Guia completo sobre as diferenças entre sourcing e procurement em compras

Gustavo Sumares

Os processos de procurement e sourcing envolvem a compra de bens e serviços de fornecedores comerciais. Muitos confundem os termos ou os utilizam como se fossem sinônimos, mas eles são diferentes.

Procurement é o processo de gestão de fluxos de trabalho internos que apoiam atividades como a criação e envio de pedidos de compra, o gerenciamento das entregas e também dos pagamentos. Já o sourcing envolve encontrar, examinar, negociar e contratar fornecedores. O sourcing faz parte do procurement que, por sua vez, abrange outras ações estratégicas.

Tanto o procurement quanto o sourcing são processos que fazem parte da gestão da cadeia de suprimentos. Ela abrange todo o processo de gerenciamento de produtos e serviços adquiridos de fornecedores — o processo de procurement — juntamente com a produção de bens e serviços oferecidos pela empresa e sua movimentação entre diferentes departamentos para, em última análise, chegar aos clientes finais.

Neste artigo, vamos explicar:

  • O que é procurement, incluindo sourcing;
  • Como otimizar operações de procurement para evitar erros e gargalos;
  • O que é sourcing, incluindo como usar a negociação no sourcing para reduzir custos;
  • Uma definição de strategic sourcing e source-to-pay (S2P).

O que é sourcing?

Sourcing é o processo inicial de identificação, análise e negociação com fornecedores de bens e serviços. Normalmente, os bens e serviços vendidos por esses fornecedores são necessários para as operações do dia a dia da empresa que os procura. Assim, seu preço e qualidade são essenciais para o sucesso operacional. 

Como componente do processo mais amplo de procurement, o sourcing é uma parte importante da construção e manutenção de uma cadeia de suprimentos eficaz. Minimizar os preços garante que os custos sejam mantidos sob controle, enquanto a demanda por produtos e serviços de alta qualidade ajuda a reduzir riscos e melhorar a eficiência operacional. Uma função crucial do processo de sourcing é encontrar um bom equilíbrio entre esses dois fatores.

O sourcing não é uma tarefa única que é transferida para outros times do departamento de compras depois que um contrato é assinado. Ele é um componente integral e contínuo do processo de procurement.

Negociando para reduzir custos operacionais

É fundamental para o processo de sourcing negociar com os fornecedores a redução de custos, sem comprometer a qualidade dos produtos e serviços que serão comprados. Grandes empresas alavancam seu poder de negociação buscando preços mais competitivos ao comprar em grandes quantidades.

No entanto, mesmo as pequenas e médias empresas podem conseguir bons negócios. Contratos de longo prazo e pedidos mínimos são exemplos de estratégias que podem ser usadas para a negociação e a redução de custos.

O que é strategic sourcing?

Strategic sourcing pega o conceito de sourcing e o transforma em uma prática de negócios iterativa e constante. O strategic sourcing é um processo contínuo, no qual uma empresa analisa regularmente seus fornecedores e supply chain, identificando novas possibilidades de parceiros e realocando recursos.

O objetivo é se ajustar às mudanças na dinâmica do mercado, minimizando riscos e custos para garantir que a cadeia de suprimentos seja sempre o mais eficiente possível.

O que é source-to-pay (S2P)?

Source-to-pay é o processo ou conjunto de etapas organizado para gerenciar todo o fluxo de aquisição de um bem ou serviço, desde a gestão dos gastos até a pesquisa de novos fornecedores, relacionamento com parceiros atuais e pagamentos na entrega do que foi adquirido. Com frequência, o source-to-pay envolve um software para automatizar as tarefas repetitivas — como monitoramento e aprovações — com o intuito de garantir qualidade e eficiência.

O que é procurement?

Procurement é um processo de ponta a ponta para a aquisição de bens ou serviços necessários para as operações e continuidade de uma empresa. O processo de procurement tem muitas etapas, incluindo:

  • Identificação de fornecedores;
  • Negociação com fornecedores;
  • Criação de pedidos de compra para a aprovação da aquisição;
  • Envio de ordens de compra;
  • Recebimento das entregas;
  • Pagamento de fornecedores.

