Como Fazer um Workflow e Gerenciar Tarefas?

Mérie Oliveira
homem montando um fluxo de trabalho no quadro branco

Como a otimização e a automação de fluxos de trabalho aumentam a produtividade, reduzem erros, eliminam o trabalho manual e repetitivo e fortalecem resultados

As empresas mais bem-sucedidas da atualidade não competem apenas em relação a produtos ou branding. Elas movimentam milhões por ano para cortar custos e aumentar a produtividade, investindo em melhores tecnologias para deixar suas operações mais eficientes. Enquanto empresas mais tradicionais mantêm o status quo, quando se trata do gerenciamento de tarefas internas do dia-a-dia, seus concorrentes mais inovadores sempre encontram formas de trabalhar de maneira mais inteligente.

Você também pode ter essa vantagem competitiva priorizando a automação do gerenciamento de fluxos de trabalho na sua empresa. Ao fazer isso, você elimina o trabalho repetitivo, remove os gargalos, reduz erros e aumenta a produtividade em toda a empresa.

O que é gerenciamento de fluxos de trabalho?

Vamos pensar a partir da perspectiva de um membro do time de contas a pagar da sua empresa. Uma de suas responsabilidades é receber faturas, verificá-las em comparação às ordens de compra e pagar o valor devido. Cada vez que esse profissional lida com uma conta a pagar, ele realiza uma série de etapas parecidas – etapas que formam o que é chamado de fluxo de trabalho.

As pessoas costumam usar as palavras fluxo de trabalho e processo como sinônimos, mas seus significados são um pouco diferentes. Um fluxo de trabalho é uma série de etapas mapeadas e documentadas, necessárias para atingir uma meta que se repete, é recorrente e operacional. Já um processo é um conjunto de atividades que inclui o fluxo de trabalho e outros fatores, como pessoas, ferramentas e relatórios. Os fluxos de trabalho tendem a ser mais previsíveis e ordenados, por isso, são mais fáceis de automatizar.

De modo geral, existem duas categorias de fluxos de trabalho:

  • Fluxos sequenciais ocorrem quando cada etapa depende da conclusão de uma etapa anterior. Por exemplo, se você estiver gerenciando um departamento de compras, precisa esperar que a cotação seja feita e a compra seja aprovada antes de pagar a fatura. Fluxos de trabalho baseados em regras que usam lógica condicional (pense: se isto então aquilo) são exemplos de um tipo de fluxo de trabalho sequencial.
  • Fluxos paralelos ocorrem quando várias tarefas são executadas simultaneamente. Por exemplo, quando você contrata um novo funcionário, o RH pode solicitar a compra de equipamentos e software da equipe de Finanças e, ao mesmo tempo, solicitar papelada, assinaturas e contratos da equipe Jurídica. Esses fluxos de trabalho, também chamados de fluxos de trabalho de estado, às vezes dependem uns dos outros.

Para aumentar a eficiência operacional, melhorar a produtividade dos colaboradores e ter vantagem competitiva, as empresas líderes de hoje estão investindo cada vez mais no gerenciamento de fluxos de trabalho, ou seja, no procedimento de identificação, análise e otimização de processos de negócio, usando automação.

Hoje, gerenciamento de fluxos de trabalho significa otimizar processos de negócio usando automação.

Descrevemos as diferenças entre fluxos de trabalho e processos. Uma distinção semelhante pode ser feita entre gerenciamento de fluxos de trabalho e gerenciamento de projetos. Enquanto o gerenciamento de projeto se concentra em concluir um planejamento de vários fluxos de trabalho e diversas pessoas como um evento único, o gerenciamento de fluxos de trabalho se concentra em um conjunto menor e mais estruturado de tarefas que se repetem constantemente e podem ser convertidas em um sistema automatizado. Por exemplo, um projeto pode ser um evento específico com o objetivo de prospectar clientes, enquanto um fluxo de trabalho são as etapas executadas para fazer o onboarding de novos clientes.

Quais são os principais elementos dos fluxos de trabalho?

