nuclear, podem ser fatais.

O método mais comum para determinar a taxa de defeitos é dividir o número de produtos defeituosos vindos desse fornecedor pelo número de unidades testadas. Defeitos ocasionais não são inéditos, mas você deve pensar duas vezes antes de fazer negócios com aquelesque enviam produtos defeituosos com recorrência. 

7. Taxa e custo de rejeição de fornecedores

As empresas empregam analistas de controle de qualidade para inspecionar cuidadosamente cada item recebido. Tais inspeções podem levar à rejeição de mercadorias recebidas. 

Itens rejeitados com frequência podem indicar problemas no controle de qualidade de um fornecedor, por isso, é importante empregar uma ferramenta de compras que rastreie essas informações e ajude na tomada de decisão.

Os prejuízos que ocorrem quando itens são rejeitados são relevantes, tanto em termos financeiros quanto em termos da reputação da sua marca. Um fornecedor ruim pode manchar seu nome no seu setor, pois produtos rejeitados levam a datas de entrega perdidas e atrasos que vão deixar os clientes incomodados.

8. Lead time do fornecedor

O lead time, ou a quantidade de tempo que decorre entre o recebimento e a entrega de um pedido, está entre os três principais atributos (junto com preço e qualidade) que os compradores consideram ao escolher o vencedor para uma licitação. Os fornecedores definem prazos de entrega com base em vários fatores, incluindo:

• Prazo de produção;
• Estoque;
• Tempo para a inspeção interna de qualidade;
• Confiabilidade e preço da transportadora de encomendas.

Eles definem os prazos de entrega somando o número total de dias necessários para obter materiais, fabricar peças, montá-las e entregar os produtos acabados. 

Prazos de entrega curtos são frequentementeo melhor cenário, e muitas vezes têm peso maior que o preço cobrado quando trata-se de uma necessidade urgente. Um fornecedor com prazos de entrega que flutuam ou são longos demais deve ser motivo de preocupação.

 9. Competitividade de preços

Você pode encontrar pouca ou nenhuma concorrência entre fornecedores para uma peça crucial que sua empresa usa, por exemplo. Isso permite que um parceirodite seus preços e tenha enorme influência sobre seus resultados financeiros. 

Evite esta situação fazendo suas compras com a devida antecedência. Preocupe-se também em: 

• Medir os preços e comparar com as médias do setor;
• Criar uma lista restrita de melhores opções, que cumprem prazos e oferecem descontos.

Embora não exista um cálculo específico para determinar a competitividade de preços, uma pesquisa de mercado bem feita, tanto no seu setor como entre os fornecedores, ajuda a calcular o custo médio do item e possíveis fontes alternativas para obtê-lo.

• Saiba mais sobre Supplier Relationship Management (SRM)

KPIs da equipe

As empresas tendem a não priorizar KPIs de compras que consideram os colaboradores dos times de Compras, mas o tamanho e a atuação das pessoas do departamento impactam, sim, na eficiência e nos resultados financeiros do negócio. 

Por isso, preste atenção nos seguintes KPIs ao tentar simplificar suas operações e melhorar continuamente os processos da área de procurement:

10. Número de funcionários e gastos por funcionário

Acompanhar e medir o número de colaboradores atuando em tempo integral em um departamento de Compras produz dados importantes, que devem ser considerados em orçamentos e previsões. 

Para estimar um bom número de colaboradores para a equipe, você deve considerar critérios como carga de trabalho, o tamanho do setor (o setor público normalmente é muito maior que o do setor privado, por exemplo) e os recursos de tecnologia que a equipe usa para aliviar a quantidade de trabalho manual.

O KPI de gastos por funcionário, por sua vez, é composto pelas despesas relacionadas às operações de Compras de uma empresa. 

Como estamos falando de um escopo de tarefas bem amplo – muitas delas bastante complexas – um valor alto não deve necessariamente sugerir cortes de pessoal. 

Mas acompanhar esse indicador durante um período de tempo maior é importante para aproveitar melhor os talentos e revelar possíveis ineficiências na equipe, como nível de treinamento ineficaz e desempenho abaixo da média por parte dos colaboradores.

11. Saving de compras

O saving de compras ou economia de custos, é uma medida da economia de gastos a partir de esforços empreendidos para isso, durante um determinado período de tempo. Como a redução de custos continua sendo uma das metas básicas de qualquer equipe de Compras, este é um KPI importante a ser monitorado. 

