Como Fazer um Workflow e Gerenciar Tarefas?

O gerenciamento de workflow (ou fluxo de trabalho) é responsável pela otimização dos processos de negócios da sua empresa. Este aprimoramento inclui mapear, planejar e coordenar todas as partes da sua estrutura de negócios. Isso significa abarcar desde o gerenciamento dos pontos de interação do usuário em sua jornada de Customer Success até lidar com as tarefas administrativas diárias de seus funcionários.

Vamos ser honestos, embora o gerenciamento do workflow não seja um trabalho fácil, quero pedir para não entrar em pânico ainda. Mesmo que organizar este gerenciamento normalmente exija muito planejamento e trabalho para colocá-lo em funcionamento, as melhorias de produtividade e eficácia em longo prazo costumam ser mais do que suficientes para justificar o seu esforço.

Pronto para encarar essa jornada? Vamos aos primeiros passos.

Como começo a gerenciar meus workflows?

1º passo – Definindo como você vai gerenciar seus worflows

É seguro dizer que gerenciar tarefas se tornará muito mais fácil se você tiver as ferramentas certas, como um software de gerenciamento de fluxo de trabalho ou de processos, desenvolvidos especificamente para isso (como o Pipefy!). Essas ferramentas podem fazer uma enorme diferença quando se trata da quantidade de esforço que será necessário empregar para gerenciar seus processos.

Entre esses softwares e aplicativos específicos, existem alguns que oferecem modelos de processo pré-projetados, especialmente projetados para ajudar você e sua equipe a entender o gerenciamento de workflow mais rapidamente.

O Pipefy, por exemplo, deve a maior parte de sua fama ao fato de seus modelos de processo serem personalizáveis. Esses modelos permitem que as pessoas obtenham uma ideia geral de como os processos devem funcionar e, ao mesmo tempo, dá liberdade para personalizá-los, a fim de atender suas próprias necessidades (sem precisar ter conhecimento técnico ou suporte da equipe de TI).

Sei que sou um pouco tendencioso para recomendar que use o Pipefy. Então, o que vou te dizer é algo bem simples, mas importante: antes de decidir qual alternativa é a melhor para os seus negócios, você deve verificar todas as opções disponíveis no mercado, bem como as necessidades do seu time. 

Procure ter certeza de escolher um aplicativo que seja fácil de usar e tenha uma interface simples. Se você está procurando uma ferramenta que todos na sua empresa podem usar esses aspectos são essenciais.

2º passo – Acompanhando as atividades de todas as suas equipes

Você também precisa ter em mente que qualquer que seja a plataforma que escolheu para gerenciar seus fluxos de trabalho, ela deve permitir que você acompanhe todas as atividades de suas equipes. 

Além disso, você deve ser capaz de acompanhar como cada processo interage com os outros. Isso ajuda você a:

  • aproveitar ao máximo os recursos da sua empresa;
  • garantir que as pessoas nunca estejam perdendo tempo apenas esperando que seus serviços sejam necessários.

3º passo – Permitindo engajamento e postura proativa

Certifique-se de que a sua plataforma, bem como o seu workflow permitam uma postura envolvente e proativa por parte da sua equipe, o que será capaz de gerar uma mudança dentro do negócio. Caso contrário, o gerenciamento do fluxo de trabalho não terá sentido. É necessário que mudanças fundamentais sejam colocadas em prática para se obter a melhor chance de sucesso.

Se você ainda não sabe por que e como usar um sistema de gerenciamento de workflow para beneficiar o desempenho da sua empresa, a resposta é bastante simples: continue lendo.

O que é um Sistema de Gerenciamento de Workflow?

Um sistema de gerenciamento de workflow é um tipo de software que fornece às organizações os meios necessários para que os fluxos de trabalho sejam:

  • configurados;
  • executados;
  • supervisionados.

Além disso, esse sistema é o ambiente perfeito para planejar e realizar experimentos como medir, analisar e melhorar a produtividade do seu departamento ou até mesmo da sua empresa. Pense neles como o centro de comando do workflow.

A coordenação das engrenagens que estabelecem o fluxo de trabalho da sua empresa – muitas vezes chamada de orquestração – é uma das funções mais importantes de um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho. A orquestração do workflow pode ser comparada à tarefa de reger uma sinfonia. Cada parte do worflow deve desempenhar sua função com maestria para que tudo ocorra sem problemas.

Quando utilizamos programas informatizados, como os sistemas de gerenciamento de workflow, obtemos mais dados e de forma mais organizada. Com a ajuda desses sistemas, esses dados podem ser documentados com mais precisão e em um ritmo mais rápido.

Essa possibilidade de centralizar os dados provocou um aumento da complexidade dos softwares. Como muitas ferramentas são projetadas para realizar e acompanhar apenas uma tarefa, o sistema de gerenciamento permite reunir várias tarefas em uma espécie de pipeline.

Alguns problemas vêm da necessidade de abordar formatos de dados incompatíveis que diferentes serviços criam ou consomem. Uma grande quantidade de conhecimento em TI é necessária para superar os problemas de compatibilidade.

Portanto, workflows informatizados (e automatizados) têm sido implementados para facilitar a identificação da tarefa, assim como a execução seguindo um conjunto especializado de habilidades. Ao combinar várias ferramentas em uma única plataforma de gerenciamento de fluxo de trabalho, as tarefas são delegadas mais facilmente, economizando tempo e recursos do seu negócio.

Exemplo do sistema de gerenciamento de workflow

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