Robotic Process Automation (RPA): o que é e como funciona?

Team Pipefy

O mercado de trabalho tem se tornado cada vez mais competitivo. A busca por melhorar a performance empresarial movimenta o setor de tecnologia para desenvolver novas formas de alcançar isso. 

Diminuir o tempo e os custos de um processo é uma das formas de se sobressair em meio à concorrência. Foi nesse cenário que surgiram os processos de automação de processos RPA, ou Robotic Process Automation (RPA).

É inquestionável que esse tipo de automação tem sido cada vez mais presente no mercado — de acordo com um estudo da Grand View Research Inc, o mercado de RPA deve atingir $30,85 bilhões de dólares em 2030, com uma taxa de crescimento médio anual de 38,2% nesse período.

Ao longo desse artigo, você verá o que é a tecnologia RPA, ou robotic process automation, como ela funciona e quando deve ser utilizada para aumentar a competitividade do seu negócio.

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O que é Robotic Process Automation (RPA)?

A Robotic Process Automation (RPA) ou Automação Robótica de Processos é uma nova alternativa de automação para tarefas repetitivas ou operacionais, realizadas até então por humanos. Ela não deve ser confundida com a Business Process Automation (BPA), que se refere a outra forma de automação.

Basicamente esse software robô substitui a ação humana na execução de tarefas, por meio de um computador. O funcionamento é simples: o usuário programa as atividades que realizaria, nas quais seriam utilizados os comandos de mouse e teclado.

Após essa programação inicial, também chamada de gatilho, com as ações codificadas pelo software, o programa é capaz de reproduzi-lo de forma autônoma infinitas vezes, em alta velocidade e sem erros na execução.

Dessa maneira, a Robotic Process Automation permite às pessoas que trabalham na empresa desempenhar outras funções mais importantes enquanto a automação executa o trabalho operacional de forma rápida e dinâmica.

RPA é uma inteligência artificial (IA)?

Tanto o RPA quanto a inteligência artificial são aplicações da tecnologia que pretendem aumentar a eficiência do trabalho. As duas compartilham uma série de possibilidades para eliminar tarefas repetitivas por meio da automação. No entanto, há algumas diferenças importantes entre RPA e IA.

A Gartner define o RPA como “uma ferramenta de produtividade que permite que usuários configurem scripts (…) para realizar determinadas tarefas de maneira automatizada”. Em outras palavras, trata-se de um sistema de automação que não tem, necessariamente, “inteligência”.

Por esse motivo, o RPA geralmente é usado para automatizar partes de processos. É empregado ao lado de trabalho humano para agilizar as etapas mais repetitivas e lentas de workflows maiores. O RPA pode ser usado ao lado de inteligência artificial, mas não é, em essência, inteligência artificial.

Ferramentas de IA, via de regra, não realizam apenas tarefas simples: elas são capazes de tomar decisões mais complexas. Também conseguem trabalhar usando dados não-estruturados (como imagens e vídeos) como inputs, uma capacidade que as soluções de RPA não têm.

Diferença entre RPA e outros meios de automação

A tecnologia RPA não é a única maneira de automação possível. Afinal, muitos sistemas (desde clientes de emails até softwares bem mais sofisticados) têm recursos por meio dos quais é possível delegar às máquinas ao menos parte do trabalho necessário para concluir processos de negócios. O RPA, por sua vez, funciona de maneira diferente.

Primeiramente, a automação RPA imita as ações de um usuário humano. Por isso, é possível usar RPA para automatizar praticamente qualquer tarefa que um profissional consegue fazer, em qualquer sistema — exceto, é claro, tarefas que exijam tomadas de decisão ou pensamento criativo.

A automação de processos RPA exige que um desenvolvedor crie, em linguagem de código, cada regra separadamente. Se essa automação precisar ser modificada depois, o desenvolvedor terá que reescrever o código. 

