Overview do produto: como consertar processos de procurement ineficientes com Pipefy

O procurement desempenha um papel importante na eficiência operacional de todas as empresas, independentemente do setor ou tamanho. Esse processo é fundamental para aumentar a visibilidade das aquisições, maximizar savings e mitigar riscos. O custo de um processo de compras ineficiente é alto demais para ser ignorado.

Nesse artigo vamos listar os erros mais comuns de um processo de procurement ineficiente. Alguns deles são facilmente identificáveis, outros são muito mais difíceis de reconhecer. 

Para ambos, o impacto no procurement e nas operações da empresa pode ser enorme. Mas todo problema tem uma solução, e vamos te dizer exatamente qual é.

Problema: gastos excessivos e solicitações desorganizadas

• Solicitações frequentes para compras emergenciais ou pontuais
• Política de compras não estruturada e falta de alinhamento interno
• Compras feitas sem organização e sem a documentação devida

Solução: centralize, padronize e automatize

Centralização

O Pipefy centraliza toda a comunicação para fornecer a cada parte envolvida uma fonte de informações única. Isso dá às equipes mais visibilidade e controle, disponibilizando um hub central para todas as solicitações, compras e pagamentos. Mais visibilidade melhora o alinhamento entre compradores, time jurídico, financeiro e de contas a pagar.

Padronização

O Pipefy também facilita para que equipes de procurement padronizem e estruturem processos e fluxos de trabalho. Com a padronização de processos, as equipes garantem que cada solicitação de compra siga sempre os mesmos procedimentos e aprovações.

Para padronizar um processo, times podem modificar um template pronto, criar um processo ou fluxo de trabalho do zero, ou usar Inteligência Artificial para criar uma versão otimizada em minutos. Como nenhuma codificação é necessária, os processos e fluxos de trabalho podem ser adaptados de forma fácil e rápida por qualquer membro da equipe que tenha permissão.

Automação

A automação pode ajudar as equipes a resolver gastos excessivos e solicitações desorganizadas. Ao automatizar ações como aprovações ou atualizações de status, as informações são compartilhadas de forma consistente com as pessoas devidas, no momento certo. 

Regras e condicionais podem adicionar ainda mais estrutura aos processos de procurement. Um exemplo disso é ao garantir que uma solicitação de compra só seja submetida se estiver com todas as informações devidamente preenchidas. 

Automações, regras e condicionais podem ser aplicadas rapidamente em uma interface intuitiva e simples de usar.

Problema: processos ineficientes, fragmentados por aplicativos e sistemas desconectados

• Tempo desperdiçado no gerenciamento de processos em sistemas desconectados, planilhas e emails
• ERPs geram trabalho manual desnecessário e abre margem para erros
• Informações são perdidas com frequência

Solução: integrações customizáveis e completas

As funções de tecnologia das empresas geralmente são compostas por diversos aplicativos, sistemas e bancos de dados. Às vezes, elas dependem de componentes legados ou ineficientes que precisam ser continuamente personalizados, bem como de soluções pontuais e soluções alternativas que os desenvolvedores criaram do zero. Em alguns casos, as equipes dependem demais de planilhas e conversas por email para gerenciar essas solicitações.

Essa complexidade pode levar à fragmentação de dados e silos de comunicação. Em resposta, as equipes podem ter que realizar mais trabalho manual, como mover dados manualmente de um sistema para outro.

Por sua vez, essa fragmentação torna mais difícil para que equipes de procurement tomem decisões estratégicas com eficiência. A elaboração de relatórios fica complicada e os dados confiáveis tornam-se escassos. Neste cenário, a equipe de procurement pode ter dificuldade em agir de forma decisiva e de contribuir com a estratégia geral do negócio.

Os recursos de integração do Pipefy criam conexões perfeitas entre pessoas, processos e ferramentas. Quando os dados são transferidos de forma confiável e efetiva entre sistemas, fica mais fácil conectar, visualizar e controlar as operações de procurement a partir de um único ponto de vista. Os erros resultantes de inputs manuais são eliminados e as informações são trocadas entre pessoas e ferramentas automaticamente.

