Onboarding de Colaboradores no Pipefy: saiba como criar o processo ideal

Ian Castelli

O onboarding de colaboradores bem-estruturado é crucial para criar uma experiência positiva para os funcionários que entram em qualquer empresa. É de responsabilidade do time de Recursos Humanos proporcionar um onboarding eficiente, que apresente a história e cultura da organização, as pessoas certas e que garanta que o novo colaborador comece seus primeiros dias motivado.

Para tanto, é preciso se atentar ao fluxo do processo de onboarding, já que ele depende de validações e contatos com outros times, como TI, Financeiro e outros, o que pode se tornar um problema se as informações do colaborador estiverem espalhadas em diferentes locais. Neste artigo, vamos analisar o passo a passo do processo de onboarding, e entender como implementá-lo de forma eficiente no Pipefy.

1. O começo de uma nova jornada na empresa

Também conhecido como integração de funcionários, este processo dá continuidade ao fluxo de recrutamento e seleção na jornada do colaborador, efetivamente dando boas-vindas às novas pessoas que começam a trabalhar na empresa. Ele é importante pois reúne documentos essenciais, é o ponto de partida para checkpoints com o time e garante que o funcionário tenha os acessos e equipamentos necessários. Ele também ajuda a fomentar um sentimento de inclusão e motivação no colaborador. 

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Um onboarding bem-sucedido é importante tanto para a empresa como para o funcionário. Para a organização, é ideal que o colaborador se sinta em casa o mais rápido possível, que assimile todas as novas informações e se sinta seguro para desempenhar o seu papel. Para o colaborador, é fundamental ser bem orientado e treinado nas primeiras semanas.

Times de RH fogem a todo custo da temida experiência negativa de onboarding. Como diz o ditado: a primeira impressão é a que fica. Se o processo for desorganizado, confuso e incapaz de gerar engajamento, os profissionais eventualmente ficarão propensos a sair da empresa em busca de um ambiente mais acolhedor e estruturado. Para evitar este cenário, é necessário conhecer de perto as dores de RH e saber como mitigá-las. 

2. Como enfrentar os desafios do onboarding

Com a ascensão dos modelos de trabalho híbrido e remoto, os desafios de um onboarding eficiente se tornaram um pouco mais complexos. Por ser essencialmente um processo que envolve vários departamentos (RH, TI, Financeiro), é imprescindível que todas as partes estejam sempre em sintonia e que as informações compartilhadas sejam facilmente rastreáveis.

Entre as dores mais comuns do onboarding de colaboradores, podemos listar:

  • Prazos pouco claros
  • Falta de padronização no recebimento de informações
  • Falta de visibilidade do status do onboarding dos colaboradores
  • Trabalhos manuais repetitivos e constantes verificações com outros times
  • Comunicação espalhada em diferentes canais dificultando rastreabilidade

Para solucionar tais problemas, assim como automatizar grande parte da operação e integrar com outros sistemas (ATS, HRMS e ERPs), é preciso ter uma plataforma dedicada para o onboarding. 

Com um processo implementado no Pipefy, departamentos de RH obtêm:

  • Padronização: os procedimentos corretos são seguidos por todos os envolvidos com uma estrutura clara e definida, evitando esquecimento de informações e problemas como como colaboradores não terem acesso aos emails, softwares e equipamentos.
  • Escalabilidade com automação: escale o onboarding de colaboradores sem perder o toque humano que é tão essencial neste processo. Foque no acolhimento e deixe o trabalho manual ser automatizado.
  • Integração com processos e sistemas: conecte processos relacionados para compartilhar dados e integre outras plataformas para obter um fluxo contínuo e centralizado. 

Além destes benefícios, ao ter um processo de onboarding de colaboradores bem-estruturado e digitalizado, o time de RH pode acompanhar melhor status e métricas centralizadas, com fácil acesso ao histórico de informações, de modo que o onboarding sempre pode ser aperfeiçoado.

O processo de modernização [do onboarding] trouxe melhorias não só para nós, mas também para os novos funcionários, que formam suas primeiras impressões sobre a empresa. Fazer com que eles se sintam bem-vindos é crucial para que se sintam em casa”.

Neila Nascimento, Tech Recruiter da VTEX.

3. Como construir um processo de onboarding fluido e eficiente

Na Galeria de Templates do Pipefy, você encontra um modelo de processo de onboarding de colaboradores que funciona como ponto de partida para maiores customizações. Este fluxograma representa parte deste template básico, com algumas adições de fases:

Veja a imagem em alta resolução

Lembre-se de que este é o começo (e uma versão simples) de como um fluxo de onboarding pode ser feito dentro no Pipefy; tudo depende das necessidades e da complexidade do seu processo. Vamos conferir cada uma das fases e aprender a enfrentar os desafios listados!