O RPA difere-se do BPA (uma automação de processos mais abrangente) em uma série de elementos-chave: 

  • O software de BPA é projetado para atender processos inteiros, de ponta a ponta, enquanto o RPA foca individualmente em algumas tarefas. É como um band-aid, que pontualmente “cicatriza” algumas dores do processo. 
  • Em geral, softwares de BPA usam uma estrutura low-code, que minimiza a quantidade de programação necessária para automatizar processos. O BPA low-code tem uma interface visual, que elimina a necessidade de programação por aqueles que vão usar o software no dia a dia. No caso do RPA, geralmente é necessário programar para criar ou alterar as automações.

A maneira mais simples de diferenciar RPA e BPA está no escopo da automação. Se a automação em questão é isolada e específica, provavelmente trata-se de um exemplo de

RPA. Se a automação afetar várias etapas em um processo de forma coordenada, provavelmente falamos de uma ferramenta de BPA.

Tipos de Robotic Process Automation

Agora que você já sabe o que é RPA e como esse tipo de automação funciona, vamos explorar quais são os seus três principais tipos e modos de uso específicos: 

Attended (ou Assistida)

A automação em RPA chamada de attended ou assistida consiste na automação que precisa ser manualmente disparada por um usuário. Ela serve principalmente para tarefas em que o gatilho é difícil de se identificar automaticamente, mas onde isso facilmente pode ser feito por um ser humano capaz de intepretar certas situações. 

Ela acontece, por exemplo, quando um agente de Atendimento ao Cliente precisa executar várias tarefas manuais para chegar a um resultado. Em vez disso, o acionamento do bot substitui o seu trabalho – e tudo o que ele precisa é “evocar” a atuação do bot

Pode ser também que o bot precise de algumas ações do humano para completar suas tarefas com sucesso. Ainda assim, ele terá poupado esse colaborador de bastante esforço e, possivelmente, uma série de erros e transferências manuais de dados. 

Unattended (ou autônoma)

Já a automação unattended (ou autônoma) funciona de forma independente do colaborador humano, geralmente para processar uma grande quantidade de dados. Assim, ela consegue reduzir o trabalho de backoffice daqueles que atuam com tarefas administrativas e repetitivas. O trabalho deles é manter organizado e atualizado um banco de dados de um instituto de pesquisas, por exemplo. Ou mesmo de uma empresa. 

A Robotic Process Automation autônoma pode ser iniciada das seguintes maneiras: pela entrada de dados em um local especificado, por um bot, por um programa orquestrador do processo ou pode ser agendada (como uma varredura de dados a cada 15 minutos, por exemplo). 

Híbrido

Este tipo de RPA mistura etapas de automação assitida e autônoma de forma combinada, de forma a conectar atividades de front e backoffice

Assim, um processo pode ser automatizado de forma mais abrangente. Um exemplo é o processamento de notas fiscais de fornecedores em larga escala (que misturaria a análise e atualização de dados em larga escala e o cumprimento de alguns comandos, como envios e aprovações, pelos colaboradores envolvidos). 

Exemplos de uso do Robotic Process Automation

A automação RPA é bem abrangente quando o assunto é automatizar processos. Ela pode ser utilizada em diversos setores, e aplicada em desde tarefas simples até as mais complexas. Confira a seguir alguns exemplos de uso:

Compras e Finanças

Nas áreas de compras e Finanças, a Robotic Process Automation pode ser uma grande aliada para acelerar a execução e, principalmente, cortar custos da operação. Automatizando tarefas trabalhosas e o processamento e atualização de bancos de dados volumosos, seu time evita erros e consegue garantir mais controle para as operações financeiras e de compras. 

Quando falamos em relatórios financeiros, que costumam ser demorados de consolidar e exigir certo detalhismo, os robôs podem gerar relatórios à prova de erros, e em tempo real, processando um volume de dados maior que qualquer ser humano seria capa de fazer.

Outro exemplo é o processo de reembolso de despesas, no qual os bots de RPA podem reduzir o volume de trabalho manual tanto para os solicitantes quanto para os colaboradores que analisam e liberam os ressarcimentos. 

