O Guia Completo para um Novo Onboarding de Funcionários

O primeiro dia em um novo emprego pode ser uma experiência assustadora para um novo funcionário, assim como para os colegas responsáveis por integrar o recém-chegado ao time. O onboarding de novos funcionários é fundamental para estabelecer o engajamento, a retenção e a produtividade dos funcionários, por isso, estabelecer um processo definido é primordial para orientar todos os membros da equipe durante essa fase da jornada do colaborador.

Logo, um onboarding bem-sucedido é uma jornada que pode levar meses para ser concluída, mas com um processo estratégico aproveitando automações, assimilar novas contratações pode ser uma experiência positiva para novos colaboradores e gestores de Recursos Humanos.

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Onboarding de Funcionários, o que é?


O onboarding dos funcionários é o processo que garante que um novo contratado adquira as informações, os conhecimentos, as ferramentas e os recursos necessários para se integrar com sucesso a uma organização. Novos funcionários precisam de informações específicas sobre seu papel cotidiano, incluindo expectativas de desempenho e a amplitude de recursos à sua disposição. Eles também precisam entender a cultura da organização, a estrutura de liderança e as relações que devem desenvolver dentro da empresa.

Nesse sentido, muitas empresas confundem a orientação dos funcionários com o onboarding, mas lembre-se: elas não são iguais. A orientação dos funcionários geralmente abrange processos administrativos e programas de funcionários, que só compõem uma parte da experiência total de onboarding.

Employee onboarding is one of the most important parts of the hiring process

A importância do processo de onboarding de funcionários


Um programa de onboarding e integração de funcionários efetivo beneficia tanto a empresa quanto o funcionário:

  • Para a empresa: quanto mais rápido um novo funcionário se tornar proficiente no trabalho, melhor será o seu negócio. O onboarding bem-sucedido suporta o aumento do engajamento dos funcionários e pode melhorar a retenção dos funcionários em 82%. Investir em novos funcionários e integração rápida também impulsiona maior produtividade, levando a resultados mais fortes e valor em longo prazo.
  • Para o empregado: com um programa abrangente de onboarding, os funcionários são rapidamente orientados para o sucesso, podendo acabar na fila das promoções e novas oportunidades mais rápido do que o esperado.

Por outro lado, uma experiência de onboarding ruim pode ter um impacto negativo e duradouro. Por exemplo, se um novo funcionário não entender completamente as expectativas e as responsabilidades recebidas, ele pode não completar as atribuições conforme o necessário. Isso poderia facilmente resultar em uma perda de confiança entre colegas de trabalho e gestores, assim como limitar as oportunidades de avanço na carreira para os anos seguintes.

Employee onboarding setup

Como projetar um processo de onboarding eficiente


O onboarding de funcionários não é um evento único como a orientação que vimos acima; pelo contrário, ele é um processo contínuo. Embora o primeiro dia de um funcionário seja importante, um programa de onboarding eficaz deve começar logo após a aceitação de uma oferta de emprego e pode continuar por mais de um ano, dependendo da complexidade do cargo.

Projetar um programa de onboarding de funcionários é mais do que implementar políticas administrativas. Ele deve imergir os indivíduos na cultura da empresa. Sendo assim, algumas questões estratégicas a serem consideradas durante a concepção do programa incluem:

●   Quais são os objetivos gerais?

●   Quais partes interessadas devem estar envolvidas?

●   Quais informações e materiais os funcionários precisam ter?

●   Quanto tempo o programa deve durar?

●   Quais são os próximos passos após o término do programa?

●   Isso pode incluir solicitar feedback dos funcionários ou identificar melhorias adicionais no processo de onboarding.

●   Quais partes do processo de onboarding podem ser automatizadas?


Um programa de onboarding bem desenhado se alinhará à estratégia mais ampla de gestão de talentos da organização e apoiará seus objetivos e metas de longo prazo.

Designing your employee onboarding process

Planejamento para o primeiro dia de onboarding


Preparar-se para o primeiro dia de trabalho de um funcionário é tão importante quanto o dia em si. Comece a construir o comprometimento com outros membros da equipe desde o início. Alguns colaboradores podem se sentir ameaçados por um novo membro da equipe, por isso não deixe de esclarecer papéis e responsabilidades e apresentar a contratação como uma oportunidade emocionante para toda a equipe. Lembre-se: criar um ambiente convidativo para o novo funcionário é uma longa estrada.

Nessa lógica, a liderança até o primeiro dia também é crucial para os recrutas. Você pode usar esse tempo para familiarizar novos contratados com a organização e criar antecipação.

Onboarding: o primeiro dia


O primeiro dia de um novo trabalho prepara o palco para tudo o que se segue. Uma recepção calorosa emparelhada com um primeiro dia bem coordenado pode reduzir muito a ansiedade do seu novo contratado. Além disso, proporcionar uma boa experiência de onboarding irá orientar o novo funcionário para o sucesso, bem como criar uma primeira impressão positiva e duradoura.

Checklist do primeiro dia

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Organize um espaço de trabalho com suprimentos e equipamentos. Se os espaços de trabalho ou indivíduos tiverem crachás, deixe tudo preparado com antecedência.

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Envie um e-mail para o escritório ou departamento anunciando a nova chegada, e peça aos colegas de trabalho que passem para dar um olá.

