7 dicas de como melhorar a eficiência operacional da sua empresa

O desejo de todo empreendedor ou CEO é garantir os melhores níveis de eficiência operacional. Afinal, isso significa ter mais qualidade nos processos ao mesmo tempo em que os custos são reduzidos. É o famoso “fazer mais com menos”. Parece algo fácil de alcançar, mas não é. Cortar custos de forma indiscriminada e estimular o trabalho da equipe  ao máximo sem qualquer análise ou estratégia podem surtir até o efeito contrário. 

Maximizar a cadeia de produção, economizando nas entradas (ou inputs) e garantindo a excelência das saídas (ou outputs), é o caminho ideal para potencializar a sua lucratividade. Mas quais medidas adotar para que isso seja possível? Qual a real importância da eficiência operacional? Conheça os detalhes mais importantes sobre o assunto a seguir.

O que é eficiência operacional?

No mundo corporativo, a eficiência operacional está ligada ao uso dos recursos de forma inteligente e otimizada, evitando desperdícios e mau uso desses recursos (não só de dinheiro) durante a operação. Esse objetivo só é alcançado quando processos são otimizados, permitindo que melhores resultados sejam alcançados apenas com rearranjos  e mudanças no esquema de trabalho das equipes. 

A eficiência operacional é bastante associada a fábricas e ao conceito de ter menos mão de obra e gastar menos dinheiro. Mas, no mundo de hoje, ela diz respeito muito mais ao que os colaboradores estão fazendo, onde estão empregando o seu tempo, e como o dinheiro está sendo gasto. 

A ideia de melhorar processos é fazer com que toda a cadeia produtiva se torne mais inteligente e produtiva sem que grandes investimentos necessariamente sejam feitos. De fato, o primeiro passo no caminho da eficiência é melhorar o gerenciamento da sua equipe, dos processos e das informações que fluem por eles. Tudo sempre com o foco na satisfação do cliente. 

Na prática, essa eficiência pode ser medida comparando entradas e saídas dos processos. Do lado das entradas estão os custos de produção e os recursos humanos além do tempo gasto no trabalho e outros fatores. Na saída temos os aspectos ligados aos resultados do processo: o volume da produção, a qualidade do produto ou serviço, a receita obtida etc.  

Qual é a importância da eficiência operacional? 

A otimização de processos e a redução de desperdícios são fatores-chave para aumentar a eficiência de qualquer empresa. A melhor parte é que, enquanto trabalham a eficiência operacional, os gestores passam a ter um conhecimento completo e integrado da organização.

Dessa forma, os processos implementados ganham mais controle e previsibilidade. Isso permite uma melhor identificação de gargalos e a definição mais ágil de soluções.

Basicamente, você passa a aprimorar continuamente o desempenho do negócio, aproveitando melhor suas oportunidades. E, como resultado, toda a cultura interna da empresa é transformada. Quando há foco na eficiência operacional, ela é direcionada à busca constante por mais eficácia e produtividade. 

Ao prevenir perdas e potencializar ganhos, o rendimento é ampliado e o próprio desempenho dos colaboradores é otimizado, o que também aumenta seu engajamento e satisfação. Somados, todos esses benefícios tornam a empresa mais competitiva e com uma melhor imagem no mercado.

O vídeo abaixo, da Revista Exame, explica por que todo líder deve investir na eficiência operacional de seu time:

Benefícios em alcançar a eficiência operacional 

A jornada rumo à eficiência operacional traz benefícios importantes e duradouros para o dia a dia de qualquer equipe. Custos e prazos são reduzidos, os resultados melhoram, erros são eliminados e muito mais. Vejamos algumas vantagens de investir em processos mais eficientes:

Melhora a produtividade

Esforços pela eficiência operacional resultam em maior produtividade dos times. É comum ouvir de equipes que optaram por padronizar e automatizar seus processos que centenas de horas de trabalho são poupadas (ou mais, dependendo da escala da empresa/time). 

A Divisão de Soluções para Agricultura da BASF, por exemplo, otimizou seus processos trocando planilhas por workflows digitais automatizados e conseguiu economizar 2.400 horas de trabalho de seus funcionários em um ano. Veja como foi a jornada da BASF para se tornar mais eficiente. 

Reduz custos e desperdícios

Com o foco na eficiência operacional, erros processuais que levam ao desperdício de recursos são evitados. Assim, a empresa consegue redirecionar esse dinheiro para iniciativas mais interessantes, que muitas vezes ficam em segundo plano por causa da urgência da execução rotineira. 

Um exemplo interessante é o da Dasa, maior rede integrada de saúde do Brasil, que implementou uma plataforma de automação para melhorar seus processos de cadeia logística em 2020 e registrou um ROI (Retorno sobre Investimento) de 223% em apenas um ano. Leia mais sobre esse caso de sucesso. 

