Garantir mais desempenho, impulsionar os rendimentos e aprimorar a eficiência operacional são objetivos comuns a qualquer negócio, e é evidente que todos esses aspectos estão relacionados à otimização de processos.
O conceito diz respeito ao planejamento e às ações promovidas por uma organização para ampliar a performance de suas atividades, reduzir suas falhas e minimizar desperdícios.
Se levarmos em conta que as empresas brasileiras ocupam apenas a 78º posição mundial em níveis de produtividade, segundo dados do Data Sebrae, esse cuidado se torna ainda mais urgente e relevante em termos competitivos.
Mas, por onde começar a otimizar os processos, quais os melhores modelos para isso e o quão benéficas são essas ações? Descubra a seguir.
O que é otimização de processos?
A otimização de processos envolve o mapeamento, análise e melhoramento dos processos de negócio conduzidos em uma empresa. Como já mencionado, seu objetivo é melhorar a performance das atividades da empresa, aumentando sua eficiência.
Processos de negócios são conjuntos de atividade que são conduzidos de maneira regular em empresas. Há diversos tipos de processos, mas todos eles se caracterizam por sua natureza cíclica e por serem, em maior ou menor grau, essenciais para a criação de valor da empresa.
A ideia da otimização de processos é “dissecar” esses conjuntos de tarefas, analisando como cada etapa acontece, quem são os responsáveis, quais ferramentas são necessárias e quais problemas impedem que eles sejam realizados com mais rapidez (ou eficiência, ou qualidade). Respondidas essas perguntas, é preciso então realizar alterações nos processos de modo a fazê-los funcionar tão bem quanto possível.
Benefícios da otimização de processos
Com base em todos os pontos levantados ao longo do artigo, é fácil perceber como a otimização de processos é benéfica para as empresas. De maneira geral, suas vantagens mais significativas incluem:
Redução de custos
Quando os processos internos são continuamente melhorados, é possível reconhecer as ações que geram desperdícios e eliminá-las. O resultado é um melhor direcionamento dos recursos e a eliminação de gargalos que geram maiores gastos.
Aumento da produtividade
Na mesma medida em que falhas e desperdícios são eliminados, as ações corretivas ampliam o rendimento das operações, diminuem seus tempos de entrega e garantem sua máxima qualidade. Ou seja, o aumento da produtividade é garantido.
Agilidade na implementação de tecnologia
Os atos de mapear, analisar, corrigir e implementar melhorias constantes nos processos também permitem determinar os melhores meios de automatizá-los e de geri-los com base na tecnologia. Esse é um requisito fundamental na era digital, e que certamente gera mais competitividade aos negócios.
Desde a otimização da comunicação interna, até a automação de workflows e o processamento de dados para a tomada de decisões, a modernização é uma exigência cada vez mais presente no mercado atual, e que dita o quão bem-sucedidas são as operações das empresas.
A otimização de processos depende de ferramentas que garantem mais autonomia para implementar melhorias com rapidez e que permitem o aperfeiçoamento constante das entregas. A Pipefy é referência no assunto, e oferece uma plataforma completa e fácil de usar para atender as suas demandas. Entenda como criar um workflow à prova de erros.
Sua implementação depende do papel de um líder específico na área, que pode ser certificado como Green Belt, responsável por orientar os times sem certificação Seis Sigma, ou como Black Belt, que lidera as ações resolutivas entre os profissionais Green Belt.
Prevenção de erros
A partir da otimização de processos, é possível identificais quais etapas, atividades e responsáveis (colaboradores) são mais suscetíveis a erros que podem comprometer a qualidade. A partir dessa análise, e com a realização de alguns ajustes, reduz-se a chance de falhas.
No entanto, é preciso acompanhar permanentemente o processo melhorado, pois os mesmos erros podem voltar com o tempo e problemas novos podem surgir. Mas lições sempre são aprendidas, tornando os resultados cada vez mais próximos do desejado.
Mais controle sobre os resultados
E falando em resultados, a maior clareza sobre eles é outro benefício da otimização de processos. A partir dela, é possível definir KPIs e observar sua evolução.
Principalmente se você conta com a plataforma certa para extrair dados da sua operação em tempo real, com gráficos e relatórios completos que não precisam ser “montados” por ninguém – são compilados automaticamente pela própria ferramenta a partir da execução do processo em questão.
Como fazer uma otimização de processos?
Antes de conhecer os métodos adotados pelas empresas que têm bons resultas a partir de suas otimizações de processos, é fundamental ter atenção aos requisitos necessários para viabilizar as melhorias. Os principais são:
1. Mapeie processos
Em primeiro lugar, qualquer aprimoramento ou transformação organizacional depende de um bom mapeamento de processos, que permite compreender melhor e visualizar de forma completa as ações a serem otimizadas. O mapeamento contempla todas as fases operacionais, desde suas entradas até as suas saídas.
2. Identifique os gargalos
Com os processos mapeados, é possível reconhecer seus pontos passíveis de falhas e eventuais gargalos. Ao identificar a origem dos problemas, se torna mais simples corrigi-los, promovendo mudanças que eliminem as ações que comprometem a produtividade.
