Há um engano comum sobre a gestão de SRM (relacionamentos entre times de procurement e fornecedores): a de que o motivo principal de fortalecer essa relação seria reduzir custos. Embora esse de fato seja um dos benefícios de uma boa relação entre compradores e fornecedores, não é o único.
Fornecedores são parceiros estratégicos que podem colaborar com as empresas para atingir resultados mutuamente benéficos e ajudá-las a inovar e solucionar seus problemas.
As empresas, por sua vez, podem inovar e solucionar problemas priorizando suas relações com fornecedores, implementando soluções que simplifiquem processos e equipando seus times com ferramentas para avaliar o desempenho de fornecedores, realizar auditorias, identificar problemas, escolher os melhores fornecedores e fazer um bom follow up de compras.
O que é Supplier Relationship Management (SRM)?
A gestão de relacionamento com fornecedores (ou SRM, na sigla em inglês) é um processo que envolve uma série de etapas e estratégias para cultivar contatos com fornecedores. A meta desse processo é maximizar o valor que eles entregam à cadeia logística e melhorar a lucratividade do negócio.
As etapas específicas podem variar conforme a empresa e suas necessidades. Mas geralmente são compostas pelas seguintes tarefas:
- Segmentação e classificação dos fornecedores. Segmentar e classificar fornecedores com base na qualidade de seus produtos/serviços, lucratividade e exposição a risco ajuda a determinar se eles são parceiros adequados ou apresentam riscos . O objetivo dessa etapa é prever a entrega de valor de cada um.
- Desenvolvimento de estratégia. Essa etapa alinha comprador e fornecedor e contribui para o desenvolvimento da relação entre eles, estabelecendo elementos importantes como necessidades do negócio, expectativas, compliance e governança, e determinando KPIs para o fornecedor.
- Execução da estratégia. A colaboração entre compradores e fornecedores é essencial para a execução. As duas partes devem trabalhar juntas para criar um cronograma das atividades do processo de compras ou sourcing que contribuia para o cumprimento das metas de negócio.
- Avaliação e mensuração. Profissionais de compras avaliam se fornecedores atingem suas metas e determinam se eles são bons candidatos para colaborações de longo prazo — ou se representam um risco ao negócio — usando os KPIs definidos nas fases anteriores. Com base na performance dos fornecedores, o time de Compras pode negociar preços melhores, termos do contrato ou a qualidade dos produtos, ou até encerrar suas negociações com certos fornecedores.
- Retorno. Uma etapa formal de retorno ou feedback no processo de SRM pode melhorar a comunicação entre o time de Compras e seus fornecedores. É também uma oportunidade para que as duas partes colaborem de maneira mutuamente proveitosa.
Uma boa relação com fornecedores pode beneficiar em muito o sourcing. Ao longo do processo, colaboração e comunicação devem ser incentivadas: são elementos-chave para otimizar o valor da relação empresa-fornecedores, bem como a qualidade geral dos fornecedores.
O que é um software de SRM?
Um software de SRM é um software de compras usado para apoiar e melhorar relações entre empresas, times de compras e fornecedores.
Programas de gestão de relacionamento o fornecedor trazem mais insights e dados às comunicações e interações cotidianas com fornecedores. Também podem ajudar os gestores de procurement com as seguintes tarefas:
- Avaliar fornecedores quanto a sua performance, o que pode beneficiar negociações e ajudar o time a decidir quando buscar novos fornecedores.
- Tomar decisões baseadas em dados que se alinham aos objetivos mais gerais dos negócios.
- Estabelecer relações benéficas para ambos.
- Otimizar o processo de compras agregando um valor antes imperceptível.
- Melhorar a segmentação dos fornecedores, bem como o desenvolvimento e execução da estratégia de compras.
Qual é a diferença entre SRM e CRM?
Plataformas de SRM são, de certa forma, semelhantes aos softwares de CRM (Customer Relationship Management) usados por times de Vendas. Os dois ajudam a centralizar dados sobre partes importantes para os negócios das empresas.
Mas se os CRMs focam em clientes, os SRMs são dedicados a fornecedores, e por isso as duas plataformas costumam ter funcionamentos distintos. Os CRMs ajudam a acompanhar clientes em potencial ao longo do funil de vendas, facilitando a ponte com outras equipes e a realização de contatos de acompanhamento no pós-venda.
A relação de uma empresa com seus fornecedores não é a mesma que ela tem com seus clientes — por isso os SRMs costumam ser diferentes dos CRMs em alguns aspectos. Eles acompanham o status de cada fornecedor e permitem registrar seus KPIs, e centralizam dados sobre eles, facilitando o acesso do time de Compras a essas informações.
Benefícios de SRM para Procurement
Mercados mudam rapidamente, e a trasformação digital só acelerou esse processo. Por isso, é vital que empresas repensem os benefícios que um bom relacionamento com fornecedores pode trazer para superar a concorrência e atender às demandas de sua cadeia logística.
Um software de SRM também pode ajudá-las a atingir metas e agregar mais valor às suas atividades com base nesses parceiros estratégicos. Além de avaliar riscos e evitar custos adicionais, programas de SRM centralizam dados de diversas fontes, mantém informações atualizadas e resolvem problemas que geralmente afetam times de Compras, tais como:
Melhor alinhamento dos stakeholders
Com um processo confiável de SRM, todas as partes envolvidas na cadeia logística — de líderes de negócio até fornecedores — entendem-se melhor. Isso facilita a implementação de melhorias a processos existentes da cadeia de suprimentos. As negociações também se tornam mais fáceis e frutíferas.