Previne erros

Erros e retrabalho, como já sabemos, provocam gastos de tempo e dinheiro desnecessário. Mas também comprometem a qualidade dos produtos finais e deixam as equipes envolvidas frequentemente frustradas. 

Para atingir a eficiência operacional, é necessário que processos sejam mapeados e melhorados de forma a eliminar erros. A automação de tarefas também ajuda a reduzir erros frequentes, que o trabalho humano manual muitas vezes deixa passar. 

A Cooperativa dos Plantadores de Cana do Estado de São Paulo (Coplacana) sofria com erros e com a falta de eficiência geral em processos. Os times administrativos usavam ferramentas diversas e desconectadas, como email, Excel e ERP. 

Até que a empresa decidiu investir em um software de automação de processos, economizando mais de 700 horas da equipe ao automatizar emails e atingindo um ROI de 157% em um ano. Saiba aqui como a empresa evita erros com automações. 

Como calcular a eficiência operacional da sua empresa

Para calcular a eficiência operacional da sua empresa, você precisa conhecer o valor das entradas (custos de produção, com mão-de-obra) e saídas (receita com produtos/serviços) dos processos. 

A eficiência está na razão entre um aspecto e outro. Você pode calcular a eficiência operacional da sua empresa com uma fórmula simples:

EO = Despesas / Receitas

Portanto, quanto maior o resultado final, mais seus custos estão “engolindo” as receitas da sua empresa – e mais longe você estará da eficiência operacional. Vale lembrar que esse valor precisa ser analisado em sua evolução ao longo do tempo, e não em um contexto isolado. 

7 dicas de como melhorar sua eficiência operacional

A eficiência operacional está ligada ao aumento simultâneo da qualidade dos processos e de suas margens de lucro. O objetivo é aprimorá-la até que os recursos sejam otimizados, de forma que as entradas nos processos proporcionem os melhores níveis de retorno possíveis para as saídas.

Claro que o caminho para atingi-la pode variar de acordo com cada organização. Contudo, existem medidas indispensáveis e comuns para viabilizar esse aprimoramento. Confira algumas delas a seguir:

1. Mapeie seus processos

Antes mesmo de otimizar a gestão dos processos e os fluxos de trabalho por meio da digitalização, você deve primeiro compreender todo o funcionamento da organização. 

Portanto, comece com um mapeamento completo de processos. Com ele, você visualiza todos os caminhos e ações que são seguidos de ponta a ponta. A partir daí, identifique os pontos fortes e as possíveis falhas com mais clareza e defina correções ou até a criação (ou exclusão) de processos modelados. 

Esse é o ponto de partida ideal para implementar um sistema de eficiência operacional já com as melhores práticas bem definidas.

2. Padronize e digitalize os procedimentos

Atualmente, é impossível atingir a eficiência operacional sem o apoio da tecnologia. Por isso, considere a implementação de um sistema robusto para digitalizar os seus processos, e poder padronizá-los e automatizá-los na nuvem.

Com o Pipefy, por exemplo, você pode criar fluxos de trabalho e organizar todas as atividades da equipe de forma simples. Todas as etapas dos processos e demandas ficam visíveis para todos os envolvidos. Essa disposição garante total fluidez e clareza na execução das tarefas. 

Já os relatórios e os indicadores de produtividade, que podem ser extraídos pela ferramenta a qualquer momento, garantem um entendimento completo e imediato sobre o andamento dos processos, o que deve ser corrigido e o que pode ser melhorado.

3. Sempre gerencie os processos

Com os processos mapeados, já aprimorados e inseridos em um workflow digital, o foco passa a ser nas melhorias contínuas. Isso significa gerenciar todas as rotinas internas. Sua meta deve ser prevenir erros, retrabalho, desperdícios e otimizar o tempo. A boa gestão deve garantir as condições ideais para que os colaboradores tenham o melhor rendimento. 

Da mesma maneira, o gerenciamento precisa atuar para que os procedimentos e controles automatizados fluam conforme o esperado, e possam ser ajustados sempre que possível. 

4. Incentive os colaboradores

Por falar nos colaboradores, eles são protagonistas quando o assunto é eficiência operacional. Não basta implementar excelentes sistemas digitais e estipular melhorias sem que as pessoas diretamente responsáveis pelos processos estejam engajadas.

Ou seja, você deve trabalhar sua cultura organizacional. Os funcionários precisam manter-se motivados e entender seu valor para o sucesso do todo. Isso pode incluir diversas ações, como programas de desenvolvimento comportamental, ações de treinamento, integrações, incentivos específicos (financeiros ou de qualificação), e assim por diante. 

5. Fique de olho nos índices de eficiência

Não deixe que as mudanças corram soltas sem qualquer acompanhamento. Defina metas e KPIs que devem ser monitorados periodicamente, e a partir deles, verifique se a eficiência do seu processo aumentou ou diminuiu de forma objetiva. 

