Os processos de procurement exigem precisão, previsibilidade e recursos para resolver problemas com agilidade e eficiência. Um procurement estratégico pode ajudar as empresas a se adaptarem rapidamente às mudanças de mercado e a superar problemas na cadeia de abastecimento.
Porque os líderes de negócios estão investindo em BPA
Uma pesquisa recente do Pipefy revelou que, embora muitos líderes corporativos ainda considerem a redução de custos um benefício-chave da adoção da tecnologia de automação de processos de negócios (business process automation – BPA), outras vantagens como melhores tomadas de decisão, mais potencial competitivo e aumento da eficiência também estão presentes entre os motivos para investir nessa tecnologia.
Dos principais motivadores da adoção da automação de processos, quase 80% dos executivos C-Level e mais de 70% dos diretores indicaram que aumentar a eficiência era um objetivo importante. Já a melhoria da produtividade foi um impulsionador para 64% dos executivos e 77% dos diretores. Além disso, mais da metade das respostas de ambos os grupos indicaram a redução de erros como um fator-chave.
Principais motivadores por trás da adoção de um software de automação de processos
| Motivador | Executivos (C-Level) | Diretores |
| Aumentar a eficiência | 79% | 71% |
| Aumentar a produtividade | 64% | 77% |
| Reduzir erros | 59% | 52% |
| Economizar tempo para que os colaboradores possam focar em atividades que gerem valor | 54% | 38% |
| Conservar recursos de TI | 54% | 38% |
| Reduzir custos | 46% | 56% |
| Necessidade de escalar workflows | 34% | 35% |
O que isso significa para procurement
O crescente interesse e investimento em software BPA é uma tendência de procurement. Essas ferramentas ajudam a melhorar sua eficiência, simplificando a automação e tornando mais fácil para as equipes modificarem e otimizarem seus workflows de compras.
Isso significa mitigar riscos comuns relacionados ao processamento manual de faturas, falta de visibilidade de dados, gargalos de processo, pagamentos atrasados, prazos perdidos ou erros no input de dados.
Principais benefícios de adotar um software de automação de processos
Quando questionados sobre os benefícios que obtiveram com a adoção de ferramentas de automação de processos de negócios, dois terços dos C-Levels e mais de metade dos diretores identificaram dados mais confiáveis e melhor tomada de decisões como principais vantagens. Mais da metade dos dois grupos disseram que as ferramentas BPA os ajudam a ter mais valor estratégico.
| Benefícios | Executivos (C-Level) | Diretores |
| Dados mais confiáveis e melhor tomada de decisões | 66% | 52% |
| Mais agilidade | 55% | 51% |
| Melhor colaboração | 55% | 48% |
| Redução de custos | 54% | 61% |
| Mais precisão para medir KPIs e indicadores | 48% | 45% |
| Processos com resultados mais consistentes | 41% | 52% |
6 desafios comuns de procurement
Não importa o tamanho da empresa, o procurement envolve diversas atividades complexas compostas por pessoas, processos e sistemas. Devido a essa complexidade inerente, os processos de procurement podem enfrentar um (ou mais) desses 6 desafios comuns:
| Desafio | Causa |
| Excesso de trabalho manual | Fluxos de trabalho ineficientes, dependência de planilhas e emails |
| Gargalos de processo | Sistemas legados, falta de integração |
| Não conseguir se adaptar com agilidade às mudanças | Processos e workflows que evoluem com rapidez |
| Escassez de recursos | Sobrecarga do TI |
| Silos de dados e falhas de comunicação | Falta de visibilidade e integração |
| Dificuldade para tomar decisões com embasamento | Coletar dados confiáveis demanda muito tempo |
Como a automação pode resolver esses desafios – e mais
Os processos de procurement que não são otimizados para maximizar a eficiência podem ter um efeito muito negativo no desempenho geral dos negócios.
Veja como a automação e a digitalização de procurement podem transformar sistemas legados e processos ineficientes em uma operação preparada para o futuro que agrega valor comercial no longo prazo:
Reduz ineficiências e erros causados pelo trabalho manual
Se o processo de procurement for fragmentado, as equipes provavelmente compensarão com trabalho manual desnecessário. De forma geral, você pode identificar um processo de procurement fragmentado por dois sinais de alerta: o uso de diversas planilhas e a dependência de intermináveis conversas por email ou canais de comunicação descentralizados.
O excesso de planilhas e as caixas de entrada lotadas são indicadores de muito trabalho manual acontecendo. O método de planilha/email está sujeito a silos de dados, barreiras de colaboração e falhas de comunicação.
Os atrasos causados por informações faltantes ou incompletas são frequentes. E como emails e planilhas tendem a depender de dados não padronizados e descentralizados, erros e retrabalhos são comuns à medida que os itens passam de pessoa para pessoa no fluxo de trabalho.
O tempo e a energia que as equipes de compras desperdiçam lidando com esses problemas deveriam ser usados em atividades que geram valor, como análise de mercado, negociação de preços, gestão de fornecedores e controle de qualidade.
Quando o processo de procurement é digitalizado e centralizado, fica mais fácil automatizar essas tarefas manuais. Como resultado, os prazos de entrega melhoram, erros são evitados e as equipes de procurement podem dedicar mais tempo a atividades que contenham custos e maximizem savings.