Para entender como os fluxos de trabalho podem ser automatizados, é preciso considerar seus componentes. Classificar com clareza cada um desses componentes ajuda a inseri-los em um sistema que os usará para dar apoio aos usuários para realizarem seus trabalhos:

  • Entradas ou materiais necessários para completar uma tarefa. Usando o exemplo de onboarding do departamento de RH, as entradas ou inputs podem incluir um contrato, informações de contato da nova contratação e um documento que descreve o equipamento, software e outros itens de escritório de que essa pessoa vai precisar.
  • Transformação ou ações específicas que, quando aplicadas, levam as entradas à próxima etapa. Isso pode representar o envio de um documento para aprovação, o processamento das informações de um novo contratado ou a atribuição de uma tarefa de onboarding a um membro da equipe.
  • Saídas ou os produtos ou resultados de cada transformação. Esse componente inclui materiais em seus próximos estágios (um contato esperando por uma assinatura, uma caixa cheia de equipamentos de escritório), assim como o resultado final quando o fluxo de trabalho é concluído (um contrato executado e uma remessa recebida).

Esses elementos podem ser traduzidos em objetos, regras e eventos que constituem a linguagem de um sistema de automação de fluxo de trabalho. Eles podem ser organizados em tarefas, atribuídos a outras pessoas e monitorados até sua conclusão; eram conceitos subjetivos e transformaram-se em trabalho real e acionável.

O que é um sistema de gerenciamento de fluxos de trabalho?

Um sistema de gerenciamento de fluxos de trabalho permite que as empresas estruturem e controlem as atividades rotineiras e repetitivas necessárias para seus processos de negócio. Os melhores sistemas de gerenciamento atuais são softwares como serviço (SaaS), que permitem que a automação dessas atividades seja mais fácil e acessível, mesmo quando envolve stakeholders internos e externos.

Gerenciamento de fluxos de trabalho x gerenciamento de processos de negócio (BPM)

Como o gerenciamento de fluxos de trabalho faz parte de uma área maior, gerenciamento de processos de negócio, os dois termos são usados frequentemente como sinônimos. O último se concentra na otimização de todo o conjunto de processos de uma empresa, bem como dos processos individuais – é uma visão holística sobre o quanto uma empresa é eficaz e eficiente. O gerenciamento de fluxos de trabalho faz parte disso, mas se concentra em etapas e tarefas claramente definidas, que tornam possíveis os resultados da empresa como um todo.

Softwares de gerenciamento de processos de negócio normalmente precisam de um longo período de implementação e é necessário conseguir aprovação e a aceitação de grande parte da empresa antes de começarem a ser usados. Mas isso está mudando conforme as plataformas se tornam mais flexíveis. Independente se a solução é categorizada como software de gerenciamento de fluxos de trabalho (WFMS) ou BPM, as plataformas mais modernas permitem que as equipes sejam mais produtivas e trabalhem com rapidez. Além disso, as principais soluções de WFMS e BPM oferecem suporte ao desenvolvimento low-code e no-code, o que permite que os próprios usuários criem soluções que tenham os mesmos recursos de automação e integração que ferramentas tradicionais, mais técnicas e que exigem conhecimento em programação. A adoção e o tempo necessário até os primeiros resultados aparecerem são mais rápidos e a implementação pode ser feita sem aumentar a carga de trabalho da equipe de TI.

Por que o gerenciamento de fluxos de trabalho é tão importante?

Com 90% dos profissionais se sentindo sobrecarregados e desmotivados por causa de tarefas monótonas e repetitivas, os sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho podem aumentar a produtividade, a felicidade do colaborador e a satisfação do cliente simplesmente reduzindo as tarefas tediosas. No entanto, os benefícios vão muito além:

Automações deixam o trabalho mais rápido

  • Padronização de fluxos de trabalho para garantir que as tarefas sejam realizadas da maneira correta todas as vezes;
  • Garantia de autonomia aos colaboradores para que operem de forma independente e saibam exatamente o que se espera deles;
  • Aumento da eficiência nos fluxos de trabalho, removendo gargalos para melhorar a produtividade e a produção;
  • Melhor comunicação e colaboração entre equipes e empresas, com notificações automáticas quando o status da tarefa muda.

Automações mantêm as tarefas sob controle e reduzem a probabilidade de erros humanos

  • Tarefas de rotina concluídas por meio da automação, em vez de serem esquecidas ou deixadas de lado;
  • Equipe alinhada e dentro do cronograma, com lembretes automáticos de prazos e datas de vencimento;
  • Registros das atividades e métricas visíveis para serem auditados, permitindo que gerentes possam usá-los para medir o desempenho;
  • Redução de erros e retrabalho automatizando tarefas repetitivas.

