Abastecimiento Estratégico: Definición y 5 Consejos para una Estrategia Perfecta

Comprar siempre al proveedor que vende el producto más barato, sin prestar atención al escenario más amplio de compras y suministro, puede resultar una opción costosa y problemática. Muchos profesionales ya se dieron cuenta de esto y adoptaron el abastecimiento estratégico para administrar los suministros de su empresa.

Es una estrategia que requiere planificación y el encaje perfecto de las piezas de un rompecabezas, con el fin de reducir los costos totales de suministro y no los costos aislados de un producto y otro. Como resultado, se gana eficiencia general.

Este artículo funcionará como un minicurso sobre abastecimiento estratégico. En él podrá ver cómo funciona este proceso y cuáles son sus beneficios y mayores desafíos.

Qué es el abastecimiento estratégico: definición/concepto aplicado a los procesos de compras

Llamado strategic sourcing en inglés, el abastecimiento estratégico es un proceso de gestión del suministro que reúne actividades clave para una compra eficiente, como el análisis de costos, la investigación, la recopilación de datos, la contratación y la negociación de valores.

En la definición de la consultoría Gartner (artículo en inglés), la metodología del strategic sourcing, también conocido como strategic services sourcing (abastecimiento estratégico de servicios), se basa «en un enfoque estandarizado y sistemático para la gestión de la cadena de suministro, formalizando la forma en que se recopila y utiliza la información». 

De esta forma, permite a los directivos encontrar “el mejor valor posible del mercado” para abastecer a su empresa, lo que es fundamental para que las empresas aprovechen su poder adquisitivo y sean más competitivas.

El abastecimiento estratégico también ayuda a minimizar los riesgos, mejorar la selección de proveedores y la relación con ellos y garantizar que la cadena de suministro sea siempre lo más eficiente posible.

Su objetivo es ayudar a la empresa a operar de la manera más eficiente y eficaz posible – y esto normalmente pasa por la ayuda de un software para coordinar toda la cadena de suministro.

Beneficios del abastecimiento estratégico

Los beneficios del strategic sourcing se encuentran principalmente en la eficiencia que este enfoque optimizado aporta a la gestión del suministro: reducir costos sin reducir la calidad de las compras, garantizar entregas rápidas y contratar a los mejores proveedores.

La resiliencia es una de las principales ventajas del abastecimiento estratégico, porque un proceso organizado de extremo a extremo hace que las compras sean más predecibles y permite delinear alternativas más fácilmente.

Y no es de extrañar que todos estén hablando de resiliencia en el mundo empresarial. Un informe de la consultoría de McKinsey (en inglés), por ejemplo, revela que «las empresas de cualquier industria deben esperar que los problemas de la cadena de suministro que duren un mes o más ocurran cada 3,7 años en promedio».

Otros beneficios del abastecimiento estratégico son:

Mejores negociaciones

Con datos robustos y un mapeo previo de proveedores, es posible entender cuáles son los momentos o vendedores más propicios para otorgar descuentos. La estacionalidad, por ejemplo, es un aspecto relevante a la hora de comprar determinados productos. Piense en cómo los ventiladores y los acondicionadores de aire suben de precio durante el verano en las tiendas minoristas. ¿Un buen ejemplo, no? 

Mejor relación con los proveedores

El abastecimiento estratégico ayuda a las empresas a identificar a los mejores proveedores, no solo en términos de precio sino también de calidad. Un proceso de compras estructurado, además, evita retrasos en los pagos y también convierte a la empresa en un “buen comprador”, con quien proveedores quieren mantener relaciones duraderas. 

Por lo tanto, cuanto mayor sea la organización de su abastecimiento, mejor será su gestión de relaciones con los proveedores, quienes incluso pueden ofrecer precios más bajos para su empresa.

Costos más bajos

Una gestión estratégica tiene como objetivo reducir los gastos, pero no a cualquier costo. Se evalúan otros aspectos, no solo el precio de la mercancía en sí: la cuestión del transporte, la calidad del producto, el historial del proveedor, etc. Aunque parezca laboriosa, esta estrategia acaba disminuyendo los costos totales de una mercancía, de un extremo a otro del proceso. 

Optimización continua

El abastecimiento estratégico es un proceso estructurado. Por lo tanto, se vuelve más fácil extraer datos de ejecución y utilizar estos datos para observar pasos y tareas e identificar áreas de mejora. La implementación de estas mejoras es más fácil, ya que el proceso ya está mapeado y estructurado. Y una vez hecho, usted puede probar su funcionamiento con nuevos datos. 

Visibilidad y transparencia

El abastecimiento estratégico mejora la comunicación tanto con los proveedores como con los clientes internos, ya que todo sucede en un proceso estructurado, con reglas y fases bien definidas.