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Antes de prosseguirmos, é importante ressaltar que o onboarding é dividido em dois momentos: administrativo e apresentação/treinamento. No primeiro, o foco está na chegada prévia do colaborador (documentação e assinaturas) e envolve a colaboração entre times. O segundo é focado na integração e desenvolvimento do colaborador, em que o RH introduz ao funcionário a cultura da empresa e o prepara para os primeiros passos.

No exemplo que vamos analisar aqui, falamos destes dois momentos dentro de um fluxo contínuo, já que ambos fazem parte do onboarding de colaboradores. Além disso, abordamos principalmente o onboarding remoto e digital dos colaboradores, porém as etapas mencionadas aqui também são utilizadas em um onboarding presencial. 

Etapa 01: Documentação

O processo de onboarding começa muito antes de o colaborador entrar na empresa de fato, pois é preciso reunir uma série de documentos, verificá-los cuidadosamente, e, no caso do trabalho remoto, enviar os equipamentos para o funcionário antes do dia um. Com um checklist de onboarding bem definido, é fácil seguir todos os passos. 

Uma vez que o candidato é aprovado no processo de recrutamento (que, inclusive, pode ser conectado ao onboarding), é hora de lidar com as questões legais da contratação. Neste primeiro momento, é essencial ter o registro de todas as informações do colaborador.

Reunir documentos pode levar tempo, especialmente se a comunicação com as pessoas não é eficiente, é descentralizada e se não há um modo padronizado para receber as informações. Por isso, a necessidade de um sistema dedicado para o RH já desponta aqui.

Um card para cada novo colaborador

Neste modelo do Pipefy, cada colaborador é representado por um card. O card é exibido em um quadro Kanban e é movido (automaticamente ou manualmente) pelas fases do processo até a sua conclusão. Sempre que um card novo é criado, ele cai na primeira fase do processo, que no onboarding é justamente Documentação (você pode modificá-la como quiser). 

Existem alguns modos de criar um card no Pipefy: 

  • Formulário Público: compartilhe um formulário externo com o time de RH e líderes de times para que eles insiram os dados de cadastro do colaborador. O formulário possui  campos obrigatórios e condicionais (que aparecem ou somem conforme as respostas), garantindo que os dados essenciais sejam coletados. Isso facilita o processo de onboarding de funcionários, o que ajuda a aumentar retenção e produtividade nos primeiros meses
  • Integrações: integre o Pipefy com outro software HRM. Desse modo, toda vez que um novo cadastro é criado em plataformas como BambooHR, Peoplesoft, Gupy e outros, um novo card é criado no Pipefy. 
  • Conexões: conecte outros processos de RH com o de onboarding de colaboradores. Por exemplo, quando um candidato for aprovado no processo de recrutamento e seleção, um card é criado no processo de onboarding. 

Seja como for realizada a inserção de um novo colaborador, o card deverá seguir as etapas do processo estabelecidas por você. Logo, você obtém controle e visibilidade das informações com fácil acesso em um único lugar. 

Emails automáticos e dinâmicos 

Uma aliada na comunicação com colaboradores é a automação de emails. Com o Pipefy, você pode automatizar o envio de um email, o que quer dizer que emails são disparados automaticamente e com campos preenchidos especificamente para o colaborador. 

Basta você definir o gatilho de disparo, criar o modelo de email e configurar quais campos são pré-preenchidos com os dados do colaborador. Por exemplo, na fase Documentação, nós queremos receber diferentes documentos do funcionário, e garantir que todos eles foram enviados corretamente. 

Para tanto, podemos criar um template de email em que toda vez que um novo card é criado um email é disparado para o colaborador solicitando o envio de documentos como RG/CPF, CNH, carteira de trabalho, comprovante de residência etc. Toda essa informação é atrelada ao card e segue no decorrer do processo. 

🔔 Dica: Você pode criar um formulário de fase e compartilhar o link com o colaborador. Desse modo, a pessoa vai acessá-lo e fazer o upload de documentos diretamente no formulário, que por sua vez vai atrelá-los à fase em que o card se encontra. Assim, todas as informações desejadas são corretamente enviadas. 

Etapa 02: Verificação de Documentos e Revisão

Quando o funcionário enviar os documentos, é preciso verificar se todas as informações estão corretas. É hora do time de Recursos Humanos elaborar o contrato, conversar sobre o modelo de trabalho e dar continuidade à assinatura dos documentos. 

É aqui que o contrato de trabalho é assinado de fato, e, portanto, todas as dúvidas do colaborador devem ser esclarecidas, como perguntas sobre férias, folgas, horários de trabalho, regras de vestuário, confidencialidade de informações, entre outros. 