Temos guias completos sobre KPIs de Marketing, Financeiro e de Vendas, caso você ainda não saiba por onde começar.

Esse acompanhamento fica mais fácil quando você conduz seu processo em uma ferramenta de automação, na qual dados são produzidos e extraídos automaticamente, sem que você precise reuni-los manualmente em uma planilha ou algo do tipo. 

6. Pratique a melhoria contínua 

As metodologias baseadas na melhoria contínua são ótimos recursos para direcionar sua equipe à busca permanente por processos mais eficientes. Quando incorporadas pelo time, elas facilitam a parte pedagógica desse trabalho. Vejamos algumas dessas abordagens: 

Ciclo PDCA

O ciclo PDCA é um modelo gerencial muito popular, cuja sigla traz os termos em inglês plan, do, check e act (planejar, fazer, acompanhar e agir). 

A proposta é que essas ações sigam ciclos, com um grau de otimização seja maior a cada nova rodada. O papel dos gestores é adotar essas práticas na rotina da empresa, durante a montagem e execução de processos. As etapas são:

• Planejar: consiste no desenvolvimento de um plano de ação baseado em objetivos pré-definidos, em diferentes metodologias de implementação e em pessoas responsáveis por fazer com que todos os procedimentos sigam o planejamento.
• Fazer: trata-se da execução do plano, e do monitoramento do que funciona ou não.
• Acompanhar: ao fim das atividades e análises, a eficiência do plano de ação precisa ser aferido. Se objetivos ou KPIs não foram alcançados, o ciclo é reiniciado em busca de melhorias.
• Agir: quando o plano traz resultados positivos, os processos e ações corretivas propostos devem ser mantidos de forma a documentar e padronizar as melhorias na organização.

Agile

Segundo a Gartner, “agile é uma abordagem de desenvolvimento que entrega softwares seguindo os princípios do Manifesto para Desenvolvimento de Software Ágil”. Essa metodologia é bastante usada no desenvolvimento de softwares e na implementação de projetos, mas se aplica também à otimização permanente de processos. 

Nesse caso, o próprio processo de otimização é dividido em fases, os sprints. Eles são conduzidos por equipes multidisciplinares, cujos principais focos são a satisfação do cliente e a eficiência da comunicação. 

Os preceitos da Agile estão descritos em um manifesto (o Agile Manifest, criado por um grupo de desenvolvedores nos anos 2000). Entre eles, estão: foco nos indivíduos e interações em relação a processos e ferramentas; Uso de documentação detalhada; Colaboração com os clientes; Respostas rápidas às mudanças.

Kaizen

A Kaizen é mais uma filosofia para nortear a abordagem processual nascida no Japão, depois da Segunda Guerra Mundial (no contexto da necessidade de reconstrução do país após o conflito). O termo japonês Kaizen quer dizer  “uma mudança para melhor (ou melhoria contínua)”. 

A abordagem Kaizen tem seu foco em pequenas mudanças graduais e contínuas, em vez de em reestruturações de grande porte. Segundo um dos seus preceitos, líderes devem dedicar ao menos metade de seu tempo ao aprimoramento de tarefas e processos. 

Empresas que implementaram a Kaizen costumam adotar práticas padronizadas de otimização de processos. A metodologia japonesa recomenda ainda o uso racional de recursos, de papel para documentos até mobiliário de escritório. 

Os oito pilares da abordagem Kaizen são: respeito pelas pessoas, otimização permanente, eliminação de práticas antigas, proatividade na resolução de problemas, criatividade para encontrar soluções baratas, empoderamento dos colaboradores, coleta de opiniões diversas e aplicação de soluções conforme erros são identificados. 

7. Invista em um software de gestão e automação de processos

Um bom software de gestão e automação é a chave para uma jornada contínua de eficiência operacional. 

Esse tipo de ferramenta dispõe as etapas do seu fluxo de trabalho de forma visual e acessível a todos, e centraliza todas as informações sobre a sua execução. A partir daí, você consegue insights valiosos sobre entradas e saídas do seu processo, além de tempos de execução, escopo das tarefas, produtividade dos membros da equipe etc. 

Pipefy é uma ferramenta low-code muito fácil de usar. Com ela você pode criar e executar workflows em alguns cliques, ajudando sua empresa a alcançar a eficiência operacional. As automações do Pipefy vão eliminar tarefas manuais e repetitivas que costumam ser fontes de erros e estresse dentro da equipe, além de melhorar sua operação de maneira contínua. 

Use os formulários online completos e customizáveis para garantir uma gestão de solicitações mais rápida e eficiente. Mapeie seu processo e modifique-o dentro da plataforma quantas vezes precisar. Acesse também relatórios e dashboards para analisar todos os dados da sua operação em tempo real. E muito mais.

Escrito por

Carina Bacelar

Content writer @ Pipefy. Articles about tech trends, business practices, and process automation.