Robotic Process Automation: você sabe o que é e como funciona?

O mercado de trabalho tem se tornado cada vez mais competitivo. A busca por melhorar a performance empresarial movimenta o setor de tecnologia para desenvolver novas formas de alcançar isso.
Diminuir o tempo e os custos de um processo é uma das formas de se sobressair em meio à concorrência. Foi nesse cenário que surgiram os processos de automação robótica.
Então estamos falando de robôs? Sim, mas não da forma como a maioria das pessoas imagina. Afinal de contas, o que seria então a Robotic Process Automation? É o que você vai descobrir neste texto.

O que é a Robotic Process Automation?

A Robotic Process Automation (RPA), trata-se da Automação Robótica de Processos, que é uma nova alternativa de automatização para tarefas repetitivas ou operacionais, realizadas até então por humanos.

Como base, a RPA utiliza softwares de automação para isso, que podem ser configurados por colaboradores que realizariam aquela tarefa, não sendo necessário que programadores ou especialistas em TI façam esse trabalho.

Basicamente esse software robô substitui a ação humana na execução de tarefas, através de um computador. O funcionamento é simples: o usuário programa as atividades que realizaria, nas quais seriam utilizados os comandos de mouse e teclado.

Após essa programação inicial, também chamada de gatilho, com as tarefas codificadas pelo software, ele é capaz de reproduzi-lo de forma autônoma, infinitas vezes, em alta velocidade e sem erros na execução.

Dessa maneira, a Robotic Process Automation permite que as pessoas realizem outras tarefas mais importantes enquanto ele executa o trabalho administrativo operacional de forma rápida e dinâmica.

Diferenciais

Os diferenciais da Robotic Process Automation são inúmeros. Entre eles a possibilidade de ser implantado nos mais diversos processos empresariais, de maneira automática, autônoma e sem interrupções. Por exemplo, no caso do Pipefy você consegue aplicar essas automações sem a necessidade de recorrer à equipe de TI ou a desenvolvedores.

Além disso, a RPA aumenta a produtividade da empresa, realizando tarefas repetitivas possibilitando que as pessoas se dediquem a outras atividades mais relevantes e que demandam a intervenção humana para serem realizadas.

Tarefas de baixa complexidade e alto volume, que até então eram terceirizadas pelas empresas, através da RPA podem ser executadas dentro da organização novamente, trazendo mais economia e controle para a operação.

Já do ponto de vista financeiro, segundo estudos da UFRGS, o custo para manter um desses “softwares robô” (como também são conhecidos), representa aproximadamente entre 10% e 15% do custo de um funcionário fixo e 30% de um funcionário terceirizado, os quais executariam as mesmas tarefas que o software.

Vantagens de utilizar a RPA

O objetivo principal das organizações ao implementar a Robotic Process Automation, como já vimos anteriormente, é melhorar o desempenho empresarial na execução de processos internos.

Entretanto, há outras inúmeras vantagens na utilização da RPA. Confira algumas delas a seguir:

  • Rapidez de implementação

  • Custo reduzido de manutenção

  • Rápido retorno do investimento

  • Baixo grau de interferência humana

  • Aumento da produtividade

  • Eliminação de situações inerentes ao ser humano, como problemas de saúde, falta de disposição ou de motivação

  • Redução de erros

  • Melhoria no resultado do processo

  • Padronização dos resultados

  • Melhor retenção e satisfação dos funcionários

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    Como fazer?

    A Robotic Process Automation é uma tecnologia que pode ser utilizada em diversas empresas, sejam elas de pequeno, médio ou grande porte. Para implementar a RPA, é necessário seguir alguns passos. Confira quais são:

    Desenvolver uma estratégia focada nas necessidades da empresa

    O ponto de partida é verificar em quais setores da organização pode-se utilizar a RPA. Em seguida, é preciso identificar quais são as atividades já existentes que podem ser realizadas pela ferramenta e quais podem ser implementadas e executadas por ela.

    É importante considerar neste ponto, as tarefas realizadas por sua equipe que possuem baixo valor agregado, alto índice de erros ou falhas na execução, o que fazem com que não se tenha um padrão nos resultados.

    Focar apenas nos ganhos financeiros da empresa é um erro nesse momento, pois há ganhos também em outros aspectos como a satisfação de clientes da equipe de trabalho.

    Definir quem irá fornecer a RPA

    Antes de escolher qual a melhor opção para a sua empresa, é importante avaliar custos, especificações técnicas, diferentes funções e valor do investimento. Uma ótima opção é consultar se a empresa possibilita que seja realizada uma demonstração (como faz o Pipefy!), para verificar na prática o funcionamento da ferramenta.

    Implementação do processo de automação

    Começa a fase de colocar em prática a Robotic Process Automation. Neste momento, é importante envolver todos os funcionários no processo, mesmo aqueles que não irão usufruir da automação para que todos compreendam o funcionamento da ferramenta e as melhorias que ela trará para a empresa como um todo.

    Isso porque essas implementações de tecnologias costumam assustar os colaboradores, pois podem muitas vezes levar a crença sobre demissões e mudanças de funções. Fazer com que eles façam parte desse momento, mostrará que são importantes na empresa. Além disso, mostrar que essas automações vão ajudar com que eles economizem tempo em processos manuais e utilizem melhor em atividades estratégicas.

    A implementação deve ser iniciada pelos responsáveis das operações, devidamente treinados. São eles que conhecem todo o processo de execução das tarefas que serão direcionadas para o software e saberão a melhor forma de programá-lo.

    Apesar disso, é importante nesse primeiro momento, contar com uma equipe de tecnologia da informação, especializada em automação para verificar a implementação e o funcionamento nesse estágio inicial.

    É imprescindível que as atividades iniciais sejam registradas e documentadas para analisar o funcionamento e detectar possíveis problemas ou mudanças necessárias. Este é o momento de testes e análises.

    Gerenciar o funcionamento da RPA

    Após realizada a implementação, testes e alterações necessárias, é o momento de definir a melhor forma de executar a Robotic Process Automation. Nesse momento, é importante verificar se os resultados obtidos correspondem aos objetivos estabelecidos.

    Exemplos de uso

    A RPA é bem abrangente quando o assunto é automatizar processos. Ela pode ser utilizada em diversos setores e, aplicada em tarefas simples até as mais complexas. Confira a seguir alguns exemplos de uso:

    Cobrança de clientes ou de contas a receber;
    Processamento de pedidos de compras e reembolsos;
    Processos de recrutamento de funcionários;
    Envio de e-mails e notificações;
    Atualização de perfis de clientes e colaboradores;
    Geração de relatórios de conformidade;
    Operar aplicações;
    Fazer cálculos complexos;
    Gerenciar perfis cadastrados em bancos de RH;
    Registrar, modificar, validar e analisar dados empresariais;
    Monitorar tarefas automatizadas;
    Registro de atualizações;
    Registro e verificação de pedidos;
    Registro de dados de clientes.

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