Designação automática de responsáveis

No Pipefy, você pode criar regras para designar automaticamente um analista do time de RH para cada funcionário, de acordo com os critérios que você definir. Por exemplo, sempre que um contrato PJ for realizado, quem deve assumir a tarefa é a Anne, porém quando o contrato for CLT, quem elabora o contrato é o Luiz. 

Na falta de algum documento, o colaborador deve ser comunicado (o que pode ser feito por meio do email dentro do próprio card), e o card pode ser movido para a fase Revisão, até que todos os dados estejam corretos. 

Envio automático de contrato e assinaturas digitais 

Em um processo de contratação digital, o contrato é enviado por email. É possível integrar o Pipefy a um software de assinatura digital como o DocuSign para enviar e receber o contrato diretamente no card do colaborador, garantindo centralização total de documentos. 

É claro, antes de enviar o contrato, o salário deve ter sido previamente acordado com o gestor e o time Financeiro, responsável pelo budget do departamento. Caso ainda haja necessidade de concessões na negociação, toda a comunicação pode ser feita pelo Pipefy, diretamente no card do colaborador, com comentários e emails trocados entre o time interno. 

Etapa 03: Envio de Equipamentos

Após o contrato ser assinado, é hora de solicitar o envio de equipamentos, como fones, mouses e computadores. É aqui que o time de TI entra em ação, e deve analisar as necessidades do novo colaborador com base no time e cargo. 

Por exemplo: para equipes de Design, é preciso enviar computadores específicos para as demandas do time. Em Engenharia, os colaboradores podem precisar de máquinas mais robustas. Outras responsabilidades do time de TI também ocorrem neste momento, como criação do email do colaborador e acesso aos softwares da empresa. 

Banco de dados

Com o recurso de databases (ou banco de dados) do Pipefy, você pode criar um acervo digital com todos os produtos registrados pela empresa. Desse modo, o time de TI pode selecionar um dos equipamentos disponíveis na lista do banco de dados da organização.

Este é apenas um exemplo de como um database pode ser utilizado. Outro recurso bastante comum é transformá-lo em um registro interno de colaboradores, de modo que todas as informações dos membros da empresa sejam facilmente encontradas. Logo, sempre que solicitações de funcionários são abertas, você já possui todos os dados. 

Integrações 

Novamente, é possível integrar o Pipefy com plataformas externas de sua preferência. Por exemplo, com o Zendesk, caso os tickets de registro e controle de equipamentos sejam realizados diretamente nele. Se o time de TI não tiver acesso ao Pipefy, não há problema, visto que você pode integrá-lo como quiser com demais sistemas.

Etapa 04: Primeira Semana e Primeiro Mês

O primeiro dia do colaborador é quando o onboarding é efetivamente iniciado para ele, e cabe ao RH garantir que a enxurrada de informações que ele receberá seja devidamente digerida. Seja qual for a empresa em que você trabalhe, alguns passos aqui são obrigatórios , independentemente do tamanho ou ramo da organização.

É preciso agendar um horário com as lideranças, com o time de TI e apresentar a cultura da empresa. Seja digital ou presencial, o onboarding normalmente é realizado em pequenos grupos, seguido de um treinamento. O treinamento, por sua vez, envolve a introdução das ferramentas usadas pela empresa e do próprio produto/serviço da organização.  

É de responsabilidade do RH proporcionar a melhor experiência de boas-vindas, apresentando o colaborador presencialmente ou por emails, Slack, Microsoft Teams etc. O analista de RH deve elaborar o roteiro dos primeiros dias e realizar follow-ups seguidos, com o objetivo de engajar e causar uma boa impressão, já que queremos criar um primeiro impacto positivo. 

“Nossas equipes podem ver quantos funcionários vão começar em uma determinada data, e isso torna ainda mais fácil controlar o estoque e agendar entregas. Portanto, tudo estará pronto quando o novo colaborador chegar”.

Neila Nascimento, Tech Recruiter da VTEX

Facilidade para agendar reuniões 

Dentro do Pipefy, é possível criar uma integração com o Google Calendar, por exemplo, e agendar todas as reuniões diretamente no card do colaborador. Desse modo, é muito mais fácil criar todos os eventos necessários e notificar envolvidos, centralizando as informações no fluxo do processo de onboarding. 

Nenhuma data fica para trás 

Crie alertas de prazos no Pipefy e visualize em qual estágio do onboarding cada colaborador está. Desse modo, você obtém lembretes e aciona automaticamente outras pessoas do time, caso necessário. Além disso, é possível criar automações baseadas em datas. Por exemplo, quando a data onboarding chega ao final, o card é automaticamente movido para a fase de feedback e o colaborador recebe um formulário.  

