7 dicas de como melhorar a eficiência operacional da sua empresa

O desejo de todo empreendedor ou CEO é garantir os melhores níveis de eficiência operacional. Afinal, isso significa ter mais qualidade nos processos ao mesmo tempo em que os custos são reduzidos. É o famoso “fazer mais com menos”. Parece algo fácil de alcançar, mas não é. Cortar custos de forma indiscriminada e estimular o trabalho da equipe ao máximo sem qualquer análise ou estratégia podem surtir até o efeito contrário. 

Maximizar a cadeia de produção, economizando nas entradas (ou inputs) e garantindo a excelência das saídas (ou outputs), é o caminho ideal para potencializar a sua lucratividade. Mas quais medidas adotar para que isso seja possível? Qual a real importância da eficiência operacional? Conheça os detalhes mais importantes sobre o assunto a seguir.

O que é eficiência operacional?

No mundo corporativo, a eficiência operacional está ligada ao uso dos recursos de forma inteligente e otimizada, evitando desperdícios e mau uso desses recursos (não só de dinheiro) durante a operação. Esse objetivo só é alcançado quando processos são otimizados, permitindo que melhores resultados sejam alcançados apenas com rearranjos e mudanças no esquema de trabalho das equipes. 

A eficiência operacional é bastante associada a fábricas e ao conceito de simplesmente gastar menos dinheiro. Mas, no mundo de hoje, ela diz respeito muito mais ao que os colaboradores estão fazendo, onde estão empregando o seu tempo e como o dinheiro está sendo gasto. 

A ideia de melhorar processos é fazer com que toda a cadeia produtiva se torne mais inteligente e eficaz sem que grandes investimentos necessariamente sejam feitos. De fato, o primeiro passo no caminho da eficiência é melhorar o gerenciamento da sua equipe, dos processos e das informações que fluem por eles. Tudo sempre com o foco na satisfação do cliente. 

Na prática, essa eficiência pode ser medida comparando entradas (início) e saídas dos processos. Do lado das entradas estão os custos de produção e os recursos humanos além do tempo gasto no trabalho e outros fatores. Na saída temos os aspectos ligados aos resultados do processo: o volume da produção, a qualidade do produto ou serviço, a receita obtida etc.  

Diferenças entre eficiência operacional e estratégia segundo Michael Porter

Antes de nos aprofundarmos nas diferenças básicas entre eficiência operacional e estratégia, é preciso primeiro falar do professor e pesquisador Michael Porter, quem trouxe essa contribuição para o mundo dos negócios. 

Michael Porter é doutor e professor da Harvard Business School, e um estudioso das áreas de Administração e Economia. Ao longo de sua carreira, Porter formulou diversos conceitos e técnicas ligados à estratégia e gestão empresarial, que foram amplamente adotados não só no mundo dos negócios e desenvolvimento econômico, como também na política e em áreas como meio ambiente e saúde. Autor de dezenas de livros, Porter é um dos escritores e consultores mais requisitados por governos, empresas e ciclos acadêmicos ao redor do mundo.

Em seu artigo What is Strategy? (1996), Michael Porter pontua que, embora a eficiência operacional e a estratégia sejam essenciais para o alto desempenho de uma empresa, elas funcionam de maneira diferente. Segundo o professor, a eficiência operacional consiste na busca pela melhora contínua de desempenho a partir de técnicas de gestão como qualidade total, parcerias estratégicas, reengenharia e gestão da mudança. O resultado desejado se trata em aumentar a produtividade, a qualidade e os lucros, gerando melhorias que permitem à empresa exercer atividades semelhantes melhor que seus competidores.

Por outro lado, estratégia ou posicionamento estratégico consiste em executar atividades de maneira diferente à sua concorrência, ou seja, para se destacar no mercado, as empresas precisam se destacar a partir de uma característica única. Segundo Porter, “a estratégia é a criação de uma posição única e valiosa que engloba um conjunto diferente de atividades”.

Diferenças entre eficiência operacional e produtividade

É fácil confundir o conceito de eficiência operacional com o conceito de produtividade. As palavras “eficiência” e “produtividade” são frequentemente usadas de forma intercambiável, e ambas são indicadores críticos de desempenho de negócios. 

