Com o crescimento progressivo da digitalização no ambiente corporativo, a governança de TI torna-se cada vez mais um assunto que deve ser encarado com seriedade, profissionalismo e boas ferramentas dentro das empresas.
A pesquisa Panorama do Uso de TI no Brasil, da Fundação Getúlio Vargas (FGV), atesta que os gastos e investimentos de TI não pararam de crescer nos últimos 34 anos: de 1,3% da receita de grandes e médias empresas, passaram a 8,7%. O estudo ouviu 2.650 empresas de todos os portes para a edição de 2022
O setor que mais aplica recursos destinados ao TI por usuário é o bancário, com uma razão média de R$125 mil entre aportes financeiros e usuários. Logo depois vem o de serviços, com R$ 58 mil, a Indústria, com R$ 45 mil e o comércio, com R$ 32 mil.
Esse quadro mostra uma tendência que só deve ser ampliada. Segundo os pesquisadores envolvidos, “existe muito espaço para crescer e chegar nos níveis dos países mais desenvolvidos”.
Nesse cenário, discutir a governança de TI da sua empresa e melhorá-la é urgente. Se você não sabe ainda ao certo o que significa esse termo e como implementar essa governança no seu negócio, trouxemos neste artigo os principais pontos para você conhecer melhor esse tema.
O que é governança de TI?
A governança de TI é um conjunto de regras e diretrizes definido por cada empresa para o uso dos recursos de TI, de forma que esse uso esteja alinhado à cultura e à estratégia de negócios da organização. Visa também garantir a segurança da empresa e de seus colaboradores quanto ao uso de ferramentas digitais.
Dessa forma, a governança de TI interfere em aspectos como a elaboração de políticas internas de tecnologia da informação e o zelo por esse cumprimento. Além disso, define os recursos destinados à área de TI, identifica as responsabilidades de cada um dentro da empresa no que diz respeito a essa área, e guia lideranças na hora da tomada de decisões.
Esses parâmetros também determinam as responsabilidades de cada setor e os resultados esperados para cada uma das atividades executadas pelas equipes.
Vale lembrar que a governança de TI é um eixo da governança corporativa, que cuida de parâmetros e políticas gerais do funcionamento da empresa.
Por isso, a governança de TI se encarrega de processos que envolvem o uso de recursos informacionais, mas não só: ela reflete os valores de cada empresa e influencia a performance de cada equipe dentro do negócio.
Qual é o papel de governança de TI?
O papel da governança de TI é garantir que a transformação digital da empresa seja mantida de forma harmônica, segundo critérios pré-definidos e alinhados com a estratégia de negócios. Seu objetivo principal é melhorar a performance de todos os setores sem abrir mão da segurança e dos valores da empresa.
Assim, podemos dizer que a governança de TI de uma empresa deve:
- Observar o cumprimento de regras e políticas internas nos processos;
- Embasar a tomada de decisão de líderes quando o assunto perpassa processos ligados à informática e à transformação digital;
- Definir regras de segurança e verificar seu cumprimento;
- Prever e analisar riscos;
- Planejar diretrizes e estratégias para o futuro da transformação digital na empresa;
- Orientar a aplicação ou economia de recursos destinados à transformação digital.
Muitas pessoas confundem gestão de TI com governança de TI. No entanto, as duas têm papéis diferentes, apesar de complementares. Enquanto a governança envolve funções mais estratégicas, de planejamento e definição de políticas, a gestão executa as ações previstas pela governança, envolvendo-se com o dia a dia das unidades de negócios.
Quais são os componentes da governança de ti?
Como já mostramos, a governança de TI atua a nível estratégico e alinhado à governança corporativa da empresa. Ela tem um ciclo de vida para sua implantação e execução, com fases bem definidas. A seguir, vamos explorar um pouco mais cada uma dessas etapas:
Alinhamento estratégico e compliance
O alinhamento estratégico e o compliance são a primeira fase do ciclo de vida da governança de TI. O primeiro trata, como o nome sugere, do planejamento da empresa em relação à área de TI, levando em consideração as estratégias corporativas da empresa, seus produtos e seu campo de atuação.
O compliance, a nível de planejamento, requer a escolha de um modelo existente para ser aplicado na empresa, como SOX, Basiléia e Bacen 3380, por exemplo.
A etapa de alinhamento estratégico do ciclo da governança de TI precisa levar em conta:
- Arquitetura de TI: a estruturação dos processos e dados de forma padronizada em toda a empresa.
- Infraestrutura de TI: a capacidade planejada de TI na empresa.
