Gestão de cadeia de suprimentos e procurement são atividades essenciais no funcionamento de grandes empresas. Mesmo assim, ainda há pouca clareza sobre elas. Há também muita confusão entre os termos, o que pode gerar falhas de comunicação nesses processos.
Neste artigo, vamos avaliar os detalhes dos processos de procurement e gestão de cadeia de suprimentos, explicaremos cada processo e como diferenciar os dois.
O que é uma cadeia de suprimentos?
Uma cadeia de suprimentos (ou cadeia logística, ou ainda supply chain) é a rede completa de parceiros de uma empresa, incluindo seus fornecedores e vendedores, e o ciclo de vida dos processos. Ela abrange desde as matérias-primas e desenvolvimento do produto até a entrega do produto final ao cliente.
A cadeia de suprimentos de uma empresa pode incluir:
- Integração — Garantir que fornecedores, distribuidores e clientes não trabalhem isoladamente: cada parte da cadeia logística deve se comunicar e usar processos semelhantes para torná-la eficaz e eficiente.
- Operações — Monitorar as atividades diárias da cadeia de suprimentos é a chave para seu sucesso. A criação de uma estratégia de operações simples e eficiente mantém a cadeia de suprimentos funcionando bem.
- Compras — A cadeia de suprimentos engloba tudo, desde a compra da matéria-prima, até a criação do produto e seu envio ao cliente. Para garantir que as compras corram bem, um gerente deve ter visibilidade e antecipar a necessidade de novos suprimentos.
- Distribuição — A cadeia logística também inclui a distribuição ao cliente. Um processo de distribuição abrangente garante a entrega bem-sucedida do produto.
Diferença entre compras e suprimentos
Ainda que compras e suprimentos sejam expressões comuns na cadeia logística, elas não se referem à mesma coisa.
“Suprimentos” descreve o subprocesso de pesquisar, selecionar, negociar e adquirir itens essenciais para que a empresa possa desempenhar suas funções e atingir suas metas. POde também ser usado para descrever esses itens essenciais. Mas dentro desse subprocesso há a tarefa de “compras”, que descreve apenas o ato de adquirir esses itens (bens e serviços).
Resumindo: dentro da cadeia de suprimentos, encontramos o subprocesso (designado como “Suprimentos”) que envolve a procurar, negociar e adquirir produtos e serviços. Essa última etapa — a aquisição — é, a rigor, o que chamamos aqui de “Compras”.
O que é gestão da cadeia de suprimentos (SCM)?
A gestão da cadeia de suprimentos (conhecida pela sigla em inglês, SCM de supply chain management) é a supervisão e o controle do fluxo de mercadorias e serviços, bem como de todas as etapas realizadas para transformar as matérias-primas em produtos finais.
Assim como “compras” e “suprimentos” são diferentes, a gestão de compras não é igual à gestão da cadeia de suprimentos. Os benefícios de uma estratégia eficaz de gestão da cadeia de suprimentos incluem:
- Controle de qualidade — Antecipar e abordar mudanças na cadeia previne problemas de qualidade e ajuda sua equipe a evitar surpresas.
- Eficiência — As cadeias de suprimentos são compostas de muitos fluxos de trabalho, e ter uma gestão eficaz significa encontrar maneiras de gastar tempo e recursos estrategicamente.
- Redução de custos — Os gerentes podem agilizar os processos da cadeia de suprimentos para evitar despesas desnecessárias e planejar flutuações nos custos.
- Colaboração — Uma comunicação efetiva com os fornecedores traz resultados benéficos para todos.
- Redução de riscos — Os gerentes são treinados para identificar e gerenciar riscos, monitorando todas as variáveis da cadeia de suprimentos.
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Para que serve?
Considerando que todo negócio precisa de insumos para poder gerar valor, fica evidente que a gestão da cadeia de suprimentos é crucial para seu sucesso. Sem esse gerenciamento, a empresa pode se ver numa situação em que não consegue entregar os produtos ou serviços prometidos a seus clientes finais.
Isso não é tudo. Uma boa gestão de cadeia logística permite que a empresa reduza custos, melhore seus prazos de entrega e evite crises como recalls ou processos. Quando bem gerida, ela também pode impactar positivamente a jornada do colaborador (que trabalha sempre com todos os materiais de que necessita), reduzindo turnover.