Eles conseguem, por exemplo, ler dados de recibos e notas fiscais, verificar sua discrepância em relação às despesas relatadas e inseri-los automaticamente em balanços de despesas. 

Na gestão e compra de Suprimentos, por sua vez, o RPA é bastante útil na hora de monitorar os estoques e alertar automaticamente para a necessidade de compras, bem como realizar pedidos a fornecedores pré-determinados de forma automatica e rastrear remessas. 

Já quando falamos em reconciliação entre empresas (ou ICR), um bot pode verificar raidamente dados transacionais, identificando e reportando discrepâncias. Essa tecnologia é capaz de recuperar dados de arquivos, comparar saldos, buscar declarações “perdidas” em ERPs, atualizar e direcionar relatórios internos para o controlador financeiro e muito mais. 

RH

A rotina de um departamento de RH é normalmente tomada por tarefas repetitivas e manuais. Fazer contato com candidatos a cada fase do processo de recrutamento, garantir o pagamento de todos os salários e benefícios, analisar solicitações de colaboradores uma a uma, e por aí vai.

A Robotic Process Automation entra em cena para assumir parte dessas tarefas, aliviando a carga de trabalho dos funcionários desse departamento, que podem focar no caráter mais estratégico de suas funções e processar menos informações repetitivas. 

Quer um exemplo? No processo de recrutamento, os robôs podem reunir candidaturas e comparar toda a informação que elas trazem com as qualificações necessárias para determinado cargo – que podem ser definidas como “regras” para uma seleção de candidatos automatizadas. 

Assim, os robôs podem marcar entrevistas e notificar esses postulantes escolhidos também de maneira autônoma, enquanto envia emails também automáticos a todos os outros que não reúnem as qualificações necessárias. Tudo isso sem precisar de um único currículo em papel ou de trocas de email interpessoais, que podem ser “perder” ao longo do processo.

Já o onboarding de colaboradores, outro processo-chave do RH, também pode ser simplificado e acelerado com RPA. Os robôs podem tomar decisões baseadas em regras, como quais documentos enviar para os recém-contratados ou solicitar deles, quais credenciais atribuir etc. 

Os bancos de dados dos funcionários, por sua vez, podem ser atualizados de forma mais rápida e sem erros. Cruzamentos de dados podem determinar automaticamente o agendamento de exames, treinamentos de reciclagem, acompanhamentos específicos relacionados ao desempenho dos colaboradores e muito mais.  

Vendas

A consultoria McKinsey estima em um estudo que 30% das atividades relacionadas a vendas podem ser automatizadas. Imagina reduzir em praticamente um terço todo o trabalho de uma equipe de Vendas? 

É certo que a tecnologia RPA (Robotic Process Automation) funciona como uma aceleradora de conversões, tornando a comunicação mais precisa entre vendedores e clientes e reduzindo erros e inserções manuais de dados ao longo do funil. 

Alguns exemplos desse uso estão na atualização de bases de dados, na observação de concorrentes e nos envios de follow-ups. Bases de dados podem ser vítimas de erros e perda de informações, e comprometer toda uma operação de vendas. 

Por isso, os bots podem reunir dados automaticamente, identificando lacunas de informação e atualizando toda a base de dados dentro de um sistema de CRM em minutos. Eles conseguem ainda vasculhar a internet atrás de mais informações sobre seus prospects

Da mesma forma, a automação RPA pode ser um aliado na hora de monitorar a produtividade do time, acumulando dados de várias fontes e canais (emails, telefonemas etc) sobre as atividades da equipe, e inserindo-as em um CRM. 

Isso facilita o acompanhamento da performance geral da equipe e até a aplicação de políticas de comissão/bônus. Mesmo as mensagens de follow-up podem ser enviadas pelo bot, na hora em que for mais oportuno (de acordo com o status atualizado dos clientes, por exemplo). 

