Como criar um processo de recrutamento em 7 passos

Grandes negócios sempre têm por trás de si excelentes profissionais. E esses profissionais chegam a esse negócio, via de regra, por meio de um processo de recrutamento. Esse é o processo por meio do qual empresas encontram e atraem os melhores candidatos de cada área para trabalhar em seus projetos. 

Trata-se de um processo muito importante, já que todo negócio depende de pessoas competentes em diversas áreas para ter sucesso. Por isso, vale a pena investir na criação de um fluxo de recrutamento organizado, que possa ser mensurado e melhorado ao longo do tempo.

Benefícios de ter um bom processo de recrutamento

Além de atrair bons profissionais para a empresa, um processo de recrutamento bem estruturado tem outras vantagens. Segundo a Forbes, contratações mal feitas podem custar centenas de milhares de dólares no caso de profissionais que, mesmo tendo as competências técnicas necessárias para a vaga, não conseguem se adaptar à nova equipe.

Ainda que uma contratação equivocada não custe tão caro, ela pode exigir que o processo seletivo seja feito novamente. E de acordo com uma pesquisa realizada em 2019 pelo Glassdoor, o custo médio dessa contratação fica na casa de US$ 4.000 para empregadores dos Estados Unidos.

Por isso, vamos apresentar a seguir um guia resumido de sete passos para estruturar um processo de recrutamento efetivo e eficiente. Há muito trabalho a ser feito antes e depois da atração de candidatos e, uma vez criado, esse processo precisa ser repetido sempre que uma nova contratação for necessária. Confira:

Como criar um processo de recrutamento em 7 passos

1 – Defina o cargo

O primeiro passo é definir exatamente o que a nova pessoa contratada deverá fazer. A partir disso, será possível determinar quais habilidades e conhecimentos serão exigidos ou desejáveis dos candidatos. Para alinhar esses pontos adequadamente, será necessário conversar com o gestor ao qual o novo contratado ou contratada se reportará. Também será preciso estabelecer a carga horária, salário e outras informações sobre a vaga.

Nessa etapa do processo de recrutamento, formulários podem ajudar bastante. O gestor que receberá a nova pessoa pode explicar o que espera dela, o que dará ao RH uma resposta organizada e fácil de encontrar. Além disso, um formulário desse tipo pode ser utilizado sempre que for necessário contratar uma nova pessoa.

2 – Defina as fases

Após decidir qual é o cargo a ser preenchido, é hora de determinar qual será o processo pelo qual os candidatos passarão. Além da captação e filtragem de CVs, será necessário aplicar provas? Serão realizadas dinâmicas de grupo? Quais profissionais poderão entrevistar os candidatos antes que eles sejam contratados? Essas perguntas devem ser respondidas nesta etapa. 

Para essa fase, ferramentas de gestão de processos de negócio (ou BPM, na sigla em inglês) podem fazer uma diferença imensa. Nelas, é possível montar cada etapa do processo e automatizar o envio de emails, a atribuição de tarefas e outros trabalhos manuais. Usar uma solução desse tipo ajuda a dar mais visibilidade e eficiência ao processo.

3 – Atraia candidatos e selecione CVs

Com todos os pontos anteriores resolvidos, o próximo passo é divulgar a vaga e coletar os CVs dos candidatos interessados. Atrair candidatos para cada posição é um desafio à parte, mas ter um processo bem estruturado, que seja transparente e informativo, ajuda a fortalecer a empresa como marca empregadora e a deixar clara a proposta de valor da organização aos colaboradores. 

Um software de gestão de processos também pode ajudar nessa etapa. Com uma ferramenta desse tipo, será mais fácil filtrar os candidatos por nível de experiência, domínio de idioma estrangeiro e pretensão salarial, por exemplo. Esse recurso também permite criar um banco de talentos, candidatos interessantes cujos dados ficam facilmente acessíveis para vagas futuras.

4 – Conduza entrevistas

Entrevistas são uma etapa essencial dos processos de recrutamento. É por meio delas que os responsáveis pela vaga e a equipe que receberá o profissional conseguem conhecer melhor os candidatos. É o momento de descobrir se os conhecimentos, experiências, expectativas e valores de cada um estão alinhados com a vaga disponível.

O agendamento das entrevistas também pode ser facilitado por meio de soluções de gestão de processos. Algumas delas conseguem se integrar à sua agenda, facilitando que o candidato escolha um horário disponível para marcar a entrevista de forma independente. Eles também permitem o envio automático de mensagens de confirmação após o agendamento.

5 – Envie a proposta

Uma vez escolhido o candidato, o passo seguinte é enviar uma proposta formal. Nela, constarão as atribuições das quais a pessoa aceita se encarregar ao assumir o cargo, bem como o salário e benefícios que ela receberá. A pessoa escolhida poderá então avaliar a proposta e decidir se o cargo faz sentido para ela naquele momento da carreira.

Se possível, vale a pena usar uma plataforma de gerenciamento de processos também para o andamento desta etapa. A ferramenta permitirá acompanhar a data de envio da proposta e pode até dar um alerta automatizado caso muito tempo passe sem que o candidato dê um retorno (positivo ou negativo). No caso negativo, a plataforma já facilitará o próximo passo de entrar em contato com outras pessoas entrevistadas ao longo do processo.

6 – Prepare o onboarding

A nova pessoa contratada precisará passar por um processo de onboarding para se integrar à sua equipe, alinhar-se aos valores e métodos de trabalho da empresa e garantir que tem tudo de que precisa para desempenhar bem o seu novo papel. Esse processo exige bastante trabalho do RH, que precisará coletar documentos, solicitar a criação de emails e contas, agendar conversas com o resto do time, entre outras atividades. 

O onboarding tem um impacto elevado na retenção de funcionários. Por isso, é essencial realizá-lo de maneira organizada. Procure fazer isso com a ajuda de um software capaz de coletar informações da nova pessoa contratada por meio de formulários padronizados. Se essa ferramenta puder ser usada também pela equipe de TI (que precisará dos dados do novo funcionário para criar suas contas) e ser integrada com outros recursos de gestão de RH, melhor ainda.

7 – Mensure resultados

Em qualquer processo, acompanhar e mensurar resultados é importante. Ao avaliar um processo de recrutamento, vale a pena verificar quantos candidatos a vaga teve, como os gestores avaliaram cada candidato e quanto tempo a vaga levou para ser fechada, entre outros dados. Fazer isso permite quantificar o desempenho da sua equipe, identificar gargalos ou dificuldades, e aprimorar os seus fluxos de trabalho.

Algumas aplicações para gestão de processos permitem extrair relatórios que podem ajudar bastante nesse sentido. Além dos fatores já mencionados, elas também conseguem avaliar quanto tempo cada etapa demora para ser concluída e quem é responsável por cada fase. Isso dá à equipe mais controle, visibilidade e previsibilidade sobre o andamento das contratações.

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O Pipefy é um software de gerenciamento de processos de negócio que responde muito bem às demandas de um fluxo de contratação. Com ele, é possível estruturar um processo e adaptá-lo às necessidades da sua empresa sem precisar escrever sequer uma linha de código.

A ferramenta também se integra a outros sistemas usados frequentemente em processos de recrutamento e contratação, como Google Sheets, DocuSign e LinkedIn. Muitas das tarefas rotineiras desses processos, como comunicações por email, também podem ser automatizadas na própria plataforma. 

Escrito por

Gustavo Sumares

Former tech reporter, and current content writer @ Pipefy. Interested in all the ways technology can help us achieve more!