História de sucesso
Woba economiza 560 horas mensais com automação e low-code no Pipefy
A Woba, maior plataforma de coworking da América Latina, centralizou sua operação remota no Pipefy para padronizar processos entre departamentos. Ao substituir ferramentas dispersas por automação e low-code, a empresa eliminou gargalos de comunicação e ganhou velocidade entre áreas.
Tecnologia
Brasil
+2.000
coworkingsOrquestração de processos
(CRM, TI, Atendimento, Vendas e Financeiro)O desafio
Fundada em 2015 como uma organização 100% remota, a Woba enfrentava os os desafios típicos de operar 100% remoto. Até 2019, a ausência de uma plataforma centralizada de gestão fazia com que cada time utilizasse ferramentas diferentes, dificultando a padronização e o acesso à informação entre departamentos e fusos horários distintos.
Essa fragmentação gerava problemas críticos de comunicação externa. Em diversos momentos, falhas no fluxo de dados faziam com que múltiplos funcionários contatassem o mesmo parceiro de coworking para tratar do mesmo assunto. Essa falta de visibilidade sobre o status das interações prejudicava a imagem da empresa, transmitindo uma percepção de desorganização interna e abalando a confiança dos parceiros.
A solução
Para resolver a falta de consistência, o time de TI idealizou a “Oficina de Processos”, adotando o Pipefy como a plataforma central para orquestrar e testar fluxos de trabalho de forma ágil. A escolha pelo modelo low-code permitiu que a TI entregasse a estrutura inicial, mas desse autonomia para que cada área de negócio customizasse seus próprios processos sem depender da TI para cada ajuste.
A implementação incluiu a integração do Pipefy com outros sistemas via API, Workato e Zapier, consolidando os dados em um ambiente único. Atualmente, a plataforma sustenta o processo mais complexo da companhia: o CRM de relacionamento com os espaços de coworking. Com regras de automação e notificações em tempo real, a Woba conseguiu conectar departamentos e reduzir drasticamente a intervenção manual na interações com os clientes e parceiros.
Resultados e impacto
560 horas
De economia mensal através de automações
+60
Processos gerenciados na plataforma
5 setores
De 1 setor integrado para 5 em 18 meses
Para a Woba, o ganho não foi apenas operacional. Foi estratégico: dois colaboradores deixaram de executar tarefas repetitivas e passaram a trabalhar em iniciativas que movem o negócio.
Além do ganho de produtividade, o uso do Pipefy como uma ferramenta flexível permitiu que a Woba mantivesse sua mentalidade de startup, realizando testes e melhorias contínuas nos processos (como o CRM, que já está em sua versão 3.0) de forma rápida e barata, sem sobrecarregar o time de desenvolvimento.
“Hoje em dia, o Pipefy nos possibilita testar novos processos e aprender de forma muito mais rápida e barata, liberando o nosso time de desenvolvimento para atuar apenas em projetos que são prioridade.”
Sobre a Woba
A Woba é a maior plataforma de espaços de trabalho da América Latina, oferecendo soluções híbridas para empresas por meio do OfficePass. Com presença em mais de 170 cidades, a empresa conecta funcionários a uma rede de mais de 2.000 coworkings no Brasil e no mundo.
O futuro da eficiência operacional é no-code e movido por processos inteligentes.
Só o Pipefy une instalação simples, centenas de integrações, certificações de governança e uma experiência de uso incrível para os times da sua empresa. Tudo isso sem sobrecarregar a equipe técnica.