Ferramentas melhores deixam colaboradores mais felizes e engajados

  • Melhor envolvimento dos colaboradores com tecnologias projetadas para tornar o trabalho mais fácil;
  • Aperfeiçoamento da gestão do tempo em toda a empresa, permitindo que os colaboradores recuperem horas produtivas e evitando burnout;
  • Autonomia para que membros do time possam cuidar de tarefas que antes eram de responsabilidade de gerentes ou outros colegas, porque elas passam a ter instruções claras a serem seguidas.

Quando começar a investir em automação para fluxos de trabalho?

Cada empresa é única, mas existem alguns sinais que sugerem que a sua ficaria melhor ao usar uma solução de gerenciamento de fluxos de trabalho. Alguns desses sinais são:

  • Problemas recorrentes de fluxo de caixa;
  • Colaboradores indicam, com frequência, que estão sobrecarregados ou esgotados;
  • Recebimento frequente de reclamações de clientes;
  • Problemas recorrentes com tarefas como agendamentos e folha de pagamento;
  • Projetos ficam inacabados com frequência;
  • Sua equipe depende muito de planilhas e papéis;
  • Tarefas repetitivas e relacionadas à entrada de dados utilizam boa parte do tempo produtivo;
  • Você gerencia uma equipe temporária de trabalhadores (por exemplo, empreiteiros e operários);
  • Os principais sistemas dos quais sua empresa depende não se comunicam;
  • Os colaboradores não sabem o que se espera deles.

Além de tudo isso, você vai saber que é hora de investir no gerenciamento de fluxos de trabalho quando seus processos de negócio tiverem problemas demais e começarem a atrapalhar os resultados da sua empresa.

Mauricio Rizzi, gerente de Compras e Customer Service da Samsonite, sabia que era hora de implementar um sistema de gerenciamento de fluxos de trabalho quando percebeu sua equipe sobrecarregada por conta de processos ineficientes. “Sempre que recebia um novo pedido de compra, tinha que pesquisar em emails e arquivos antigos para descobrir a quais fornecedores solicitar um orçamento”, diz Rizzi. “Demorava uma eternidade.” Usando o Pipefy, a Samsonite teve 177% de ROI.

Melhores práticas de gerenciamento de fluxos de trabalho

Existem algumas maneiras de garantir o sucesso da adoção de um novo sistema de gerenciamento de fluxos de trabalho. É muito importante planejar e priorizar com cuidado, comunicar metas a todos os stakeholders e escolher tecnologias intuitivas que vão te ajudar a ver resultados tangíveis com mais rapidez.

#1 – Separe um tempo para priorizar e estabelecer metas

Antes de gastar dinheiro ou criar protocolos complicados para cada tarefa, é importante considerar as principais prioridades da sua empresa. Reúna os envolvidos para uma sessão de brainstorming sobre as maiores frustrações, piores gargalos e fluxos de trabalho mais comuns de cada equipe e, em seguida, escolha sua solução com base nessas informações.

Por exemplo, se a maior parte do seu tempo é utilizada para responder solicitações de serviço, você vai querer que seus clientes interajam com seu sistema sem se preocupar com controle de acessos e outras questões de segurança. Se você gerencia milhares de contratos globais na área da saúde, pode ser mais importante que seus fluxos de trabalho atendam a padrões rigorosos da área, assim como de compliance.

Crie e documente seus fluxos de trabalho atuais

O objetivo do planejamento dos fluxos de todas as equipes é remover a maior parte dos processos repetitivos e demorados de cada um delas. Você pode fazer isso estudando suas operações para identificar problemas com os fluxos já existentes. Peça que cada time esboce um fluxograma das atividades que faz com mais frequência, anotando as etapas mais estressantes e sujeitas a erros. Durante esse exercício, é útil pensar em como o membro do time poderia explicar seu trabalho diário para um novo contratado sem nenhum conhecimento de como ele realiza cada tarefa.

Fluxos de trabalho podem ser entendidos com mais facilidade quando são desenhados, em uma representação visual. Por exemplo, aqui está uma ilustração de como o diagrama de um fluxo de onboarding de cliente poderia ser:

 

Depois de desenhar seus fluxos de trabalho, você precisa criar uma documentação de suporte. O objetivo é descrever claramente quais tarefas, ferramentas e pessoas estão envolvidas em cada etapa do fluxo. Quanto mais específico você for, mais fácil será implementar e otimizar um processo claro e recorrente.

