9 dicas de como fazer prospecção ativa de maneira eficiente

Julia Diniz
Uma pessoa gesticulando com as duas mãos em frente a um notebook. Ao seu lado, uma mulher de cabelo preto usa um computador.

A sua empresa já possui uma estratégia de prospecção ativa consolidada? Sua equipe está atenta às melhores práticas para atrair novos clientes? Seus processos de captação já são otimizados por meio de um bom software?

Se você trabalha com marketing ou vendas, certamente concorda que é fundamental ter todas essas questões bem alinhadas. Afinal, garantir uma base ampla e qualificada de prospects é imprescindível para gerar novas oportunidades de negócios e crescer de forma escalável. 

Sabendo a importância desse tema, preparamos este artigo para tirar todas as suas dúvidas sobre o assunto e mostrar como fazer prospecção ativa de um jeito mais eficiente. Acompanhe e veja ainda como desfrutar dos principais benefícios de um CRM para esse tipo de atividade. 

O que é prospecção ativa?

Prospecção ativa consiste em pesquisar e contatar clientes em potencial. A ideia é que a sua equipe tome a iniciativa de buscar pessoas com um perfil alinhado aos interesses que a sua empresa gera e comece uma conversa com elas para apresentar uma proposta. 

A prospecção de novos clientes é uma maneira de conseguir clientes de forma ativa. Ou seja, em vez de esperar o contato de alguém interessado no seu produto ou serviço, você vai em busca dos clientes que podem ser mais lucrativos para o seu negócio.

Anos atrás, esse era o principal método para concretizar vendas. Entre as principais táticas de marketing estavam a publicidade em jornais e outros canais offline, as visitas de porta em porta e as ligações telefônicas, que inclusive eram o principal canal ativo da época.

Evidentemente, a internet e o marketing digital mudaram profundamente o modo como organizações fazem negócios. Entretanto, mesmo na era das estratégias orgânicas de atração, a prospecção ativa continua tendo papel fundamental. 

Claro que os canais para aplicá-la já não são mais os mesmos. No lugar do telefone, recursos como email, aplicativos de mensagens e redes sociais tornaram os contatos mais eficientes. A abordagem direta ainda é relevante e efetiva, quando feita da maneira correta.

Qual a diferença entre prospecção ativa e passiva? 

Na prospecção ativa, você chega até o potencial cliente sem que ele tenha solicitado um contato ou fornecido seus dados. Já na prospecção passiva, o lead entra em contato com a sua organização ou fornece seus dados de forma espontânea, por conta própria.

Você deve definir em qual etapa do seu funil de vendas cabe a prospecção ativa ou a passiva, uma vez que ambas são eficazes, mas têm origens distintas. Por exemplo, a prospecção ativa é importante para o fundo do funil, quando o potencial cliente já está familiarizado com o produto ou serviço da sua empresa.

A prospecção passiva, onde o papel do vendedor não é abordar o cliente, mas recebê-lo, pode ser mais efetiva para o topo do funil, uma vez que o consumidor ainda não conhece muito sobre a sua empresa. Nesse caso, uma abordagem mais direta pode parecer invasiva.

Por que fazer prospecção ativa?

O fluxo de entrada e saída de clientes pode ser grande em uma empresa. Afinal, recompras nem sempre acontecem, projetos são encerrados, contratos terminam e relações comerciais se encerram. 

Ter antigos clientes saindo e novos consumidores chegando é algo natural. Entretanto, você precisa garantir que esse ciclo seja mantido com equilíbrio. Sem estabilidade na geração dos novos negócios, as saídas podem ser sinônimo de prejuízos. Por isso, é importante que a prospecção ativa seja eficaz e certeira.

Com a prospecção ativa, você garante que o funil de vendas sempre seja alimentado com negócios em potencial. Mais que uma forma de balancear as conversões, ela torna a entrada de novos consumidores contínua, assim como o crescimento da organização. De acordo com Philip Kotler, a conquista de novos clientes pode ter um custo até 7 vezes maior do que manter os existentes. 

Como você verá logo abaixo, isso ocorre porque uma boa prospecção ativa é baseada na padronização, no volume e na constância das abordagens. Dessa forma, mesmo que só 3 pessoas fechem negócio a partir de 30 contatos, o fomento à demanda é garantido. 

