As operações diárias da sua organização dependem de uma variedade de processos, mas você realmente os entende? Acompanhar cada etapa e suas conexões sem auxílio visual é uma tarefa difícil – e é aí que entra a modelagem de processos de negócios.

Ao permitir que você visualize processos inteiros do início ao fim, a modelagem serve como uma ferramenta inestimável para analisar e melhorar os processos de negócios em todas as escalas possíveis.

O que é modelagem de processos de negócio?

A modelagem de processos de negócios é a prática de representar processos de forma visual. Esses modelos geralmente assumem a forma de fluxogramas ou diagramas que exibem todas as etapas de um processo e como elas se relacionam.

Esta é uma etapa fundamental na implementação de estratégias de gerenciamento de processos de negócios (ou BPM). O BPM é uma prática em toda a organização que requer modelagem, análise e otimização de processos de negócios, com o objetivo de melhorar a eficiência de suas operações.

Seu componente de modelagem permite que donos de processo quebrem visualmente cada etapa e entendam melhor o funcionamento da execução. Isso envolve o estado atual dos processos, ou seja, eles “como estão” e seu estado futuro ideal, como se almeja ficar.

A modelagem define as etapas que compõem o processo, esclarece quem é responsável por executá-las, mostra possíveis variações no processo, indica a duração e a importância esperadas de cada etapa e assim por diante. Ao rastrear e monitorar o desempenho de cada estágio do modelo, você pode determinar melhor onde podem estar as ineficiências e começar a desenvolver novos processos que podem minimizar problemas futuros.

Por exemplo, o onboarding do cliente é um processo importante e complexo que se beneficia da construção de um modelo visual. Você deseja garantir que as necessidades exclusivas de cada cliente sejam atendidas, o que exige um processo que se ramifica e apresenta diversas variações. Sem um mapeamento caso a caso, os membros da sua equipe provavelmente não conseguirão acompanhar processos complexos e os clientes ficarão confusos e insatisfeitos.

Ou então imagine o reembolso de despesas, outro processo que muitas empresas utilizam diariamente. Os funcionários querem saber exatamente o que precisam fazer ao enviar solicitações e em quais estágios a solicitação passará antes de serem reembolsados. Criar e compartilhar um modelo de processo conscientiza todos os membros da equipe de como o reembolso de despesas é tratado e reduzirá a frustração entre os funcionários e o time de RH.

Por que começar a usar a modelagem de processos de negócios?

A modelagem de processos de negócios oferece uma visão holística dos processos do início ao fim e também fornece uma compreensão mais granular das etapas específicas envolvidas. Isso facilita muito a identificação de redundâncias, etapas desnecessárias e gargalos de desempenho. Esses benefícios se aplicam a todas as partes do seu negócio, do atendimento ao cliente à contabilidade e vendas.

Ela também remove qualquer ambiguidade em relação às etapas a seguir ao executar um processo. Todos os membros da equipe conhecem suas responsabilidades e exatamente quais são suas funções. Isso mantém seus funcionários alinhados e facilita sua comunicação e colaboração.

Como observado acima, a modelagem de processos de negócios é uma parte crítica do BPM. Sem visualizar os processos da sua organização, é impossível diagnosticar problemas com precisão e decidir sobre as melhorias que fazem sentido. Ao otimizar processos, o BPM torna cada funcionário mais produtivo e, por fim, melhora os resultados da empresa.

Técnicas para modelagem de processos de negócios

Existem vários métodos de modelagem, mas os três mais populares são:

  • Notação e modelo de processos de negócios;

  • Fluxograma de processo;

  • Notação de Processo Universal.

  • Veja a seguir o funcionamento de cada um e seus diferenciais:

    Notação e modelo de processos de negócios (BPMN)

    Fluxograma de processo

    Notação de Processo Universal (UPN)

    Isso deixa claro exatamente qual é a intenção de cada etapa e quem é responsável por elas.

    As etapas para modelagem de processos de negócios

    Como você cria um modelo de processo de negócios depende em parte da técnica que você usa, mas cada abordagem envolve as mesmas etapas gerais depois que você identifica o processo que deseja modelar. Elas são:

    1. Modelar o processo como está. Você deve revisar dados relevantes e entrevistar aqueles que usam o processo todos os dias antes de modelá-lo em seu estado atual. O uso de uma plataforma de gerenciamento de processos de negócios para modelagem tornará essa etapa muito mais fácil do que tentar desenhar o modelo no papel.

     

    2. Preparar o processo futuro. Antes de criar o processo, avalie cuidadosamente o estado em que ele se encontra para visualizar os problemas existentes e formas de aprimoramento. Ele pode ser otimizado removendo ou combinando etapas? Existem etapas que custam mais do que deveriam ou não são confiáveis? Mais uma vez, é fundamental obter a contribuição dos membros da equipe mais familiarizados com o processo.

     

    3. Modelar o processo futuro.Finalmente, é hora de modelar o novo processo. Depois de criado, execute-o com os principais interessados ​​para ver o que eles pensam e incorpore suas sugestões.

    As etapas acima são apenas uma parte do gerenciamento de processos de negócios – não abordamos como identificar seus processos mais importantes ou a importância de testar o futuro processo antes da implementação, por exemplo. É por isso que ela precisa fazer parte de uma estratégia abrangente de BPM.

    Práticas recomendadas para modelagem de processos de negócios

    É importante estruturar seus modelos de uma maneira que seja útil e compreensível para todos os envolvidos nos processos. Existem algumas práticas recomendadas que você pode implementar para que isso seja possível:

    Evite tornar o modelo excessivamente complexo. Embora você possa tentar mapear todas as etapas e resultados possíveis, isso pode levar a modelos difíceis de entender devido ao seu escopo excessivo. Quando possível, tente ser compacto e remova quaisquer redundâncias.

     

    Planeje as etapas com antecedência. Em outras palavras, não apenas mergulhe na construção do modelo. Discuta os planos com todas as partes interessadas no processo para garantir que as informações estejam corretas e faça sentido para elas. Caso contrário, você corre o risco de modelar um modelo incorreto ou muito complicado.

     

    Lembre-se de que o objetivo é melhorar o processo. Portanto, você deve estruturar o modelo como um auxílio na detecção de ineficiências. O escopo das etapas deve ser amplo o suficiente para incluir informações úteis, mas estreito o suficiente para localizar problemas específicos. Pode ser necessário repetir o modelo para encontrar o equilíbrio ideal.

     

    Crie automações usando uma plataforma BPM. Embora seja possível criar modelos manualmente, uma plataforma BPM pode acelerar o processo de modelagem e facilitar a colaboração. As automações possíveis com uma ferramenta BPM oferecem novos caminhos para a melhoria de processos. As plataformas de BPM também facilitam a manutenção contínua de processos modelados e permitem analisá-los para ajudar a planejar melhorias futuras.

    Modelando processos de negócios e muito mais

    Com tantas ferramentas de modelagem fáceis de usar à sua disposição, não há motivo para tentar modelar manualmente os processos da sua organização. A implementação de uma plataforma BPM torna cada etapa da melhoria de seus processos ainda mais fácil, desde a identificação à modelagem e otimização.

    O BPM é uma prática em toda a organização que requer modelagem, análise e otimização de processos de negócios, com o objetivo de melhorar a eficiência de suas operações.