Descubra como o líder global da indústria nutracêutica economiza mais de 2000 horas por mês com processos otimizados e automatizados
Nutracap Labs é um fabricante de suplementos nutracêuticos e dietéticos com sede em Atlanta, Geórgia. A empresa é especializada no encapsulamento e na produção de suplementos, nutrição esportiva e formulação de produtos. Hoje, a Nutracap é líder na indústria de produção nutracêutica global.
Setor: Manufatura
Tamanho da Empresa: 300+ funcionários
Departamentos usando Pipefy: Pesquisa e Desenvolvimento (R&D), Vendas, Operações de Vendas, Operações, Controle de Qualidade, Financeiro e Recursos Humanos.
Processos no Pipefy: Onboarding/offboarding de funcionários, Planejamento do trabalho, Rastreamento de produtos finalizados, Customer success, Design de etiquetas, Laboratório de amostras, Processo de compras, Aprovação de compras financeiras e Processo de ordem de produção, entre outros.
A Nutracap Labs iniciou um plano de crescimento e transformação digital em 2020, com o objetivo de desenvolver novos produtos e marcas e ao mesmo tempo expandir sua presença no mercado dos EUA. A estratégia introduziu novos desafios, como melhorar a eficiência geral da empresa, centralizar dados e simplificar fluxos de trabalho.
Antes de decidir contratar um software de gerenciamento de processos, as equipes da Nutracap Labs executavam seus processos estritamente em aplicativos do Google, como Gmail e Planilhas Google. As equipes perdiam muito tempo com tarefas manuais e procurando informações dispersas entre documentos. Isso criava silos de dados e prejudicava a visibilidade da equipe sobre suas operações, atrasava processos e induzia erros que afetavam a capacidade de tomada de decisão. Além disso, a falta de organização dificultava não só o processo de auditorias, como também o cumprimento das diretrizes da FDA (Food and Drug Administration).
Scott Olsen, Diretor de Desenvolvimento de Pessoas da Nutracap Labs, sabia que, para que a empresa prosperasse em um ambiente competitivo e em rápida mudança, ela precisava encontrar uma solução simples e fácil de navegar que funcionasse para todos os departamentos.
A Nutracap Labs escolheu a Pipefy como parceira em seu processo de transformação digital porque estava procurando um software personalizável que tivesse funcionalidades como atribuições automáticas de tarefas, integrações de softwares e Salesforce, painéis, um aplicativo compatível com dispositivos móveis, funções administrativas e SSO (single sign-on).
Além de atender a todos os requisitos estabelecidos pela liderança, a experiência da Nutracap com as soluções e o time de Customer Success da Pipefy convenceu a empresa de que a plataforma de gerenciamento de processos no-code da Pipefy era a única opção.
Em maio de 2021, a Nutracap Labs implantou o Pipefy em seus departamentos de OPS, RH e TI. A empresa tinha dois objetivos principais: 1) melhorar os processos existentes e 2) criar novos fluxos de trabalho do zero.
A empresa precisava otimizar diversos tipos de processos, como solicitações de manutenção, solicitações de férias, integração de funcionários e suporte técnico. A Nutracap tomou a decisão estratégica de começar com os processos existentes para que seus funcionários pudessem se familiarizar com a plataforma antes de desenhar novos processos e fluxos de trabalho.
A notável adaptabilidade do Pipefy, aliada à sua extensa coleção de templates prontos para usar, permitiu que a mesma ferramenta fosse usada por diversas equipes. Ao aproveitar sua interface intuitiva sem código, a solução libera os usuários empresariais da dependência da equipe de TI, agilizando a implementação e manutenção de processos.
Em um mês, a Nutracap estava pronta para acelerar processos adicionais e mais complexos, incluindo aprovações de gastos, design de etiquetas e amostragem de R&D. A essa altura, aproximadamente 20% dos funcionários da Nutracap Labs usavam o Pipefy para gerenciar 13 processos.
O rápido tempo de implementação e os recursos de segurança do Pipefy desempenharam um papel fundamental na decisão da empresa de adotar o software. “Precisávamos de uma solução rápida e segura que nos permitisse construir, implementar e ajustar à medida que avançávamos. Quanto mais desenvolvíamos, mais percebíamos que poderíamos envolver todos os membros da equipe no processo, o que acelerou nosso desenvolvimento”, explica Olsen. De acordo com o diretor, a interface amigável da plataforma e os recursos no-code permitiram que os colaboradores da Nutracap Labs começassem a usar o Pipefy imediatamente e desenvolvessem novos processos do zero com facilidade.
Em um ano de implementação, mais de 50% dos funcionários da Nutracap usavam o Pipefy diariamente. Hoje, a Nutracap Labs utiliza o Pipefy para gerenciar e automatizar 45 processos em toda a empresa.
Alguns deles incluem:
Através da automação, os funcionários da Nutracap Labs economizam 1.392 horas por mês, enquanto mais de 470 horas são economizadas mensalmente com o uso de templates de e-mail. As mais de 3.262 conexões entre pipes economizam 272 horas adicionais por mês e garantem que os processos sejam orquestrados e os silos entre departamentos sejam dissolvidos. No total, a Nutracap Labs economiza em média 2.135 horas mensais, resultando em um Retorno do Investimento de 546%.
Hoje, os funcionários economizam tempo automatizando tarefas manuais e repetitivas, enquanto os gerentes observam aumentos na eficiência e visibilidade da equipe, bem como uma diminuição nos prazos de entrega de SLA. “A Nutracap continua crescendo e agora temos oito unidades em Atlanta. Quatro deles são para manufatura, onde já tivemos problemas de silos entre as unidades. Com o Pipefy, conseguimos eliminar esses silos digitalmente e agora podemos controlar e gerenciar nossos processos do início ao fim, o que melhora o senso de responsabilidade em toda a empresa.”, diz Olsen.