Melhores práticas de gestão da cadeia de suprimentos
Cada negócio enfrenta seus próprios desafios na hora de gerir sua cadeia de suprimentos. Esses desafios variam conforme o porte, setor e localização geográfica das empresas, entre outros fatores. Mas há algumas práticas abrangentes que podem ser úteis para diversos casos.
1. Mantenha boas relações com fornecedores
Conquistar a confiança de seus fornecedores é uma maneira simples de melhorar a sua gestão de cadeia de suprimentos. Boas relações com fornecedores agilizam negociações e podem conferir condições especiais de entrega ou pagamento. Mantenha comunicações organizadas e transparentes com fornecedores para fortalecer essa relação.
2. Centralize dados e documentos
Gerenciar processos em planilhas e emails espalhados por todo o departamento pode gerar muito retrabalho. Mais do que isso: a desorganização pode representar riscos de compliance no longo prazo. Utilizar uma plataforma para centralizar todos os materiais, comunicações e transações do time é a alternativa.
3. Otimize a gestão do seu inventário
Estocar materiais e produtos também tem um custo. Esse custo pode ser reduzido conforme o negócio se tornar mais capaz de prever a demanda. Isso exige um acompanhamento constante das métricas do seu negócio, algo que pode ser facilmente realizado por meio de plataformas digitais.
4. Diversifique para amenizar riscos
Toda transação está sujeita a riscos, que vão desde limitações de estoque até desastres naturais. Prevê-los nem sempre é possível, mas diversificar sua base de fornecedores é uma maneira de contornar os problemas mais graves causados por esses riscos.
5. Revise processos com regularidade
Com o tempo, preços oscilam, condições de pagamento mudam, objetivos de negócio se alteram e novos fornecedores surgem. Manter os mesmos processos em meio a todas essas mudanças raramente é a melhor opção. Uma plataforma que permita reformular fluxos com facilidade é uma grande aliada nesse aspecto da gestão da cadeia de suprimentos.
O que faz um gerente de cadeia de suprimentos?
O gerente de cadeia de suprimentos é o profissional que supervisiona e gerencia todas as fases da cadeia logística, desde a produção até a distribuição e o pagamento. O gestor também é responsável por otimizar e agilizar processos para dar mais eficiência ao negócio.
Um gerente de cadeia de suprimentos é responsável pela operação e otimização desse processo, incluindo:
- Negociação de contratos com fornecedores e clientes
- Supervisão do armazenamento e manuseio do produto
- Gestão de custos e controle de qualidade
- Colaboração com gerentes de compras e equipe de suprimentos
- Gestão do desempenho da cadeia de suprimentos e implementação de novos processos e fornecedores, quando necessário
Embora esse gerente possa supervisionar a etapa de procurement no processo, existe uma diferença entre procurement e gestão da cadeia de suprimentos.
O que é procurement?
Procurement é o processo pelo qual as organizações buscam bens e serviços para atingir seus objetivos e atender às suas necessidades. É uma etapa do processo de gestão da cadeia de suprimentos. Ele envolve tudo o que é necessário para uma empresa adquirir bens e serviços, incluindo planejamento, controle de qualidade, preços, seleção de fornecedores e gestão de resíduos.
No Brasil, é comum separar o procurement em dois tipos diferentes de processos: compras diretas e indiretas.
- Compras diretas: o processo no qual uma empresa adquire bens, materiais e serviços que estão relacionados às suas principais práticas de negócios. São compras feitas regularmente e os itens recebidos afetam diretamente os objetivos e resultados financeiros da empresa.
- Compras indiretas: relativas à aquisição de bens e serviços que mantêm a empresa funcionando, mas não afetam necessariamente os resultados financeiros. Exemplos disso incluem material de escritório ou serviços como contabilidade.
O processo de procurement é a série de etapas ou atividades que uma empresa realiza como parte de seu ciclo de compras e pagamentos (ou procure-to-pay process, como é chamado em inglês). Essas atividades vão desde a identificação das necessidades de compras, execução de RFPs ou RFQs, até o faturamento e pagamento das aquisições. Quando elas são executadas com auxílio de ferramentas digitais e de rede, o processo pode ser chamado de e-procurement.