Já a análise das atividades de concorrentes também está no possível escopo de atuação dos robôs, que são capazes de fazer uma análise de preços.eSem eles, normalmente os preços são coletados manualmente nos sites de cada concorrente  e reuinidos em uma planilha. O RPA conduz e registra essa varredura de forma organizada e muito mais rápida. 

TI 

Afinal, o que é RPA em TI e como funciona? 

Os processos de TI são fundamentais para garantir o bom funcionamento dos recursos tecnológicos de uma empresa e alinhá-los sempre à estratégia de negócios. A Robotic Process Automation, para esses times, pode eliminar tarefas manuais que tanto sobrecarregam o TI, e abrir espaço para uma atuação mais estratégica dessa equipe.

Com RPA, as equipes de TI podem reduzir o tempo de resolução de chamados e ter mais visibilidade sobre a eficiência de sua operação, alcançando um estado de melhoria continua e mais satisfação dos seus clientes internos, que tanto dependem desse suporte. 

Algumas atividades que podem ser cobertas pelos robôs são:

  • Definição de senhas: os bots podem ficar responsáveis pela criação e pelas redefinições de senhas dos usuários (e, naturalmente, notificando-os).
  • Manutenção: o RPA também pode fazer varreduras de rotina nos servidores e sistemas, e avisar ao time de TI caso algo preocupante seja identificado, indicando os reparos necessários.
  • Restauração e backup: com um processo automático de backup e restauração, arquivos importantes não serão perdidos, e essa tarefa sai da lista de trabalhos manuais e regulares da equipe de TI. 
  • Monitoramento: outro aspecto com o qual a automação robótica pode ajudar é o monitoramento dos servidores da empresa. Nesses casos, os robôs conseguem reconfigurar ou reiniciar automaticamente um servidor quando identificar problemas, se antecipando aos riscos. 

É preciso ter conhecimentos de programação para usar RPA?

Não é preciso ter conhecimentos de programação para usar o RPA no dia a dia do seu trabalho. Muitos programas dão suporte para a atividade diária dos robôs e são bastante compreensíveis e fáceis de usar, podendo servir a qualquer time da empresa. 

No entanto, em geral, é preciso sim conhecer programação para configurar cada uma dessas automações, que são “comandadas” pelo código. Nesse sentido, sempre que uma automação for mudada ou criada, o time de TI precisa dar suporte aos usuários.

Isso não acontece quando os programas de automação de processos são soluções low-code e focadas na excelência dos processos como um todo. A automação low-code normalmente pode ser criada, dentro de um software dedicado, a partir de alguns cliques dos próprios usuários não-técnicos. 

Portanto, podemos dizer que essa solução proporciona mais rapidez e flexibilidade para otimizar processos, além de criar mais independência dos departamentos de negócios em relação aos times de TI.

Benefícios da RPA

Os diferenciais da Robotic Process Automation são inúmeros. Entre eles a possibilidade de ser implantado nos mais diversos processos empresariais, de maneira automática, autônoma e sem interrupções. Veja algumas dessas vantagens: 

Aumento da produtividade

O RPA incrementa a produtividade dos seus processos, realizando tarefas repetitivas no lugar dos colabradores. As pessoas, por sua vez, podem se dedicar a outros afazeres mais relevantes e estratégicos, que demandam o uso da capacidade criativa ou intelectual humana para ampliar a capacidade produtiva da empresa. 

Redução de erros

Além disso, uma execução por robôs reduz drasticamente os erros processuais, fazendo com que as equipes parem de perder tempo com retrabalho ou consertando problemas no resultado final dos processos. A qualidade desses resultados também sobe graças à precisão do RPA. 

Padronização de processos

O RPA padroniza a execução de um processo, pois garante que as regras de automação que balizam as atividades dos robôs sejam seguidas. É também mais difícil perder qualquer informação sobre eles, já que os bots também alimentam bancos de dados e produzem análises de performance. 

Diminuição de custos

Tarefas de baixa complexidade e alto volume, normalmente terceirizadas pelas empresas, através de RPA podem ser executadas dentro da organização novamente, trazendo mais economia e controle para a operação.

