4 Maneiras de Modelar os Processos de Negócio da sua Empresa

Alguns artigos atrás, nós explicamos o que é modelagem de processos de negócio (em inglês) – e por que é importante modelar seus processos. Agora, estamos aqui pra te contar que existe mais de uma maneira de modelar processos de negócio.

Embora possa parecer complicado ter diferentes abordagens para o processo de modelagem, saiba que, na verdade, é o contrário. Deixe-me começar explicando por que existe mais de uma maneira de fazer isso.

Para quem está começando agora a modelar processos, embora a maioria destas técnicas adote a representação convencional do processo (uma série de atividades e/ou etapas), cada uma delas foca em um aspecto diferente do processos e de suas estruturas, como produtos, pessoas envolvidas, estrutura organizacional, entre outros. 

Vendo que cada um deles se concentra em um aspecto diferente do processo, consequentemente, cada uma dessas abordagens mostra-se mais adequada para atender diferentes tipos de processos.

Saber que existem diversas abordagens que podem ser adotadas, dá a você uma ampla variedade de informações sobre modelagem de processos de negócio. E, mesmo que você já tenha decidido qual abordagem deve seguir, conhecer essas técnicas pode ajudar você a aprimorar essa abordagem por meio de novos pontos de vista. 

4 Técnicas para Modelagem de Processos de Negócio

Neste artigo exemplificamos algumas abordagens diferentes que você pode usar para modelar seus processos de negócios. Lembre-se de que existem outras por aí:

• Modelagem de Processos Transformacional;
• Storytelling ou Narração de Histórias;
• Modelagem de Processos Hierárquica;
• Modelagem de Processo Orientada a Papéis.

Modelagem de Processos Transformacional

A abordagem transformacional (também conhecida como IPO, do inglês Input-Process-Output) é mais comumente mencionada para mapear processos de negócios, como mencionado pelo CEO do Pipefy, Alessio Alionço, em nosso e-book gratuito O Guia para Organizar seus Negócios (em inglês):

De acordo com essa abordagem, cada processo é dividido em etapas ou atividades (que podem ser divididas novamente em tarefas, quando necessário) e cada uma delas têm entradas que são transformadas em saídas, criando uma sequência lógica de trabalho.

Este modelo é, portanto, definido por uma série de relações de entradas e saídas que, em última análise, levam para o processo final. Algumas das linguagens transformacionais mais conhecidas são o BPM e os Diagramas de Fluxo de Dados.

Storytelling ou Narração de Histórias

Mais do que uma técnica de marketing e vendas, o storytelling pode ser usado para modelar processos de negócio. Diferente da maioria das linguagens técnicas, a narração de histórias permite às pessoas modelarem processos usando a linguagem cotidiana. 

Contar histórias, além de um meio de comunicação, é uma maneira de ensinar processos informalmente, método estabelecido há algum tempo na história da humanidade. Por meio de uma linguagem simplificada, você usaria o storytelling para explicar para os seus amigos e colegas como o seu processo de trabalho funciona, durante aquele cafezinho da tarde.

Na narrativa, assim como em outras linguagens de modelagem, você pode combinar textos verbais com representações visuais para criar um contexto mais rico e fácil de ser entendido.

Criar uma história, um fluxo de informações ou mesmo uma narrativa em primeira pessoa é essencialmente importante para mostrar que é possível tornar os modelos de processo mais simples, divertidos e, acima de tudo, fáceis de entender. Ao narrar o seu processo como uma história, você pode (ou não) seguir a sequência tradicional das ações, de acordo com o modo pelo qual os processos são normalmente modelados.

Como escritora, posso dizer com segurança que transformar processos de negócios em histórias é muito, mas muito mais divertido do que apenas criar um diagrama e basta ter estes três passos em mente:

1. Comece com uma introdução bastante detalhada para contextualizar e apresentar o tema principal do seu texto (neste caso, o processo que você quer compartilhar);
2. Narre cada um dos eventos até o final;
3. O final da história se torna muito mais interessante e fácil de compreender se vier com uma lição ou uma moral (o que aprendemos com essa experiência…).