Além de integrações nativas com sistemas de compras populares, o Pipefy oferece integrações customizadas para fornecer às equipes de procurement um ecossistema unificado. As integrações de procurement incluem:

• NetSuite
• Oracle E-Business Suite
• QuickBooks Online
• Sage Intacct
• Sage Live
• SAP Data
• SAP On-premise
• Workday
• Xero
• Zoho Invoice
• Zuora for Salesforce

Problema: dificuldade em gerenciar o relacionamento com fornecedores

• Comunicação baseada na troca de emails
• Utilização de planilhas para orçamentos/comparação de preços
• Falta de histórico sobre negociações anteriores
• Onboarding de fornecedores complexo
• Incapacidade de realizar diligência adequada com novos fornecedores
• Atualizações de status não são feitas de forma consistente
• Fluxos de aprovação são desorganizados e confusos
• Stakeholders têm dificuldade em encontrar documentos, políticas e formulários

Solução: padronize formulários iniciais, crie portais e habilite workflows de autoatendimento sempre que possível

Formulários e portais

Centralize toda a comunicação com fornecedores usando portais e pontos de contato personalizados por meio de emails automatizados. Os portais agrupam e organizam diversos formulários em um único lugar para padronizar e centralizar informações importantes, como solicitações de compra, políticas e muito mais. Isso é importante porque facilita a localização de dados e documentos para todos os envolvidos.

Com campos obrigatórios, as solicitações não serão enviadas até que as devidas informações sejam preenchidas. Os compradores obtêm o que precisam para cada solicitação, todas as vezes. 

Os formulários personalizáveis do Pipefy apresentam um recurso de rastreamento de solicitações que permite que os solicitantes aceitem e recebam atualizações à medida que seus pedidos passam pelo ciclo de revisão e aprovação da compra — sem qualquer intervenção manual da equipe de procurement.

Workflows de autoatendimento

Os portais oferecem aos fornecedores a capacidade de autoatendimento, podendo acessar formulários quando necessário, sem precisar da intervenção da empresa contratante. Todas as informações podem ser integradas em um banco de dados (databases) para facilitar a consulta, dar mais visibilidade e simplificar a atualização de registros. Saiba mais sobre portais e como criá-los e personalizá-los.

Conecte e importe bancos de dados de fornecedores para evitar erros de pagamentos e crie workflows de autoatendimento para registro, atualizações e onboarding. Dessa forma, as experiências dos usuários são muito melhores, seja para stakeholders internos ou externos.

Quando dados estão prontamente disponíveis e acessíveis, os times de procurement se tornam verdadeiros parceiros estratégicos da empresa, fornecendo insights valiosos aos tomadores de decisão. Com painéis e relatórios de processos personalizáveis, você reúne dados facilmente para medir o desempenho e identificar oportunidades de otimização.

Problema: follow ups recorrentes e falta de rastreamento das informações trocadas

• Informações faltantes ou incompletas
• Atrasos nas aprovações
• Falta de notificações e atualização de status
• Conversas extensas por email
• Informações espalhadas por diversos canais de comunicação
• Gastos descontrolados
• Ciclo de PO longo

Solução: orquestração dos processos, logs de auditoria e notificações automáticas por email

Times de procurement e procure-to-pay gerenciam uma gama complexa de processos e fluxos de trabalho, muitos dos quais envolvem outros departamentos e outros processos. Por esse motivo, a boa comunicação entre equipes e pessoas não é apenas necessária e sim essencial. É disso que se trata a orquestração de processos.

Como o Pipefy é facilmente adaptável, equipes podem usar uma única ferramenta para gerenciar todos os seus processos e fluxos de trabalho. O resultado disso é que os silos são dissolvidos, a visibilidade aumenta e as equipes ganham controle sobre as atividades e tarefas do departamento de procurement. Uma vez que os processos e workflows estão conectados, não há necessidade de atualizar informações em vários locais: o Pipefy faz isso automaticamente.