- Segurança da informação: regras e infraestrutura de segurança para plataformas tecnológicas, dados, pessoas e infraestrutura de TI no geral.
- Capacidade de atendimento: recursos humanos e tecnológicos disponíveis na empresa para atender suas demandas.
- Gestão de demanda: identificação de padrões de atividade relacionadas ao TI.
- Necessidades de aplicações: ferramentas de TI necessárias para o cumprimento dos objetivos da empresa.
- Estratégia de outsourcing de serviços: planejamento de eventuais terceirizações de serviços.
- Princípios de TI: conjunto de diretrizes que auxiliam a tomada de decisão no que se refere à tecnologia da informação dentro da empresa.
- Competências: conhecimentos necessários conforme os objetivos da empresa.
- Processos e organização: estruturação de como o TI funcionará no dia a dia.
- Objetivos de desempenho: como o nome já deixa claro, os objetivos que devem ser alcançados com todo o alinhamento estratégico.
Decisão, compromisso, priorização e alocação de recursos
A segunda etapa do ciclo da governança de TI trata da gestão de recursos da área, tanto humanos como de infraestrutura. Ela é dividida nas seguintes práticas:
- Mecanismo de decisão: estrutura a cadeia de responsáveis dentro do TI da empresa, atribuindo competências a cada profissional.
- Critérios de priorização: define prioridades de investimento na área, em conformidade com a estratégia de negócios da empresa.
- Portfólio de TI: técnica para priorização dos investimentos de TI. Essa priorização leva em conta o retorno esperado de projetos e ativos para a empresa, bem como os objetivos gerais do negócio.
Estrutura, processos, operação e gestão
Essa fase do ciclo da governança corporativa refere-se a processos, operação e gestão. Ela diz respeito à manutenção e ao bom funcionamento dos processos ligados à transformação digital no dia a dia. Estão inseridos nesta etapa a aquisição de produtos ou serviços, o acompanhamento de fornecedores e a criação de programas de treinamento interno.
Portanto, fazem parte das atribuições desta fase do ciclo de governança:
- Execução de projetos e gestão de processos do próprio departamento de TI, como desenvolvimento e manutenção de sistemas.
- Serviços internos e operações suportados pelo TI, direcionados tanto a públicos internos (gestores, usuários) quanto externos (fornecedores, clientes da empresa).
Medição de desempenho
Finalmente chegamos à medição de desempenho, o último passo do ciclo. A ideia aqui é relacionar indicadores que permitam acompanhar o desempenho da própria governança de TI frente à estratégia de negócios da empresa.
Essa etapa tem como objetivo identificar problemas e corrigi-los, além de identificar processos que estão tendo sucesso e iniciativas que merecem mais atenção (e recursos).
A análise de performance aqui cobre operações de serviços de TI, desenvolvimento, atendimento a clientes internos, entrega de serviços, procedimentos de segurança adotados e muito mais.
Um dos métodos para aferir esses desempenhos são os balanced scorecards. Esse método de gestão e medição de performance foi desenvolvido no início dos anos 90 e leva em consideração quatro perspectivas: financeira, do cliente, interna e de inovação e aprendizagem.
O princípio por trás dessa metodologia é o de equilibrar medidas financeiras e não-financeiras, objetivos de curto e longo prazos, perspectiva interna e externa do desempenho e outros fatores.
Como implantar a gestão e governança de TI?
A seguir, vamos mostrar de forma resumida como você pode implantar a gestão e governança de TI na sua empresa. Basicamente, você precisa escolher um “modelo” para seguir, elaborar seu plano, escolher as ferramentas certas para suportar essa governança e acompanhar a execução e o desempenho dos processos.
Escolha o framework ideal
Frameworks são modelos que você deve seguir para guiar a jornada de implementação da governança de TI no seu negócio. Os mais utilizados na área de planejamento de TI são:
- ITIL: sigla para Information Technology Infrastructure Library, é um modelo de governança de TI mantida pela Axelos – uma joint venture entre o governo do Reino Unido e uma empresa privada. Seu principal objetivo é analisar cenários,determinar de que forma o TI prestará serviços para outros departamentos, e definir regras e procedimentos para tal. Por isso, pode-se dizer que é focado na gestão de serviços e na identificação de demandas de cada setor, criando um catálogo.