3. Implemente melhorias
Após ter claras as oportunidades de melhoria, é hora de colocá-las em prática. Essa implementação varia, naturalmente, de acordo com cada processo. Mas pode incluir desde reformulações completas, com mudança de responsabilidades entre os participantes do processo, até pequenos ajustes ou trocas de sistemas. A matriz de responsabilidades (RACI) pode ajudá-lo nisso.
Mesmo assim, uma plataforma de automação low-code é uma das melhorias mais simples de se implementar, e mais eficazes. Ela consegue automatizar tarefas repetitivas sem nenhuma necessidade de programação, o que significa que ela pode ser utilizada em praticamente qualquer processo e manipuladas pelos próprios operadores desses processos — que geralmente são as pessoas com melhor conhecimento de como melhorá-los.
4. Monitore os resultados
É essencial que você acompanhe as principais métricas e KPIs do processo após feitas as melhorias. Só dessa maneira você poderá garantir que a otimização de fato proporcionou um ganho de produtividade.
Quanto a esse ponto, vale a pena ter alguns fatores em mente. Primeiro, é normal que a equipe necessite de um tempo de adaptação ao processo novo, mesmo que ele seja mais eficiente. Segundo, pode ser necessário voltar às etapas anteriores e repensar as melhorias — talvez elas não tenham o resultado desejado.
Finalmente, é possível que a otimização revele que aquele processo, na verdade, tem seu desempenho limitado por outro processo de negócio. Nesse caso, o próximo passo é seguir otimizando outros processos.
5. Documente tudo
Além de documentar corretamente todo o mapeamento feito, não deixe de incluir as melhorias estipuladas durante a sua análise. Assim, você pode implementar as otimizações de forma contínua, de forma a monitorar os processos e novas ações documentadas, avaliar seus resultados e determinar mudanças ou ajustes sempre que necessário.
Ferramentas de otimização de processos
Agora que você já sabe por onde começar a otimização de seus processos, confira alguns dos modelos mais eficientes para garantir o aprimoramento contínuo da qualidade das suas entregas, da sua eficiência e da sua viabilidade operacional:
Ciclo PDCA
O ciclo PDCA é um modelo gerencial bastante adotado pelas organizações. Ele tem sua sigla formada pelos verbos em inglês plan, do, check e act, que respectivamente significam planejar, fazer, acompanhar e agir.
A ideia é que essas ações sejam feitas em ciclos, para que o grau de otimização seja maior a cada nova rodada. Cabe aos gestores implementá-lo nas rotinas da empresa, adotando a seguinte lógica durante a realização dos processos:
- Planejar: consiste na criação de um plano de ação, que é feito com base em objetivos bem definidos, em diferentes metodologias de implementação e em pessoas incumbidas de fazer com que todos os procedimentos sigam o planejamento;
- Fazer: consiste na execução do plano, em que todas as equipes são devidamente qualificadas para atingir os resultados esperados e as ações são mensuradas para determinar o que está funcionando e o que precisa ser corrigido em prol das metas;
- Acompanhar: ao fim das atividades e das análises, é preciso checar se o plano de ação foi bem-sucedido. Se os objetivos não foram alcançados, ou se você notou que os KPIs poderiam ser melhores, volta-se ao plano e reinicia-se o ciclo;
- Agir: sempre que o plano traz resultados positivos, os processos previstos nele e suas possíveis ações corretivas devem ser implementadas definitivamente, de forma a documentar e padronizar as melhorias na organização. A partir da medição rotineira de resultados, é necessário analisar se o ciclo deve ser reiniciado, para que traga otimizações ainda maiores e contínuas.
Gestão Seis Sigma
A Gestão Seis Sigma (ou six sigma) é um método de otimização de processos que se baseia na eliminação de falhas, sendo amplamente utilizado na resolução de desafios complexos próprios das médias e das grandes empresas.
O mais comum é que ele seja apoiado pelo uso de ferramentas de estatística e com base no ciclo DMAIC, que segue a mesma lógica do PDCA, mas prevê as etapas de definição, mensuração, análise, aperfeiçoamento e controle.
Benchmarking
Por fim, há o benchmarking, que é bastante familiar entre os negócios e consiste na avaliação contínua dos processos adotados pelas organizações consideradas referências nas áreas em que atuam.
Basicamente, procura-se otimizar processos comparando as atividades realizadas internamente com as práticas adotadas pelos concorrentes, por empresas de áreas afins ou até mesmo baseando-se em outros departamentos internos que são bem-sucedidos.
Como Pipefy pode ajudar na otimização de processos?
O Pipefy é uma plataforma low-code de gestão e automação de processos de negócio. Em essência, ele possibilita modelar qualquer processo de negócio, estruturá-lo de acordo com regras claras para padronizar sua execução, e automatizar tarefas dentro desse processo.
Por tratar-se de uma plataforma low-code, o Pipefy pode ser usado mesmo por profissionais que não tenham qualquer experiência com programação. Isso permite que cada departamento, do RH ao TI, modele, automatize e otimize seus próprios processos.
