4 Dicas de como melhorar a eficiência operacional de uma empresa

Não importa qual seja o perfil da empresa ou sua área de atuação, o desejo de todo empreendedor ou CEO é garantir os melhores níveis de eficiência operacional.

Afinal, isso significa ter mais qualidade nos processos ao mesmo tempo em que os custos são reduzidos. Basicamente, é “fazer mais com menos”. 

Maximizar a cadeia de produção, economizando nas entradas e garantindo a excelência das saídas, é o caminho ideal para potencializar a sua lucratividade.

Mas quais medidas adotar para que isso seja possível? Qual a real importância da eficiência operacional? Conheça os detalhes mais importantes sobre o assunto a seguir.

4 dicas de como melhorar a eficiência operacional 

A eficiência operacional está ligada ao aumento simultâneo da qualidade dos processos e de suas margens de lucro.

O objetivo é aprimorá-la até que os recursos sejam otimizados ao máximo, de forma que as entradas proporcionem os melhores níveis de retorno possíveis para as saídas.

Claro que o caminho pode variar de acordo com cada organização. Contudo, existem medidas indispensáveis e comuns a todo negócio para viabilizar esse aprimoramento. Confira: 

1 – Implementar processos digitais

Atualmente, é impossível atingir a eficiência operacional sem o apoio da tecnologia. Por isso, comece com a implementação de um sistema robusto para digitalizar os seus processos.

Com o Pipefy, por exemplo, você pode criar fluxos de trabalho e padronizar todas as atividades de forma simples. 

Todas as demandas ficam visíveis entre os envolvidos. Elas são organizadas para garantir total fluidez e conformidade nos trabalhos. 

Já os relatórios e os indicadores de produtividade garantem um entendimento completo e imediato sobre os andamentos, o que deve ser corrigido e o que pode ser melhorado. 

2 – Fazer o mapeamento de processos

Antes mesmo de otimizar a gestão dos processos e os fluxos de trabalho por meio da digitalização, você deve primeiro compreender todo o funcionamento da organização. 

Portanto, comece com um mapeamento completo. Com ele, você visualiza todos os caminhos e ações que são seguidos desde as entradas até as saídas. 

A partir disso, os pontos fortes e as possíveis falhas na cadeia se tornam evidentes. Dessa forma, correções podem ser definidas ou até novos processos modelados. 

Esse é o ponto de partida ideal para implementar um sistema de eficiência operacional já com as melhores práticas bem definidas.

3 – Gerenciar processos sempre

Com os processos mapeados, já aprimorados e inseridos em um workflow digital, o foco passa a ser nas melhorias contínuas.

Isso significa gerenciar todas as rotinas internas. Sua meta deve ser prevenir erros, retrabalho, desperdícios e otimizar o tempo dos trabalhos.

Nesse sentido, a gestão deve garantir as condições ideais para que os colaboradores tenham um bom rendimento. 

Da mesma maneira, o gerenciamento precisa atuar para que os procedimentos e controles automatizados fluam conforme o esperado e possam ser otimizados sempre que possível. 

4 – Incentivar constantemente a equipe

Por falar nos colaboradores, eles são protagonistas quando o assunto é eficiência operacional. 

Não basta implementar excelentes sistemas digitais e estipular melhorias sem que as pessoas diretamente responsáveis pelos processos estejam engajadas.

Ou seja, você deve trabalhar sua cultura organizacional. Os funcionários precisam manter-se motivados e entender seu valor para o sucesso do todo.

Isso pode incluir diversas ações, como programas de desenvolvimento comportamental, ações de treinamento, integrações, incentivos específicos (financeiros ou de qualificação), e assim por diante. 

Importância da eficiência operacional em um negócio 

Já está claro que a otimização de processos e a minimização de desperdícios é a chave para ter atividades mais lucrativas.

A melhor parte é que, enquanto trabalham a eficiência operacional, os gestores passam a ter um conhecimento completo e integrado da organização.

Dessa forma, os processos implementados ganham mais controle e previsibilidade. Isso permite uma identificação mais precisa de gargalos e a definição mais ágil de soluções.

Basicamente, você passa a aprimorar continuamente o desempenho do negócio, aproveitando melhor suas oportunidades.

Como resultado, toda a cultura interna da empresa é transformada. Quando há foco na eficiência operacional, ela é direcionada à busca constante e escalável por mais eficácia e produtividade. 

Ao prevenir perdas e potencializar ganhos, o rendimento é ampliado e o próprio desempenho dos colaboradores é otimizado, o que também aumenta seu engajamento e satisfação. 

Somados, todos esses benefícios tornam a empresa mais competitiva, viável e com uma melhor imagem no mercado. 

Melhore sua eficiência operacional com Pipefy

Pipefy é uma ferramenta no-code, fácil de usar, com a qual você pode, em alguns cliques, criar e executar workflows que vão ajudar sua empresa a alcançar a eficiência operacional. Graças à possibilidade de automatizar processos, você elimina tarefas manuais e repetitivas que costumam ser fontes de erros e de estresse entre a equipe, e melhora os resultados da sua operação. 

No Pipefy, você pode melhorar seus processos de forma contínua e permanente. Use os formulários online completos e customizáveis que a plataforma oferece para coletar feedbacks. Acesse também os relatórios e dashboards da ferramenta para ter acesso aos dados da sua operação em tempo real. 

Escrito por

Gustavo Sumares