Logs de auditoria

Os logs de auditoria tornam o gerenciamento de processos de procurement muito mais eficaz e transparente. O Pipefy disponibiliza às equipes e aos seus gestores registros sobre o que foi feito, por quem e quando. Todas as atividades relacionadas a cada card são documentadas e facilmente acessadas por qualquer pessoa com permissão.

Notificações

Outra forma de manter a comunicação eficiente e evitar atrasos – como aprovações urgentes – é configurar notificações automáticas por email. A interface de usuário no-code do Pipefy facilita o envio de emails automatizados sempre que um card passa para uma fase, um campo é atualizado ou um evento pré-definido acontece no seu pipe. Como resultado, todas as partes ficam constantemente informadas e não se perde tempo com atualizações manuais repetitivas (e desnecessárias).

Problema: atrasos de pagamento e multas

• Processos sem padronização
• Dados fragmentados e que exigem muito esforço para serem localizados
• Aprovações de pagamento são demoradas
• Multas por atrasos de pagamento

Solução: campos obrigatórios nos formulários, atribuições de aprovadores, prazos de SLA definidos

No Pipefy, os usuários podem personalizar facilmente os formulários usados para criar solicitações de compra, RFPs e qualquer outra atividade de procurement. É simples aplicar regras para tornar os campos-chave obrigatórios, por exemplo. As solicitações não poderão ser enviadas se algum campo obrigatório for deixado em branco. 

Os formulários personalizáveis do Pipefy são seguros e compartilháveis, para que todos os stakeholders (internos ou externos) possam contribuir ou agir sem demora.

Outra maneira pela qual as equipes podem usar regras para evitar multas por atraso é notificando automaticamente os devidos responsáveis quando um card está se aproximando do prazo do SLA. Essas mesmas regras de automação também podem ser usadas para encaminhar aprovações para a pessoa certa no momento certo. Isso garante que o colaborador correto esteja sempre ciente de um item que requer sua atenção.

Problema: correspondência de 3 vias falha ou demorada

• Documentações e informações desorganizadas
• Sistemas não disponibilizam dados confiáveis
• Erros frequentes
• Pagamentos atrasados

Em um cenário ideal, a correspondência de 3 vias (3-way matching) deveria ser simples e direta. As faturas são recebidas, os pedidos de compra e as guias de remessa são verificados e tudo se alinha perfeitamente. Mas nem sempre esse é o caso. Documentos são extraviados, dados são inseridos incorretamente ou informações são perdidas. Nesses cenários, as equipes precisam parar o que estão fazendo e procurar informações antes que o pagamento possa ser emitido.

O Pipefy otimiza e simplifica a correspondência de 3 vias.

Primeiro, os formulários podem ser personalizados com campos obrigatórios para evitar informações faltantes ou incompletas. Isso, por si só, já acelera as aprovações e simplifica o fluxo de trabalho.

Além disso, os recursos de integração do Pipefy ajudam a mover dados e registros entre aplicativos e sistemas para que todo o processo seja gerenciado a partir de um único painel. O Pipefy também se integra à tecnologia OCR (reconhecimento óptico de caracteres) que converte documentos em arquivos digitais.

O Pipefy ainda cria registros de auditoria que as equipes podem usar para revisar atividades e aumentar a visibilidade da correspondência de 3 vias.

Outros recursos e benefícios

Segurança e compliance

Times de procurement precisam de processos e soluções verdadeiramente confiáveis. O Pipefy inclui uma série de recursos integrados de segurança para manter as empresas seguras e protegidas.

• Certificação SOC2 e qualificação AWS
• Certificações ISO 27001, ISO 27018 e ISO 27701
• SSO, autenticação de dois fatores e gerenciamento de permissões baseadas em cargos
• Uptime de 99,9% ou mais
• Cumprimento da LGPD
• Logs de auditoria para todas as atividades na plataforma usando DataDog para análise e S3
• Todos os dados do Pipefy são criptografados (criptografia de 256 bits)
• Monitoramento ativo e backups para recuperar informações

Saiba mais sobre segurança e como o Pipefy protege seus dados.