Elementos de um processo de procurement
Existem várias etapas no processo de procurement:
- Escolha de fornecedor — Antes que uma empresa possa fazer o pedido e solicitar materiais, um profissional de compras deve escolher um fornecedor. Isso envolve pesquisar e selecionar os melhores para as necessidades do negócio. A escolha e negociação com fornecedores também é chamada de sourcing, outra atividade dentro do procurement.
- Pedidos de compra — Um pedido de compra descreve o tipo de bens e serviços necessários e a quantidade de cada um, bem como o custo por unidade e o custo total. Ele garante que o fornecedor ou cliente esteja ciente das entregas e contas a receber.
- Recebimento — O recebimento de mercadorias e serviços envolve aceitar o que foi pedido, verificando valores e tipos corretos, por meio de um recibo de compra. Esta etapa também inclui o armazenamento e a organização dos itens.
- Fatura e pagamento — O processo de procurement termina com um pagamento bem-sucedido feito pela empresa ao fornecedor. Isso envolve o recebimento de uma fatura pelos serviços e bens fornecidos, a entrada e a aprovação do pagamento e o envio do dinheiro ao fornecedor.
O processo de procurement envolve acompanhamento e monitoramento de informações , razão pela qual muitas empresas têm um gerente de procurement.
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O que faz um gerente de compras?
Os gerentes de compras são responsáveis por evitar desperdícios, controlar custos e otimizar o processo de compras. Eles gerenciam vendedores e fornecedores, negociam pagamentos e garantem que o processo seja o mais organizado possível. É comum que o procurement também fique a cargo desses profissionais.
Aqui estão alguns exemplos das responsabilidades de um gerente de compras:
- Eliminar desperdícios no processo de procurement. Um excesso de fornecedores leva a mais transações e faturas, o que requer tempo e recursos humanos adicionais para concluir as tarefas. Agilizar o processo e reduzir o número de fornecedores pode ajudar a eliminar desperdícios.
- Fazer o controle de custos. Essa atividade inclui pesquisar novos fornecedores para encontrar produtos e serviços iguais ou semelhantes por um valor menor. Também pode envolver a integração de novos sistemas automatizados que reduzem o atrito nos procedimentos de pagamento e processamento, liberando tempo para outras tarefas.
- Otimizar o processo de compras. Existem muitas etapas para supervisionar em um processo de compras, incluindo a criação de pedidos, envio, recebimento e faturamento. Ao otimizar o processo, o gerente de compras ajuda a agilizar essas etapas e aumentar a eficiência.
Mas como uma compra se encaixa na gestão geral da cadeia de suprimentos? Vamos dar uma olhada no que é a cadeia de suprimentos e em como ela é diferente do procurement.
Qual é a diferença entre procurement e gerenciamento da cadeia de suprimentos?
Muitos falam sobre procurement e gestão da cadeia de suprimentos como se fossem processos idênticos. Mas existem diferenças importantes entre os dois.
O procurement é parte do processo de compras, que por sua vez é uma parte do processo maior de gestão da cadeia de suprimentos (também conhecida por seu nome em inglês, supply chain management). A gestão da cadeia de suprimentos é o controle de todo o fluxo de produção de bens ou serviços — desde o pedido dos componentes básicos até a entrega do produto final. O procurement, por sua vez, é apenas um aspecto da gestão da cadeia de suprimentos.
O procurement e o gerenciamento da cadeia de suprimentos estão relacionados, mas existem algumas diferenças entre os dois processos. Procurement é a forma como uma empresa obtém bens e serviços de fornecedores externos. Por outro lado, o gerenciamento da cadeia de suprimentos é relativo à gestão de todas as etapas que são realizadas para transformar as matérias-primas em produtos finais e entregá-los aos clientes.
Procurement é um subconjunto de processos, dentro da gestão da cadeia de suprimentos, que se concentra na identificação e aquisição de mercadorias. O gerenciamento da cadeia de suprimentos é um conjunto mais amplo que também inclui seleção de fornecedores, logística, faturamento e distribuição.
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