O diligenciamento de compras é um processo do departamento de procurement que visa reduzir custos de aquisições de produtos/serviços e garantir que os mesmos sejam entregues no prazo correto.
Nesse artigo, você vai ver como o diligenciamento de compras otimiza o setor de compras de forma estratégica e torna a produção mais inteligente, além de 5 dicas de como fazê-lo!
O que é diligenciamento de compras?
O diligenciamento de compras consiste em supervisionar a cadeia de abastecimento a fim de garantir que tudo ocorra como esperado. Ele envolve todas as atividades de acompanhamento e fiscalização do processo de entrega pelos fornecedores.
Esse diligenciamento começa logo após a negociação com o fornecedor ser fechada. O principal objetivo é manter a produção da empresa nos devidos padrões de qualidade e assegurar que o prazo previamente acordado seja cumprido.
O profissional responsável por essa prática deve verificar de forma contínua o andamento do pedido, através de ligações ou até visitas presenciais, para compreender se haverá algum atraso (e o que fazer se houver), divergência nas entregas ou irregularidades de contrato.
O diligenciamento no setor de compras inclui tarefas como elaboração de relatórios sobre os contatos com fornecedores, análise de indicadores, fiscalização das etapas de produção, análise do cronograma de entregas e registros de documentos.
Tipos de diligenciamiento de compras
Existem dois tipos de diligenciamento de compras: o de campo e o de mesa.
Diligenciamento de campo
O diligenciamento de campo é feito presencialmente, por meio de uma visita técnica ao fornecedor. Assim, o responsável pelo diligenciamento avalia o avanço das etapas de produção, além de ver como os materiais são manufaturados e a capacidade da fábrica.
Diligenciamento de mesa
O diligenciamento de mesa é feito dentro da empresa compradora, através de uma ligação ou email para o fornecedor contratado. Ele deve manter um registro de todas as informações trocadas, e em quais etapas o pedido/entrega está.
Por que o diligenciamento de compras é importante?
O diligenciamento de compras ajuda a garantir que o fluxo de abastecimento da empresa aconteça de forma produtiva e previsível, atendendo as necessidades de funcionamento da organização. Além disso, ele mitiga riscos como falta de estoque ou problemas de relações com fornecedores, que podem ser muito prejudiciais para os negócios.
Esse diligenciamento garante que o processo de compra e entrega seja realizado da forma correta (e previamente acordada), sem prejuízos para a empresa contratante ou para o fornecedor, além de assegurar a satisfação do cliente final.
O diligenciamento também é importante para ajudar o setor de Compras a:
- Reduzir custos
- Evitar atrasos e descumprimento de contrato
- Assegurar a qualidade dos produtos e serviços comprados
- Tomar decisões mais rápidas e assertivas
- Diminuir erros e falhas operacionais
- Aumentar o cost avoidance
- Antecipar problemas de produção
- Fazer um controle de compras mais eficiente
Como fazer o diligenciamento de compras
O diligenciamento no setor de compras tem como base o relacionamento de fornecedores, mas ele vai muito além disso, garantindo que todas as etapas da aquisição sejam cumpridas no prazo e qualidade acordada. Na prática, isso implica em redução de custos.
Confira abaixo 5 dicas de como fazer um bom diligenciamento de compras:
Mantenha um bom relacionamento com os fornecedores
Fazer uma boa gestão de fornecedores é uma das funções mais importantes do departamento de Procurement e Compras. Por meio dessa atividade, a empresa consegue analisar, identificar e qualificar a cadeia de suprimentos.
Como parceiros de negócios, os fornecedores agregam valor à sua marca, pois auxiliam na gestão de custos, no monitoramento de encomendas e até mesmo em sugestões de logística. Manter um bom relacionamento com eles pode proporcionar descontos e favorece o cumprimento de prazos.
Principalmente quando se trata do diligenciamento de compras, ter uma relação de transparência e confiança com fornecedores é essencial.
Defina metas e indicadores de desempenho para os fornecedores
Metas e indicadores de desempenho são elementos importantes no diligenciamento de compras. Eles são essenciais para medir o desempenho, os custos e a eficiência do processo. Por isso, defini-los é nossa segunda dica.
Com base nas necessidades específicas da sua empresa e análises de mercado, delimite metas ambiciosas (porém realistas) e estabeleça quais indicadores serão medidos.
Os principais indicadores de compras para medir o desempenho dos fornecedores são:
- Diversidade de fornecedores: uma maior diversidade de fornecedores cria um ecossistema mais resiliente para o negócio, e proporciona maiores oportunidades de economizar.
- Prazo de entrega cumprido: o prazo de entrega cumprido, ou OTD (de On-time Delivery) serve para medir a capacidade do fornecedor de manter os prazos em dia. Entregas repetidamente atrasadas devem servir de alerta.
- Lead time do fornecedor: o lead time se refere à quantidade de tempo que decorre entre o recebimento de um pedido e sua entrega por um fornecedor. Um fornecedor com prazos de entrega que variam muito ou são longos demais deve ser motivo de preocupação.
- Taxa de cumprimento de contrato e defeitos: esses KPIs se referem a capacidade do fornecedor de seguir as obrigações contratuais e de entregar produtos de qualidade. Um fornecedor que tem falhas de compliance e constantemente entrega materiais com defeito não deve fazer parte do seu quadro de parceiros.
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Documente o desempenho dos fornecedores
Além de medidos, os indicadores de desempenho definidos devem ser documentados. Essa etapa é muito importante para acompanhar com precisão a performance de cada fornecedor e fazer comparações periódicas. Esses registros também são importantes para o planejamento de compras.
Com um histórico documentado, você consegue visualizar variações de preços, cumprimento de prazos e movimentação de estoque. Assim, você ganha mais poder de negociação e maximiza o saving de compra.
Faça follow-up de compras
O follow-up de compras é o monitoramento de pedidos para garantir que o produto/serviço adquirido chegue dentro do prazo e respeitando as especificações estabelecidas no momento da compra.
Junto com o diligenciamento, ele é responsável pelo abastecimento da empresa, tanto para atender pedidos de consumidores (prontamente ou conforme combinado), quanto para manter a infraestrutura funcionando bem. Isso é estratégico para aumentar a satisfação dos clientes e colaboradores, agregando valor ao negócio.
Acompanhe algumas entregas
Quando possível, crie a rotina de fazer o acompanhamento total de uma entrega, monitorando o transporte, armazenamento e recebimento da entrega presencialmente. Essa etapa é importante para compreender o processo e verificar se o item comprado está nos conformes contratuais.
O responsável pela diligência deve se comunicar de forma clara e contínua com os fornecedores, para obter todas as informações e acompanhar de perto a compra.
Por sua vez, os fornecedores também precisam de transparência e visibilidade sobre status de pedidos e pagamentos. Usando um software de gerenciamento de processos, é possível criar portais para que os fornecedores possam fazer consultas, além do envio automático de notificações quando um pagamento for emitido.
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