Cómo Samsonite creó un proceso de compra a prueba de errores con Pipefy
Samsonite
Samsonite es el líder mundial en maletas de viaje, equipaje y accesorios premium que combinan estilo y diseño, calidad y durabilidad.
Sus productos se venden en más de 100 países de Asia, América del Norte, Europa y América Latina a través de canales de distribución mayorista, tiendas minoristas operadas por la empresa y comercio electrónico.
100% de las solicitudes de compra gestionadas a través de Pipefy
177% de ROI (Retorno de la Inversión)
Desafíos
Procesar solicitudes de compra de manera eficiente y precisa
Integración con el sistema ERP
Ganar visibilidad en el proceso
Controlar el gasto y reportar de manera sencilla
A mi director le gustaría saber: '¿Cuántas piezas compramos?' y '¿Cuánto gastamos?'. No podía responder a estas sencillas preguntas sin pasar tres o cuatro horas investigando archivos y correos electrónicos".
Cuando Mauricio Rizzi, Gerente de Compras y Servicio al Cliente de Samsonite, fue elegido para implementar una solución de flujo de trabajo para el proceso de compras en Samsonite Brasil, estaba emocionado y aprensivo al mismo tiempo.
La operación de compras existente era casi totalmente manual, administrada en gran parte a través de correo electrónico y archivos. En consecuencia, el equipo de Compras tenía poco control sobre el proceso y los procedimientos porque, incluso cuando estaban estandarizados, no siempre se seguían. Era un problema que daba dolores de cabeza a sus auditores.
Rizzi también se preocupó por las dificultades de desarrollar e implementar un sistema de flujo de trabajo, especialmente en Brasil.
“Las normas legales, financieras y tributarias de Brasil son particularmente complicadas y, en algunos casos, difíciles de entender”, dice Rizzi. “Combine esto con nuestras propias políticas y requisitos, y tendrá muchos níveles de complejidad”.
A pesar de sus desafíos únicos, Rizzi sintió que el esfuerzo valía la pena, especialmente si aceleraba el proceso de compra y reducía la cantidad de trabajo manual.
“Cada vez que recibía una nueva solicitud de compra, tenía que buscar en correos electrónicos y archivos antiguos para averiguar a qué proveedores solicitar una cotización”, dice Rizzi. "Me tomaba una eternidad".
El proceso ineficiente y no estandarizado de Samsonite llevó a algunos departamentos a realizar compras fuera del proceso de compras oficial. El equipo de Compras solo se enteraría de estas adquisiciones cuando el proveedor del producto o servicio solicitara el pago.
“Algunas personas pasarían por alto el proceso porque teníamos muy poco control”, dice Rizzi. “Fue un problema real para nosotros y nuestros auditores”.
La configuración existente hizo que a la gerencia le resultara extremadamente difícil monitorear los procesos e identificar los cuellos de botella. Rizzi tuvo problemas para responder incluso las preguntas más sencillas de su director y director financiero (CFO).
"A mi director le gustaría saber, '¿Cuántos artículos compramos?' y '¿Cuánto gastamos?'', dice Rizzi. "No podía responder a estas sencillas preguntas sin pasar tres o cuatro horas investigando archivos y correos electrónicos".
El proceso manual del equipo no podía integrarse con el sistema ERP de la empresa, lo que significó que Rizzi tuvo que contratar consultores externos para ingresar manualmente los datos en el ERP, lo que provocó una alta incidencia de errores.
Solución
Estandarizar y centralizar el proceso de compras en Pipefy
Recoger toda la información a través de los formularios de Pipefy
Integrar Pipefy con el sistema ERP para eliminar la entrada manual de datos y los errores
Capacidad para ejecutar informes en cada paso del proceso
Notificar a todas las partes interesadas a través de correos electrónicos y alertas automatizados
Pipefy nos brinda el control que necesitamos para garantizar que todos cumplan con nuestras reglas y políticas. También crea un rastro de fácil acceso para futuras auditorías”.
