3 Exemplos de análises de processos automatizados

Team Pipefy

A análise de processos é indispensável para que as empresas consigam promover melhorias, especialmente na automação de suas atividades.

Afinal, mapear e compreender os fluxos de trabalho é o único caminho para identificar seus gargalos e oportunidades, aprimorando-os com o auxílio de novos métodos e tecnologias.

Não por acaso, 3 em cada 4 executivos já consideram a automação uma prioridade, segundo uma pesquisa da Bain & Company. 

Isso reforça como a otimização do trabalho se tornou um verdadeiro requisito de mercado, e não mais um diferencial próprio das grandes organizações.

Mas afinal, como a análise e modelagem de processos permite que eles sejam automatizados e aprimorados continuamente? 

Confira as melhores dicas e exemplos sobre o tema ao longo deste artigo. 

Como fazer a análise de processos? 

Como citamos acima, a análise de processos é o primeiro passo para sua automação. Isso porque, a partir do mapeamento, é possível estipular as melhorias e otimizações necessárias. 

Antes de tudo, sua gestão deve realizar um estudo sistêmico sobre todas as atividades internas, seus respectivos subprocessos, bem como de suas interdependências. 

Durante o mapeamento, é preciso delimitar as entradas e saídas, setores e profissionais responsáveis, documentações, tarefas-chave, e assim por diante.

Como resultado, será possível reconhecer falhas, possíveis gargalos, eventuais duplicidades ou mesmo atividades que não geram valor para o todo e que podem ser eliminadas. 

Somado a isso estão os fatores responsáveis pelo mau aproveitamento dos seus recursos financeiros e humanos.

Isso pode incluir tarefas manuais, informações descentralizadas, registros que exigem consultas em diversas fontes, documentações físicas, entre outros casos semelhantes. 

Ou seja, no começo da análise de processos, você precisa reconhecer todos os problemas e pontos passíveis de melhorias. Depois, eliminar desperdícios e tornar as ações mais eficientes. 

Lembre-se que você deve transformar seus pontos frágeis em aprimoramentos. Portanto, use os insights para fazer o sequenciamento dos novos procedimentos. 

Nessa etapa, você precisa idealizar a nova lógica dos processos, seus fluxos de informação, checklists e métodos de controle contra possíveis inconformidades. 

Com os novos processos de negócios modelados, é chegado o momento da automação. Para isso, você deve contar com programas alinhados às suas necessidades e que possam adequar suas soluções à realidade da organização. 

Nessa busca pela otimização de processos, alguns objetivos são indispensáveis. Eles incluem a padronização das tarefas, a redução do tempo de trabalho, diminuição de custos, coleta de dados, acesso facilitado à informação e aumento da segurança.

3 Exemplos de análises de processos automatizados 

Agora você já sabe quais etapas seguir para realizar uma análise de processos voltada à sua automatização. Confira alguns exemplos que demonstram as oportunidades que esse cuidado pode proporcionar para as diferentes demandas da sua empresa: 

Tarefas individuais

As tarefas manuais dos colaboradores muitas vezes podem gerar desperdícios e ainda tomar um tempo valioso, que poderia ser usado em funções mais estratégicas.

Imagine, por exemplo, a emissão de notas fiscais sob cada venda feita em um e-commerce. Na medida em que as conversões aumentam, mais recursos e profissionais seriam necessários.

Em contrapartida, um sistema automatizado é capaz de realizar esse tipo de função tranquilamente. O melhor é que seu nível de rapidez e assertividade também é muito maior. 

Compra e venda

Os processos de vendas e compras são estratégicos. Isso significa que sua automação não só impulsiona os resultados do negócio, como também lhe agrega mais segurança. 

Seja no atendimento das demandas dos clientes, nos controles de estoque, gestão de contratos, entre outras frentes, você precisa de padronização e menos riscos.

A exemplo do caso anterior, o apoio da tecnologia é decisivo para que os profissionais otimizem suas tarefas e consigam focar em atividades que agreguem ainda mais valor à organização. 

Contabilidade e Financeiro 

Você certamente concorda que os processos contábeis e financeiros são imprescindíveis para a saúde de uma empresa. Afinal, eles impactam diretamente no controle e tomada de decisão. 

Com o apoio da análise de processos, a automatização de workflows permite diminuir o uso de planilhas, de cálculos manuais e de outras formas pouco sólidas de controle.

Graças à otimização da tecnologia, é possível manter as informações sempre acessíveis, ter prazos de vencimento sob controle, realizar os cálculos com mais precisão, e assim por diante. 

Como a Pipefy pode te ajudar na análise e modelagem de processos do seu negócio 

Ciente da importância da análise de processos, bem como de sua automação, não deixe de conhecer os benefícios dessa plataforma no-code. Com Pipefy, você converte seus processos em workflows digitais estruturados para padronizar o trabalho do seu time. Além disso, agrega mais controle e transparência aos indicadores de produtividade. 

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