- COBIT: vem do inglês Control Objectives for Information and Related Technologies, e é o framework mais usado para governança de TI. O COBIT é bastante reconhecido por testar e garantir a qualidade dos serviços de TI, com seu próprio sistema de métricas. Desenvolvido por uma associação (a Information Systems Audit and Control Association), ele engloba cinco princípios básicos: atenção às necessidades das partes interessadas, cobertura da empresa de ponta a ponta, visão holística, trabalho integrado e separação entre governança e gestão de TI.
- PMBOK: desenvolvido pelo PMI (Project Management Institute), esse é um guia que indica boas práticas no desenvolvimento de projetos — inclusive fora da área de TI. Essas práticas são principalmente úteis na gestão de riscos das empresas, e por isso o PMBOK pode ser utilizado em conjunto com COBIT e ITIL.
Comece pelo planejamento estratégico
Você vai iniciar seu planejamento estratégico da governança de TI segundo o modelo escolhido. No COBIT, o mais popular, esse planejamento aparece nas duas primeiras fases, que pregam o seguinte:
- Verificação da necessidade de implementação da governança de TI
- Mapeamento do que deve melhorar na empresa e ser resolvido pela governança.
- Elaboração do escopo da implementação, com identificação dos objetivos da empresa e de cada processo de TI, levando em conta riscos e pontos prioritários.
Para definir o escopo do projeto e encontrar pontos fracos e prioridades, é recomendado que seja feita uma avaliação dos processos relacionados à governança de TI.
Opte pelas ferramentas certas
Escolher as ferramentas certas para adaptar os processos da sua empresa à transformação digital é um ponto bastante importante, e faz parte do planejamento estratégico. Essa escolha pode ser crítica para o sucesso da sua governança de TI.
Com departamentos de TI costumam sofrer com sobrecarga de trabalho e com dificuldades de desenvolver soluções personalizadas para a empresa, é comum que colaboradores encontrem gambiarras para acelerar processos e armazenar dados de alguma forma.
Esse fenômeno é chamado de shadow IT, porque remete a uma ação que se passa “nas sombras”, sem aprovação do time de TI e sem obedecer às diretrizes de governança da empresa. Uma forma de evitá-la é estruturar processos dentro de uma ferramenta low-code de automação de processos.
Plataformas com essas características são uma mão na roda para essas empresas, pois uma vez aprovadas pelo TI e implementadas, não exigem qualquer intervenção do TI para a estruturação de fluxos de trabalho padronizados e para a criação de automação nos processos.
Resumindo: essas ferramentas podem ser personalizadas e otimizadas pelas próprias unidades de negócios, fazendo com que as equipes gastem menos tempo e dinheiro para alcançarem os resultados pretendidos com os processos. Com isso, colaboradores podem usar esse tempo para atividades mais elaboradas, como as de planejamento e otimização.
As ferramentas low-code de automação facilitam a coordenação e a conexão entre processos diferentes na empresa, inclusive de diferentes departamentos. Tais processos podem ser personalizados e estruturados de acordo com as necessidades de cada time, sem a necessidade de programação.
Para saber tudo o que uma ferramenta de automação low-code pode fazer por suas equipes, confira como funciona uma das mais completas e flexíveis do mercado: o Pipefy.
Acompanhe o desempenho e analise os resultados
As últimas fases do framework COBIT se referem à medição e análise de indicadores de desempenho.
Nessas etapas, é preciso definir medições e monitoramento dos indicadores previstos no modelo (nesse exemplo, o COBIT), e estudá-los a fim de identificar oportunidades de melhorias, tanto da implementação da governança em si quanto da execução dessas diretrizes.
O acompanhamento de resultados e o realinhamento da governança de TI com as estratégias do negócio deve ser permanente. Principalmente porque as circunstâncias externas à empresa mudam constantemente, como o próprio desenvolvimento tecnológico ou ameaças de segurança.
Também vale lembrar que os objetivos da empresa podem mudar, ou mesmo o seu grau de maturidade na transformação digital pode demandar aperfeiçoamentos dessa governança.
Benefícios da governança de TI
Vimos ao longo deste artigo que a governança de TI é essencial para empresas que atravessam de alguma forma a transformação digital.Tanto para organizar seus processos dentro e fora do time de TI, aumentando a eficiência, quanto para prevenir problemas de segurança e o mau uso de ferramentas digitais, além de planejar o uso de recursos.
Resumidamente, alguns dos principais benefícios de ter uma governança de TI na sua empresa são:
- Maior segurança da informação;
- Redução de riscos à segurança da empresa e dos usuários;
- Uso inteligente de recursos;
- Maior confiança dos clientes;
- Melhoria na comunicação interna;
- Previsibilidade nos processos de negócios e de TI.
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