Do ponto de vista financeiro, segundo pesquisa acadêmica publicada na revista MIS Quarterly Executive, o custo para manter um desses “softwares robô” (como também são conhecidos), representa aproximadamente entre 10% e 15% do custo de um funcionário fixo e 30% de um funcionário terceirizado para a realização de uma mesma tarefa. 

Como implementar a Robotic Process Automation na sua empresa?

A Robotic Process Automation é uma tecnologia que pode ser utilizada em diversas empresas, sejam elas de pequeno, médio ou grande porte. Para implementar RPA, é recomendável seguir alguns passos. Confira a seguir:

1. Entenda as necessidades do negócio

O ponto de partida é conduzir um estudo aprofundado e verificar em quais setores da organização pode-se utilizar RPA. Em seguida, é preciso identificar quais são as atividades já existentes que podem ser realizadas pela ferramenta e quais podem ser implementadas e executadas por ela.

É importante considerar, neste ponto, as tarefas repetitivas realizadas por sua equipe que possuem baixo valor agregado, alto índice de erros ou falhas na execução, o que fazem com que não se tenha um padrão nos resultados.

O ideal é envolver nesse trabalho aqueles profissionais diretamente envolvidos com os processos e suas lideranças. E é preciso pensar além do ROI (retorno sobre investimento) e dos aspectos financeiros: há ganhos também em outros aspectos, como a satisfação de clientes e da própria equipe de trabalho.

2. Defina metas e indicadores de sucesso 

Para que qualquer time possa medir os impactos do RPA e eventualmente otimizar o uso das automações, é preciso que sejam definidas metas para a execução de um processo. Uma equipe de Atendimento ao Cliente pode, por exemplo, decidir reduzir o tempo de conclusão dos chamados ou aumentar a taxa de resolução dos casos com um só contato. 

Mas não basta falar em “aumentar” ou “melhorar”: é preciso chegar a números. Assim, eles serão ponto de partida para medir a performance da operação, identificar problemas específicos e otimizá-la ainda mais no futuro. 

3. Escolha o fornecedor do RPA

Antes de escolher qual a melhor opção para a sua empresa, é importante avaliar custos, especificações técnicas, diferentes funções e valor do investimento. Uma ótima opção é consultar se a empresa oferece uma demonstração ou um teste gratuito (como faz a Pipefy com sua automação low-code), para verificar na prática o funcionamento da ferramenta.

Vale a pena ainda checar a reputação dessa plataforma no mercado com a avaliação de seus usuários, em sites especializados como o G2 ou o Capterra

4. Treine os colaboradores 

Os futuros usuários precisam entender o software e saber usá-lo para extrair ao máximo suas vantagens. Normalmente, as ferramentas de RPA fornecem um treinamento para clientes depois que o negócio é fechado, além de suporte (gratuito ou pago).

Por outro lado, você precisa promover culturamente na empresa a ideia de que a mudança trará benefícios. Falar em robôs ou automação pode parecer assustador e complicado para muitos colaboradores, e cabe à lidença fazê-los entender o impacto positivo de uma ferramenta como essa na vida deles. 

5. Implemente as automações

A implementação da Robotic Process Automation deve ser iniciada pelos responsáveis das operações, uma vez devidamente treinados. São eles que conhecem todo o processo de execução das tarefas que serão direcionadas para o software e saberão a melhor forma de programá-lo.

Apesar disso, é importante nesse primeiro momento contar com uma equipe de tecnologia da informação, especializada em automação, que vai ajudar a programar automações,  verificar a implementação e garantir o funcionamento do software nesse estágio inicial.

6. Gerencie o funcionamento do RPA

Após realizada a implementação, testes e alterações necessárias, é o momento de definir a melhor forma de executar a Robotic Process Automation. Nesse momento, é importante verificar se os resultados obtidos correspondem aos objetivos estabelecidos e fazer pequenos ajustes, sempre com canal aberto para feedbacks das equipes envolvidas. 

