Robotic Process Automation (RPA): o que é e como funciona?

Team Pipefy

O mercado de trabalho tem se tornado cada vez mais competitivo. A busca por melhorar a performance empresarial movimenta o setor de tecnologia para desenvolver novas formas de alcançar isso.
Diminuir o tempo e os custos de um processo é uma das formas de se sobressair em meio à concorrência.

Foi nesse cenário que surgiram os processos de automação robótica. Então estamos falando de robôs? Sim, mas não da forma como a maioria das pessoas imagina. Afinal de contas, o que seria então a Robotic Process Automation? É o que você vai descobrir neste texto.

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O que é a Robotic Process Automation (RPA)?

A Robotic Process Automation (RPA), trata-se da Automação Robótica de Processos, que é uma nova alternativa de automatização para tarefas repetitivas ou operacionais, realizadas até então por humanos. Ela não deve ser confundida com a Business Process Automation (BPA), que se refere a outra forma de automação.

Como base, a RPA utiliza softwares de automação para isso, que podem ser configurados por colaboradores que realizariam aquela tarefa, não sendo necessário que programadores ou especialistas em TI façam esse trabalho.

Basicamente esse software robô substitui a ação humana na execução de tarefas, através de um computador. O funcionamento é simples: o usuário programa as atividades que realizaria, nas quais seriam utilizados os comandos de mouse e teclado.

Após essa programação inicial, também chamada de gatilho, com as tarefas codificadas pelo software, ele é capaz de reproduzi-lo de forma autônoma, infinitas vezes, em alta velocidade e sem erros na execução.

Dessa maneira, a Robotic Process Automation permite que as pessoas realizem outras tarefas mais importantes enquanto ele executa o trabalho administrativo operacional de forma rápida e dinâmica.

RPA é uma inteligência artificial (IA)?

Tanto o RPA quanto a inteligência artificial são aplicações da tecnologia que visam aumentar a eficiência do trabalho. As duas também compartilham uma série de possibilidades para eliminar tarefas repetitivas por meio da automação. No entanto, há algumas diferenças importantes entre RPA e IA.

A Gartner define o RPA como “uma ferramenta de produtividade que permite que usuários configurem scripts (…) para realizar determinadas tarefas de maneira automatizada”. Em outras palavras, trata-se de um sistema de automação que não tem, necessariamente, “inteligência”.

Por esse motivo, o RPA geralmente é usado para automatizar partes de processos. É empregado ao lado de trabalho humano para agilizar as etapas mais repetitivas e lentas de workflows maiores. O RPA pode ser usado ao lado de inteligência artificial, mas não é, em essência, inteligência artificial.

Ferramentas de IA, via de regra, não realizam apenas tarefas simples: elas são capazes de tomar decisões mais complexas. Também conseguem trabalhar usando dados não-estruturados (como imagens e vídeos) como input, uma capacidade que as soluções de RPA não têm.

Quais setores podem usar o RPA (Robotic Process Automation)?

A RPA é bem abrangente quando o assunto é automatizar processos. Ela pode ser utilizada em diversos setores e, aplicada em tarefas simples até as mais complexas. Confira a seguir alguns exemplos de uso:

Vantagens de utilizar a RPA

Os diferenciais da Robotic Process Automation são inúmeros. Entre eles a possibilidade de ser implantado nos mais diversos processos empresariais, de maneira automática, autônoma e sem interrupções. Por exemplo, no caso do Pipefy você consegue aplicar essas automações sem a necessidade de recorrer à equipe de TI ou a desenvolvedores.

Além disso, a RPA aumenta a produtividade da empresa, realizando tarefas repetitivas possibilitando que as pessoas se dediquem a outras atividades mais relevantes e que demandam a intervenção humana para serem realizadas.

Tarefas de baixa complexidade e alto volume, que até então eram terceirizadas pelas empresas, através da RPA podem ser executadas dentro da organização novamente, trazendo mais economia e controle para a operação.

Já do ponto de vista financeiro, segundo estudos da UFRGS, o custo para manter um desses “softwares robô” (como também são conhecidos), representa aproximadamente entre 10% e 15% do custo de um funcionário fixo e 30% de um funcionário terceirizado, os quais executariam as mesmas tarefas que o software.

O objetivo principal das organizações ao implementar a Robotic Process Automation, como já vimos anteriormente, é melhorar o desempenho empresarial na execução de processos internos.

Entretanto, há outras inúmeras vantagens na utilização da RPA. Confira algumas delas a seguir:

  • Rapidez de implementação
  • Custo reduzido de manutenção
  • Rápido retorno do investimento
  • Baixo grau de interferência humana
  • Aumento da produtividade
  • Eliminação de situações inerentes ao ser humano, como problemas de saúde, falta de disposição ou de motivação
  • Redução de erros
  • Melhoria no resultado do processo
  • Padronização dos resultados
  • Melhor retenção e satisfação dos funcionários

Qual é a diferença do RPA para outros processos de automação?

O RPA não é a única maneira de automatizar tarefas. Afinal, muitos sistemas (desde clientes de emails até softwares bem mais sofisticados) têm recursos por meio dos quais é possível delegar às máquinas ao menos parte do trabalho necessário para concluir processos de negócios. O RPA, por sua vez, funciona de maneira diferente.