Produtividade é, em poucas palavras, produção (também conhecida como output, ou saída). Quanto está sendo produzido e com que rapidez? Ao longo do século XX, a taxa de produtividade de uma empresa foi considerada a métrica mais importante para determinar seu sucesso. As empresas acompanharam de perto suas taxas de produção – e muitas ainda o fazem – para monitorar custos, alocar recursos e identificar condições que afetam a produtividade.

Com o tempo, tornou-se evidente que as medições de produtividade não fornecem uma visão completa das operações de uma empresa. Elas também não permitem mudanças estratégicas quando ocorrem disrupções de mercado, como as que vem acontecendo nos últimos anos. É neste ponto que um programa robusto de eficiência operacional se prova mais eficaz. O objetivo da produtividade é aumentar a produção da empresa, sem fazer alterações significativas nos seus processos.

Eficiência, por sua vez, é encontrar maneiras de reduzir as despesas do processo operacional, como custo, tempo e mão de obra (ou entrada) para produzir uma quantidade fixa de unidades ou saídas. Uma maneira comum de descrever a eficiência operacional é “fazer mais com menos”. Mesmo que a produtividade dispare, uma empresa pode não estar operando com eficiência. O primeiro passo para a eficiência operacional é examinar de perto todos os processos operacionais e fazer perguntas como:

• Quanto custa para produzir cada unidade?
• Esse processo inclui tarefas repetitivas e demoradas por parte dos funcionários?
• Dadas as interrupções na cadeia de suprimentos causadas pela pandemia e seus efeitos posteriores (muitos dos quais permanecem sem correção), como podemos fazer mais com menos?

As respostas a essas e muitas outras perguntas constroem a base do plano de eficiência operacional de uma empresa.

Qual é a importância da eficiência operacional? 

A otimização de processos e a redução de desperdícios são fatores-chave para aumentar a eficiência de qualquer empresa. A melhor parte é que, enquanto trabalham a eficiência operacional, os gestores passam a ter um conhecimento completo e integrado da organização.

Dessa forma, os processos implementados ganham mais controle e previsibilidade. Isso permite uma melhor identificação de gargalos e a definição mais ágil de soluções.

Basicamente, você passa a aprimorar continuamente o desempenho do negócio, aproveitando melhor suas oportunidades. E, como resultado, toda a cultura interna da empresa é transformada. Quando há foco na eficiência operacional, ela é direcionada à busca constante por mais eficácia e produtividade. 

Ao prevenir perdas e potencializar ganhos, o rendimento é ampliado e o próprio desempenho dos colaboradores é otimizado, o que também aumenta seu engajamento e satisfação. Somados, todos esses benefícios tornam a empresa mais competitiva e com uma melhor imagem no mercado.

O vídeo abaixo, da Revista Exame, explica por que todo líder deve investir na eficiência operacional de seu time:

Benefícios em alcançar a eficiência operacional 

A jornada rumo à eficiência operacional traz benefícios importantes e duradouros para o dia a dia de qualquer equipe. Custos e prazos são reduzidos, os resultados melhoram, erros são eliminados e muito mais. Veja algumas vantagens de investir em processos mais eficientes:

Melhora a produtividade

Esforços pela eficiência operacional resultam em maior produtividade dos times. É comum ouvir de equipes que optaram por automatizar e padronizar seus processos que centenas de horas de trabalho são poupadas (ou mais, dependendo da escala da empresa/time). 

A Divisão de Soluções para Agricultura da BASF, por exemplo, otimizou seus processos trocando planilhas por workflows digitais automatizados e conseguiu economizar 2.400 horas de trabalho de seus funcionários em um ano. Veja como foi a jornada da BASF para se tornar mais eficiente. 

Reduz custos e desperdícios

Com o foco na eficiência operacional, erros processuais que levam ao desperdício de recursos são evitados. Assim, a empresa consegue redirecionar esse dinheiro para iniciativas mais interessantes, que muitas vezes ficam em segundo plano por causa da urgência da execução rotineira. 