Etapa 05: Avaliação do Onboarding e Fechamento de Experiência

Após a finalização do onboarding, é hora de saber a opinião do colaborador e identificar pontos de melhoria no processo. Por isso, é de praxe aplicar uma pesquisa de satisfação sobre a experiência inicial, com perguntas sobre a eficácia do treinamento, duração dos encontros, materiais utilizados, nota do onboarding e demais comentários. É importante demonstrar cuidado e disponibilidade para facilitar a assimilação do colaborador. 

Mesmo após o término do onboarding inicial, o colaborador ainda está no período de experiência e por isso é recomendado que outro acompanhamento seja realizado pelos próximos três meses. Esse novo acompanhamento deve ser feito envolvendo diretamente o gestor do departamento, que deve informar o período de adaptação do funcionário mês após mês. 

Feedbacks coletados de modo rápido e unificado

Com os templates de email, é possível enviar um email automático para cada colaborador que concluir o onboarding. Neste email, você pode inserir um link para um formulário público, e incluir nele todas as perguntas que quer saber sobre a experiência do funcionário. Assim as respostas são enviadas diretamente para o card do colaborador. 

Processos conectados

Como mencionamos, o período de adaptação é muito maior do que os primeiros dias, por isso é necessário acompanhar o funcionário. Este acompanhamento normalmente é realizado pelo gestor do setor, e é um processo que pode ser conectado ao onboarding. 

Além disso, vários outros processos podem ser conectados, compartilhando os mesmos dados do colaborador em fluxos de trabalho diferentes. Deste modo, os times de RH, TI e Financeiro trabalham juntos, garantindo visibilidade e centralização de informações para todos os setores.

4. De olho nas métricas de sucesso de onboarding 

Medir o sucesso do onboarding é essencial para aperfeiçoá-lo. Por isso, certifique-se de medir e definir corretamente os dados que você quer analisar para impulsionar a experiência de seus colaboradores. Veja quais métricas você não pode deixar escapar:

  • Retenção de funcionários: o aumento de turnover é algo que nenhuma empresa quer e é preciso ficar de olho tanto na métrica como em quais funcionários estão deixando a organização.
  • Satisfação dos colaboradores: por meio de formulários (anônimos ou não), é possível estabelecer um nível de satisfação dos funcionários, e identificar especialmente o que os novos colaboradores sentem em relação à empresa. 
  • Retenção de pessoal por gestor: verificar a retenção de pessoal por gestor e olhar para o índice de rotatividade de times, e assim identificar os motivos que estão afastando ou retendo mais as pessoas.
  • Treinamento e engajamento: é importante verificar se as pessoas engajaram de fato no onboarding, se leram os materiais, assistiram aos vídeos e se fizeram os treinamentos sugeridos por completo. 

Estes são alguns dos exemplos mais comuns, porém vale se atentar a outras métricas que podem ser mais específicas ao cenário da sua organização, como nível de adesão a determinadas ferramentas, por exemplo. 

Painéis e relatórios

Dentro do Pipefy, você pode utilizar o recurso de painéis para medir as métricas que desejar, criando gráficos em formato de tabelas, barras, pizza e muito mais. Não é necessário nenhum conhecimento de código para adicionar ou remover os gráficos, bem como para criar relatórios customizados. Isso garante autonomia na análise de dados e velocidade na operação.

Com os relatórios, é possível extrair dados do onboarding em formato de tabela e até mesmo exportá-los para XLS no Excel. Portanto, fica fácil visualizar quantos onboardings foram feitos por departamento, o número de colaboradores novos, tipos de contrato e muito mais. 

5. As melhores práticas de qualquer onboarding

Quando falamos em um processo eficiente, ágil e que economize tempo do RH ao mesmo tempo em que mantém um toque pessoal e próximo com as pessoas, precisamos criar um fluxo adequado. Os melhores processos de onboarding são: 

  1. Processos automatizados que agem como fonte única de informação para todos os departamentos envolvidos (RH, TI e Financeiro).
  2. Processos digitalizados à prova de erros que garantem eficiência e compliance, proporcionando alinhamento entre times e uma experiência positiva.
  3. Consistentes e padronizados em toda a sua cadência, o que permite que os dados sejam analisados de igual para igual independente do colaborador.
  4. Uma relação, e não somente processo, já que é preciso garantir que o funcionário fez a escolha correta e que será bem-recebido. 
  5. Constantemente acompanhados e organizados, já que é papel do RH manter as pessoas engajadas e cientes de que você está lá para ajudá-las no período de adaptação. 

O Pipefy é a solução para onboarding de colaboradores que impulsiona times de RH com um processo facilmente automatizado e padronizado. Funcionários, candidatos, gestores e diferentes times se beneficiam de um fluxo organizado e integrado. Inspire confiança e faça com que seus novos funcionários se sintam em casa no dia um com uma experiência de onboarding impecável.

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Ian Castelli

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