Qual é a diferença entre onboarding de colaboradores e orientação de colaboradores?

Giovanni Riva

Imagine começar em uma nova empresa sem saber o que fazer e sem ninguém para apresentar você aos novos colegas ou às instalações do escritório. É uma situação desconfortável para um novo funcionário e custosa para o empregador. 

O onboarding e a retenção de colaboradores recém-contratados são alguns dos maiores desafios de um departamento de Recursos Humanos. Uma pesquisa do portal Glassdoor mostra que “o empregador médio nos Estados Unidos gasta 4 mil dólares e 24 dias para contratar um novo profissional”. Todo esse dinheiro e tempo investidos se perdem caso o novo funcionário tenha uma experiência ruim com a empresa e decida buscar um ambiente de trabalho mais acolhedor. 

É por isso que a orientação de colaboradores e o seu onboarding são cruciais para qualquer empresa. Esses dois processos são diferentes, mas complementares, e garantem mais envolvimento dos novos empregados, menos desistências e uma equipe mais coesa. Vamos entender por que um departamento de RH precisa ser eficiente em promover os dois processos, e explorar as particularidades de cada um deles.  

O que é a orientação de colaboradores?

A orientação de colaboradores é o primeiro passo para dar boas-vindas aos novos membros da empresa. Ela geralmente ocorre no primeiro dia de trabalho, e inclui a transmissão de informações básicas sobre a empresa ao recém-contratado, além da burocracia necessária para a admissão. É uma boa prática, inclusive, enviar os formulários necessários de antemão – assim, o funcionário já chega no primeiro dia com quase tudo preenchido. 

Durante a orientação, a equipe de RH precisa checar se os recém-contratados forneceram as informações corretas de contato e para o pagamento de salário. Da mesma forma, é o momento ideal para explicar mais detalhes sobre o plano de saúde, medidas de segurança e outras políticas-chave da empresa. Procedimentos administrativos também são parte da orientação, como fornecer um computador e materiais de escritório para o novo funcionário, e dividir dados de login e acesso aos softwares utilizados. 

O objetivo da orientação deve ser mostrar ao novo funcionário como a empresa opera no dia a dia, comunicar seus direitos e responsabilidades, providenciar tudo o que ele precisa para começar os trabalhos e responder eventuais dúvidas.  

O que é onboarding de colaboradores?

O onboarding de colaboradores é a série de eventos de longo prazo que acontecem depois desse primeiro dia de orientação. É o processo estruturado de envolver e incorporar o funcionário na empresa, fornecendo todas as informações e suporte necessários para que logo ele se estabeleça e se torne um colaborador de alta performance. 

É responsabilidade da empresa engajar novos funcionários desde o primeiro dia e transformar um candidato de ponta em um membro do time com alto desempenho. Marina Agranionih, coordenadora de Cultura e Employer Branding na Pipefy, conta que um bom processo de onboarding “faz as pessoas entenderem a cultura da empresa, o que se espera dos novos funcionários e prepara todos os recém-chegados para que cresçam rápido dentro de suas equipes”. 

Além disso, “falar com líderes e pessoas de diferentes departamentos aproxima os novatos da empresa e os ajuda a criar laços”, acrescenta Agranionih. 

Mas afinal, quanto tempo esse processo deve durar? Mesmo que a maioria das empresas reserve apenas as primeiras semanas para o onboarding, é uma boa prática acompanhar os novos funcionários por 6 a 12 meses. 

Um processo de onboarding efetivo precisa focar no fornecimento das informações, do conhecimento e das ferramentas que os funcionários precisam para desempenhar suas funções no auge de suas capacidades. Isso deixa os novos colaboradores mais confiantes e faz com que se sintam acolhidos como partes fundamentais da equipe.

Onboarding versus orientação: diferentes, mas complementares

Orientação e onboarding não são sinônimos, e sim dois processos complementares. Ambos são essenciais para engajar novos colaboradores e ajudá-los a se destacar em suas funções. Uma pesquisa da Gallup mostra que “funcionários engajados têm 59% menos chances de procurar um novo emprego ou carreira nos próximos 12 meses”. É por isso que orientação e onboarding, quando combinados, ajudam a aumentar a retenção de funcionários e evitar desistências. 

Com a orientação, você vai oferecer recursos e informações para o profissional começar em sua nova função — o primeiro passo do complexo processo de incorporar alguém novo na empresa. Já com o onboarding, que pode levar um ano, você vai fazer com que esse funcionário se sinta confortável dentro de sua equipe, entenda os valores da empresa e o seu papel no cumprimento de metas coletivas. 