Una vez que recibió el “OK”, Rizzi buscó soluciones en el mercado. Rápidamente descubrió que la mayoría eran demasiado grandes para sus necesidades o no se integraban con el antiguo sistema ERP de la empresa.
“Nuestro sistema ERP es una versión anterior de J.D. Edwards de Oracle con la que muchas soluciones de flujo de trabajo simplemente no pueden funcionar”, dice Rizzi. “Pipefy es uno de los pocos que es flexible y permite esta integración”.
Rizzi se sintió aliviado al descubrir que Pipefy tenía la flexibilidad para adaptarse al ERP J.D. Edwards como necesitaba. Y se emocionó cuando supo que contaría con la ayuda de un profesional de Pipefy para implementar y personalizar la herramienta.
Vitória Braiti, gerente de cuentas de Samsonite, y todo el equipo de Éxito del Cliente de Pipefy ayudaron al equipo de Rizzi a analizar todo el proceso de compras. El objetivo fue estandarizar los procedimientos y asegurar que estén de acuerdo con las políticas internas de la empresa, así como con las normas legales, financieras y tributarias del país.
Luego, comenzaron a estructurar el proceso en Pipefy y a incorporar las aprobaciones necesarias en cada etapa.
“Pipefy nos brinda el control que necesitamos para garantizar que todos cumplan con nuestras reglas y políticas”, dice Rizzi. “También crea un rastro de fácil acceso para futuras auditorías”.
El equipo personalizó formularios para recopilar información esencial para el proceso de compra. Después de estandarizar los flujos de trabajo, incorporaron alertas automáticas para reducir la necesidad de notificaciones manuales.
“Ya no tenemos que hacer un seguimiento con las personas para obtener toda la información que necesitamos”, dice Rizzi. “Y las alertas automáticas notifican a las partes interesadas cuando se completa una etapa del proceso y puede comenzar la siguiente”.
Resultados
100% de las solicitudes de compra gestionadas a través de Pipefy
177% de ROI (Retorno de la Inversión)
Puedo generar informes en cualquier momento del proceso, desde el principio hasta el final. En pocos minutos, puedo extraer la información que necesito para responder a casi cualquier pregunta de mi director o CFO”.
Hoy, Samsonite Brasil tiene un proceso de compra estandarizado y controlado.
Con la implementación de Pipefy, Rizzi estima que la empresa ha ahorrado más de 2.370 horas de empleados remunerados en solo cinco meses, ¡lo que significa un ROI del 177%!
Al introducir la automatización, las plantillas personalizadas y la integración con ERP, Samsonite redujo la necesidad de intervenciones manuales. Esto significa menos errores costosos y menos tiempo dedicado a tareas manuales y repetitivas, dejando más espacio para tareas estratégicas y creativas.
“Ya no tenemos que escribir manualmente la información en las facturas, lo que nos permite distribuir a los miembros del equipo en las tareas más importantes”, dice Rizzi.
Ahora Rizzi tiene visibilidad de los procesos de Compras, sin necesidad de revisar correos electrónicos o archivos. Puede responder a las preguntas de los ejecutivos de forma rápida y segura.
“Puedo generar informes en cualquier momento del proceso, desde el principio hasta el final. En pocos minutos, puedo extraer la información que necesito para responder a casi cualquier pregunta de mi director o CFO”, explica.
La visibilidad del proceso también significa que las compras realizadas fuera de Pipefy se identifican y gestionan rápidamente. Esto le da a Rizzi el poder de establecer objetivos para su equipo de Compras y evaluar si están cumpliendo esas metas.
“Podemos establecer un objetivo para reducir el gasto en un ocho por ciento, por ejemplo, y monitorear si estamos alcanzando ese objetivo a lo largo del año”, dice Rizzi. “Antes de Pipefy, ese tipo de cosas eran imposibles”.