RESUMO DO ARTIGO
Guia para gerenciar seu processo de compras.
Os processos de pedidos de compras desempenham papel fundamental no sucesso do seu negócio. Sem um processo eficiente e preciso para gerenciamento de ordens de compras, tempo e recursos são desperdiçados e erros desnecessários se tornam comuns.
Nesse sentido, um desafio que as empresas enfrentam é a necessidade de criar um processo consistente e confiável para gerar, aprovar e rastrear ordens de compra. Sendo assim, os gestores estão frequentemente procurando maneiras de adicionar prestação de contas e padronização aos seus fluxos de trabalho de pedido de compra, a fim de obter o controle (e insights sobre) suas decisões.
Se isso soa familiar, então este artigo é para você. A seguir vamos explorar o processo de pedido de compra do início ao fim, definindo o termo, dividindo-o em seus componentes básicos e fornecendo algumas práticas recomendadas para Ordens de Compra, independentemente do tamanho ou da indústria do seu negócio.
O que é um Pedido de Compra?
As ordens de compra (OC) ajudam as empresas a entender e contabilizar todos os bens ou serviços que foram solicitados. Os gerentes podem usar as OC para manter o controle sobre informações adicionais e relevantes, como quantidade, instruções de entrega, custo, termos e data solicitada.
O processo de pedido de compra consiste em todas as etapas que as empresas seguem para criar, aprovar, validar, gerenciar e rastrear as OCs, desde o momento em que uma necessidade é identificada até o ponto de entrega ou venda.
Embora o processo de pedido de compra da empresa possa ser único em alguns aspectos, existem 7 elementos do fluxo de trabalho que são comuns à maioria, se não a todos, os processos de pedido de compra:
- Criação do pedido de compras
- Aprovação
- Expedição
- Contrato vinculante
- Entrega de mercadorias
- Verificação em três etapas
- Fechamento
7 Etapas do Processo de Pedido de Compra
1. Criação de Pedidos
O primeiro passo no processo de pedidos de compra (PC) é criar uma solicitação de compra. Nesse ponto, você precisará saber o que está sendo comprado, o nível de prioridade da requisição, seu orçamento, quando o produto ou serviço é necessário, quem precisa aprovar o pedido e quem são os fornecedores.
2. Aprovação
Depois da criação da solicitação, o próximo passo do processo é obter sua aprovação. Em alguns casos, essa aprovação pode ser verbal ou enviada por e-mail. Em outras empresas, podem ser necessárias ações mais burocráticas, como o preenchimento de papelada.
O nível de aprovações depende do valor da compra, das políticas ou das diretrizes da empresa e dos requisitos do fornecedor. As aprovações também podem exigir verificação do orçamento ou documentação, como especificações do produto ou declarações de trabalho (da sigla em inglês, SOW) detalhadas. Após a aprovação, a requisição se transforma em um ordem de compra.
3. Expedição
Após a aprovação da requisição, a OCé enviada aos fornecedores selecionados. Os fornecedores então enviam propostas com base nessas ordens. Os lances são aprovados com base no preço, qualidade, suporte, serviço, cronograma e outros fatores relevantes para o seu negócio.
4. Contrato Vinculante
Uma vez que a oferta for aceita, a empresa e o fornecedor devem concordar com um contrato. O contrato geralmente inclui termos e condições relevantes para a compra, como qual suporte vem com o item comprado ou como lidar com quaisquer disputas.
5. Entrega de Mercadorias
Em seguida, o fornecedor produzirá e entregará os itens que estão sendo comprados com base no cronograma determinado e os requisitos de envio. Sua empresa verificará a qualidade e fará a verificação das mercadorias recebidas com as mercadorias esperadas. A partir daí, você pode notificar o fornecedor caso a mercadoria não atenda as suas necessidades. Normalmente, o fornecedor enviará à empresa compradora uma nota fiscal que delineia o preço e as condições de pagamento.
6. Verificação em Três Etapas
Após a conferência e aprovação das mercadorias recebidas, a empresa compradora comparará o pedido de compra com a Ordem de Compra e a fatura do fornecedor. Assim, as empresas devem verificar se todas as cobranças estão corretas.
7. Fechamento
Depois que a verificação em três etapas é aprovada, a ordem de compra é encerrada.
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Por que é importante implementar um processo de pedido de compra?
Um processo de Pedido de Compras consistente e replicável fornece uma série de benefícios, incluindo maior controle, visibilidade e eficiência.
Orçamento
Processos de PC consistentes ajudam o seu departamento financeiro a contabilizar com precisão todas as despesas de compra relevantes, assim como a manter previsões e orçamentos.