Um exemplo interessante é o da Dasa, maior rede integrada de saúde do Brasil, que implementou uma plataforma de automação para melhorar seus processos de cadeia logística em 2020 e registrou um ROI (Retorno sobre Investimento) de 223% em apenas um ano. Leia mais sobre esse estudo de caso. 

Previne erros

Erros e retrabalho, como já sabemos, provocam gastos de tempo e dinheiro desnecessários. Eles também comprometem a qualidade dos produtos finais e deixam as equipes envolvidas frequentemente frustradas. 

Para atingir a eficiência operacional, é necessário que processos sejam mapeados e melhorados de forma a eliminar erros. A automação de tarefas também ajuda a reduzir erros frequentes, que o trabalho humano manual muitas vezes deixa passar. 

A Cooperativa dos Plantadores de Cana do Estado de São Paulo (Coplacana) sofria com erros e com a falta de eficiência geral em processos. Os times administrativos usavam ferramentas diversas e desconectadas, como email, Excel e ERP. 

Até que a empresa decidiu investir em um software de automação de processos, economizando mais de 700 horas da equipe ao automatizar emails e atingindo um ROI de 157% em um ano. Saiba aqui como a empresa evita erros com automações. 

Como calcular a eficiência operacional da sua empresa

Para calcular a eficiência operacional da sua empresa, você precisa conhecer o valor das entradas (custos de produção, com mão-de-obra) e saídas (receita com produtos/serviços) dos processos. 

A eficiência está na razão entre um aspecto e outro. Você pode calcular a eficiência operacional da sua empresa com uma fórmula simples:

EO = Despesas / Receitas

Portanto, quanto maior o resultado final, mais seus custos estão “engolindo” as receitas da sua empresa – e mais longe você estará da eficiência operacional. Vale lembrar que esse valor precisa ser analisado em sua evolução ao longo do tempo, e não em um contexto isolado. 

Desafios em alcançar a eficiência operacional 

Quantas vezes você questionou um processo desatualizado em uma organização apenas para ouvir o famoso “sempre fizemos assim”? Essa atitude garante que a falta de atualização dos processos não apenas sobrecarregará uma equipe, mas a condenará aos mesmos processos desatualizados e irrelevantes e resultados inconsistentes. Outras vezes, os líderes se recusam a investir monetariamente em novas tecnologias ou treinamento porque não verão imediatamente o aumento de receita como resultado desse investimento.

Esses são apenas dois exemplos de bloqueios de eficiência operacional. Outras barreiras comuns à eficiência operacional incluem:

Muito trabalho manual

Uma das fontes mais comuns de ineficiência é o excesso de trabalho manual. Atividades como redação de emails, entrada de dados, captura de informações, obtenção de aprovações, atualização de status e envio de notificações são exemplos de trabalho que podem ser resolvidos por meio da automação de tarefas.

Os sintomas de que os times estão realizando muito trabalho manual incluem o aumento de planilhas e mensagens e trocas de email intermináveis. Alternar entre aplicativos também pode ser um sinal de que o processo ou fluxo de trabalho é muito manual e provavelmente prejudica a eficiência operacional.

Saiba mais sobre como automatizar um processo manual.

Processos ineficientes

Gargalos, silos de comunicação e dados e fricção de processos foram identificados como os principais contribuintes para a ineficiência dos negócios e perda de receita. Gargalos criam condições para prazos perdidos e insatisfação do cliente. Os silos surgem naturalmente à medida que as empresas (e suas pilhas de tecnologia) crescem.

O atrito ou fricção do processo ocorre quando as transferências entre pessoas ou sistemas falham ou quando um processo requer muitas entradas manuais.

Falta de sucessão ou de clareza dos responsáveis pelos processos

Quando poucos funcionários possuem o conhecimento ou capacidade para absorver e executar uma única função, as interrupções no processo são comuns.

Quando novas contratações chegam e novas equipes são criadas, os processos antes administrados por algumas pessoas podem crescer e envolver vários departamentos. Sem planejamento de crescimento ou transparência no fluxo de trabalho, a transferência de processos pode ser confusa ou complicada.