Para calculá-lo, é simples: basta uma simples comparação do total de despesas antigas e as mais recentes, ou entre o valor inicial de um produto e o valor que ele foi realmente comprado depois de uma negociação.

Às vezes, as empresas vão além da simples medição da economia de custos para uma abordagem mais proativa e estratégica. Evitar custos de aquisição, por exemplo, reduz ativamente a probabilidade de custos futuros e encargos desnecessários. 

E o que uma empresa pode fazer no presente para reduzir gastos futuros? Veja aqui alguns exemplos:

• Substitua uma peça defeituosa em vez de trocar um equipamento inteiro, se for mais barato;
• Negocie ativamente com os fornecedores para obter melhores preços;
• Simplifique os processos de compra para encontrar gastos desnecessários;
• Adote ferramentas de automação para reduzir erros humanos e acelerar a produção.

12. Gastos sob contrato

Os gastos sob contrato são uma série complexa de KPIs de compras que têm muitos significados. 

Em sua forma mais simples, ele mede a porcentagem de itens adquiridos mediante formalização de um contrato com o fornecedor, e é obtido com a divisão do valor de itens adquiridos sob contrato sob o total de itens comprados.

Uma alta taxa de gastos sob contrato indica uma equipe de compras de alto nível, que se compromete com a segurança e com a redução de riscos. Obter uma taxa alta, nesse sentido, requer:

• Verificação cuidadosa do fornecedor;
• Preços, termos e condições ideais obtidos por meio de negociações contratuais minuciosas;
• Avaliações regulares de desempenho do fornecedor quanto à qualidade, pontualidade e justiça de preços;
• Profundo conhecimento de ferramentas de automação que podem simplificar o processo de compras, permitindo uma análise de dados avançada e rápida.

13. Tempo do ciclo de pedido de compra

O tempo que decorre desde o recebimento de uma requisição de compra pelo comprador até a transferência da PO (Ordem de Compra ou Pedido de Compra) ao fornecedor é conhecido como tempo de ciclo do pedido de compra.

Durante esse período, vários eventos ocorrem, conforme o esquema abaixo:

Este KPI é uma parte muito importante do ciclo maior de compras, estabelecendo apenas o caminho entre a solicitação interna para a compra e emissão do documento ao fornecedor , oficializando a aquisição.

Este processo serve como uma medida da eficiência e eficácia da sua equipe. Reduzir o tempo do ciclo de pedido de compra também é uma das melhores maneiras de melhorar a reputação da sua empresa e a experiência do cliente. 

Além disso, a medição desse ciclo traz mais visibilidade e responsabilidade financeira para o departamento, ajudando a equipe de Contas a Pagar na hora do pagamento. 

14. Tempo de treinamento e desenvolvimento

A formação eficiente dos membros da equipe de compras é crucial. Os novos contratados não apenas devem começar a trabalhar para manter o processo andando, mas também devem se tornar colaboradores com autonomia para resolver problemas.

Este cálculo de KPI é simples e muitas vezes realizado automaticamente por avaliações pós-treinamento. O tempo decorrido até que um trainee domine suas funções reflete a rapidez com que ele leu o material, e a clareza com que compreendeu seu papel.

Observação: este indicadorse aplica apenas a cursos de aprendizagem realizados on-line pelos próprios colaboradores, segundo seu próprio ritmo.

15. Lead time

Se você está procurando uma métrica que avalie a eficiência geral dos seus processos, meça o KPI lead time. Esse indicador se refere ao tempo que decorre entre o recebimento do pedido de um cliente e o recebimento dos itens pedidos pelo cliente. 

Ele envolve o processamento de pedidos, produção e tempo de envio, revelando rapidamente quaisquer ineficiências no processo de compras. Quanto menor o lead time, mais eficiente será o funcionamento da sua empresa.

Calcule o lead time total somando as três fases do lead time, como na equação abaixo: 

16. Taxa de compras emergenciais

Compras de emergência são inevitáveis. Mas quando ocorrem repetidamente, tornam-se nocivas para a saúde financeira da empresa. Entre outros motivos, porque:

• Interrompem o fluxo normal de compras e abastecimento;
• Não permitem descontos ou negociações de preços;
• Falta visibilidade sobre a compra;
• Um pedido de entrega urgente pode dobrar ou triplicar o valor total de um pedido.

Taxas elevadas desse indicador geralmente são negativas para a equipe de Compras, indicando falta de controle de estoque e um processo de verificação incompleto. Para melhorar esse número, melhore o planejamento do time e a busca de fornecedores. 

Você pode medir esse KPI dividindo o número de pedidos emergenciais pelo número total de pedidos.

