Como organizar uma empresa? Checklist para alavancar suas operações!

Carina Bacelar

O início do ano é uma época em que muitos empreendedores se perguntam sobre como organizar uma empresa. 

Afinal, esse é o período ideal para colocar “ordem na casa”, ainda mais se considerarmos as demandas extras em relação aos impostos a pagar, contas, documentações, oscilações no caixa, entre outras variáveis típicas dos primeiros meses do calendário. 

Para te ajudar nesse processo, preparamos este artigo com um passo a passo para organizar uma empresa. Acompanhe nossas dicas e veja ainda como tornar tudo mais simples com o apoio da tecnologia. 

Como organizar uma empresa? Confira o passo a passo! 

Mesmo que 2022 já tenha começado, provavelmente ainda existem algumas questões para colocar em dia no seu negócio. O motivo para isso é simples: quanto mais bem alinhados, melhores são todos os processos de uma organização. 

Por mais que não exista uma única resposta para como organizar uma empresa, isso quase sempre envolve algumas demandas básicas que precisam ser atendidas. Entenda melhor cada uma delas e saiba como dar os primeiros passos para otimizar a sua gestão. 

Tenha controle dos documentos

Toda a organização deve começar pela “papelada”. Afinal, é muito melhor e mais produtivo trabalhar em um ambiente sem bagunça. 

Além disso, é fundamental que a documentação esteja armazenada em um local apropriado e seguro. Isso vale tanto para os registros físicos quanto para os digitais. 

Para ter as informações que você precisa sempre ao alcance, categorize os arquivos por tipo, setor, nome dos clientes, data e ordem de relevância. 

Não se esqueça que, por Lei, alguns documentos devem ser mantidos. Periodicamente, cheque aqueles que já podem ser eliminados e livre-se deles para ganhar mais espaço.

Com relação aos documentos digitais, é imprescindível contar com uma solução de backup. Isso ajuda a garantir a disponibilidade desses documentos mesmo em casos de ataques, e pode evitar problemas muito sérios.

Para otimizar seus processos e facilitar a organização, digitalize o máximo de arquivos que puder, para poder acessá-los a qualquer hora, de qualquer lugar e com segurança reforçada. 

Aplicativos de gerenciamento são essenciais!

A tecnologia não é importante apenas para a digitalização dos arquivos. Após definir como organizar os documentos da empresa, procure integrar e automatizar toda a sua gestão.  

Como você já deve saber, atualmente todo negócio precisa de boas ferramentas tecnológicas. São elas que garantem um gerenciamento mais prático, holístico e assertivo. 

Por meio de um bom sistema para gerir as suas demandas, você obtém uma visão geral e completa dos seus compromissos cotidianos. 

Essa é uma maneira de ter total controle sobre as suas tarefas, de compreender o seu desempenho interno e de unificar a comunicação de todos os envolvidos. 

Isso permite que os processos ocorram de maneira mais organizada e com mais controle sobre as informações, o que também garante uma tomada de decisões mais assertiva. De maneira geral, essas medidas buscam aumentar a eficiência do trabalho de sua equipe.  

Organize bem os contatos

De nada adiantar ter suas tarefas automatizadas por meio de um sistema confiável sem focar tambémnas pessoas que estão em torno do seu negócio.

No começo do ano, você precisa ter uma visão precisa sobre os colaboradores que entraram ou saíram, dos novos fornecedores, terceirizados que você contrata, entre outros stakeholders

Para isso, mantenha uma lista completa e bem organizada dos seus contatos. A ideia é ter um bom controle e acesso às pessoas que você precisa sem nenhum tipo de dificuldade. 

Nesse sentido, também é muito importante verificar se os contratos estão de acordo com a situação de cada profissional.

Uma recomendação é manter os contratos bem catalogados. Assim, você mantém sua gestão mais prática e tem acesso mais rápido e intuitivo às informações que eventualmente precisar.

Estipule metas

Só o fato de você estar lendo sobre como organizar uma empresa já demonstra que sua intenção é gerar melhores resultados neste ano. 

Tenha em mente que não basta ter um excelente organograma empresarial. Suas atividades só vão alcançar sucesso quando a atuação no dia a dia for guiada por metas bem planejadas. 

Portanto, comece analisando os números do ano anterior e entendendo o contexto da sua empresa. A partir disso, estipule objetivos que sejam realistas e alcançáveis. 

Dessa forma, você e seu time podem orientar o trabalho com mais assertividade. Nunca se esqueça que as metas devem estar alinhadas à realidade e às necessidades do negócio. 

Afinal, os objetivos podem ir desde o aumento do ticket médio ou da base de clientes, até a diminuição do tempo de entrega, a ampliação da infraestrutura e assim por diante. 

Se a plataforma que você usa para gerenciar documentos e contatos oferecer também painéis de dados, isso é um grande benefício. Esses painéis facilitam a visualização de indicadores importantes do seu negócio, e podem ser montados com relativa rapidez (já que a plataforma já contém as informações necessárias).

Precisa de ajuda? Conte com o Pipefy! 

Como você pôde ver acima, os sistemas e aplicativos de gerenciamento são as melhores alternativas quando o assunto é como organizar uma empresa.

O Pipefy é referência no assunto e oferece soluções eficientes, integradas e intuitivas para otimizar a sua rotina e da sua equipe. 

Na plataforma, você pode criar atividades em cartões, com descrições e classificações completas. A organização por fases é feita da maneira que melhor corresponda à realidade do seu negócio. 

As demandas são ordenadas de acordo com a dinâmica do seu time. Além disso, elas podem ser personalizadas através de diversos templates já prontos, que seguem as melhores práticas do mercado para cada área. 

De um jeito simples e rápido, você adiciona a descrição das atividades, organiza fluxos de trabalho completos e integra as solicitações dos clientes internos e externos. 

Até aqui, é fácil perceber como organizar uma empresa se torna melhor com o apoio do Pipefy. Tudo é feito sem a necessidade de conhecimentos em programação. Em uma plataforma low-code e no-code, você pode gerenciar seu negócio e automatizar tarefas sem nenhum tipo de barreira técnica.

Mais que customizar os fluxos de trabalho, você ainda coleta dados, obtém relatórios e tem acesso às informações decisivas para a sua tomada de decisões. O resultado é um crescimento mais seguro e assertivo no mercado. 

O Pipefy atende às rotinas das organizações de ponta a ponta, sendo compatível com qualquer departamento. Isso inclui Recursos Humanos, Financeiro, Marketing, Suporte ao Cliente, entre outros.

Se você quer entender melhor como organizar uma empresa com o Pipefy, explore agora nossos templates prontos para uso. Com eles, você potencializa suas operações com workflows customizáveis e gratuitos. 

Escrito por
Carina Bacelar

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