Como implementar um Centro de Serviços Compartilhados com Pipefy

Um Centro de Serviços Compartilhados (CSC) é a alternativa encontrada por muitas empresas para organizar e unificar processos de serviços. Ele é um local que concentra demandas dos diversos clientes internos de uma empresa. Do Marketing ao Financeiro, um CSC serve para agilizar entregas, aumentar a produtividade da equipe e gerenciar processos de solicitações com mais eficiência. 

O Pipefy é um software low-code que permite às empresas a construção de seus próprios CSCs, com portais para solicitações, acompanhamento desses pedidos e workflows facilmente customizáveis. E o melhor: em uma plataforma fácil de usar, na qual não é necessário aplicar linguagem de programação. 

No webinar Como implementar um Centro de Serviços Compartilhados com Pipefy, profissionais da Flow Expert — empresa integrante do Programa de Parcerias do Pipefy — mostraram quais são as vantagens de construir e usar um CSC, e como o Pipefy leva só 25% do tempo e do custo necessários para a implementação de um, em comparação com outras ferramentas.

Para que serve um Centro de Serviços Compartilhados?

Um Centro de Serviços Compartilhados é uma plataforma que concentra solicitações internas de uma empresa, conectando essas requisições aos processos de cada time responsável por executá-las, de forma organizada e estruturada. Os CSCs abrigam, por exemplo, solicitações de férias, pedidos de compras e requisições para reembolsos. 

Para Fernando Jobim, da Flow Expert, o interesse por CSCs cresceu muito no início da pandemia, com a consequente adoção do trabalho remoto. “As grandes empresas têm buscado muito essa questão de implementação e consolidação do Centro de Serviços Compartilhados. Com o advento da pandemia, o CSC tem sido muito procurado em se tratando de transformação digital”.

Como implementar um Centro de Serviços Compartilhados

No caminho para a implementação de um Centro de Serviços Compartilhados, uma ação é fundamental: a padronização dos processos. Para isso, a empresa pode implementar um software de BPA (de automação de processos) e fazer isso por conta própria ou contratar o trabalho de especialistas que entendem de processos e de automação, caso da Flow Expert. 

Fernando Jobim afirma que o Pipefy é 75% mais rápido e barato que outras soluções disponíveis no mercado. 

Ele sintetiza a implementação de um CSC em três etapas:

1. Digitalização: trata-se de “pegar coisas que estão em papel ou planilhas desestruturadas” e torná-las digitais, centralizadas em uma única plataforma. “A gente consegue, nessa etapa, digitalizar 100% dos formulários”, afirma. É nessa fase que são estabelecidos SLAs e métricas e que os clientes (funcionários da empresa que vai passar pela transformação digital) são treinados. 
2. Modernização: migrados os processos para o ambiente digital, é hora de “focar na eficiência operacional”, segundo Jobim. É nessa etapa que são identificados gargalos e que processos são otimizados, visando a redução de custos e a melhoria da experiência do usuário. 
3. Inovação: essa é uma etapa contínua, e vai além da simples implementação do CSC. “A gente trabalha com modernização e com a otimização de prioridades”, afirma Jobim. Nessa fase são implementadas integrações com inteligência artificial e chatbots, por exemplo. Nela também podem ser verificados os resultados das etapas anteriores. 

Com Pipefy, é possível passar por todas essas etapas em 10 meses, enquanto outras plataformas levariam 36 meses para a implementação completa de um CSC.

Desafios da implementação de um CSC

A jornada para a implementação de um Centro de Serviços Compartilhados tem alguns percalços que devem ser superados. Nessa hora, ter uma boa ferramenta e consultoria qualificada para utilizá-la faz toda a diferença. Entre os desafios mais comuns, Fernando Jobim destaca:

• A dificuldade em definir os processos que vão migrar para o CSC;
• A definição de um catálogo de serviços que antes estavam separados;
• O desconhecimento dos gerentes sobre os processos dos seus próprios times;
• A definição de quais informações serão incluídas nos formulários de entrada, de forma que sejam adicionados o mínimo de requisitos possível, mas que o formulário seja passível de automação. 

“O CSC deve ser uma jornada, não deve ser implementado como um Big Ben, de uma única vez. É preciso estabelecer uma experiência constante, contínua e positiva para o usuário final”. 

Fernando Jobim

Nesse sentido, Jobim destaca que a disponibilização de templates prontos de processos e a possibilidade de integrar workflows com outros programas e com chatbots são aceleradores de resultados. Ambas são funcionalidades oferecidas pelo Pipefy. “A jornada com Pipefy é bem interessante”, destaca o especialista da Flow. 

Exemplo de um processo no CSC

Ao final do evento, Marcelo Apezzato, do time de Soluções da Pipefy, e Wanessa Siewert, da equipe de Parcerias, mostraram um exemplo de um processo que pode ser integrado a um CSC: o processo de compras. O software oferece muitos outros templates prontos para usar, que você pode conferir neste portal. 

Assista ao webinar e veja como automatizar o processo de contas a pagar

Entre as funcionalidades citadas pelo time, estão:

• Automações fáceis: Não é preciso saber programar para automatizar e gerenciar processos. “Conseguimos criar (automações) de uma forma simples, configurando um evento-gatilho”, diz Apezzato. Ele deu um exemplo: ao clicar que um pedido foi verificado, ele avança de fase automaticamente. Ou um email é disparado para o responsável pela tarefa quando um card está perto do prazo de expiração. 
• Integrações: É possível conectar o Pipefy a várias ferramentas importantes para cada time. No caso do processo de contas a pagar, a plataforma pode se conectar com o DocuSign, por exemplo, coletando automaticamente a assinatura de fornecedores em contratos. 
• Relatórios e painéis: Pipefy permite extrair relatórios personalizados e criar painéis completos para monitorar o desempenho dos times em tempo real. “A gente pode exportar isso para um PDF, caso a gente queira construir uma apresentação executiva”, lembra Apezzato.  

Conte com Pipefy para centralizar os processos da sua empresa

Como vimos, Pipefy é uma ferramenta ideal para implementar um Centro de Serviços Compartilhados na sua empresa. 

De implementação mais fácil e rápida, a plataforma permite criar workflows para diversos departamentos diferentes e unificar todas as solicitações internas em um só local, onde possam ser acompanhadas pelos clientes. 

Pipefy ainda se conecta aos seus aplicativos favoritos e oferece uma série de templates de fluxos de trabalho gratuitos. Você pode automatizar processos inteiros sem precisar de uma linha de código, garantindo que qualquer profissional possa participar do processo permanente de otimização. 

Escrito por

Carina Bacelar

Content writer @ Pipefy. Articles about tech trends, business practices, and process automation.