Com a automação, o procurement vira um verdadeiro parceiro estratégico dos negócios.
Resolve gargalos e lacunas de processos e workflows
Lacunas em fluxos de trabalho ou processos (por exemplo, falhas de comunicação) muitas vezes são resultado da falta de conexão entre sistemas e aplicativos. Além disso, as ineficiências e problemas adicionais criados por sistemas legados contribuem para prazos perdidos, aprovações tardias e falta de visibilidade.
Embora soluções alternativas sejam possíveis, gerenciar diversos componentes é difícil e demanda muito tempo.
Uma pesquisa recente do Pipefy revelou que entre os fatores que limitam a implementação de ferramentas de automação de processos, a complexidade da tecnologia está entre os principais obstáculos. 32% dos diretores e 27% dos executivos C-Level entrevistados relataram essa complexidade como uma barreira.
Em vez de adicionar complexidade para o TI, a automação de processos no-code simplifica e conecta processos, workflows e pessoas sem criar parâmetros inflexíveis que não conseguem acompanhar as mudanças nos negócios. O resultado é um fluxo de trabalho e informações mais coeso, organizado e conectado — sem lacunas, gargalos, atrasos ou complexidade.
Simplifica a gestão de mudanças
Como tudo no mundo empresarial, processos mudam e evoluem. Por vezes, eles mudam porque alguém descobriu uma forma melhor de realizar determinada tarefa. Outras vezes as mudanças são necessárias porque um novo software foi implementado.
Os processos também evoluem em resposta à estratégia de negócios e às mudanças no mercado. E, claro, os processos têm de ser adaptados quando o tamanho ou a estrutura da equipa muda.
Os processos de procurement são especialmente sensíveis a esses tipos de fatores externos. Uma vez que o procurement garante que a empresa tem os bens e serviços necessários para funcionar, é importante que as equipes sejam capazes de responder de forma rápida e eficaz.
Os times de procurement precisam ser, antes de qualquer coisa, ágeis. O procurement digital lhes dá a capacidade de responder às mudanças com rapidez e facilidade. Isso acontece de uma forma ainda mais eficaz se as equipes usarem uma ferramenta no-code. Em vez de esperar por personalizações demoradas e caras, quase todas as mudanças e automações nos fluxos de trabalho podem ser implementadas pela própria equipe, sem precisar acionar o TI.
Promove a economia de recursos
Quando se trata de gerenciar processos de procurement em constante evolução, as equipes do departamento não são as únicas afetadas. Os times e desenvolvedores de TI também acabam sobrecarregados. Eles podem ser redirecionados de outros objetivos da empresa para corrigir ou modificar o processo sempre que as necessidades do procurement mudarem.
Atualizar processos constantemente consome recursos preciosos dos desenvolvedores e aumenta o crescente backlog de TI.
Quando processos são desenvolvidos e gerenciados com automação no-code, o TI e outros departamentos podem colaborar e implementar soluções de forma rápida e segura. Com supervisão completa de TI, as equipes de negócios podem fazer modificações nos workflows e responder mais rapidamente às mudanças do mercado, novas oportunidades, atividades dos concorrentes e feedbacks dos clientes.
Por sua vez, as equipes de TI podem gerenciar processos complexos de procurement sem aumentar o número de funcionários ou depender de personalização contínua. Os processos digitais são mais fáceis de padronizar, o que simplifica a aplicação de segurança e compliance, e reduz a probabilidade da criação de soluções alternativas manuais que trazem erros e riscos.
Elimina silos de dados e de comunicação
Quando uma equipe que já tem uma grande carga de trabalho precisa gerenciar inúmeros aplicativos, sistemas e planilhas, silos de dados e falhas de comunicação estão fadados a ocorrer. Além da dor de cabeça diária associada ao processamento e gerenciamento manual de diversas solicitações, cresce o risco de erros, atrasos e gastos descontrolados.
A automação de procurement resolve esses problemas ao criar conexões perfeitas entre pessoas, processos e ferramentas. Ao unir tudo em um único sistema, o software de automação de processos facilita a conexão, visualização e controle das operações de procurement. As informações podem então fluir automaticamente.
Entenda como o Pipefy ajuda o procurement na prática.
Melhora as tomadas de decisão
A diferença entre uma empresa que acompanha a concorrência e uma empresa que dita o ritmo para os concorrentes é sua adaptabilidade, tendo agilidade e precisão. O principal ponto entre esses tipos de empresas está na capacidade de tomar decisões com assertividade e eficiência.
Faça a análise de dados, identifique tendências, descubra as causas de problemas e identifique ineficiências com mais rapidez do que nunca. Com a IA generativa, as equipes de procurement obtêm acesso instantâneo a KPIs e outras métricas.
O que o futuro guarda
Um estudo recente do Gartner descobriu que menos de 25% das equipes de procurement possuem uma estratégia digital de longo prazo. Esse número indica que a maioria desses times não estão preparados para o futuro e destaca oportunidades perdidas para reduzir custos, economizar recursos e melhorar a eficiência.
Grandes mudanças podem acontecer a qualquer momento. As empresas que adotam o procurement digital estão preparadas para aproveitar novas oportunidades e adaptar-se mais facilmente às mudanças do mercado, agora e no futuro.
