Como Funciona o Gerenciamento de um Workflow?

O bom gerenciamento de workflow é uma das etapas mais importantes da organização das tarefas do seu negócio, pois impactam diretamente na produtividade da sua equipe e nos resultados por ela alcançados. Interessado em saber mais sobre isso, confira o nosso artigo.

Você já deve vir acompanhando nossas discussões e explicações sobre o que é um workflow, como você pode diagramá-lo, como pode gerenciar tarefas, bem como quais são os tipos e o que é um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho. Hoje queremos apresentar como fuciona esse gerenciamento de workflow. Então, continue lendo para conferir.

Por que toda empresa precisa de workflows

O gerenciamento de workflow – também conhecido como fluxo de trabalho – está aqui para ficar, isso é um fato – mas, para começar, o que ele significa?

Workflow – ou fluxo de trabalho: é uma sequência de etapas que compõem um processo de trabalho. Os fluxos de trabalho, a partir de sua definição, envolvem mais de 2 pessoas e ajudam a agregar valor às atividades da empresa. As tarefas no workflow podem depender da ocorrência da etapa anterior (workflow sequencial) ou independentes, nesse caso, duas ou mais tarefas podem ser desenvolvidas ao mesmo tempo (workflow baseado em eventos). Do ponto de vista mais prático, você pode dizer que é a execução e, em seguida, a automação de um processo de negócios.

Talvez agora você esteja se perguntando como realmente funciona o workflow. Bem, você está com sorte. Aqui está uma visão geral das maneiras pelas quais o fluxo de trabalho pode funcionar para você e sua empresa, te ajudando a economizar tempo e ser mais eficaz.

Como funciona o gerenciamento de workflow?

O gerenciamento de fluxo de trabalho, também conhecido como Business Process Management (BPM), é uma expressão geral que descreve todos os processos, ferramentas e aplicações que você usa para desenvolver seu negócio de forma eficiente e eficaz.

Nesse sentido, o gerenciamento de workflow opera para oferecer três resultados principais:

  • organização das tarefas e das equipes;
  • economia de tempo;
  • equilíbrio da carga de trabalho.

1. Organização

O gerenciamento de workflow funciona transferindo todas as informações necessárias sobre uma tarefa do seu funcionário para o formulário eletrônico para que elas sejam facilmente acessíveis e recuperáveis. Uma vez que um membro da equipe complete a tarefa, o trabalho será automaticamente transferido para o próximo trabalhador na fila. Ao passo que documentação em papel está se tornando uma coisa do passado, o gerenciamento do fluxo de trabalho está se tornando uma coisa do futuro.

2. Economia de tempo

Se você descobrir que seus funcionários estão perdendo muito tempo em tarefas repetitivas e manuais, diariamente, gerenciar adequadamente seus fluxos de trabalho pode ajudá-los a passar por esses tarefas de modo muito mais rápido para que eles possam se concentrar em trabalhos mais importantes. Isso porque eles não terão mais que pesquisar através de centenas de documentos, esperar pela transferência de arquivos ou se preocupar em perder quaisquer documentos críticos.

3. Equilíbrio da carga de trabalho

Já notou como alguns funcionários parecem estar sempre cheios de trabalho para fazer, enquanto seus colegas saem e permanecem ociosos? O gerenciamento de workflow é uma solução fantástica para equilibrar a carga de trabalho para que todos, igualmente, façam sua parte e cooperem como uma equipe. Gerenciar seus fluxos de trabalho também impede que seus funcionários escolham apenas tarefas com as quais estão mais acostumados (ou interessados). Desse modo você delega uniformemente as atividades mundanas que ninguém realmente quer fazer, mas que precisam ser feitas.

Gerenciamento de workflow em Kanban

As pessoas tendem a olhar para o conceito geral de workflow como algo grande e complicado, mas na verdade é bastante simples. Todas as empresas podem (e devem) se beneficiar de fluxos de trabalho, desde pequenas startups até grandes conglomerados. E nós vamos deixar você saber por quê.

Por que toda empresa precisa de workflows?

O workflow é um modelo criterioso e importante para melhorar os processos de negócios da sua empresa. Ele agrupa atividades de trabalho em categorias para facilitar a sua gestão, bem como estabelecer um padrão para o processo de trabalho dentro da organização.

Pipefy

Inicialmente, este gerenciamento foi realizado totalmente por humanos manipulando objetos e ferramentas. A evolução dos processos de tecnologia da informação nas organizações tomou algumas dessas atividades e as automatizou. Por meio de softwares ou programas específicos de computador modificaram os trabalhos anteriormente realizados por funcionários, organizando-os de modo efetivo.

No entanto, para se manter relevante no mercado, o qual está sempre em rápido desenvolvimento, é imprescindível que as organizações desenvolvam estratégias ao mesmo tempo em que introduzem novos produtos e serviços – sem incorrer em muito custo. Sendo assim, um gerenciamento eficaz de processos é fundamental para atender a todos esses requisitos e esculpir um nicho para o negócio.

Nessa lógica, os sistemas de gerenciamento de workflow aprimoram a administração em locais de trabalho de qualquer tipo ou tamanho. Isso é ideal se você busca obter melhores resultados na produtividade dos funcionários, no fluxo de comunicação, no controle do fluxo de trabalho e na criação de um ambiente de entrega colaborativo.

Portanto, utilizar vários softwares para realizar todas essas rotinas diárias pode acabar consumindo mais tempo e esforço, se você não adotar as ferramentas certas para o seu negócio. Atualmente, os aplicativos de gerenciamento de workflow vêm em todos os tamanhos e tipos: de aplicativos volumosos e complicados até aplicativos simples e intuitivos, como o Pipefy.

Assim, é lógico que você vai querer adotar um software que o ajude a digitalizar seus processos de trabalho para que você possa acompanhar o andamento de qualquer projeto, bem como o cronograma de trabalho, a fim de que ambos sejam facilmente acessados e possam ser supervisionados de praticamente qualquer lugar. O gerenciamento de workflow é imprescindível para todos os negócios e empresas do mundo atual, pois ele ajuda a maximizar sua produção de recursos humanos em todo o seu potencial, para alcançar o objetivo principal da empresa, que, naturalmente, é alcançar o crescimento e manter a relevância no setor.

Sua empresa precisa de ajuda para gerenciar workflows?

Como funciona a interface de gerenciamento de workflow do Pipefy

Pipefy é um software de fluxo de trabalho intuitivo e simples de usar. Nós permitimos que as empresas executem todos os seus processos em uma única plataforma, garantindo eficiência e execução sólida.

Além disso, nós operamos como um sistema Kanban on-line, no qual as tarefas se movem horizontalmente por meio de múltiplas fases do seu processo. Cada uma dessas fases pode ter seu próprio conjunto de regras de trabalho, gatilhos e, se necessário, um proprietário designado. Não perca mais tempo, experimente Pipefy!