Quais os Benefícios de um Workflow Eficiente?

Fluxo de trabalho eficiente

Se você chegou até aqui é provável que esteja procurando maneiras de agilizar o seu trabalho. Bom, você veio ao lugar certo! O primeiro passo para elaborar processos bem estruturados e sem apertos é cuidar do seu fluxo de trabalho. Mas o que isso significa? Você realmente precisa dele? Como você pode elaborar isso? Siga este guia para conhecer os benefícios do workflow.

Mas, antes de tudo: o que é um Workflow?

Segundo o artigo sobre o que é um workflow, um fluxo de trabalho é uma série organizada de tarefas que devem ser cumpridas para alcançar um objetivo específico.

Esses fluxos podem ser automatizados ou operados manualmente por meio de um software de workflow. Em outras palavras, esses workflows definem a forma como você executa os processos da sua empresa e agregam valor a suas atividades. 

Nesse sentido, os workflows podem ser, basicamente:

  • sequenciais;
  • baseado em eventos;
  • orientado por regras.

Você pode conferir mais sobre cada tipo de workflow neste artigo que escrevemos com a intenção de ilustrar cada uma dessas categorias.

Do ponto de vista prático, é possível dizer que temos a automação e depois a execução de um processo de negócios. Isso pode envolver qualquer coisa, desde a documentação até tarefas e dados sendo movidos de um local para o outro, criando um plano real de ação do qual as pessoas podem participar e sentir como se estivessem contribuindo.

Benefícios de um workflow automatizado

Seguindo uma série de regras e planos de workflow, as pessoas podem gerenciar e controlar seus negócios de forma mais fácil. Nesse sentido, os fluxos de trabalho são essenciais para quem busca melhores formas de coordenar as equipes e garantir que haja uma sincronização entre todos os envolvidos. O principal objetivo em longo prazo é melhorar a qualidade e a eficiência geral do negócio.

Ok, mas por que eu deveria usá-lo?

Como dono de um negócio ou gerente, você provavelmente não tem tempo suficiente para executar todas atividades nem de microgerenciar sua equipe o tempo todo. Bem, isso é o que um workflow procura resolver. Como apontar sua definição, os fluxos de trabalho são usados para ajudar a otimizar processos e suas tarefas, o que pode reduzir significativamente o tempo prático, tornando muito mais fácil minimizar a quantidade de desperdícios ou de erros gerados, focando na gestão.

Ao garantir que tudo seja melhorado para aumentar a eficiência e tornar o negócio mais ágil, conhecer e definir os fluxos de trabalho da sua empresa provavelmente é a coisa mais importante que você pode fazer para alcançar a excelência de gestão.

Garantindo que cada parte do processo esteja detalhada e clara para todos no local de trabalho, torna-se muito mais fácil para as pessoas seguirem o caminho certo e realmente tomarem a decisão correta — mesmo quando você não está por perto. A chave é encontrar um estilo de fluxo de trabalho que atenda a todos na equipe.

Sendo assim, um sistema de fluxo de trabalho elaborado com qualidade ajudará a definir e monitorar processos a fim de que a produtividade e o sucesso possam se tornar intrínsecos ao negócio. Naturalmente, isso leva tempo e compromisso para ser feito corretamente. Contudo, com o workflow adequado, até mesmo os membros mais novos da equipe se tornarão mais eficientes e entregarão resultados mais precisos.

Agora que você tem uma visão mais abrangente do que os fluxos de trabalho podem fazer por você e sua equipe, é hora de escolher a abordagem que melhor combina com você.

Quais são os Tipos de Workflow?

Como qualquer outro processo de negócios, a definição do fluxo de trabalho não fornece toda a história. Assim, você precisa construir uma estratégia que se encaixe na necessidade da sua empresa. Existem várias maneiras de realizar isso. Como dissemos anteriormente (e neste post específico), existem três categorias básicas de workflow:

  • Baseado em eventos: normalmente o mais complexo, mas também mais previsível. Ele tem regras claras de sequência que são acionadas após um evento externo. Em outras palavras, esse tipo de fluxo define o ritmo do processo, mas só é controlado por ações externas (ou eventos);
  • Sequencial: as fases desse fluxo são interdependentes (em oposição a um fluxo de trabalho paralelo, por exemplo). Geralmente construído em torno do mesmo estilo e formato de um fluxograma, isso garantirá que todos estejam apenas avançando dentro do fluxo de negócios, logo que não existam etapas incompletas;
  • Orientado por regras: guiado por uma sequência de regras, de modo que o processo só avança à medida que certas regras são concluídas.

Ok, já compreendi como funciona o workflow. Mas qual é a diferença entre um fluxo de trabalho e um processo? Simples: o primeiro define o ritmo que o segundo seguirá. Os processos são mais amplos e complexos. Eles envolvem não apenas dados, mas os dividem em fases, enquanto os fluxos de trabalho definem as regras para que tudo se desdobre perfeitamente.

Exemplos que valem a pena compartilhar

Aqui estão alguns exemplos de workflows que contribuem para o sucesso de uma empresa:

  • Agências de viagens: esses workflows tendem a garantir que coisas como passagens, hospitalidade, entretenimento e outros detalhes pertinentes a sua viagem de trabalho sejam organizadas antes mesmo de você sair do quarto. Isso é facilitado por processos específicos de fluxo de trabalho, muito importantes para garantir qualidade e satisfação;
  • Departamentos de Recursos Humanos: os departamentos de RH possuem procedimentos específicos, como recrutamento, benefícios para funcionários, on e off-boarding de funcionários, só para citar alguns. Para garantir que tudo corra bem, um fluxo de trabalho bem estruturado é essencial;
  • Linhas de produção e fabricação: fábricas levam os fluxos de trabalho muito a sério, pois precisam seguir padrões específicos para procedimentos e controle de qualidade. Nesse sentido, as linhas de produção precisam cumprir as etapas à risca a fim de garantir a entrega final do produto, e esse é exatamente o papel do fluxo de trabalho.
Exemplo de workflow de reembolso de despesas

Quer uma maneira fácil de executar os workflows da sua empresa?

Experimente o Pipefy! Ajudamos as empresas a manter seus fluxos de trabalho organizados, fornecendo uma ferramenta fácil e intuitiva, que as ajuda a deixar no passado formulários ineficientes e manuais, planilhas e threads de e-mail intermináveis, para abraçar informações centralizadas, solicitações padronizadas e processos controlados.