Hospital Pequeno Príncipe aumenta em 100% a captação de recursos com o Pipefy

Mais da metade do orçamento do Hospital Pequeno Príncipe depende de doações, o que torna a área de Novos Projetos uma engrenagem crítica para a sobrevivência da operação clínica. Até 2016, essa área operava com um CRM defasado e processos sustentados por planilhas, e-mail e papel. O histórico de cada investidor ficava preso à caixa de entrada do colaborador responsável: quando a pessoa saía de férias ou trocava de função, o relacionamento com o investidor se perdia.

À medida que a base de investidores sociais crescia, o modelo manual virava o teto da operação. Funil de vendas, contas a receber e onboarding de investidores eram tratados em ferramentas distintas, sem comunicação entre si. O resultado eram ruídos de comunicação, retrabalho e uma capacidade de captação limitada pelo esforço braçal da equipe. Escalar significava contratar mais gente para fazer o mesmo trabalho de sempre.

Em 2017, a equipe adotou o Pipefy para centralizar a operação em uma única plataforma. Hoje, são mais de 40 fluxos rodando dentro da ferramenta, conectando captação, relacionamento, financeiro e RH em um só lugar. Cada parceria fechada aciona automaticamente os times seguintes: o financeiro emite o contrato e cuida das contas a receber, enquanto o time de relacionamento executa o onboarding do investidor com os dados já integrados.

A flexibilidade no-code do Pipefy permitiu que a própria equipe desenhasse e iterasse os processos, sem depender de TI. O envio mensal de boletos, antes feito manualmente, passou a ser disparado automaticamente. O recrutamento e seleção, que era controlado em papel, migrou para formulários digitais e um funil único, em que cada candidato avança com regras claras de etapa. A operação ganhou rastreabilidade ponta a ponta e o histórico de cada investidor passou a ser ativo da instituição, não da caixa de entrada de um colaborador.

A automação das tarefas repetitivas devolveu tempo à equipe para o que realmente move a captação: relacionamento com o investidor. O financeiro reduziu em 65% o tempo gasto em rotinas operacionais, e o time de contratação cortou pela metade o ciclo de cada nova vaga, fôlego decisivo em um momento em que a área de Novos Projetos crescia 30% por semestre.

No agregado, dobrar o valor de captação em cinco anos significou ampliar a capacidade do hospital de atender crianças e adolescentes pelo SUS sem comprometer a excelência clínica. Para a liderança, o ganho mais estratégico foi outro: a instituição deixou de depender da memória individual dos colaboradores e passou a operar com base em processos, dados e histórico consolidado, condição para sustentar o crescimento da arrecadação nos próximos anos.

Fundado em 1919, o Hospital Pequeno Príncipe é o maior hospital pediátrico do Brasil, com mais de 288 mil atendimentos ambulatoriais e 20 mil cirurgias por ano. Integra, junto com as Faculdades Pequeno Príncipe e o Instituto de Pesquisa Pelé Pequeno Príncipe, o Complexo Pequeno Príncipe, referência nacional em tratamento de alta complexidade para crianças e adolescentes.