Prevenção de riscos
É mais fácil prever (e evitar) problemas quando você conhece seus fornecedores. O SRM ajuda a mitigar riscos que podem criar gargalos em seus processos ao garantir que os fornecedores seguem suas políticas internas e se adequam aos parâmetros e prazos estabelecidos.
Redução de custos
A redução de custos frequentemente aparece como consequência de uma relação proveitosa com fornecedores. Afinal, ao perceber o valor que essa relação tem para seus negócios, os fornecedores se empenham ainda mais para fortalecê-la. Muitas vezes isso traz também melhorias de processo e inovações que impulsionam ainda mais os resultados.
Fornecedores de alta qualidade
A SRM também ajuda a garantir que a empresa tenha acesso aos melhores fornecedores do mercado. Ao facilitar o acompanhamento de KPIs e tornar mensurável a relação com fornecedores, a SRM auxilia a empresa a escolher seus parceiros estratégicos com uma sólida fundamentação em dados.
5 dicas de como melhorar sua gestão de fornecedores
Melhorar seu relacionamento com fornecedores pode trazer uma série de benefícios à sua empresa. O primeiro, e talvez mais imediato, seja a construção de um processo de procurement mais eficiente. Veja a seguir cinco maneiras de fortalecer esse relacionamento.
1. Encontre os fornecedores corretos
Essa dica varia conforme as necessidades ou objetivos da sua empresa. Em todo caso, a essência do desenvolvimento de parcerias estratégicas é encontrar fornecedores capazes de criar e reter valor para o seu negócio. Eles devem também estar abertos a objetivos comuns. Novamente, o significado de “valor” e esses objetivos serão diferentes para cada organização.
2. Estruture um programa de gestão de fornecedores
Um programa de SRM será mais efetivo quanto mais cuidadosa for a sua estruturação. Nesse sentido, ele é como qualquer outro projeto: deve ter um escopo definido, metas bem estabelecidas e um cronograma, com o objetivo de deixar claro como será medida a sua criação de valor.
3. Acompanhe KPIs relevantes
Avaliar a performance dos fornecedores pode ajudar os times de procurement a melhorar seu relacionamento com fornecedores, ou a decidir se é hora de encontrar novos parceiros. Também é uma oportunidade de dar mais espaço aos fornecedores mais confiáveis e a construir soluções colaborativas com eles.
4. Comunique-se com eficiência
Comunicar-se de maneira aberta, regular e transparente com fornecedores é o combustível para uma parceria de sucesso no longo prazo. Ter um canal comunicativo claro e sempre aberto também fomenta a colaboração, auxilia o acompanhamento das metas e evita erros causados por mal-entendidos.
5. Aproveite os benefícios de um software de SRM
Com uma solução de procurement que simplifica a gestão do relacionamento com fornecedores, seu negócio se torna mais eficiente, resiliente e competitivo. Investir em uma plataforma desse tipo pode trazer resultados positivos até mesmo no curto prazo.
Gerencie melhor seus fornecedores com Pipefy
Com Pipefy, os times de Compras e Procurement podem transformar planos de SRM em ação. A interface visual da plataforma ajuda a ter uma visão panorâmica do relacionamento com fornecedores para muito além dos preços e condições de pagamento que cada um oferece.
O Pipefy centraliza automaticamente informações e dados de fornecedores de diversos sistemas, tornando-se uma fonte única para referência. Veja algumas maneiras como o Pipefy pode ser uma camada de visibilidade e comunicação para conectar sistemas e atividades diversas, fortalecendo relações com fornecedores:
| Desafio de SRM | Solução do Pipefy |
| Falta de visibilidade sobre a performance e KPIs dos fornecedores. Dificuldade em identificar falhas no processo. | Painéis e relatórios customizáveis ajudam o time a verificar KPIs e acompanhar a performance, identificando despesas e oportunidades de melhoria e inovação. |
| Informações de fornecedores espalhadas em vários sistemas. | Pipefy se integra a softwares de procurement — como ERPs (SAP, NetSuite, J. D. Edwards), e-sourcing (Ariba, Coupa) e assinatura digital (DocuSign) — para centralizar e tornar mais preciso o fluxo de informação. |
| Demora ao gerenciar lista ou banco de dados de fornecedores aprovados. | Armazene e acesse dados importantes em um banco de dados centralizado. Simplifique a gestão de fornecedores importando planilhas do Excel ou outros programas (exportando dados com facilidade). Pipefy ainda permite automatizar tarefas, como a atualização de registros múltiplos. |
| Comunicação truncada com fornecedores. | Envie emails e mensagens automatizadas aos fornecedores para fomentar uma cultura colaborativa e melhorar o engajamento entre organizações. |
Más relações com fornecedores podem impactar negativamente os negócios com custos administrativos e queda na qualidade dos bens ou serviços ofertados. Mas uma solução de SRM pode ajudar a antecipar problemas, manter as despesas controladas, oferecer dados para embasar negociações e acelerar o processo de procurement.
Com os recursos adequados, seu time pode criar um programa eficiente de SRM que ajudará a economizar bastante no longo prazo.