Uma causa de ineficiência intimamente relacionada é a segregação de sistemas. Essa é a tendência corporativa de adotar vários aplicativos e sistemas de software que não se cruzam. Um pedido, por exemplo, pode envolver o uso de várias cadeias de email, desenhos CAD, planilhas e um banco de dados corporativo.

Para esse pedido, é possível que centenas de pontos de dados sejam inseridos de forma redundante em qualquer um desses sistemas. Isso cria um desperdício diário de tempo e recursos e muitas vezes leva à frustração e esgotamento dos funcionários.

Tecnologia ineficiente ou obsoleta

A tecnologia obsoleta ou que não é automatizada freqüentemente prejudica a eficiência. Falaremos sobre alguns impulsionadores de eficiência logo abaixo.

Erros humanos 

Uma equipe confiável e cheia de recursos é o objetivo de toda organização, mas mesmo os melhores funcionários podem cometer erros. Embora alguns desses erros sejam pequenos e facilmente corrigidos, outros não. Imprecisões e erros de cálculo devido a um simples erro humano podem ter grandes consequências para os resultados financeiros de uma empresa.

7 dicas de como melhorar sua eficiência operacional

A eficiência operacional está ligada ao aumento simultâneo da qualidade dos processos e de suas margens de lucro. O objetivo é aprimorá-la até que os recursos sejam otimizados, de forma que as entradas nos processos proporcionem os melhores níveis de retorno possíveis para as saídas.

Claro que o caminho para atingi-la pode variar de acordo com cada organização. Contudo, existem medidas indispensáveis e comuns para viabilizar esse aprimoramento. Confira algumas delas a seguir:

1. Mapeie seus processos

Antes mesmo de otimizar a gestão dos processos e os fluxos de trabalho por meio da digitalização, você deve primeiro compreender todo o funcionamento da organização. 

Portanto, comece com um mapeamento completo de processos. Com ele, você visualiza todos os caminhos e ações que são seguidos de ponta a ponta. A partir daí, identifique os pontos fortes e as possíveis falhas com mais clareza e defina correções ou até a criação (ou exclusão) de processos modelados. 

Esse é o ponto de partida ideal para implementar um sistema de eficiência operacional já com as melhores práticas bem definidas.

2. Padronize e digitalize os procedimentos

Atualmente, é impossível atingir a eficiência operacional sem o apoio da tecnologia da informação. Por isso, considere a implementação de um sistema robusto para digitalizar os seus processos, e poder padronizá-los e automatizá-los na nuvem.

Com o Pipefy, por exemplo, você pode criar fluxos de trabalho e organizar todas as atividades da equipe de forma simples. Todas as etapas dos processos e demandas ficam visíveis para todos os envolvidos. Essa disposição garante total fluidez e clareza na execução das tarefas. 

Já os relatórios e os indicadores de produtividade, que podem ser extraídos pela ferramenta a qualquer momento, garantem um entendimento completo e imediato sobre o andamento dos processos, o que deve ser corrigido e o que pode ser melhorado.

3. Sempre gerencie os processos

Com os processos mapeados, já aprimorados e inseridos em um workflow digital, o foco passa a ser nas melhorias contínuas. Isso significa gerenciar todas as rotinas internas. Sua meta deve ser prevenir erros, retrabalho, desperdícios e otimizar o tempo. A boa gestão deve garantir as condições ideais para que os colaboradores tenham o melhor rendimento. 

Da mesma maneira, o gerenciamento precisa atuar para que os procedimentos e controles automatizados fluam conforme o esperado, e possam ser ajustados sempre que possível. 

4. Incentive os colaboradores

Os colaboradores são protagonistas quando o assunto é eficiência operacional. Não basta implementar excelentes sistemas digitais e estipular melhorias sem que as pessoas diretamente responsáveis pelos processos estejam engajadas.

Ou seja, você deve trabalhar sua cultura organizacional. Os funcionários precisam manter-se motivados e entender seu valor para o sucesso do todo. Isso pode incluir diversas ações, como programas de desenvolvimento comportamental, ações de treinamento, integrações, incentivos específicos (financeiros ou de qualificação), e assim por diante. 

5. Fique de olho nos índices de eficiência

Não deixe que as mudanças corram soltas sem qualquer acompanhamento. Defina metas e KPIs que devem ser monitorados periodicamente, e a partir deles, verifique se a eficiência do seu processo aumentou ou diminuiu de forma objetiva. 

