Como migrar sua planilha de marketing para um workflow?

Se você quer mais organização nos seus processos, confira um passo a passo de como migrar sua planilha de marketing para um workflow.

Muitos times de marketing ainda adotam planilhas para reunir o conteúdo produzido, organizar campanhas e planejar toda a distribuição por múltiplos canais. De acordo com uma pesquisa das agências Resultados Digitais e Rocket Content feita em 2019, 41% das empresas ainda usam “um misto de ferramentas básicas, sem integração entre elas e às vezes manuais, como planilhas” no dia a dia do departamento de Marketing. 

Essa é uma saída que funciona até certo ponto. Quando as operações crescem, as planilhas podem se mostrar grandes ciladas, pois se tornam um ambiente propício para erros humanos e desorganização de tarefas. 

Um workflow, por outro lado, é uma sequência de regras e etapas que padroniza qualquer processo, aumentando sua eficiência. Um workflow em ambiente digital permite que você realize todas as atividades movendo-as dentro da estrutura do seu processo, com plena visibilidade para as equipes e seus gestores, e risco muito menor de falhas humanas na hora da execução.

Por isso, migrar sua planilha de marketing para um workflow é uma boa saída para que seu trabalho ganhe escalabilidade, previsibilidade e melhores resultados. Neste artigo, vamos ensinar como você pode fazer essa migração, do planejamento inicial até a implementação da ferramenta ideal para essa mudança.

O que é uma planilha de marketing?

Uma planilha de marketing é um arquivo em formato de tabela (Microsoft Excel e Planilhas Google são os principais exemplos) preenchidas por uma série de tarefas e conteúdos relacionados aos esforços de marketing da empresa. 

Uma planilha de marketing de conteúdo, por exemplo, pode organizar os materiais a serem publicados por data de divulgação, autor do conteúdo etc. Podem também trazer links para imagens ou textos a serem publicados (normalmente em arquivos de um drive) e o canal de publicação, entre outros. Essa categorização varia de acordo com os critérios do time. 

A vantagem de ter uma planilha é que ela permite certa organização e centralização do trabalho: todas as tarefas ou conteúdos ficam reunidos em um só lugar. É possível ainda buscá-los, separá-los por filtros e gerar algumas métricas sobre o processo. 

No entanto, essa solução traz também muitas desvantagens e riscos, que listamos a seguir:

  • Conteúdos podem se perder com edições simultâneas; 
  • Informações inseridas manualmente podem estar incorretas e levar a erros no processo;
  • Não há qualquer notificação externa para os clientes em relação às etapas de produção do conteúdo, o que demanda comunicação constante por email;
  • Não há qualquer notificação para os profissionais do próprio time sobre datas e prazos;
  • Não há visibilidade do status de cada tarefa pelos gestores;
  • Não há possibilidade de integração a processos de outros times relacionados (de Design, por exemplo);
  • Não há possibilidade de automação de tarefas, tornando tudo mais trabalhoso e confuso conforme as operações da equipe crescem.

Passos para migrar seu planejamento de marketing para workflows

Diante desses gargalos, você deve estar se perguntando se há uma alternativa melhor que as planilhas para garantir centralização e escalabilidade ao seu processo. A resposta é sim, e está nos workflows digitais. Dentro deles, é possível centralizar todas as informações e tarefas necessárias para executar um determinado processo, definindo fases e atribuindo responsabilidades. 

Os workflows também garantem ampla visibilidade para todas as ações do time, padronizando fluxos de aprovação. Do líder ao estagiário, todos conseguem visualizar o que está sendo feito. Se o porte do seu processo crescer, o fluxo de trabalho pode ser adaptado, garantindo escalabilidade para todas as operações do time de marketing. 

Diante de tantas vantagens, o que falta para você migrar suas planilhas para workflows? Preparamos um passo a passo para você começar já essa transição com segurança:

Mapeamento do processo

A ideia é que você consiga entender as informações e as ações necessárias na sua planilha e possa organizá-la dentro de um fluxo compreensível. É o que chamamos de mapeamento do processo. Você vai definir quais dados são essenciais para gerar um input nesse processo, e uma estrutura da sua execução-padrão, com fases, classificações de conteúdos e organização das responsabilidades de cada profissional. 

Esse mapeamento pode ser feito até de forma analógica: reúna aqueles que melhor conhecem a rotina da equipe e recolha suas contribuições. Depois, estruture um fluxo de trabalho por meio de um diagrama, com símbolos e cores. Em seguida, você pode colher feedbacks de membros-chave da sua equipe antes de prosseguir.