Para facilitar a integração, você pode começar a orientação e o onboarding ainda durante o recrutamento, dando aos candidatos informações sobre a empresa. Isso também vai ajudar o RH a selecionar as pessoas mais alinhadas com o perfil da vaga.

Como criar um processo de onboarding de colaboradores efetivo e proporcionar experiências de alto nível?

Como um departamento de RH pode estruturar bons processos de orientação e onboarding lidando com uma grande quantidade de solicitações e responsabilidades diversas ao mesmo tempo? 

Fazer o onboarding de um novo funcionário é um esforço conjunto, que integra vários departamentos e leva bastante tempo. Isso aumenta a complexidade do processo, especialmente quando ele precisa acontecer de forma correta para um número grande de novos contratados. Nestes casos, centralizar todas as tarefas e alinhar os envolvidos pode demandar muito da equipe de RH. Além disso, atualmente as empresas têm o desafio adicional de fazer onboardings remotos, ou em um esquema de trabalho semi-presencial.

Nesse sentido, a coordenadora de Cultura e Employee Branding da Pipefy afirma que “é essencial ter um processo estruturado para oferecer todas as ferramentas e informações necessárias aos novos funcionários”. Por isso, empresas usam softwares de gestão de RH para alcançar esse objetivo, centralizando, acompanhando e automatizando tarefas e responsabilidades. 

Muitos profissionais relatam que o onboarding deles foi informal e reativo. Portanto, se sua empresa oferece um onboarding de funcionários estruturado e consistente, já está em grande vantagem. Da mesma forma, se o seu RH puder focar mais nas pessoas e menos na burocracia, as chances de ver os novos funcionários felizes e produtivos aumentam bastante.

“Não precisar correr atrás de candidatos e outros envolvidos facilita muito nosso trabalho. Esse foi o mundo ideal que sonhamos para recrutamento e o que nos motivou a implementar o Pipefy.”

Milene Almeida, Business Partner da Área Comercial do James

Veja como o James Delivery, uma empresa de tecnologia brasileira em expansão, centralizou e automatizou seu processo de onboardingLeia o estudo de caso

O sucesso da orientação e do onboarding de funcionários requer muitas etapas e envolve mais de um departamento. Por isso, é crucial que você adapte o processo conforme sua empresa cresce, e que a equipe de RH aprenda cada vez mais sobre seus funcionários.

Aqui estão algumas dicas que podem ajudar:

  • Não deixe ninguém para trás. Centralize todas as tarefas e responsabilidades em um único lugar, para poder acompanhar cada novo funcionário e coordenar o onboarding dele com outros departamentos.
  • Padronize para repetir. Crie listas de verificação fáceis de seguir para padronizar seus processos de onboarding e orientação.
  • Aproveite a tecnologia. Escolha uma ferramenta para automatizar tarefas repetitivas e SLAs, e para agendar notificações automáticas.
  • Busque melhorias contínuas. Registre e acompanhe todas as etapas para aprimorar esse processo de forma contínua.
  • Vá com calma. Não sobrecarregue o funcionário recém-contratado. Dilua as informações ao longo do tempo, e ofereça diferentes oportunidades de treinamento.

Saiba mais como desenvolver um fluxo de trabalho otimizado no nosso Guia completo para um novo onboarding de funcionários.

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Pipefy é uma plataforma no-code de gerenciamento de fluxos de trabalho que auxilia na padronização e automação dos workflows de vários processos de RH. O software permite que você escolha prazos para atividades, alertas de SLA e delegue tarefas para os responsáveis por acompanhar a jornada de novos funcionários. Assim, nenhum colaborador ficará esquecido. Automatize tarefas repetitivas definindo gatilhos para executar cada ação, e integre a plataforma com o software que seu time de RH já usa. 

Você também pode aproveitar essa ferramenta para conectar diferentes departamentos e melhorar a comunicação geral, garantindo mais consistência no tratamento dispensado a cada novo funcionário. Além disso, é possível extrair dados dos seus workflows, e usar painéis de controle para melhorar seus resultados de forma contínua.

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Escrito por
Giovanni Riva
Graduated in Business Administration, he spent 5 years working in the 3rd sector, before joining Pipefy to start the commercial area of the company. After developing the Pipefy Young Guns Trainee program, today he is responsible for employer brand and talent acquisition of Pipefy.

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