Gerenciamento de Pedidos
Um processo de PC estabelecido permite gerenciar muitos pedidos ao mesmo tempo e fornece visibilidade para atividades relacionadas, como envio e recebimento, controle de estoque e planejamento de produção. Além disso, um processo saudável de pedido de compra deve permitir transparência em todos os pontos de contato ao longo do caminho.
Prestação de Contas
Um processo de PC robusto criará uma trilha de papel para fluxos de caixa e adicionará responsabilidade pelo custo das mercadorias ao longo do caminho. Bancos, auditores e departamentos jurídicos verão isso como um ativo para sua empresa.
Resolução de Disputas
A criação de um contrato legal entre sua empresa e seus fornecedores durante o processo de pedido de compra ajuda a definir responsabilidades e resolver disputas. Os termos e condições são claramente indicados e detalhes, como garantias ou outras políticas, são definidos e registrados.
Leia também: O que são compras spot?
Melhores práticas para otimizar seu processo de pedido de compra
As empresas evoluem e seus processos precisam ser refeitos de tempos em tempos para se manterem eficientes e precisos. Processos de Pedidos de Compras não são exceção.
Os riscos imediatos de não manter seu processo de PC incluem erros, desperdícios, gastos excessivos sob orçamento e, em última instância, altas taxas de Burn Rate. Isso não chega nem perto do estresse e da desordem que um processo de PC ultrapassado pode causar a você ou a sua equipe.
No longo prazo, um processo de pedido de compra ineficiente ou impreciso também pode causar problemas na gestão de relacionamento com fornecedores (também chamada de SRM). Ainda pode prejudicar sua capacidade de adquirir bens ou serviços de acordo com as necessidades da sua empresa.
Os gestores que se preparam para melhorar seus processos de PC devem considerar as seguintes práticas recomendadas:
Revisar e analisar seu processo atual de pedido de compras
Todos os processos em cada negócio devem ser continuamente revisados e analisados para localizar áreas de melhoria. Certifique-se de mapear cada etapa, identificar e resolver eventuais gargalos, bem como identificar o número de aprovações necessárias no processo e explicar os diferentes fatores que podem estar afetando seu processo de orçamento.
Criar diretrizes acessíveis a respeito do processo de PC
Um processo escrito é uma ótima maneira de comunicar as melhores práticas e os procedimentos padronizados para toda a empresa. Essas regras e políticas devem incluir as informações necessárias para cada etapa do processo, o número de aprovações necessárias e quem são os revisores internos.
Desenvolver uma lista de fornecedores preferidos.
Essa lista ajudará a sua equipe a escolher rapidamente entre uma lista de fornecedores com quem sua empresa construiu relacionamentos confiáveis e de longa data, bem como a negociar os melhores negócios. Pode ser o começo da construção de uma estratégia de sourcing.
Criar subsídios orçamentários e grupos de despesas
Essas restrições orçamentárias ajudam a agilizar o processo implementando automaticamente as diretrizes de compra. Por exemplo, se uma empresa tem um orçamento mensal de US$ 1.000 alocado para materiais de escritório, a equipe de finanças sabe quanto terá que gastar com os recursos necessários.
Designar um colaborador interno para gerenciar o processo
Ter alguém que saiba tudo sobre o processo de compras ajuda a melhorar a adoção de melhores práticas em toda a empres. Fornece também um ponto de contato para responder a perguntas que podem surgir ao implementar um novo procedimento.
Utilizar a tecnologia a seu favor
Integrar um sistema de gerenciamento de compras no processo de PC da sua empresa é uma maneira fácil de padronizar procedimentos e substituir a repetição pela automação.
Benefícios de automatizar o processo de pedido de compra
O rastreamento de PC até pode ser feito por meio de emails e planilhas, mas é interessante migrar para um software dedicado. Usar um software para gerenciar e simplificar seu processo de pedido de compras é uma maneira fácil de economizar tempo e dinheiro e evitar o estresse. Os principais benefícios de automatizar seu processo de pedido de compra incluem:
- Repetição reduzida. Uma ferramenta de gerenciamento de PC pode liberar tempo automatizando algumas tarefas, permitindo que você se concentre em outras prioridades.
- Maior transparência. A criação de um processo de PC padronizado e a definição de requisitos de informações, como a quantidade solicitada ou o número de assinaturas de aprovação, adicionará responsabilidade e clareza às suas ordens de compra.
- Mais controle. O software de gerenciamento de compras ajuda você a controlar as despesas e a melhorar o orçamento, além de fornecer uma trilha de auditoria completa. Também permite que os clientes internos financeiros visualizem ou compartilhem informações facilmente.
- Dados centralizados e visualizados. Os dados são consolidados em uma única fonte para torná-lo mais rápido e fácil de gerenciar os pedidos. Como os dados são centralizados, você também terá a opção de executar relatórios e criar visualizações para ajudá-lo a manter o controle de muitas ordens de compra ao mesmo tempo.
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