Processo de Pedido de Compras

Os processos de Pedidos de Compras desempenham papel fundamental no sucesso do seu negócio. Sem um processo eficiente e preciso para gerenciamento de Ordens de Compras, tempo e recursos são desperdiçados e erros desnecessários se tornam comuns.

Nesse sentido, um desafio que as empresas enfrentam é a necessidade de criar um processo consistente e confiável para gerar, aprovar e rastrear ordens de compra. Sendo assim, os gestores estão frequentemente procurando maneiras de adicionar prestação de contas e padronização aos seus fluxos de trabalho de Pedido de Compra, a fim de obter o controle (e insights sobre) suas decisões.

Se isso soa familiar, então este artigo é para você. A seguir vamos explorar o processo de pedido de compra do início ao fim, definindo o termo, dividindo-o em seus componentes básicos e fornecendo algumas práticas recomendadas para Ordens de Compra, independentemente do tamanho ou da indústria do seu negócio.

O que é um Pedido de Compra?

As Ordens de Compra (OC) ajudam as empresas a entender e contabilizar todos os bens ou serviços que foram solicitados. Os gerentes podem usar as OC para manter o controle sobre informações adicionais e relevantes, como quantidade, instruções de entrega, custo, termos e data solicitada.

O processo de Pedido de Compra consiste em todas as etapas que as empresas seguem para criar, aprovar, validar, gerenciar e rastrear OC, desde o momento em que uma necessidade é identificada até o ponto de entrega ou venda.

Embora o processo de Pedido de Compra para sua empresa possa ser único em alguns aspectos, existem 7 elementos do fluxo de trabalho que são comuns à maioria, se não a todos, os processos de pedido de compra:

1. Criação de Pedido de Compras
2. Aprovação
3. Expedição
4. Contrato Vinculante
5. Entrega de Mercadorias
6. Verificação em Três Etapas
7. Fechamento

7 Etapas do Processo de Pedido de Compra

1. Criação de Pedidos

O primeiro passo no processo de PC é criar uma solicitação de compra. Nesse ponto, você precisará saber o que está sendo comprado, o nível de prioridade da requisição, seu orçamento, quando o produto ou serviço é necessário, quem precisa aprovar o pedido e quem são os fornecedores.

2. Aprovação

Depois da criação da solicitação, o próximo passo do processo é obter sua aprovação. Em alguns casos, essa aprovação pode ser verbal ou enviada por e-mail. Em outras empresas, podem ser necessárias ações mais burocráticas, como o preenchimento de papelada.

O nível de aprovações depende do valor da compra, das políticas ou das diretrizes da empresa e dos requisitos do fornecedor. As aprovações também podem exigir verificação do orçamento ou documentação, como especificações do produto ou declarações de trabalho (da sigla em inglês, SOW) detalhadas. Após a aprovação, a requisição se transforma em um Ordem de Compra.

3. Expedição

Após a aprovação da requisição, a Ordem de Compra é enviada aos fornecedores selecionados. Os fornecedores então enviam propostas com base nessas ordens. Os lances são aprovados com base no preço, qualidade, suporte, serviço, cronograma e outros fatores relevantes para o seu negócio.

4. Contrato Vinculante

Após o aceite da oferta, a empresa e o fornecedor devem concordar com um contrato. O contrato geralmente inclui termos e condições relevantes para a compra, como qual suporte vem com o item comprado ou como lidar com quaisquer disputas.

5. Entrega de Mercadorias

Em seguida, o fornecedor produzirá e entregará os itens que estão sendo comprados com base no cronograma determinado e os requisitos de envio. Sua empresa verificará a qualidade e fará a verificação das mercadorias recebidas com as mercadorias esperadas. A partir daí, você pode notificar o fornecedor caso a mercadoria não atenda as suas necessidades. Normalmente, o fornecedor enviará à empresa compradora uma nota fiscal que delineia o preço e as condições de pagamento.

6. Verificação em Três Etapas

Após a conferência e aprovação das mercadorias recebidas, a empresa compradora comparará o pedido de compra com a Ordem de Compra e a fatura do fornecedor. Assim, as empresas devem verificar se todas as cobranças estão corretas.

7. Fechamento

Depois que a verificação em três etapas é aprovada, a ordem de compra é encerrada.

Por que é importante implementar um processo de pedido de compra?

Um processo de Pedido de Compras consistente e replicável fornece uma série de benefícios, incluindo maior controle, visibilidade e eficiência.

Orçamento

Processos de PC consistentes ajudam o seu departamento financeiro a contabilizar com precisão todas as despesas de compra relevantes, assim como a manter previsões e orçamentos.

Gerenciamento de Pedidos

Um processo de PC estabelecido permite gerenciar muitos pedidos ao mesmo tempo e fornece visibilidade para atividades relacionadas, como envio e recebimento, controle de estoque e planejamento de produção. Além disso, um processo saudável de pedido de compra deve permitir transparência em todos os pontos de contato ao longo do caminho.

