Como a otimização de processos pode aumentar a produtividade do seu time

Team Pipefy

Garantir mais desempenho, impulsionar os rendimentos e aprimorar a eficiência operacional são objetivos comuns a qualquer negócio, e é evidente que todos esses aspectos estão relacionados à otimização de processos.

O conceito diz respeito ao planejamento e às ações promovidas por uma organização para ampliar a performance de suas atividades, reduzir suas falhas e minimizar seus desperdícios. 

Se levarmos em conta que as empresas brasileiras ocupam apenas a 78º posição mundial em níveis de produtividade, segundo dados do Data Sebrae, esse cuidado se torna ainda mais urgente e relevante em termos competitivos.

Mas, por onde começar a otimizar os processos, quais os melhores modelos para isso e o quão benéficas são essas ações? Descubra a seguir.  

Otimização de processos: por onde começar?

Antes de conhecer os métodos adotados pelas empresas que são bem-sucedidas em suas otimizações de processos, é fundamental ter atenção aos requisitos a serem atendidos para viabilizar as melhorias. Os principais deles incluem: 

Mapeie processos

Em primeiro lugar, qualquer aprimoramento ou transformação organizacional depende de um bom mapeamento de processos, que permite compreender melhor e visualizar de forma completa as ações a serem otimizadas, contemplando todas as fases operacionais, desde suas entradas até as suas saídas. 

Identifique pontos fracos

Com os processos mapeados, é possível reconhecer seus pontos passíveis de falhas e eventuais gargalos. Ao identificar a origem dos problemas, se torna mais simples corrigi-los, promovendo mudanças que eliminem as ações que comprometem a produtividade.

Documente tudo

Além de documentar corretamente todo o mapeamento feito, não deixe de incluir as melhorias estipuladas durante a sua análise. Assim, você pode implementar as otimizações de forma contínua, de forma a monitorar os processos e novas ações documentadas, mensurar seus resultados e determinar mudanças ou ajustes sempre que necessário. 

Modelos de gestão para alcançar melhores resultados

Agora que você já sabe por onde começar a otimização de seus processos, confira alguns dos modelos mais eficientes para garantir o aprimoramento contínuo da qualidade das suas entregas, de sua eficiência e da sua viabilidade operacional: 

Ciclo PDCA

O ciclo PDCA é um modelo gerencial bastante adotado pelas companhias, ele tem sua sigla formada pelos verbos em inglês plan, do, check e act, que respectivamente significam planejar, fazer, acompanhar e agir.

A ideia é que essas ações sejam feitas em ciclos, para que o grau de otimização seja maior a cada nova rodada. Cabe aos gestores implementá-lo nas rotinas da empresa, adotando a seguinte lógica durante a realização dos processos: 

  • Planejar: consiste na criação de um plano de ação, que é feito com base em objetivos bem definidos, em diferentes metodologias de implementação e em pessoas incumbidas de fazer com que todos os procedimentos sigam conforme o planejado;
  • Fazer: consiste na execução do plano, em que todas as equipes são devidamente qualificadas para atingir os resultados esperados e as ações são mensuradas para determinar o que está funcionando e o que precisa ser corrigido em prol das metas;
  • Acompanhar: ao fim das atividades e das análises, é preciso checar se o plano de ação foi bem-sucedido ou se fracassou. Se os objetivos não foram alcançados, ou se foi notado que eles poderiam ser melhores, volta-se ao plano e reinicia-se o ciclo;
  • Agir: sempre que o plano traz resultados positivos, os processos previstos nele e suas possíveis ações corretivas devem ser implementadas definitivamente, de forma a documentar e padronizar as melhorias na organização. A partir da mensuração rotineira de resultados, é preciso analisar se o ciclo precisa ser reiniciado, para que traga otimizações ainda maiores e contínuas. 

Gestão Seis Sigma

A Gestão Seis Sigma é um método de otimização de processos que se baseia na eliminação de falhas, sendo amplamente utilizado na resolução de desafios complexos próprios das médias e das grandes empresas.

O mais comum é que ele seja apoiado pelo uso de ferramentas de estatística e com base no ciclo DMAIC, que segue a mesma lógica do PDCA, mas prevê as etapas de definição, mensuração, análise, aperfeiçoamento e controle.

Sua implementação depende do papel de um líder específico na área, que pode ser certificado como Green Belt, responsável por orientar os times sem certificação Seis Sigma, ou como Black Belt, que lidera as ações resolutivas entre os profissionais Green Belt. 

Benchmarking

Por fim, há o benchmarking, que é bastante familiar entre os negócios e consiste na avaliação contínua dos processos adotados pelas organizações consideradas referências nas áreas em que atuam. 

Basicamente, procura-se otimizar processos comparando as atividades realizadas internamente com as práticas adotadas pelos concorrentes, ou ainda por companhias de áreas afins, de forma genérica ou até mesmo baseando-se em outros departamentos internos que são bem-sucedidos. 

Por que você deveria otimizar processos? 

Com base em todos os pontos levantados ao longo do artigo, é fácil perceber como a otimização de processos é benéfica para as empresas. De maneira geral, suas vantagens mais significativas incluem:

Menos gastos

Quando os processos internos são continuamente melhorados, é possível reconhecer as ações que geram desperdícios e eliminá-las. O resultado é um melhor direcionamento dos recursos e a eliminação de gargalos que geram maiores gastos. 

Produtividade

Na mesma medida em que falhas e desperdícios são eliminados, as ações corretivas ampliam o rendimento das operações, diminuem seus tempos de entrega e garantem sua máxima qualidade. Ou seja, o aumento da produtividade é garantido.

Implementação de tecnologia

Os atos de mapear, analisar, corrigir e implementar melhorias constantes nos processos também permitem determinar os melhores meios de automatizá-los e de geri-los com base na tecnologia. Esse é um requisito fundamental na era digital, e que certamente gera mais competitividade aos negócios. 

Desde a otimização da comunicação interna, até a automação de workflows e o processamento de dados para a tomada de decisões, a modernização é uma exigência cada vez mais presente no mercado atual, e que dita o quão bem-sucedidas são as operações das empresas.

A otimização de processos depende de ferramentas que garantem mais autonomia para implementar melhorias com rapidez e que permitem o aperfeiçoamento constante das entregas. A Pipefy é referência no assunto e oferece uma plataforma completa para atender às suas demandas. Clique aqui e saiba mais.

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