Temos guias completos sobre KPIs de Marketing, Financeiro e de Vendas, caso você ainda não saiba por onde começar.

Esse acompanhamento fica mais fácil quando você conduz seu processo em uma ferramenta de automação, na qual dados são produzidos e extraídos automaticamente, sem que você precise reuni-los manualmente em uma planilha ou algo do tipo. 

6. Pratique a melhoria contínua 

As metodologias baseadas na melhoria contínua são ótimos recursos para direcionar sua equipe à busca permanente por processos mais eficientes. Quando incorporadas pelo time, elas facilitam a parte pedagógica desse trabalho. Vejamos algumas dessas abordagens: 

Ciclo PDCA

O ciclo PDCA é um modelo gerencial muito popular, cuja sigla traz os termos em inglês plan, do, check e act (planejar, fazer, acompanhar e agir). 

A proposta é que essas ações sigam ciclos, com um grau de otimização seja maior a cada nova rodada. O papel dos gestores é adotar essas práticas na rotina da empresa, durante a montagem e execução de processos. As etapas são:

• Planejar: consiste no desenvolvimento de um plano de ação baseado em objetivos pré-definidos, em diferentes metodologias de implementação e em pessoas responsáveis por fazer com que todos os procedimentos sigam o planejamento.
• Fazer: trata-se da execução do plano e do monitoramento do que funciona ou não.
• Acompanhar: ao fim das atividades e análises, a eficiência do plano de ação precisa ser aferido. Se objetivos ou KPIs não foram alcançados, o ciclo é reiniciado em busca de melhorias.
• Agir: quando o plano traz resultados positivos, os processos e ações corretivas propostos devem ser mantidos de forma a documentar e padronizar as melhorias na organização.

Agile

Segundo a Gartner, “agile é uma abordagem de desenvolvimento que entrega softwares seguindo os princípios do Manifesto para Desenvolvimento de Software Ágil”. Essa metodologia é bastante usada no desenvolvimento de softwares e na implementação de projetos, mas se aplica também à otimização permanente de processos. 

Nesse caso, o próprio processo de otimização é dividido em fases, os sprints. Eles são conduzidos por equipes multidisciplinares, cujos principais focos são a satisfação do cliente e a eficiência da comunicação. 

Os preceitos da Agile estão descritos em um manifesto (o Agile Manifest, criado por um grupo de desenvolvedores nos anos 2000). Entre eles, estão: foco nos indivíduos e interações em relação a processos e ferramentas; Uso de documentação detalhada; Colaboração com os clientes; Respostas rápidas às mudanças.

Kaizen

A Kaizen é mais uma filosofia para nortear a abordagem processual nascida no Japão, depois da Segunda Guerra Mundial (no contexto da necessidade de reconstrução do país após o conflito). O termo japonês Kaizen quer dizer  “uma mudança para melhor ou melhoria contínua”. 

A abordagem Kaizen tem seu foco em pequenas mudanças graduais e contínuas, em vez de em reestruturações de grande porte. Segundo um dos seus preceitos, líderes devem dedicar ao menos metade de seu tempo ao aprimoramento de tarefas e processos. 

Empresas que implementaram a Kaizen costumam adotar práticas padronizadas de otimização de processos. A metodologia japonesa recomenda ainda o uso racional de recursos, de papel para documentos até mobiliário de escritório. 

Os oito pilares da abordagem Kaizen são: respeito pelas pessoas, otimização permanente, eliminação de práticas antigas, proatividade na resolução de problemas, criatividade para encontrar soluções baratas, empoderamento dos colaboradores, coleta de opiniões diversas e aplicação de soluções conforme erros são identificados. 

7. Invista em um software de gestão e automação de processos

Um bom software de gestão e automação é a chave para uma jornada contínua de eficiência operacional. 

Esse tipo de ferramenta dispõe as etapas do seu fluxo de trabalho de forma visual e acessível a todos, e centraliza todas as informações sobre a sua execução. A partir daí, você consegue insights valiosos sobre entradas e saídas do seu processo, além de tempos de execução, escopo das tarefas, produtividade dos membros da equipe etc. 