Quais são os benefícios da prospecção ativa?

Quando o inbound marketing e outras estratégias digitais de atração se popularizaram, muitos começaram a acreditar que a prospecção ativa já não seria mais necessária. A ideia era que os prospects teriam contato naturalmente com as campanhas e chegariam sozinhos até a base. 

Entretanto, os profissionais de vendas e de marketing atualmente já entendem que, para gerar um volume satisfatório e escalável de oportunidades de negócios, é importante que a captação orgânica ande lado a lado com as abordagens diretas do outbound

Afinal, nada garante que o público seja, de fato, impactado pelas ações da marca ou que esteja alinhado ao perfil de cliente ideal. Na prospecção ativa, só são abordados os prospects com potencial de compra (os chamados leads quentes) e a conversão é agilizada, sem ter que esperar eles chegarem até você. 

Além disso, um processo de vendas ativas bem alinhado torna-se replicável. Ou seja, seu time pode prospectar constantemente, ter um bom volume de reuniões com os leads e, assim, gerar novos negócios com frequência. 

Como fazer uma prospecção ativa eficiente 

Antes de entender por que um bom CRM de vendas é fundamental para aproveitar as vantagens apresentadas acima, é importante que você tenha em mente quais são os requisitos de uma boa prospecção ativa. Nesse sentido, as etapas prioritárias na rotina da empresa são:

Defina o perfil do cliente ideal

Evidentemente, sua empresa só fará uma boa prospecção ativa se souber exatamente quem é seu prospect. Isso significa que você precisa definir qual é o perfil do seu cliente ideal, a fim de abordar as pessoas que realmente podem se interessar pelo seu negócio.

Abordar pessoas que não tenham interesse nos serviços da sua empresa, além de ser um desperdício de recursos, contribui para  uma imagem negativa da organização.

Priorize prospects com maior probabilidade de conversão

Nem sempre você vai conseguir abordar todos os prospects mapeados. É importante lembrar que o principal objetivo da prospecção ativa é a conversão, e não contatar a maior quantidade de pessoas possível. Você deve priorizar os prospects com maior probabilidade de compra, ou seja, os leads mais quentes. 

Essa probabilidade pode ser medida através do interesse do lead. Faça o rastreamento de quantas vezes ele interagiu com seu conteúdo, se baixou alguma coisa do seu site, se manifestou alguma dúvida. Esses são apenas alguns exemplos, cada empresa pode ter seus próprios pontos que indiquem o grau de engajamento do lead.

Estruture um bom funil de vendas

Um funil de vendas bem estruturado deve ser uma meta de todos os líderes e equipes envolvidos com essa atividade, pois pode impactar positivamente  todas as demais áreas da empresa, principalmente na prospecção ativa de leads.

Algumas dicas práticas para estruturar o funil de vendas são:

  • Mapeie seu ciclo de vendas;
  • Defina as etapas do processo de vendas;
  • Identifique possíveis gargalos
  • Defina objetivos e KPIs;
  • Documente os dados.

Essa estruturação evita práticas ineficientes, previne erros e garante mais produtividade para o time comercial. Com o funil de vendas mapeado, é mais fácil saber quais leads contatar, além de como e quando fazer esse contato.

Identifique os canais de comunicação

Com o prospect bem delimitado, você saberá em quais canais ele se comunica. Procure identificar cada um deles compreender suas particularidades e traçar as melhores estratégias para alcançá-los. A ideia é abordar naturalmente as pessoas em ambientes que elas já frequentem. 

Defina uma rotina de prospecção

A prospecção ativa exige recorrência. Portanto, organize um calendário de planejamento, prevendo quais prospects serão abordados e quando. Isso garantirá a constância necessária, mas de forma ordenada e alinhada aos objetivos do negócio. 

Essa rotina deve estabelecer quem da equipe vai abordar qual prospect e quando a abordagem será feita. Isso evita que o prospect seja contatado com frequência e por pessoas diferentes – um erro comum que gera insatisfação e estranhamento nos potenciais clientes.