Considere as necessidades de automação de cada departamento

Algumas boas práticas recomendadas para um bom gerenciamento de fluxo de trabalho são específicas para os fluxos mais comuns das empresas. Abaixo, você encontra recomendações para os departamentos Financeiro, Operações, Facilities e outras equipes que são impactadas pela forma como você gerencia os fluxos.

Fluxos de trabalho de Compras e Financeiro

Veja como algumas das empresas líderes de mercado estão usando o gerenciamento de fluxos de trabalho para transformar seus departamentos financeiros:

  • Criação e monitoramento de solicitações financeiras (por exemplo, automatizando o envio de ordens de compra);
  • Facilitação e automação da execução (por exemplo, aprovando viagens e reembolso de despesas);
  • Aceleração das rotinas de encerramento de mês (por exemplo, relatando o valor gasto em relação ao orçamento total).
Fluxos de trabalho de Operações

Equipes de Operações usam soluções de gerenciamento de fluxos de trabalho para aumentar a agilidade, facilitar o controle e manter o compliance:

  • Integração de sistemas ERP, CRM e HRIS à solução de gerenciamento de fluxo de trabalho para aumentar a eficiência organizacional;
  • Estruturação de fluxos automatizados e personalizados por meio de desenvolvimento no-code/low-code para atender necessidades únicas da empresa;
  • Criação de painéis que extraem dados importantes de processos para medir e otimizar KPIs.
Fluxos de trabalho de Facilities

Gerentes de Facilities têm muitas responsabilidades, com solicitações de manutenção, configurações de estações de trabalho, autorizações de estacionamento, limpeza, entre outras. O uso de ferramentas de gerenciamento de fluxos de trabalho facilitam muito as gestão de várias equipes diferentes:

  • Configuração de automações com base em lógica condicional (por exemplo, atribuir solicitações de compra acima de um valor específico ao membro da equipe com esse nível de autoridade para aprovação);
  • Envio de mensagens para freelancers, contratados e colegas sem a necessidade de mudar de plataforma;
  • Eliminação da papelada com a digitalização de processos e aumento da eficiência.
Recursos Humanos e fluxos de trabalho de Departamento Pessoal

Cada vez mais os departamentos de RH estão recorrendo ao gerenciamento do fluxo de trabalho para melhorar a jornada dos colaboradores e otimizar o processo de onboarding. Em uma época em que os novos contratados decidem em 90 dias se vão ou não permanecer na empresa e a guerra por talentos está mais competitiva do que nunca, as empresas precisam fazer tudo o que puderem para melhorar suas operações de RH. 

Usando um software de gerenciamento de fluxos de trabalho para RH, é possível:

  • Acelerar o tempo de contratação e melhorar a experiência do candidato, automatizando feedbacks, agendamentos e propostas;
  • Aumentar a produtividade do RH consolidando todos os dados do candidato em um só lugar para reduzir a troca de contexto;
  • Automatizar o onboarding para aumentar as chances de novos colaboradores terem uma experiência positiva nas primeiras semanas e meses de trabalho.

Leia sobre como o RH do James Delivery teve 134% de ROI em dois meses com um bom gerenciamento de fluxos de trabalho>

Fluxos de trabalho de Recrutamento

Embora seja uma atividade que aconteça dentro do departamento de RH, o recrutamento requer seu próprio conjunto de fluxos. O gerenciamento deles também pode ajudar a:
Organizar e armazenar os currículos de candidatos que se encaixem às vagas para ter acesso a eles com facilidade quando novas posições forem abertas;
Melhorar a eficácia da colaboração entre os departamentos, garantindo que apenas candidatos qualificados cheguem ao processo de entrevista;
Eliminar o trabalho pesado, automatizando o agendamento de entrevistas, envio de feedbacks e aprovações dos gerentes que estão contratando.
Saiba como a Carglass reduziu o tempo de preenchimento de vagas urgentes em 80% com um bom gerenciamento de fluxo de trabalho>

#2 – Escolha o melhor sistema de gerenciamento de fluxos de trabalho

Existe um motivo para que se espere que o mercado de automação de fluxos de trabalho quadruplique dos US$ 4,26 bilhões que arrecadou em 2017 para os US$ 18,45 bilhões que deve contabilizar até 2023: a tecnologia oferece uma série de benefícios para empresas em todos os setores. Mas como decidir qual a plataforma certa para você?
Atualmente, existem plataformas flexíveis e acessíveis no mercado, que não exigem um longo processo de aprovação ou um grande investimento para começar. Continue lendo para saber quais as informações importantes a serem levadas em conta no momento da escolha da solução.