Primeiramente, uma ferramenta de RPA imita as ações de um usuário humano. Por isso, é possível usar RPA para automatizar praticamente qualquer coisa que um profissional conseguiria fazer, em qualquer sistema — exceto, é claro, tarefas que exijam tomadas de decisão ou pensamento criativo.

Por causa disso, o RPA é bem mais customizável do que os recursos tradicionais de automação. Ele também não se limita a automatizar apenas as tarefas que cada plataforma programou para serem automatizáveis. Ele consegue realizar (e automatizar) praticamente qualquer tarefa mecânica que um usuário consegue realizar naquele sistema.

O RPA também consegue operar entre sistemas, usando o resultado de um processo como ponto de partida para outro e vice-versa. Por exemplo: ele pode buscar dados de uma planilha e inserí-los em um software que processa esses dados; depois, consegue recuperar os dados processados e devolvê-los à planilha.

Como implementar RPA (Robotic Process Automation) na empresa?

A Robotic Process Automation é uma tecnologia que pode ser utilizada em diversas empresas, sejam elas de pequeno, médio ou grande porte. Para implementar a RPA, é necessário seguir alguns passos. Confira quais são:

Desenvolva uma estratégia focada nas necessidades da empresa

O ponto de partida é verificar em quais setores da organização pode-se utilizar a RPA. Em seguida, é preciso identificar quais são as atividades já existentes que podem ser realizadas pela ferramenta e quais podem ser implementadas e executadas por ela.

É importante considerar neste ponto, as tarefas realizadas por sua equipe que possuem baixo valor agregado, alto índice de erros ou falhas na execução, o que fazem com que não se tenha um padrão nos resultados.

Focar apenas nos ganhos financeiros da empresa é um erro nesse momento, pois há ganhos também em outros aspectos como a satisfação de clientes da equipe de trabalho.

Defina quem irá fornecer a RPA

Antes de escolher qual a melhor opção para a sua empresa, é importante avaliar custos, especificações técnicas, diferentes funções e valor do investimento. Uma ótima opção é consultar se a empresa possibilita que seja realizada uma demonstração (como faz o Pipefy!), para verificar na prática o funcionamento da ferramenta.

Implemente o processo de automação

Começa a fase de colocar em prática a Robotic Process Automation. Neste momento, é importante envolver todos os funcionários no processo, mesmo aqueles que não irão usufruir da automação para que todos compreendam o funcionamento da ferramenta e as melhorias que ela trará para a empresa como um todo.

Isso porque essas implementações de tecnologias costumam assustar os colaboradores, pois podem muitas vezes levar a crença sobre demissões e mudanças de funções. Fazer com que eles façam parte desse momento, mostrará que são importantes na empresa. Além disso, mostrar que essas automações vão ajudar com que eles economizem tempo em processos manuais e utilizem melhor em atividades estratégicas.

A implementação deve ser iniciada pelos responsáveis das operações, devidamente treinados. São eles que conhecem todo o processo de execução das tarefas que serão direcionadas para o software e saberão a melhor forma de programá-lo.

Apesar disso, é importante nesse primeiro momento, contar com uma equipe de tecnologia da informação, especializada em automação para verificar a implementação e o funcionamento nesse estágio inicial.

É imprescindível que as atividades iniciais sejam registradas e documentadas para analisar o funcionamento e detectar possíveis problemas ou mudanças necessárias. Este é o momento de testes e análises.

Gerencie o funcionamento da RPA

Após realizada a implementação, testes e alterações necessárias, é o momento de definir a melhor forma de executar a Robotic Process Automation. Nesse momento, é importante verificar se os resultados obtidos correspondem aos objetivos estabelecidos.

Como escolher um software de RPA?

A escolha de uma ferramenta de RPA é um passo essencial na implementação de sua estratégia. Isso porque cada plataforma costuma trabalhar com formatos específicos de arquivo, havendo pouca portabilidade entre elas. Por isso, escolher logo de saída um fornecedor adequado às suas necessidades é importante.

Confira a seguir alguns critérios para avaliar antes de bater o martelo:

  • Facilidade de uso: É importante escolher uma ferramenta adequada ao conhecimento que sua equipe tem sobre recursos de automação. Isso economiza tempo de implementação, facilita a customização e evita que o time de TI precise intervir constantemente para adaptar a plataforma.
  • Escalabilidade: Um recurso de RPA que não consiga crescer junto com o seu negócio pode causar problemas no longo prazo. Procure por soluções que consigam escalar com rapidez e facilidade.
  • Suporte do fornecedor: É bem provavel que algum contato com o fornecedor seja necessário durante ou após a implementação. Por isso, avalie se o suporte oferecido pela plataforma é eficiente na solução de problemas dos clientes.
  • Segurança: Confira os recursos de segurança que a plataforma oferece, especialmente se ela for trabalhar com dados sensíveis. Outros recursos técnicos também podem ser interessantes, mas a segurança da informação é essencial e deve ser prioridade na hora de escolher.
  • Exceções: Como a plataforma RPA lida com exceções ou erros em sua programação? É importante entender como sua ferramenta age nesses casos e se a taxa de falsos positivos não é muito elevada. Isso pode causar problemas para a equipe.

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