17. Compras dentro do prazo e do orçamento

Orçamentos e prazos são definidos para garantir que sua empresa atenda os pedidos dos próprios clientes no prazo adequado. Empresas que falham consistentemente em reforçar esses aspectos junto aos fornecedores podem perder clientes e ver sua reputação naufragar no mercado. 

Este KPI deve ser monitorado frequentemente, mesmo em momentos tranquilos no mercado, para identificar possíveis gargalos antes que se transformem em problemas complexos.

KPIs operacionais

Os profissionais de Compras sabem que suas vastas e complexas funções dependem de muitos outros – se não de todos – os demais times de uma empresa. Vendas e Marketing, Controle de Estoque, Financeiro e até o TI devem colaborar para garantir produtos da melhor qualidade ao menor preço possível.

Os seguintes KPIs são úteis para medir o desempenho das operações de aquisição.

18. Precisão do estoque

A métrica de precisão do estoque revela a diferença entre o número de itens em estoque listados nos registros digitais (ou em papel) de uma empresa e os itens físicos mantidos em estoque. 

Uma diminuição desse KPI pode gerar economias significativas de estoque extra, estoque não vendido e não registrado, e melhorar o relacionamento com os clientes (já que disparidades de estoque podem comprometer a produção da sua empresa). 

Você pode calcular essa taxa realizando uma contagem de estoque físico, dividindo-a pelo número de itens registrados e multiplicando o número resultante por 100.

Considere os seguintes aspectos ao realizar uma contagem de estoque:

• Programe contagens regulares de inventário físico;
• Confirme qualquer contagem de inventário físico entre vários colaboradores;
• Foque na precisão ao consultar inventários;
• Use ferramentas de BPM para manter registros de inventário digital facilmente consultáveis. 

19. Relação entre gastos e receitas de vendas

Este KPI compara as despesas de um canal de vendas específico – como uma filial ou uma divisão de negócios, por exemplo – com a receita de vendas obtida nesse mesmo canal. Uma taxa crescente de gastos em vendas (mostrando despesas excessivas) indica margens de lucro em declínio.

Isto é um sinal de alerta, e encontrar a causa disso pode evitar um problema maior a médio prazo, com perdas financeiras ainda mais significativas. 

Entre as razões que normalmente desequilibram essa relação estão desvios orçamentários, queda nas vendas, aumento no frete ou investimentos que não tiveram o resultado esperado, como campanhas publicitárias.

20. Giro de estoque

O giro de estoque mede a frequência com que uma empresa vende e substitui seu estoque em um determinado período. 

Medir o giro de estoque é útil para empresas que buscam aumentar as vendas para melhorar seus processos de gerenciamento de estoque. Esse indicador é muitousado no varejo, setor onde a receita vem das vendas diretas aos clientes.

Baixa rotatividade significaria, então, um volume baixo de vendas, o que é um indício de baixa demanda, marketing inadequado ou falta de compreensão do mercado que você atende. Resulta em estoque não vendido, ou “estoque morto”.

Os líderes de qualquer empresa que esteja passando por um período de baixa rotatividade no estoque podem tomar uma das diversas ações a seguir para tentar aumentá-la:

• Oferecer descontos;
• Encomendar mercadorias em quantidades menores;
• Mudar as estratégias de marketing;
• Usar uma ferramenta de automação para gerenciamento contínuo de estoque e para a melhoria de previsões.

Para medir esse KPI, divida o custo total dos produtos vendidos em um determinado período pelo valor médio do estoque durante esse mesmo período:

21. Custo por nota fiscal

Como o próprio nome sugere, o custo por nota fiscal é o valor interno relacionado ao processamento de uma fatura. É composto por três dados principais: o tempo necessário para processar a nota fiscal, a remuneração dos colaboradores e a eletricidade do edifício/instalação da empresa. 

O processo – especialmente quando conduzido manualmente – está repleto de custos ocultos além desses, incluindo tempo para correção de erros, revisão de notas fiscais e arquivamento e armazenamento de registros.

As pequenas empresas tradicionalmente não medem esse KPI. Já as empresas maiores, que realizam centenas de vendas diárias e empregam uma equipe de compras altamente qualificada, podem ver seu custo por fatura alcançar até US$400. 

Automatizar o processamento de notas fiscais ou invoices é a melhor maneira de reduzir esse número e eliminar seus custos ocultos.

22. ROI de compras

Será que o dinheiro gasto para montar e operar um departamento de Compras de alto nível compensa? 