Invista em automação

Não faz sentido profissionais realizarem tarefas rotineiras que poderiam ser concluídas automaticamente com a ajuda da tecnologia. No entanto, de acordo com a Harvard Business Review, até 30% da carga de trabalho do colaborador médio poderia ser automatizada. Ao usar automação onde ela pode ser mais eficaz, você acelera os fluxos de trabalho, fazendo com que colaboradores recuperem até um dia e meio por semana. A sua empresa seria muito mais eficaz se, de repente, cada membro da equipe tivesse 12 horas extras por semana para se concentrar em outros aspectos importantes das operações?

Se o objetivo é aproveitar todo o potencial de uma solução de gerenciamento de fluxos de trabalho, você precisa de uma que possibilite automatizar tarefas repetitivas. Assim, você poderá fazer mais com menos recursos, além de acabar com a probabilidade de erros humanos.

Ao aproveitar a funcionalidade de automação do Pipefy, a IMImobile South Africa conseguiu recuperar 80% do tempo que gastava anteriormente com o gerenciamento de solicitações de Marketing.

Evite soluções monolíticas e sistemas legados

Se pararmos para analisar a forma como a maioria das empresas funciona, encontraremos muitas ineficiências. Isso acontece, em grande parte, porque nove em cada dez empresas ainda usam sistemas e processos legados.
Em geral, as soluções legadas não são flexíveis e seu preço não é tão acessível quanto o de sistemas mais modernos de gerenciamento de fluxos de trabalho. Elas tendem a custar mais desde o início, exigem longos períodos de implementação e dificultam a troca de fornecedores se você decidir que a solução não é mais a melhor opção para a sua empresa. Escolhendo um software mais customizável, flexível e de fácil implementação, você evita as dores de cabeça de soluções antigas e demoradas.

Integre as ferramentas que já usa e mantenha sua infraestrutura tecnológica

Uma empresa tem, em média, mais de 129 softwares implementados em todos os departamentos. Por isso, é fundamental buscar uma solução que ofereça suporte à integração com essas ferramentas. Assim, você vai poder navegar, com facilidade, por fluxos de trabalho que dependem de outros sistemas, sem precisar alterar a infraestrutura de tecnologias que já usa. Integrações ajudam a construir um processo contínuo para atividades como a contratação e onboarding de novos colaboradores usando dados da sua plataforma de RH ou pagando fornecedores por meio de uma plataforma de contabilidade baseada em nuvem.

Possibilite uma colaboração segura entre stakeholders

Fluxos de trabalho não envolvem apenas os colaboradores de uma empresa. Fornecedores, clientes e outros parceiros precisam fazer solicitações, mesmo sem ter acesso total ao seu sistema. Procure uma solução que te ajude a facilitar diferentes fluxos de trabalho com formulários e portais de clientes, permitindo que qualquer stakeholder externo possa enviar solicitações, de maneira fácil e segura, e que elas sejam encaminhadas de forma adequada.

Dê preferência para relatórios e painéis de fácil acesso

Painéis intuitivos e a possibilidade de gerar relatórios com facilidade favorecem o compartilhamento de informações. A liderança da empresa e os gerentes de projeto precisam criar relatórios personalizados que forneçam uma imagem clara de como o trabalho que supervisionam está progredindo. Além disso, é importante que todos na empresa tenham acesso a métricas-chave para que possam usá-las na condução da tomada de decisões.

Relatórios permitem medir e acompanhar tendências históricas, enquanto os painéis customizáveis ajudam a ver o progresso em tempo real. Por isso, a solução certa de gerenciamento de fluxos de trabalho precisa incluir tanto painéis personalizáveis quanto opções flexíveis de relatórios, assim você poderá acompanhar a saúde das suas operações o tempo todo.

#3 – Mantenha-se melhorando

Não é preciso muito para ter uma boa abordagem de gestão de fluxos de trabalho. Observando as métricas importantes de produtividade e reavaliando periodicamente sua metodologia, você vai ajudar sua empresa a trabalhar de maneira mais inteligente ao longo do tempo.