Prestação de Contas

Um processo de PC robusto criará uma trilha de papel para fluxos de caixa e adicionará responsabilidade pelo custo das mercadorias ao longo do caminho. Bancos, auditores e departamentos jurídicos verão isso como um ativo para sua empresa.

Resolução de Disputas

A criação de um contrato legal entre sua empresa e seus fornecedores durante o processo de pedido de compra ajuda a definir responsabilidades e resolver disputas. Os termos e condições são claramente indicados e detalhes, como garantias ou outras políticas, são definidos e registrados.

Melhores práticas para otimizar seu processo de pedido de compra

As empresas evoluem e seus processos precisam ser refeitos de tempos em tempos para se manterem eficientes e precisos. Processos de Pedidos de Compras não são exceção.

Os riscos imediatos de não manter seu processo de PC incluem erros, desperdícios, gastos excessivos sob orçamento e, em última instância, altas taxas de Burn Rate. Isso não chega nem perto do estresse e da desordem que um processo de PC ultrapassado pode causar a você ou a sua equipe. Em longo prazo, um processo de pedido de compra ineficiente ou impreciso também pode causar problemas no seu relacionamento com fornecedores e na sua capacidade de adquirir bens ou serviços de acordo com as necessidades da sua empresa.

Os gestores que se preparam para melhorar seus processos de PC devem considerar as seguintes práticas recomendadas:

• Revisar e analisar seu processo atual de pedido de compra. Todos os processos em cada negócio devem ser continuamente revisados e analisados para localizar áreas de melhoria. Certifique-se de mapear cada etapa, identificar e resolver eventuais gargalos, bem como identificar o número de aprovações necessárias no processo e explicar os diferentes fatores que podem estar afetando seu processo de orçamento. Você também deve rever as principais partes interessadas em seu processo – clientes internos e fornecedores de longo prazo – e como a tecnologia pode ser integrada para ajudar a orquestrar esse processo.
  
• Estabelecer resultados orientados a metas. Delineie e detalhe metas em torno do seu processo de pedido de compra. Considere métricas que girem em torno da velocidade das entregas, fornecedores confiáveis ou gastos reduzidos.
  
• Criar e escrever diretrizes acessíveis a todos a respeito do processo de PC. Um processo escrito é uma ótima maneira de comunicar as melhores práticas e os procedimentos padronizados para toda a empresa. Essas regras e políticas devem incluir as informações necessárias para cada etapa do processo, o número de aprovações necessárias e quem são os revisores internos.
  
• Desenvolver uma lista de fornecedores preferidos. Essa lista ajudará a sua equipe a escolher rapidamente entre uma lista de fornecedores com quem sua empresa construiu relacionamentos confiáveis e de longa data, bem como a negociar os melhores negócios.
  
• Criar subsídios orçamentários e grupos de despesas. Essas restrições orçamentárias ajudam a agilizar o processo implementando automaticamente as diretrizes de compra. Por exemplo, se uma empresa tem um orçamento mensal de US$ 1.000 alocado para materiais de escritório, a equipe de finanças sabe quanto terá que gastar com os recursos necessários.
  
• Designar um colaborador interno para gerenciar o processo. Ter alguém supervisionando esse processo ajuda a melhorar a adoção dessas práticas em toda a empresa e fornece um ponto de contato para responder a perguntas que podem surgir ao implementar um novo procedimento.
  
• Ter uma tecnologia de alavancagem. Integrar um sistema de gerenciamento de compras no processo de PC da sua empresa é uma maneira fácil de padronizar procedimentos e substituir a repetição pela automação.

Benefícios de Automatizar o Processo de Pedido de Compra

O rastreamento de PC pode ser gerenciado por meio de e-mails e planilhas ou usando software dedicado. Usar software para gerenciar e simplificar seu processo de Pedido de Compras é uma maneira fácil de economizar tempo e dinheiro e evitar o estresse. Os principais benefícios de automatizar seu processo de pedido de compra incluem:

• Repetição reduzida. Uma ferramenta de gerenciamento de PC pode liberar tempo automatizando algumas tarefas, permitindo que você se concentre em outras prioridades.
  
• Maior transparência. A criação de um processo de PC padronizado e a definição de requisitos de informações, como a quantidade solicitada ou o número de assinaturas de aprovação, adicionará responsabilidade e clareza às suas ordens de compra.
  
• Mais controle. O software de gerenciamento de compras ajuda você a controlar as despesas e a melhorar o orçamento, além de fornecer uma trilha de auditoria completa. Também permite que os clientes internos financeiros visualizem ou compartilhem informações facilmente.
  
• Dados centralizados e visualizados. Os dados são consolidados em uma única fonte para torná-lo mais rápido e fácil de gerenciar os pedidos. Como os dados são centralizados, você também terá a opção de executar relatórios e criar visualizações para ajudá-lo a manter o controle de muitas ordens de compra ao mesmo tempo.

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Escrito por

Paulo Francisco

AR & Billing Analyst @Pipefy. His core area is AR & Billing, working mostly with getting the process running as clean and smooth as possible.