Acompanhe os números 

Atualmente, é quase impossível desenvolver ações assertivas de mercado sem ter decisões apoiadas em métricas. Isso também vale para as prospecções. Por meio de um CRM, colete e interprete os dados, corrigindo erros e otimizando suas abordagens.

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Crie um discurso personalizado para cada oportunidade

Em um mundo onde mensagens são mandadas em massa para centenas de pessoas ao mesmo tempo, a personalização gera um impacto muito positivo. 

É importante que você tenha discursos sob medida para cada tipo de prospect, levando em consideração em qual etapa do funil ele está e seu nível de interesse no produto/serviço. Isso tornará sua comunicação mais eficaz e melhorará a experiência do lead

De acordo com uma pesquisa da Epsilon and GBH Insights junto a mil estadunidenses, 80% dos consumidores esperam personalização dos vendedores. A consultoria McKinsey considera que isso mostra o desejo dos clientes por customização ao longo de suas interações com vendedores, com vários pontos de contato personalizados.

Peça indicações aos seus clientes

Um bom networking faz parte do dia a dia corporativo. Assim, um passo para fazer a prospecção ativa de leads é pedir indicações aos seus clientes. Seus clientes já conhecem seus serviços e entendem que pode precisar deles também. 

Você pode ainda fazer um programa de indicação no qual os clientes atuais ganhem benefícios por cada indicado que feche negócio. Essas recomendações farão parte de uma lista importante de prospects com grande capacidade de conversão. A prospecção ativa nesse caso será uma etapa crucial do processo.

Tenha uma boa estratégia de mailing e email marketing

O email marketing é uma das principais ferramentas de prospecção. Esse é um recurso valioso, uma vez que o lead forneceu seu endereço de email e concordou em receber peças de comunicação. Por isso, o mailing deve ser bem planejado e usado de forma estratégica.

Uma boa estratégia de mailing deve funcionar como o envio de uma carta: direta, humanizada, pensada especificamente para cada destinatário, com uma mensagem que traga algum valor para a sua vida. Atualmente existem muitas tecnologias e automações para o uso da ferramenta.

Algumas dicas para ter um bom email marketing:

  • Estabeleça uma comunicação que vai beneficiar o cliente: envie conteúdos interessantes, como artigos ou seleções de produtos;
  • Não mande muitos emails: tente dosparar no máximo 3 por semana;
  • Customize os emails: a maioria das ferramentas de email marketing permite que você coloque o nome e outros dados do lead no corpo do email;
  • Defina critérios de segmentação de listas: a maioria dos emails não devem ser mandada para todos os contatos. A segmentação ajuda a tornar as mensagens mais relevantes para cada destinatário.

Como o CRM pode ajudar? 

Não é novidade que as planilhas já não têm mais espaço nos dias de hoje. Com elas, você provavelmente já enfrenta dificuldades para atualizar informações, compartilhá-las com a equipe e para transformá-las em decisões rápidas e eficientes.

Ter um CRM para prospecção de clientes se tornou requisito para todo time de Marketing e Vendas. Afinal, essa ferramenta centraliza as demandas comerciais e permite uma visão holística de todos os processos, atualizando o funil de conversões em tempo real. 

Vantagens de utilizar o sistema CRM

O CRM de vendas unifica informações necessárias para entender seus prospects e abordá-los de forma mais eficiente. Isso vai desde os dados dos contatos com os seus leads até gravações de ligações, registros de mensagens, compras já realizadas e assim por diante. 

Como resultado, toda a cadeia comercial é beneficiada com vendas mais rápidas, clientes mais fiéis, relacionamentos mais duradouros, análises mais inteligentes, melhorias contínuas e total sinergia entre a sua equipe.  

Por que o CRM torna seu processo de venda mais inteligente?

Além de tornar o processo mais prático e garantir a eficiência nos contatos, todas as informações são facilmente compartilhadas entre o time e podem ser tratadas de maneira automatizada, para você entender melhor o processo e tomar decisões mais estratégicas. 

Mais do que apenas entender melhor seus clientes em potencial, o CRM ainda permite criar métodos personalizados de abordagem, adequando a forma com que cada contato é feito de acordo com o perfil de cada lead

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Escrito por
Julia Diniz
Marketing analyst and content writer @ Pipefy. I write about the ways technology can make people's lives better and easier.

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