É importante investir algum tempo em identificar as métricas que são importantes para cada departamento. Elas podem incluir o tempo de conclusão de cada tarefa, tempo de resposta e resolução de solicitações externas, porcentagem de faturas pagas em dia ou qualquer dado que seja mensurável e que você tenha decidido acompanhar no início do processo de otimização do gerenciamento de fluxos.

7 benefícios de um gerenciamento automatizado e simplificado de fluxos de trabalho

As empresas investem em automação para o gerenciamento de fluxos, porque isso tem o poder de transformar suas operações. No Pipefy, os usuários atingem benefícios tangíveis com rapidez, porque ajudamos a transformar processos manuais em fluxos de trabalho intuitivos e recorrentes. Assim que são implementados, os benefícios da automação ficam muito claros para todos.

#1 – Maior controle e visibilidade dos fluxos de trabalho

Em vez de deixar todo o conhecimento da empresa em vários documentos diferentes (ou não registrá-lo em nenhum lugar), sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho permitem que as empresas documentem o fluxo uma vez só, em um repositório central que todos podem acessar. O conhecimento, que muitas vezes se perde, é preservado e usado de forma consistente deixando claro para todos qual o fluxo correto para a aprovação de tarefas específicas ou a versão certa dos documentos mais usados.

#2 – Gestão mais eficiente de processos

Com o Pipefy, as empresas criam fluxos de trabalho uma vez e podem usá-los repetidamente. Isso elimina a maior parte do trabalho manual e inicial de cada tarefa, como o ajuste de documentos ou o envio de solicitações por email, deixando os processos mais rápidos e as equipes operando com muito mais eficiência. A Berneck, por exemplo, é uma cliente da Pipefy que automatizou 46% das suas comunicações por email e economizou mais de 10.080 horas por trimestre usando essa automação.

#3 – Rápido retorno sobre o investimento (ROI)

Você também precisa que toda a equipe adote seu novo processo para ter melhorias reais. Por isso, sistemas de gerenciamento de fluxos de trabalho precisam ter recursos colaborativos que facilitem a implementação de processos automatizados em equipes ou empresas.

O James Delivery usou as funcionalidades do Pipefy, de automação de email e fluxos de trabalho colaborativos, para deixar toda a equipe mais produtiva. Saiba mais sobre como a empresa conseguiu atingir 134% de ROI, em apenas dois meses usando o Pipefy.

#4 – Flexibilidade e agilidade

As soluções líderes são aquelas que permitem uma melhora significativa na colaboração. Por exemplo, colegas e stakeholders externos podem fazer solicitações por meio de formulários personalizáveis do Pipefy, enviando dados para o seu ERP sem que você precise fornecer acesso direto a ninguém. Isso traz a flexibilidade e a agilidade necessárias para colaborar com mais rapidez e eficácia, melhorando a agilidade operacional e mantendo os dados confidenciais protegidos.

#5 – Escalabilidade

Ao automatizar processos e construir um centro de conhecimento com fluxos de trabalho colaborativos e recorrentes para o gerenciamento de serviços, fornecedores, atividades de RH, Financeiro e várias equipes, você está pronto para escalar. Os clientes do Pipefy, por exemplo, conseguem gerenciar fluxos de trabalho mais complexos e relatar facilmente seu progresso a partir de um catálogo centralizado de processos e atividades anteriores. Isso permite escalar com confiança, uma vez que os fluxos de trabalho são documentados, automatizados, fáceis de serem repetidos e podem ser adotados por novos membros da equipe com rapidez.

Com o Pipefy, a Wipro diminuiu o tempo de desenvolvimento de processos de fluxos de trabalho de quatro meses para entre 15 e 20 minutos – uma redução impressionante de 95%. Essa otimização permite que o time atenda mais clientes com a mesma quantidade de recursos, ganhando muito em escala.

#6 – Aumento de produtividade

A automação de fluxos aumenta a produtividade de toda a empresa. Por um lado, os colaboradores conseguem fazer mais atividades dentro de uma única interface, o que elimina a troca de contexto que pode diminuir em até 80% o tempo produtivo. Por outro, como as tarefas manuais e repetitivas são automatizadas, o time pode se concentrar em outras prioridades e, assim, a probabilidade de sobrecarga e burnout é muito menor. Além disso, sua equipe vai ficar mais motivada e terá maior probabilidade de permanecer na empresa, o que por si só é um ganho adicional de produtividade. 