Gerenciamento de processos otimizado por IA

Pipefy AI, a inteligência artificial do Pipefy, ajuda o procurement a se tornar mais eficiente do que nunca. Esse recurso pode criar novos fluxos de trabalho em segundos e identificar oportunidades para melhorar processos existentes. A IA generativa oferece aos usuários acesso instantâneo a KPIs e outras métricas, além de simplificar a localização de informações.

Pipefy AI também faz com que times de procurement se tornem parceiros mais estratégicos. Isso porque a IA analisa dados rapidamente e revela insights, assim as equipes podem identificar tendências e detectar problemas de forma simples.

Conheça a Pipefy AI.

Rápido retorno sobre investimento

O tempo em que seu investimento vai se pagar é uma consideração importante na aquisição de um novo software. O Pipefy traz um ROI rápido e significativo, como por exemplo para a empresa Gympass, que teve ROI de 634% desde que começou a usar a plataforma.

Implementação e integração

A implementação do Pipefy é simples e segura, feita em 2 a 6 semanas. As integrações conectam seu time de procurement com mais de 300 aplicativos e sistemas, prontos para uso. Integrações personalizadas também estão disponíveis.

Fácil de usar

A interface no-code torna o Pipefy fácil e intuitivo de usar, para que os times possam aprender e começar a utilizar a plataforma com agilidade. O gerenciamento de permissões baseado em cargos mantém o TI e diretores no controle da segurança dos dados, ao mesmo tempo que capacita os colaboradores a gerenciar e automatizar processos por conta própria.

Como nossos clientes usam o Pipefy e os resultados atingidos

Antes de implementar o Pipefy, os clientes enfrentavam problemas como:

• Processo de solicitação de compras desestruturado
• Compras pontuais recorrentes feitas em ferramentas inadequadas
• Falta de alinhamento com a política de compras 
• Execução descentralizada de processos

Um dos problemas mais comuns era a ineficiência da comunicação e gestão de dados, o que muitas vezes leva à falta de registros sobre negociações e limita a visibilidade dos pedidos de compra.

Com Pipefy, times contam com uma plataforma poderosa que resolve seus principais desafios e os capacita a continuar otimizando processos conforme as necessidades do negócio mudam. Isso significa: fluxos de trabalho ágeis, melhorias contínuas, insights valiosos sobre dados, visibilidade total e controle sobre o ciclo de PR e PO.

Mais controle e visibilidade no processo de procure-to-pay

O maior ganho que nós temos é o fluxo de comunicação automático. Nós criamos vários gatilhos dentro do processo e temos diversos times conectados. Isso impactou diretamente o nosso resultado. Atualmente, nós não temos mais atrasos de pagamento, por exemplo.” – Sérgio Marques, Analista de Processos e Projetos

O Pipefy nos ajudou muito com a simplificação dos processos de pagamentos e cadastros de fornecedores. Hoje temos uma plataforma única com fases de aprovação, formulários padronizados e bem definidos que tornaram o processo muito mais fácil de trabalhar no dia-a-dia.” – Tercio Silva, Analista Contábil

Pipefy para procurement: a solução vencedora de prêmios

A solução de procure-to-pay do Pipefy foi reconhecida como líder no G2 e GetApp, eleita a mais fácil de usar no Capterra e G2, e foi premiada como Melhor Software Procure-to-Pay no FinTech Breakthrough Awards 2023.

Reconhecimentos

O Pipefy é um software mundialmente reconhecido como líder em automação de processos. A Pipefy AI recebeu o prêmio 2023 Future of Work Product of the Year por sua tecnologia inovadora que combina IA com automação de processos no-code. 

O software de automação de processos de negócios da Pipefy foi listado no Gartner BPA Market Guide de 2023 e a Pipefy também é reconhecida como uma empresa Deloitte Fast 500.