Priorizar um diálogo claro e constante entre líderes e colaboradores é essencial para o sucesso de toda empresa. Para garantir que esses encontros sejam estruturados da maneira correta, a reunião one-on-one se tornou uma das principais tendências do mercado.
No entanto, é evidente que o excesso de reuniões tem tirado o foco dos profissionais e tomado bastante tempo de outras atividades – talvez até mais importantes.
Segundo esse estudo da University of North Carolina citado pela Harvard Business Review, 65% dos executivos entrevistados disseram que as reuniões os impedem de terminar seu trabalho, e 71% afirmaram que suas reuniões são improdutivas e ineficientes.
Mas, afinal, como tornar reuniões one-on-one benéficas para as equipes? No que elas consistem, e qual é o melhor caminho para implementá-las? Trouxemos neste artigo respostas para estas e outras questões relacionadas ao modelo de reunião 1:1, que é cada vez mais popular no mundo corporativo.
O que é uma reunião one-on-one?
Por mais que o contato entre as lideranças e os profissionais do time seja parte do cotidiano das organizações, é papel da área de Recursos Humanos garantir que essa interação seja eficiente, traga feedbacks construtivos e seja pautado pela praticidade. Tudo isso, alinhado aos objetivos do negócio.
A reunião one-on-one se destaca nesse sentido por aproximar as pessoas da empresa, ajudá-las a entender melhor as demandas da equipe e orientar o próprio desenvolvimento pessoal.
Também chamada de reunião 1:1, 1 on 1 ou 1 a 1, esse modelo pode ser definido pelos encontros que ocorrem apenas entre duas pessoas: colaborador e seu gestor direto. Trata-se de uma oportunidade para trocar críticas e sugestões, abordar detalhes de projetos ou alinhar questões importantes.
Os assuntos tratados variam de acordo com o contexto de trabalho. Mas podemos dizer que o foco desses encontros é sempre proporcionar um momento particular e construtivo de trocas.
Dessa forma, o líder consegue entender melhor as dinâmicas e orientar os profissionais do seu time em relação ao próprio trabalho e em relação aos desafios da equipe.
Quais os benefícios e importância da reunião 1:1?
Quando o RH estabelece uma cultura de reunião one-on-one e os líderes sentem-se motivados para a sua realização, uma série de benefícios são gerados à empresa e seus colaboradores. Os principais são:
Aproximação entre gestor e colaborador
O engajamento entre gestores e colaboradores é essencial para que a organização atinja seus objetivos. Nesse tipo de reunião, as duas partes interagem em pé de igualdade, e existe privacidade para que certos assuntos sejam tratados – inclusive, questões pessoais que possam vir à tona.
Esse tipo de dinâmica proporciona uma relação mais próxima, que se torna mais harmoniosa e aberta para trocas e feedbacks honestos.
Solução mais rápida de problemas
Graças à proximidade proporcionada por essa estrutura de conversa 1 a 1, fica mais fácil identificar gargalos e pensar conjuntamente – e rápido – em como solucioná-los. Nada como abordagens diretas para resolver um problema que afeta a maioria das empresas: as falhas de comunicação entre profissionais.
Segundo o Project Management Institute (PMI), as falhas de comunicação são um problema para 64% das empresas brasileiras, em pesquisa realizada pela organização com 184 empresas do país. Nas reuniões one-on-one, esses ruídos podem ser desfeitos em poucos minutos – e problemas, finalmente resolvidos.
Momento privado para troca de feedbacks
A estrutura de feedback da reunião one-on-one é privativa. Isso deixa os profissionais mais à vontade para compartilhar suas percepções honestas sobre o ambiente de trabalho. Ou seja, há mais franqueza e segurança para abordar pontos de desenvolvimento necessários.
Vale lembrar que esse tipo de feedback é essencial para avaliações de desempenho, porque são momentos em que os profissionais identificam habilidades que podem ser desenvolvidas ou que precisam ser reconhecidas.
Coaching de colaboradores
Mais que uma reunião de feedback, o encontro 1 on 1 dá mais espaço para que o líder guie o colaborador, ofereça orientações sobre seus projetos, entenda melhor suas competências, avalie sua performance e ajude a desenvolver suas habilidades. É, de certa forma, uma espécie de “micro treinamento” para o sucesso dentro da equipe.
Quer melhorar seus processos de RH mas não sabe por onde começar? Confira nosso Guia Prático para Gestão de Processos de RH.
Como fazer reuniões one-on-one: conheça as melhores práticas
Mesmo que a reunião one-on-one seja restrita a líder e liderado, cabe ao RH implementar esse ritual na cultura organizacional e garantir sua manutenção como uma ação regular no ambiente de trabalho.
Em geral, recomenda-se que esses encontros não sigam um padrão rígido, para que as trocas ocorram naturalmente e sejam mais francas. Por outro lado, é bem importante que exista uma rotina para essas reuniões.
Afinal, por mais que o formato da reunião seja flexível, os colaboradores precisam enxergá-la com seriedade e compreender a importância dela para a estratégia da empresa. Por isso, identificamos as melhores práticas para implementar uma cultura de 1 on 1 na sua empresa com mais eficácia:
- Torne a reunião one-on-one parte da rotina da equipe;
- Garanta que os encontros façam parte da agenda de cada profissional;
- Defina o local e estipule a duração de cada encontro;
- Estabeleça uma frequência para as reuniões com cada membro do time;
- Tenha um roteiro ou pauta de questões para serem abordadas;
- Estimule a redação de pequenos sumários dessas reuniões – que podem ou não ser registrados em uma plataforma específica.