O KPI de retorno sobre o investimento (ROI) de compras mede isso, mostrando aos gestores como as operações de compras afetam os resultados gerais. Você pode calculá-lo segundo a seguinte fórmula: 

Como a análise desses indicadores ajuda na orquestração do processo de compras?

Orquestrar um processo de compras vai além de automatizar tarefas. Trata-se de alinhar pessoas, sistemas e políticas para que a aquisição de bens e serviços ocorra com fluidez, controle e estratégia.

A análise dos KPIs permite identificar pontos de fricção, como:

• Atrasos causados por aprovação manual;
• Excesso de compras emergenciais;
• Fornecedores que impactam negativamente o lead time.

Com dados em mãos, é possível redesenhar fluxos, aplicar regras de automação e estabelecer políticas inteligentes (ex: aprovações condicionais por valor ou tipo de item).

Como medir os indicadores de compras?

O método ideal depende da maturidade digital da empresa. Em geral, os dados vêm de:

• Sistemas ERP;
• Planilhas (quando estruturadas);
• Ferramentas de e-procurement;
• Plataformas de automação (no-code/low-code).

A recomendação é centralizar o máximo de dados possível em uma única plataforma — preferencialmente com dashboards e relatórios em tempo real. Isso elimina retrabalho, reduz o risco de erro manual e melhora a confiabilidade da informação.

Como os indicadores ajudam a avaliar e homologar fornecedores?

A homologação de fornecedores precisa deixar de ser baseada apenas em preço e relacionamento. Com indicadores bem definidos, é possível:

• Criar scorecards padronizados e objetivos;
• Eliminar fornecedores com alta taxa de defeito ou lead time elevado;
• Priorizar quem entrega mais valor ao menor custo total (TCO).

Além disso, os indicadores ajudam a definir critérios para reavaliação periódica e a estabelecer cláusulas contratuais baseadas em performance real, não em expectativas subjetivas.

Boas práticas para monitorar KPIs de compras

Os KPIs de compras só geram valor quando são acompanhados de forma consistente e estruturada. Sem critérios claros, os dados perdem força e dificultam a tomada de decisão. Adotar boas práticas ajuda a transformar métricas em insights aplicáveis no dia a dia. São elas:

• Alinhe os indicadores aos objetivos da empresa;
• Garanta a qualidade dos dados: defina padrões para entradas e colete tudo em um único repositório;
• Atualize os indicadores periodicamente, inclusive suas fórmulas;
• Use dashboards visuais: facilite a interpretação por diferentes públicos;
• Crie alertas automáticos para desvios críticos;
• Capacite o time de Compras para leitura e interpretação dos dados;

Quais são os erros mais comuns ao acompanhar métricas de compras?

Acompanhar métricas de compras ajuda a embasar decisões, mas isso não significa que os dados estejam sendo interpretados da melhor forma. 

Muitos problemas surgem menos pela falta de números e mais pela leitura equivocada deles. Antes de analisar indicadores específicos, vale entender onde os erros mais frequentes costumam acontecer

• Medições isoladas e sem contexto;
• Foco exclusivo em custos, ignorando qualidade e prazos;
• KPIs demais, sem ação clara para cada um;
• Não revisar os indicadores ao longo do tempo;
• Desalinhamento entre indicadores operacionais e objetivos estratégicos.

Qual ferramenta pode ser usada para monitorar esses indicadores?

O Pipefy é uma plataforma de automação no-code que permite estruturar todo o processo de Compras — da requisição à reconciliação de faturas — com rastreabilidade total dos indicadores.

Com Pipefy, sua empresa consegue:

• Criar fluxos automatizados e personalizados sem precisar de TI;
• Gerar painéis com métricas como lead time, SLA e saving em tempo real;
• Realizar aprovações com lógica de negócio;
• Ativar alertas para desvios críticos;
• Integrar com ERPs e ferramentas financeiras via API;
• Usar IA para criar relatórios customizados por chat.

Isso reduz o trabalho manual, aumenta o controle e dá ao setor de Compras o protagonismo que ele precisa para entregar resultados estratégicos.

Visualize e acompanhe seus indicadores de compras com o Pipefy

Indicadores de compras não são apenas números em relatórios. Eles são instrumentos para tornar o processo de aquisição mais inteligente, previsível e alinhado ao futuro da empresa.

Em um mercado onde margens são apertadas e exigências regulatórias são altas, contar com uma estrutura orientada por dados deixa de ser vantagem competitiva e passa a ser requisito de sobrevivência.

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