Por exemplo: empresas de manufatura compram matérias-primas, peças e equipamentos de fornecedores externos, enquanto empresas de TI precisam de licenças de software ou mão de obra adicional de terceiros. Ao mesmo tempo, muitas empresas adquirem serviços de profissionais terceirizados, como acontece com frequência na área de gerenciamento de facilities.

Um processo de aquisição é necessário quando uma empresa não produz por conta própria itens essenciais para o seu funcionamento ou quando é mais econômico terceirizá-los. A maioria das empresas depende de uma rede de parceiros e fornecedores que proporcionam os bens e serviços de que precisam para sustentar seu negócio.

O que é procurement sourcing?

Procurement sourcing é o processo de encontrar um fornecedor para comprar bens ou serviços. Depois que o departamento de compras aprova e negocia o contrato com um fornecedor, ele fica disponível para os colaboradores enviarem pedidos e ordens de compra com o intuito de obter os bens e serviços de que precisam para operar com eficácia.

O que é procure-to-pay (P2P)?

Procure-to-pay (P2P) é uma subdivisão do processo de procurement ou aquisição. A expressão se refere a softwares ou soluções que permitem a integração dos processos de compras com o departamento de contas a pagar.

O procure-to-pay não inclui gerenciamento de despesas, fornecimento de mercadorias, planejamento ou previsão da produção. Ele se refere apenas às etapas que podem ser automatizadas por meio de um software.

Diferenças entre sourcing e procurement

Como procurement e sourcing são fluxos que se complementam dentro do setor de compras de uma empresa, é comum as pessoas os confundirem por acharem que são a mesma coisa. Para facilitar a execução dos dois processos e evitar erros, vamos deixar bem claras as diferenças entre eles.

Sourcing

Sourcing é um processo que faz parte de procurement e, como dissemos, é o começo do fluxo, ou seja, a identificação, análise e negociação com fornecedores. Focado na comunicação, minimização de preços e manutenção dos custos, é o processo responsável por garantir que as operações do dia a dia sejam executadas com sucesso.

Procurement

Procurement é um processo estratégico e, por causa disso, acaba sendo um processo mais amplo. Ele envolve muitas atividades, como a gestão de fluxos de trabalho, pesquisas de mercado para identificar novas tendências, procura de possíveis fornecedores e a definição de diretrizes e regras. Além disso, é por meio desse processo que o setor de compras se mantém alinhado com outros departamentos da empresa e garante a administração dos produtos e suprimentos que precisam ser comprados para que o negócio funcione.

Tecnologia aliada aos processos de compras

O uso de um software para automatizar partes do processo de procurement garante a consistência, eficiência e economia do fluxo de trabalho do seu departamento. Também é uma solução escalável, que ajuda o departamento de compras a gerenciar grandes operações sem precisar aumentar a equipe para lidar com todas as atividades que precisam ser realizadas.

Softwares de automação de fluxos de trabalho ajudam a padronizar as etapas mais demoradas e sujeitas a erros, como o atendimento de solicitações. Além disso, permitem um processo de aprovação rápido e preciso, com regras sobre quem deve aprovar certos tipos de compras.

Além de ser a ferramenta perfeita para automatizar fluxos, um software para procurement ou aquisições centraliza todas as informações e histórico dos processos em andamento. Dessa forma, os membros dos times financeiros não precisam mais perder tempo vasculhando documentos ou emails para entender o estado de um projeto. Isso também ajuda a garantir que informações não sejam perdidas e etapas não sejam esquecidas.

Software para otimizar sourcing e procurement

A plataforma do Pipefy oferece recursos de gerenciamento de processos de negócio para ajudar sua equipe financeira a otimizar o processo de procure-to-pay e atingir os objetivos financeiros e qualitativos do seu negócio.

Os fluxos de trabalho automatizados do Pipefy permitem lidar com tarefas repetitivas e demoradas, além de ajudar as equipes a se comunicarem com eficácia. O Pipefy é o parceiro perfeito se você precisa assumir o controle do seu departamento financeiro e do processo de procure-to-pay, tendo em mente o panorama geral do negócio.

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Escrito por
Gustavo Sumares
Former tech reporter, and current content writer @ Pipefy. Interested in all the ways technology can help us achieve more!

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