Escolha da ferramenta

É importante escolher uma boa ferramenta para abrigar seu workflow digital. Há no mercado uma série de opções de plataformas baseadas na nuvem. Recomendamos que você considere para essa decisão uma plataforma que:

  • Seja fácil de usar, com navegação intuitiva;
  • Seja no-code/low-code, ou seja: não demande conhecimentos de programação para criar e usar um workflow;
  • Consiga se integrar a outras ferramentas que você já usa na sua rotina para criar ou publicar conteúdos, como LinkedIn ou WordPress;
  • Permita automatizar tarefas com relativa facilidade;
  • Disponibilize templates prontos, para acelerar a implementação;
  • Ofereça soluções para o gerenciamento de emails da equipe, como uma caixa de entrada compartilhada;
  • Permita a criação e envio de formulários online, para coletar informações de clientes e stakeholders com precisão;
  • Gere gráficos e relatórios instantâneos e customizados em poucos cliques.

Criação do workflow

Com a ferramenta escolhida, é hora de criar seu workflow digital, com todas as informações que você esquematizou na etapa do mapeamento. Com uma ferramenta no-code, você consegue montar e adaptar seu fluxo de trabalho sem qualquer intervenção do time de TI. 

Você pode (e deve) configurar automações para liberar sua equipe de tarefas repetitivas, como a necessidade de notificar os clientes de acordo com o progresso da demanda de marketing. Uma boa ferramenta de workflow permite, por exemplo, que emails sejam enviados a eles conforme um card com a demanda em questão progride pelas etapas do processo.

Treinamento da equipe

É hora de alinhar expectativas com sua equipe e engajá-los no uso da ferramenta. Pode haver alguma resistência às mudanças propostas, mas é preciso deixar claro para o time que o motivo delas é tornar a rotina de trabalho de todos mais fácil e eficiente. Além desse esforço de advocacy, você pode precisar agendar pequenos treinamentos, para garantir que todos estão entendendo como navegar pelos workflows digitais.

Revisão e aperfeiçoamento contínuos

Mesmo depois de pronto e em uso, o workflow pode precisar de ajustes com o tempo. O lado bom é que, com um software eficaz, essas pequenas mudanças são muito rápidas e fáceis de implementar, e garantem que o processo não fique defasado e perca eficiência. É importante também que você use dados da operação para embasar essas modificações. 

As vantagens de ter um workflow para o planejamento de ações de marketing

Mas afinal, o que você vai ganhar migrando seu planejamento de ações de marketing para workflows? Se você ainda não está convencido da urgência dessa troca, listamos algumas vantagens dessa transição para cada processo da área:

  • Planejamento de eventos: configure automações para otimizar o seu processo e elimine falhas humanas que podem comprometer o resultado dos seus eventos. 
  • Solicitações de marketing: acabe com o retrabalho e com as trocas intermináveis de email para esclarecer demandas. Implemente um formulário online que colete informações de forma completa e centralizada.
  • Gestão de conteúdos de marketing: aumente a visibilidade e a colaboração na produção de conteúdos, em um workflow onde todas as atividades e tarefas podem ser acessadas por todo o time. Pare de perder conteúdos com edições simultâneas em planilhas.
  • Campanhas de marketing: organize suas campanhas de marketing com etapas bem definidas, acompanhe métricas e, ao conectar seus resultados ao seu workflow, baixe relatórios instantâneos com sua evolução.

Migre suas planilhas de marketing para workflows sem dificuldade

Pipefy é a ferramenta perfeita para transformar suas planilhas de marketing em workflows eficientes. Suas funcionalidades incluem ainda formulários online personalizáveis e fáceis de montar, automações configuráveis em poucos cliques, caixa de entrada compartilhada, dashboards e relatórios complexos que podem ser visualizados em poucos cliques. Tudo isso em uma interface de fácil navegação, que não exige conhecimentos de programação. 

Com Pipefy, o time de marketing do Magazine Luiza conseguiu diminuir o retrabalho com briefings incompletos, e começou a entregar 3 mil peças de marketing a cada mês. Antes de implementar a ferramenta, quase metade dos briefings (47%) chegava com informações faltantes, que dificultavam o desenvolvimento do trabalho. 

E você, o que está esperando para melhorar a performance da sua equipe? Substitua suas planilhas por modelos de workflow prontos e eficientes, e comece agora a transformar seus processos de marketing com Pipefy.