Não cometa o erro de acreditar que o seu processo é muito complexo para ser transformado em uma história. Dê a si mesmo a liberdade criativa para explorar diferentes estilos de escrita e estruturar o processo como ele realmente acontece. Sinta-se livre para adicionar camadas a sua história, explicando tarefas e sub-processos como histórias dentro da história principal.

Nessa lógica, o que você deve extrair deste modelo é que todas as histórias, mesmo as fictícias, são capazes de transmitir o verdadeiro significado de forma muito mais eficaz, porque fornecem uma descrição rica e detalhada de um contexto concreto. Lembre-se sempre que o sucesso da sua história depende de um único fator: seu público deve ser capaz de relacionar a história com a realidade, logo, com o processo real.

Portanto, evite usar situações excessivamente metafóricas e/ou abstratas ou você pode entrar numa fria. Crie personagens genéricos e fictícios para representar as pessoas reais envolvidas com esse processo.

Modelagem de Processos Hierárquica

Esses modelos propõem uma abordagem diferente. Em vez de criar uma representação completa do processo linear, você a divide em estruturas analíticas de trabalho ou Árvore de Processos ou Diagrama de Árvore (pensar nela como uma árvore torna muito mais fácil de visualizar).

A árvore, com seus galhos (ou raízes), é a estrutura geral do processo. Este processo é construído por uma quantidade de tarefas que se complementam, propondo uma sequência lógica de fatos. Em vez de detalhar todas as etapas de cada atividade e especificar como devem ser coordenadas, os modelos hierárquicos afirmam o que deve ser feito e param por aí.

Nesse caso, o uso de linguagens complementares pode ajudar a dar mais estrutura e definição ao seu Diagrama de Árvore, definindo e correlacionando tarefas, tarefas secundárias, bem como sua composição.

Modelagem de Processo Orientada a Papéis

Esta técnica, específica para modelar processos de negócios, baseia-se no estabelecimento de funções ou papéis (também conhecido como quem é responsável pelo quê). Além disso, é responsável por agrupar todas as atividades desempenhadas por uma determinada função dentro de caixas ou divididas em lanes ou pistas.

Este modelo permite determinar e estabelecer claramente a responsabilização por uma atividade ou grupo de atividades. Saber quem é o responsável por fazer o quê torna muito mais fácil acompanhar as responsabilidades de cada pessoa.

Além disso, as funções podem ser usadas para definir equipes, níveis organizacionais ou qualquer outro agrupamento que você julgar ser ideal para suas necessidades.

Contudo, quando se trata de estabelecer e modificar a distribuição do trabalho em sua empresa, a abordagem orientada a papéis pode ser bastante limitada. Isso porque seu foco permanece principalmente em procedimentos administrativos que exigem definição clara de papéis formais.

Cada um desses modelos é mais indicado para determinado tipo de processo ou para determinado tipo de pessoa envolvida na modelagem. Você pode ver pelo meu exemplo, como escritora, que tendo a aplicar o storytelling. Criar histórias que se aproximam do cotidiano dos clientes é algo muito mais natural, para mim, do que desenhar diagramas.

Por fim, escolher uma abordagem padrão para modelar todos os processos da sua empresa provavelmente seria a decisão mais inteligente à primeira vista. No entanto, gosto de pensar que cada organização é única e, por isso, você deve experimentar modelos diferentes para descobrir qual se adequa melhor às suas necessidades. E se nenhuma delas o fizer crie sua própria técnica de modelagem.

Escrito por

Isabelle Wuilleumier Salemme

Head of Customer Support @Pipefy. She uses her extensive Pipefy knowledge to help users make the best of Pipefy via support and writing informative content pieces. Besides being in charge of support, she's an avid reader, a coffee lover, and a professional photographer.