#7 – Maior lucratividade

Além de fluxos de trabalho mais eficientes, colaboradores mais felizes, que fazem mais, proporcionam melhor atendimento aos clientes e suporte para escalabilidade; a automação dos fluxos também impacta no seus resultados financeiros. Isso, por sua vez, agrega mais valor aos investidores, colaboradores e outros stakeholders.

Comece a construir fluxos de trabalho inteligentes com Pipefy

A plataforma do Pipefy permite otimizar os processos de negócio por meio de fluxos de trabalho mais inteligentes. O Pipefy traz clientes, fornecedores e parceiros para a mesma plataforma que sua equipe interna, facilitando a colaboração e o monitoramento dos processos do início ao fim.

Automação para cada fluxo de trabalho

O Pipefy permite que você use automações, com facilidade, para acelerar fluxos de trabalho e simplificar a gestão de tarefas. Escolha um evento, selecione a ação desejada e deixe a tecnologia fazer o trabalho pesado por você.

Personalização para as necessidades específicas do seu negócio

Crie e otimize continuamente fluxos de trabalho e regras de negócio personalizados. Usando a plataforma do Pipefy, você tem acesso a ferramentas para desenvolver esses fluxos sem necessidade de ter conhecimentos técnicos e ajuda de desenvolvedores internos que, em geral, ficam focados em outras prioridades e tarefas importantes.

Templates para processos de excelência

Comece rapidamente a usar o Pipefy com uma série de templates integrados que ajudam a otimizar o gerenciamento dos seus fluxos desde o primeiro dia. Acesse modelos projetados para departamentos como Operações, Customer Support, Desenvolvimento, Financeiro, RH, TI, Jurídico, Marketing, Vendas e muito mais.

Formulários online e portais

Dê autonomia para que seus colaboradores em todos os departamentos – incluindo Customer Support, RH, Financeiro e Marketing – possam enviar novas solicitações, com facilidade, usando portais intuitivos e formulários compartilhados publicamente.

Capacidade ampliada para integrações

Invista ainda mais no gerenciamento dos seus fluxos de trabalho usando integrações complexas e personalizadas. Com a funcionalidade de integração do Pipefy, você conecta sistemas sem precisar dedicar uma grande quantidade de tempo dos seus desenvolvedores ou ter gastos para terceirizar esse trabalho. Você também pode aproveitar as integrações pré-construídas, a API do Pipefy e ferramentas como o Zapier, para integrar a plataforma a outros sistemas com mais facilidade e aumentar as possibilidades de uso e escalabilidade.

Lógica condicional

Use lógica condicional para criar e automatizar fluxos de trabalho dinâmicos, que permitam prever cenários e economizar tempo a cada nova solicitação.

Painéis em tempo real

Monitore e mensure KPIs usando painéis robustos que permitem extrair, filtrar e visualizar seus dados em tempo real para otimizar continuamente as operações.

Templates de automação de email

Responda automaticamente a clientes, funcionários e outros stakeholders depois que eles concluírem ações específicas, com templates de email personalizados e integrados à plataforma. 

Pronto para transformar sua empresa usando automação no gerenciamento de fluxos de trabalho?

As empresas escolhem o Pipefy para ter um bom retorno sobre seu investimento em gerenciamento de fluxos de trabalho e para possibilitar a transformação digital em todas as equipes.

Retome o controle

Pare de lidar com cada processo do zero. O Pipefy permite que você crie fluxos de trabalho colaborativos e replicáveis, que economizam horas por semana.

Implemente com facilidade

O Pipefy não requer nenhum conhecimento em programação para começar. Crie fluxos de trabalho intuitivos em minutos e traga sua equipe e stakeholders para a plataforma.

Escale com segurança

Aumente seu catálogo de processos de negócio para atender a demandas complexas, envolvendo fornecedores e parceiros em fluxos de trabalho personalizáveis, com segurança.

Agende uma demonstração do Pipefy para saber mais sobre como sua empresa pode usar a automação para trabalhar de forma mais inteligente e ser mais eficaz do que nunca. Melhor ainda, inscreva-se grátis e crie uma conta no Pipefy hoje para começar a automatizar seus fluxos de trabalho imediatamente.

Escrito por
Mérie Oliveira
Marketing Analyst - Corporate Marketing Team at @Pipefy. I'm an Institutional Communicologist and also a Portuguese and English major - Language and Literature. At Pipefy, I work with translation, editing, and web marketing.

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