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Agende uma reunião com o RH para preencher os formulários exigidos, obtenha um manual dos funcionários e saiba como se inscrever em programas de benefícios para colaboradores.

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Providencie um organograma do departamento ou de toda a empresa para ajudar o novo integrante do time a navegar entre as áreas da organização.

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Forneça acesso a um diretório da empresa com nomes, números de telefone e endereços de e-mail.

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Designe um amigo para o primeiro dia que será responsável por atender o novo contratado na chegada, guiá-lo para o seu espaço de trabalho e para responder perguntas ao longo do dia.

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Agende e inicie todos os programas de treinamento necessários para os funcionários.

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Agende uma reunião com o gerente do novo funcionário para revisar as responsabilidades do trabalho e designar um projeto inicial.

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Continuação do processo de onboarding: os primeiros meses


Muitas organizações cometem o erro de encerrar o processo de onboarding após um ou dois dias, tempo insuficiente para engajar e orientar os novos funcionários para o sucesso em longo prazo. Quase 33% dos novos contratados procuram um novo emprego nos primeiros seis meses de trabalho. Entre os millennials, esse percentual é ainda maior (eles começam a procurar um novo emprego ainda mais cedo).

O processo de onboarding deve se concentrar em ancorar o aprendizado por meio da experiência no trabalho e do treinamento durante vários meses. Os funcionários começarão a aprender novas habilidades e processos imediatamente, mas leva pelo menos alguns meses para se tornar eficiente no trabalho.

Estender o programa de onboarding para além do primeiro dia garantirá que os recém-chegados estejam concluindo seu treinamento, fazendo as perguntas certas e se tornando funcionários independentes e produtivos. A ampliação do onboarding também ajudará a construir conexões sociais dentro da empresa.

Checklist dos primeiros meses de onboarding

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Agende encontros com gestores e colegas com quem o novo contratado interagirá regularmente.

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Continue todos os programas necessários de treinamento de funcionários.

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Solicite ao novo funcionário um feedback sobre sua experiência; ele está recebendo todo o apoio e informação que precisa?

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Agende check-ins regulares com o gerente para acompanhamento de treinamentos e novas atribuições.

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Introduza o novo funcionário ao programa de gerenciamento de desempenho e complete qualquer papelada ou tarefas iniciais.

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Introduza o programa de mentoria da empresa, se disponível, e designe um mentor.

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Programe uma comemoração de 1 mês: leve o novo funcionário para almoçar ou traga café da manhã para a equipe.

A marca de um ano do processo de onboarding do funcionário


Embora seja necessário estabelecer uma data final para o processo de onboarding, é importante continuar o processo de onboarding durante todo o primeiro ano de trabalho. Isso demonstra um comprometimento tanto da organização quanto do gestor. Pesquisas mostram que programas de onboarding que duram pelo menos um ano aumentam as taxas de retenção de novos contratados em até 25% em comparação com programas de onboarding mais curtos.

Na marca de um ano, o foco deve passar de treinamento e onboarding para desenvolvimento contínuo e gestão de carreira.

Checklist: processo de onboarding, primeiro ano

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Forneça treinamento para construir confiança e preencha quaisquer lacunas de habilidades.

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Realize check-ins informais para avaliar o desempenho e obter feedback.

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Realize uma revisão formal de desempenho de um ano e estabeleça metas e objetivos para o 2º ano.

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Incentive o envio de um e-mail parabenizando o funcionário pelo seu primeiro ano por um líder sênior.


Após o primeiro ano, os gestores também devem separar um tempo para ficar com os funcionários e discutir remuneração e oportunidades de promoção. Oferecer oportunidades de avanço na carreira é um dos fatores mais importantes no engajamento e retenção de funcionários de longo prazo.

Onboarding process workflows should be standardized and automated when possible

Os benefícios de automatizar o processo de onboarding dos funcionários


Estabelecer um programa abrangente de onboarding requer tempo e recursos, mas vale a pena o esforço para desenvolver funcionários engajados e reduzir a rotatividade. Considere usar uma plataforma de gerenciamento de trabalho para automatizar e padronizar o processo. Essas ferramentas tornam a implementação de um programa robusto e responsivo sem complicações. O RH e os gestores podem usar a plataforma para agilizar e otimizar o processo de onboarding de várias maneiras:

●   Identifique todos os tópicos e atividades de onboarding a serem abordados e acompanhe-os para garantir a conclusão;

●   Incorpore feedback e avaliação dos participantes continuamente;

●   Elimine a falha de comunicação e mantenha todas as partes interessadas atualizadas por meio de e-mails e notificações automáticas;

●   Ofereça uma experiência consistente aos novos colaboradores e engaje-os em todas as fases do processo de onboarding.

Os recursos de personalização oferecidos pelas plataformas de gestão de trabalho facilitam a concepção de um programa de onboarding único e que apoie objetivos e metas organizacionais.

Automating HR processes for onboarding

Facilite o onboarding dos funcionários com uma plataforma de gestão de trabalho


O onboarding de funcionários bem-sucedido é essencial para manter a equipe engajada e produtiva. Usar uma plataforma de gerenciamento de trabalho é uma ótima maneira de garantir que informações, tarefas e atividades cruciais não sejam negligenciadas. Para isso, a automação agilizará o processo e garantirá consistência em toda a organização.

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