O Que é Reembolso de Despesas?
Entendendo Como Organizar os Fluxos de Reembolsos

Reembolso é o ato de empresas pagarem funcionários, clientes ou outras partes por despesas diretas em nome da organização. Quando se trata de reembolso, geralmente as pessoas pensam em viagens empresariais. Porém, na realidade, existem várias formas de reembolso, incluindo: educação, assistência médica e outros reembolsos específicos de cada setor.

Finance team processing business expense receipts to properly reimburse employees

Principais tipos de reembolso


Existem diferentes formas de reembolso de despesas, mas aqui vamos focar nas três mais comuns: negócios, viagens e despesas de home office.

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Reembolsos de despesas comerciais

Muitos funcionários se inscrevem para aulas de idiomas, especializações e outros cursos com o incentivo da empresa. Essas aulas geralmente são caras e destinam-se exclusivamente a ajudar os funcionários a melhorar suas habilidades profissionais. Nesses casos, as empresas geralmente reembolsam a mensalidade ou valor parcial do curso.

Esse tipo de despesa é chamado de “despesa comercial”. Neste caso, as companhias retornam aos funcionários o dinheiro investido em atividades ou materiais que melhoram sua produtividade no trabalho. Alguns exemplos são: material de escritório, treinamento específico para funções a serem desempenhadas, ou até refeições com parceiros de negócios e membros da equipe. Esses reembolsos não são considerados parte do salário e não são tributáveis para o empregado.

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Reembolso de viagem

O reembolso de despesas de viagens é o primeiro que pensamos ao usar a palavra “reembolso”. Nas viagens de negócios, os funcionários recebem taxas diárias para pagar por estadia, alimentação e transporte. O reembolso de viagens pode ser caro, portanto, as empresas adotam políticas para restringir os funcionários a uma variedade de preços de passagens aéreas, hotéis e refeições que considerem apropriados.

Há também situações em que os funcionários participam de conferências, eventos ou reuniões na cidade em que vivem. Nesses casos, as empresas reembolsam os funcionários por transporte público ou quilometragem e combustível, além de alimentação ou despesas administrativas se necessário.

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Reembolso de home office

Atualmente é muito comum encontrar empresas que trabalham no modelo remoto, principalmente com a necessidade de trabalho home office por conta do COVID-19. Nestes casos, a companhia pode oferecer benefícios diferenciados para seus funcionários, como estrutura de escritório em casa e auxílio com outras despesas.

Isso pode gerar a necessidade de solicitações de reembolso para:

  • Compras para a estrutura de escritório em casa.
  • Pequenas reformas necessárias.
  • Conexão de internet.
  • Equipamentos eletrônicos.
  • Entre outros gastos que são adicionais devido ao trabalho remoto.

Reembolsos específicos por indústria


Além dos reembolsos de negócios, viagens e home office, algumas indústrias têm métodos bem específicos de efetivar reembolsos. Veja:

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Despesas médicas pelo plano de saúde

Muitas empresas concedem plano de saúde a seus funcionários, seja ele com co-participação ou em seu valor integral. Ou mesmo há opções de planos para contratação independente com cobertura diferenciada. Independente do modelo, a necessidade de solicitação de reembolso de despesas médicas pode ocorrer.

Em um modelo de co-participação, a empresa paga uma porcentagem do plano e o funcionário paga o resto. Há também o modelo em que a empresa arca com a mensalidade do plano e o funcionário paga apenas por exames ou procedimentos específicos. Em ambos modelos de co-participação, é possível solicitar reembolso por consultas não cobertas pelo plano, como fisioterapia, psicoterapia e outros tratamentos.

Em planos com o valor integral arcado pela empresa ou contratações independentes, solicitações de reembolso também podem ocorrer para procedimentos e tratamentos específicos, conforme exemplo acima. Regras e porcentagens variam de acordo com as políticas de cada seguro.

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Reembolso e restituição do Imposto de Renda

A restituição do IR também é uma forma de reembolso. Basicamente, a Receita Federal reconhece que o contribuinte pagou mais impostos que o previsto, logo ocorre a restituição de parte do valor. Esta quantia retorna ao contribuinte no mesmo ano em que foi declarada no Imposto de Renda, com prazo até o mês de dezembro.

Definindo as regras de reembolso


Obviamente, nem tudo deve ser reembolsado. Para manter as empresas financeiramente saudáveis, políticas de reembolso devem ser definidas.

Equipe financeira que processa recebimentos de despesas comerciais para reembolsar adequadamente os funcionários

Ao criar regras como prazos, teto de valores e categorias de reembolso, as empresas podem tornar as políticas de reembolso precisas e fáceis de rastrear. Para fins contábeis, algumas empresas optam por oferecer aos funcionários uma taxa fixa diária que podem gastar à vontade em viagens. Outras empresas oferecem aos executivos um orçamento específico para ser usado com clientes. Estas são algumas das situações e regras que podem ser definidas pela empresa.

Além de implementar políticas, as companhias desenvolvem processos para validar solicitações de reembolso de despesas. Qualquer organização – de uma pequena empresa ao governo estadual ou federal – tem interesse em garantir que os reembolsos sejam legítimos. Os solicitantes são capazes de aumentar as despesas ou registrar reivindicações de custos que nunca foram realmente incorridos. Para evitar que isso ocorra, além das regras, é de extrema importância definir um processo estruturado e à prova de erros.

Benefícios da automação do reembolso


O reembolso de despesas é uma atividade inevitável para organizações de qualquer tamanho. O processamento geralmente é uma experiência dolorosa para as equipes de finanças, que passam horas examinando declarações, observando notas e recibos, identificando e mitigando possíveis casos de fraude. Essas horas poderiam ser gastas em atividades mais estratégicas e menos manuais.

Equipe financeira que processa recebimentos de despesas comerciais para reembolsar adequadamente os funcionários

É por este motivo que a automação do reembolso de despesas não só pode, como deve ser realizada. Além de economizar tempo e dinheiro, a automação do processo diminui os erros humanos, reduzindo as chances de futuros problemas legais. Além disso, a automação do reembolso permite que os colaboradores se concentrem em outras prioridades.

Um software de reembolso de despesas como o Pipefy não só ajuda a centralizar solicitações, mas também a obter aprovações de despesas e personalizar fluxos financeiros para atender às necessidades da sua empresa. Para começar seu processo de reembolso de despesas, tente usar o modelo gratuito de Pedidos de Reembolso do Pipefy.

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