Pipefy é uma ferramenta no-code muito fácil de usar. Com ela você pode criar e executar workflows em alguns cliques, ajudando sua empresa a alcançar a eficiência operacional. As automações do Pipefy vão eliminar tarefas manuais e repetitivas que costumam ser fontes de erros e estresse dentro da equipe, além de melhorar sua operação de maneira contínua. 

Use os formulários online completos e customizáveis para garantir uma gestão de solicitações mais rápida e eficiente. Mapeie seu processo e modifique-o dentro da plataforma quantas vezes precisar. Acesse também relatórios e dashboards para analisar todos os dados da sua operação em tempo real. E muito mais.

Como calcular a eficiência operacional da sua empresa

Quantificar a eficiência operacional é mais simples do que parece. Uma equação que muitas empresas empregam para essa medição é:

É importante ter em mente os conceitos de entrada e saída que comentamos anteriormente. Se a receita total da sua empresa para o ano foi de R$ 200.000 (saída) e suas despesas operacionais foram de R$ 100.000 (entrada), o índice de eficiência operacional é de 0,5. Isso significa que, para cada R$ 1 de receita obtida, R$ 0,50 foi gasto.

Gerar mais receita com menos despesas/recursos operacionais é sempre um objetivo. À medida que a taxa de eficiência operacional diminui, a eficiência operacional real aumenta. Abaixo estão dois exemplos de como a taxa de eficiência muda conforme a quantidade de entrada e saída varia.

Exemplo: Redução de custos 

Se a receita permanecer a mesma em cada cenário, a eficiência operacional pode ser melhorada com a redução de despesas/custos.

Exemplo: Aumento do lucro

Se as despesas permanecerem as mesmas em cada cenário, a eficiência operacional pode ser melhorada com o aumento da receita.

A eficiência operacional não acontece por acidente ou de uma hora para outra. É preciso uma investigação sobre todos os aspectos de um negócio para encontrar áreas onde as oportunidades de aumentar a receita ou diminuir as despesas podem ser encontradas. Outras métricas relacionadas com a eficiência operacional incluem:

• Métricas de custo. Isso significa que a métrica de custo direto vs. indireto é uma boa maneira de identificar custos externos.
• Inventário. A sobrecarga de produtos no armazém é uma despesa enorme para a maioria das organizações, especialmente quando uma parte desse estoque está desatualizada ou vencida. A eficiência do estoque é um processo contínuo, garantindo que a quantidade certa dos suprimentos certos esteja disponível a qualquer momento.
• KPIs (indicadores-chave de desempenho). Métricas específicas da organização que avaliam o desempenho das operações diárias. Alguns KPIs gerais a serem observados consistentemente são satisfação do cliente, taxa de entrega no prazo, vendas diárias pendentes e margem de lucro operacional.
• Métricas de produtividade. Medida de desempenho do colaborador e/ou do maquinário. Dois dos principais KPIs a serem monitorados nesta categoria são o volume de produção e o cumprimento de prazos.

Benefícios em medir a eficiência operacional da sua empresa

Ser capaz de medir e quantificar a eficiência operacional é um componente essencial da gestão empresarial. As medidas de eficiência revelam informações importantes sobre a saúde de um negócio e facilitam a realização de mudanças que podem ter um impacto positivo nos resultados. Além disso, medir a eficiência operacional fornece três benefícios principais: melhor estratégia de negócios, tomadas de decisão e controle sobre os resultados.

Proporciona uma estratégia de negócio mais efetiva 

A eficiência operacional tem um impacto direto na capacidade de uma empresa de atingir seus objetivos estratégicos.

Compreender o quão eficiente (ou ineficiente) é um negócio é crucial para projetar despesas e receitas, ajustar a alocação de recursos e fazer as mudanças necessárias para reduzir o desperdício, evitar custos desnecessários e alinhar as atividades com o orçamento.

Contribui para tomada de decisões guiadas por dados

Para tomar decisões estratégicas com confiança, as empresas precisam ter o máximo de dados possível. A eficiência operacional é um ponto de dados chave que pode determinar como os orçamentos e recursos devem ser alocados.