7. Acompanhe os resultados

O acompanhamento de resultados é crucial para que o RPA seja aproveitada ao máximo. É hora de voltar aos objetivos e métricas definidos anteriormente e verificar o andamento deles, identificar gargalos que atrasem seu alcance e definir planos de ação para corrigir eventuais problemas. 

Esse acompanhamento deve ser feito tanto a médio quanto a longo prazo, com metas diferenciadas para cada um desses períodos. 

Como escolher um software de RPA?

A escolha de uma ferramenta de RPA é um passo impotante na implementação de sua estratégia. Cada plataforma costuma trabalhar com formatos específicos, havendo pouca portabilidade entre elas. Por isso, escolher logo de saída um fornecedor adequado às suas necessidades é muito importante. 

Confira a seguir alguns critérios para levar em consideração antes de bater o martelo:

Facilidade de uso

É importante escolher uma solução adequada ao conhecimento que sua equipe tem sobre recursos de automação. 

Isso economiza tempo de implementação, facilita a customização e evita que o time de TI precise intervir constantemente para adaptar a plataforma. Nesse sentido, um software de automação low-code costuma ser mais eficiente que soluções de RPA que demandem a codificação constante dos robôs. 

Um software low-code como Pipefy tem uma interface visual e bastante intuitiva, onde as automações podem ser configuradas muito rapidamente a partir de uma série de gatilhos e eventos dentro do processo. Basta selecionar itens, dar alguns cliques e pronto, menos uma tarefa manual para a conta do time. 

Escalabilidade

Um recurso de RPA que não consiga crescer junto com o seu negócio pode causar problemas no longo prazo. Procure por soluções que consigam escalar com rapidez e facilidade, podendo ter automações ajustadas e ampliadas a qualquer momento e sem a necessidade de programação pelo time de TI. 

Suporte do fornecedor

É bem provavel que algum contato com o fornecedor seja necessário durante ou após a implementação. Por isso, avalie se o suporte oferecido pela plataforma é eficiente na solução de problemas dos clientes – e se ele também é gratuito, como o do Pipefy. 

Segurança

Confira os recursos de segurança que a plataforma oferece, especialmente se ela processar dados sensíveis. Verifique certificações internacionais e cumprimento a leis de proteção de dados do seu local de trabalho (no Brasil, a LGPD).

Outros recursos técnicos também podem ser interessantes, mas a segurança da informação é essencial e deve ser prioridade na hora de escolher o software de automação. 

Exceções

Como a plataforma RPA lida com exceções ou erros em sua programação? É importante entender como sua ferramenta age nesses casos e se a taxa de falsos positivos não é muito elevada. Isso pode causar problemas para a equipe.

Automatize seus processos com Pipefy

Como já vimos, a Robotic Process Automation é uma ótima solução para automatizar tarefas individualmente, eliminando o excesso de trabalho manual e garantindo menos erros e mais precisão às operações de uma equipe.

No entanto, para uma transformação estrutural nos processos, de forma coordenada e com alcance de ponta a ponta, vale a pela investir em uma solução de automação mais completa. 

Pipefy é um software low-code. Isso significa que que as automações que você configurar por lá não precisam de código, ao contrário do RPA. Basta arrastar alguns ícones, clicar nas opções certas e pronto, você elimina tarefas manuais da rotina do seu time.

Mas Pipefy vai além: você consegue aplicar essas mudanças em todos os processos de um departamento, e de vários departamentos ao mesmo tempo. Assim, você cria uma operação inteira à prova de erros, que vai ser amparada com eficiência pelo seu software de automação mesmo que ela escale muito. 

Pipefy permite que você crie fluxos de trabalho digitais, centralizar todas as informações do seu time, avaliar métricas extraídas em tempo real. E o principal: acelerar seus processos poupando tempo e energia de todos os colaboradores envolvidos, ao mesmo tempo em que seus resultados só melhoram.

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Team Pipefy

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