Agilize economiza 3.500 horas de trabalho manual com Pipefy

A Agilize enfrentava o desafio de escalar uma operação contábil complexa em um cenário de crescimento acelerado, recebendo cerca de 200 novos clientes por mês. Cada processo de abertura de empresa envolvia 37 etapas obrigatórias, o que gerava um volume massivo de documentos e dados difíceis de gerenciar de forma manual.

A utilização de planilhas de Excel e e-mails para controlar prazos e status resultava em falta de visibilidade e processos “bagunçados”. Além disso, a complexidade da legislação brasileira exigia um compliance rigoroso; sem ferramentas de controle adequadas, havia o risco de etapas intermediárias serem puladas, comprometendo a conformidade fiscal e gerando ansiedade nos clientes, que não tinham clareza sobre o andamento de suas solicitações.

A empresa adotou o Pipefy como sua plataforma central para converter planilhas em processos digitais padronizados. O fluxo principal de onboarding foi desenhado com todas as 37 fases conectadas, garantindo que diversos times fossem acionados automaticamente e que nenhuma etapa de compliance fosse ignorada.

Para resolver o gargalo da comunicação, a Agilize implementou automações que enviam notificações repetitivas aos clientes sobre pendências documentais. Além disso, integraram o Pipefy ao Google Sheets para criar uma linha do tempo exclusiva, onde o cliente pode visualizar a atualização de seu processo em tempo real. Essa autonomia no-code permitiu que a equipe estruturasse 97 processos ativos, integrando quase 100% da empresa na ferramenta.

A implementação do Pipefy transformou a eficiência operacional da Agilize, permitindo a gestão de 92 mil demandas mensais com alta previsibilidade. O uso de automações para o envio de 86 mil e-mails e a execução de 105 mil tarefas automáticas eliminou o trabalho manual repetitivo, permitindo que a equipe focasse na conformidade e no sucesso do cliente.

O impacto direto foi a redução drástica no volume de tickets de suporte, uma vez que os clientes passaram a ter visibilidade total sobre o status de suas aberturas de empresa. Com processos integrados e escaláveis, a Agilize consolidou sua capacidade de crescer mantendo a agilidade e a transparência que definem seu modelo de negócio.

A Agilize foi a primeira contabilidade online do Brasil, fundada em 2013 em Salvador (BA). A empresa une contabilidade e tecnologia para simplificar a burocracia para micro e pequenos empresários, gerenciando processos críticos de abertura de empresas, gestão tributária e transição de MEI para Microempresa para mais de 25 mil clientes em todo o país.