Proporciona mais controle sobre os resultados 

Quando as métricas de eficiência operacional não são estabelecidas, as empresas tomam decisões no escuro. Ao calcular a eficiência operacional, a previsão se torna mais precisa e os líderes têm uma visão melhor do que está funcionando e do que não está. Medir a eficiência operacional também dá aos gerentes recursos para impactar os resultados de forma mais eficaz.

Exemplos de melhora da eficiência operacional

Gerenciamento de solicitações

Muitas equipes lidam com um processo de gerenciamento de solicitações ineficiente. Em muitos casos, isso representa um grande volume de solicitações vindas de vários canais, como emails, formulários online, mensagens ou até mesmo conversas informais.

Essas solicitações podem exigir um fluxo complexo de aprovações e depender de vários aplicativos, bancos de dados e sistemas. Muitas vezes, as equipes recorrem a planilhas para tentar gerenciar essas solicitações.

Um sistema mais eficiente de gerenciamento de solicitações incorporaria uma ferramenta que:

1. Integra dados entre todos os aplicativos e sistemas relevantes;
2. Centraliza todas as solicitações recebidas em uma única caixa de entrada ou banco de dados;
3. Utiliza formulários padronizados para eliminar informações ausentes ou incompletas;
4. Roteia automaticamente as solicitações recebidas com base em regras e condicionais;
5. Consolida todas as solicitações e informações em uma única visualização;
6. Automatiza notificações, emails e atualizações de status.

Neste exemplo, as ineficiências decorrentes da entrada de dados duplicados, o envio manual de atualizações de status e e-mails e eventuais atrasos causados por itens encaminhados para a pessoa errada são eliminados. As equipes também se beneficiam de dados centralizados, o que economiza tempo gasto alternando entre aplicativos e sistemas.

Procure-to-pay (P2P) / Aumento de lucros

Outro exemplo de um processo que pode se tornar mais eficiente é o processo de procure-to-pay. O P2P envolve uma ampla variedade de stakeholders (internos e externos), documentos (como RFPs, ordens de compra, recibos de remessa e faturas) e, muitas vezes, várias camadas de aprovação.

Padronizar o processo de P2P é uma forma das equipes de compras melhorarem a eficiência de seus processos. Quando as solicitações de compra são enviadas em formatos diferentes por equipes diferentes, leva mais tempo para organizar e inserir os dados manualmente.

Outra maneira importante de tornar o processo de P2P mais eficiente é automatizando cada fluxo de trabalho. Isso elimina tarefas manuais e acelera o fluxo de informações. Por fim, a integração de software e aplicativos financeiros com uma ferramenta de gerenciamento de processos pode facilitar a colaboração e a comunicação entre equipes.

Melhore sua eficiência operacional com Pipefy

A eficiência operacional é uma métrica crucial para empresas que buscam prosperar no mercado extremamente competitivo e com tantas incertezas como o atual. Muitas vezes, oportunidades para melhorar a eficiência operacional são negligenciadas. O Pipefy pode mudar esse cenário.

O Pipefy ajuda equipes em qualquer departamento a criar processos e fluxos de trabalho mais eficientes. As integrações dissolvem os silos de dados e as automações reduzem o trabalho manual. O Pipefy é altamente adaptável e pode ser modificado para ser aplicado em qualquer fluxo de trabalho ou processo para ajudar as empresas a obter o máximo da sua pilha tecnológica existente.

O melhor de tudo é que o Pipefy é uma solução de no-code que oferece às equipes de negócios as ferramentas necessárias para se manterem ágeis enquanto ajuda a equipe de TI a conservar seus recursos.

Além disso, a plataforma conta com capacidades de Inteligência Artificial – a Pipefy AI –, o que torna tudo mais rápido. Para criar um processo, basta descrevê-lo em poucas palavras ao chat integrado na ferramenta. A IA do Pipefy te ajuda a obter insights de alto nível, métricas precisas e dicas de como melhorar seus fluxos de trabalho em questão de segundos. 

Escrito por

Carina Bacelar

Content writer @ Pipefy. Articles about tech trends, business practices, and process automation.