Não importa se você vai promover reuniões remotas ou encontros presenciais: o ideal é que elas se estabeleçam na cultura organizacional e tenham a sua relevância reconhecida por toda a equipe. Também é importante não deixar que essas reuniões se tornem longas demais, e deixem colaboradores irritados por perderem tempo.
Pense nas perguntas
Neste artigo para a Harvard Business Review, o pesquisador Steven G. Rogelberg, da University of North Carolina Charlotte, aponta que o mais importante é que as reuniões de one-on-one sejam consideradas pelos gestores “um espaço focado em reportar fatos diretamente e de forma explícida”.
Assim, a reunião deve ser centrada em tópicos relacionados às necessidades, preocupações e expectativas dos colaboradores. Ele sugere os seguintes tópicos para um eventual roteiro desses encontros:
- Preferências de trabalho: conte sobre o melhor gestor que você já teve. Por que o suporte dessa pessoa era útil e efetivo?
- Bem-estar e engajamento: qual é a sua parte favorita do trabalho? E a que menos gosta? Quais são os obstáculos e preocupações que você identifica? Tem algo te atrapalhando agora? Como posso ajudar?
- Cultura e dinâmica do time: que aspectos da cultura do time você acha que devemos manter, mudar ou melhorar?
- Ideias: que feedback que eu poderia dar ajudaria você em suas atividades, projetos e habilidades? Você quer mais ou menos coaching ou direcionamentos da minha parte?
- Desenvolvimento de carreira: o que você se vê fazendo em cinco anos? Que trabalho que você faz hoje se alinha mais com seus objetivos a longo prazo?
- Conexões pessoais: quais são seus podcasts, livros ou hobbies favoritos?
Para além desse roteiro sugerido, preparamos um manual de boas práticas para que essa reunião seja bem-sucedida – do planejamento à execução:
Defina os objetivos da reunião
É sempre bom chegar na reunião com um roteiro rascunhado (como o modelo acima, ou outro, dependendo das suas necessidades). Isso evita perda de tempo dos dois lados ou conversas prolixas.
Anote na sua agenda o que precisa ser discutido. Quais soluções precisam ser definidas e que informações você precisa coletar daquele membro do time. Vale dividir essa “pauta” com o colaborador antes da data do encontro, para que ele se prepare e providencie rapidamente o que for necessário.
Prepare-se antecipadamente para os feedbacks
A pessoa do seu time pode abordar diversas questões na reunião. Por isso, o líder deve ser flexível para lidar com diferentes temas, mas também é importante que exista uma preparação. Assim, essa pessoa não fica a ver navios – ou esperando em um silêncio constrangedor – caso peça a opinião do gestor.
Além de ter empatia e procurar saber como está a rotina do colaborador, o gestor também deve estar aberto e pronto para ouvir feedbacks. Isso significa lidar bem com possíveis críticas ou sugestões sobre seu estilo de liderança. É importante, nesse caso, tratar tudo com educação e profissionalismo, sem reatividade.
Estabeleça um ambiente acolhedor
Tão importante quanto ser ouvido é saber ouvir. Pessoas que fazem parte do time devem sentir que suas falas são valorizadas e convertidas em ações reais. Do contrário, não vão querer trocar feedbacks no futuro.
À liderança, cabe prestar atenção e absorver o que a outra parte levanta no encontro. Só isso viabiliza um relacionamento bem-sucedido com a equipe, e permite compreender melhor soluções e orientações necessárias para cada integrante do time.
Facilite a conversa
Líderes precisam deixar as formalidades de lado nos encontros 1:1. A conversa deve ser o mais natural possível para que os participantes sintam-se à vontade. Essa é uma maneira de deixar os colaboradores mais abertos para compartilhar necessidades e opiniões.
Também significa que a liderança está livre para contar suas próprias histórias e trazer problemas que conseguiu enfrentar. Essa, aliás, é uma boa forma de criar empatia e inspirar a sua equipe a lidar com suas próprias questões.
Acompanhe o progresso com follow-up
Vale a pena estabelecer, ao final da reunião, um plano de ação. Anote um conjunto de tarefas práticas que devem ser tomadas pela pessoa da equipe ou pela liderança e a linha do tempo dessas ações. Assim, fica mais fácil transformar o discurso em melhorias concretas, e dar alguma previsibilidade para as soluções esperadas.
Se você achar melhor, pode também anotar essas informações em tópicos e dividi-los em um email ou mensagem à pessoa da equipe com quem acabou de conversar. Marque imediatamente, se for necessário, outras reuniões de acompanhamento e pontos de controle.
Como criar um processo eficiente de gestão dos colaboradores
Todas essas boas práticas podem ajudar você a garantir reuniões one-on-one mais eficientes. No entanto, não é só de boas estratégias que são feitos os processos de excelência. Boas ferramentas de RH também ajudam a dar mais visibilidade, controle e, consequentemente, eficiência à sua execução.
Pipefy é a melhor solução disponível para criar e otimizar o processo de gestão de colaboradores da sua empresa. Trata-se de uma plataforma fácil de usar e que não demanda qualquer conhecimento de programação para a montagem rápida de fluxos de trabalho estruturados.
Com Pipefy, todos os membros da equipe de RH e de outros departamentos conseguem ter acesso a todas as atividades em curso no processo de gestão de colaboradores – e às informações relevantes para cada uma.
Automações muito fáceis de configurar também dispensam a redação manual de emails ou a comunicação direta com colaboradores para que acompanhem o status de seus planos de desenvolvimento, por exemplo.
Além disso, alertas pré-definidos evitam que prazos sejam perdidos – e é possível conectar esse e outros processos de RH aos processos de outros departamentos da empresa.