Así, los clientes internos, por ejemplo, sabrán que el proveedor elegido es la mejor opción encontrada, y no el proveedor “favorito” de los equipos de Finanzas o del propio equipo solicitante. Y los proveedores se contratan y despiden con criterios claros, que pueden incluirse en el propio flujo de trabajo de abastecimiento si se monta en un software de automatización de workflows adecuado.

Mayores desafíos del abastecimiento estratégico

Uno de los mayores desafíos del strategic sourcing para procurement es el ritmo de la transformación digital: muchos de los workflows y las tareas involucradas en este proceso todavía se realizan manualmente. Esto reduce la agilidad y consume recursos importantes.

Además, otros dos desafíos cuando hablamos de abastecimiento estratégico son:

• Gestión de proveedores. Los proveedores son socios clave en el abastecimiento estratégico, y las malas relaciones con los proveedores, o incluso la falta de un análisis del desempeño de los proveedores, pueden impedir que las empresas se den cuenta de los beneficios del abastecimiento estratégico.
• Pronóstico preciso de la demanda y los gastos. Los objetivos de la empresa afectan los presupuestos, y los presupuestos pueden afectar los objetivos de la empresa. Entonces, cuando se trata de pronosticar la demanda y el gasto, hacer suposiciones vagas no es suficiente. Para que el abastecimiento funcione de manera efectiva, debe garantizar la precisión y la visibilidad de las negociaciones, así como respuestas rápidas a las condiciones del mercado que pueden afectar la compra de productos y servicios.

¿Cómo afecta el abastecimiento estratégico al proceso de procurement?

El enfoque de abastecimiento estratégico tiene un impacto directo en los procesos de procurement (adquisición de suministros). El strategic sourcing no solo ayuda a las empresas a mantenerse competitivas en el mercado mediante la reducción de sus gastos, sino que también amplía el proceso de gestión del suministro mucho más allá de la simple obtención de las adquisiciones necesarias.

Con un proceso de abastecimiento estratégico estandarizado y repetible, los líderes pueden concentrarse en adquirir bienes y servicios al costo total más bajo, no solo al precio de compra más bajo.

Metodología de abastecimiento estratégico: 5 pasos para una implementación exitosa

Llevar a cabo el sourcing de manera estratégica seguirá desempeñando un papel fundamental en la estrategia general de las empresas. Especialmente durante los períodos de recesión económica, cuando los costos y la eficiencia se vuelven aún más críticos.

Compartimos a continuación algunos consejos para hacer su abastecimiento estratégico más eficaz – y cómo la automatización de procesos low-code puede ayudar a convertir su abastecimiento en una ventaja competitiva.

• Realice una encuesta inicial de todos los datos disponibles
• Digitalice la información del proveedor para una mayor precisión y control
• Automatice su proceso de abastecimiento estratégico
• Aproveche sus datos de abastecimiento para gestionar mejor las relaciones con los proveedores
• Simplifique la colaboración

1. Realice una encuesta inicial de todos los datos disponibles

Pregúntese: ¿Qué tipo de información tengo hoy y cómo funciona el proceso? Este es el primer paso para mapearlo tal como existe actualmente e identificar qué datos se tienen en cuenta al elegir un proveedor. De esta manera, puede verificar qué otros datos puede recopilar para tomar decisiones más precisas en el futuro.

2. Digitalice la información del proveedor para una mayor precisión y control

La digitalización mejora la precisión y accesibilidad de la información, y esto es especialmente importante para el abastecimiento estratégico. Esto se debe a que una entrega ineficaz de bienes y servicios puede significar oportunidades perdidas o retrasos en la planificación, y estos errores pueden costar dinero a las empresas.

La automatización low-code facilita la vida de los equipos de abastecimiento que trabajan con procesos digitalizados. Pueden recopilar datos de forma más rápida y precisa a través de formularios en línea y optimizar los flujos de aprobación con notificaciones automáticas.

Otro papel importante de la automatización low-code es el de integrar datos entre las diferentes plataformas utilizadas (evitando la inserción manual de información en cada una de ellas y los posibles errores). Todo esto con un soporte mínimo del equipo de TI, lo que permite que los empleados sin conocimientos técnicos puedan hacer su trabajo diario con facilidad. 

3. Automatice su proceso de abastecimiento estratégico

La automatización aumenta la velocidad y la precisión del proceso de abastecimiento. Al automatizar los pasos clave de su proceso, como la comunicación con el proveedor, las aprobaciones y la asignación de tareas, es posible acelerar la selección de proveedores, optimizar el gasto general y ahorrar tiempo al eliminar tareas que consumen mucho tiempo.

4. Aproveche sus datos de abastecimiento para gestionar mejor las relaciones con los proveedores

Obtenga visibilidad del desempeño de los proveedores con datos confiables e históricos de actividades extraídos directamente de su proceso de abastecimiento estratégico. Resuelva cuellos de botella y gane flexibilidad para detectar errores de pronóstico y adaptar su estrategia según sea necesario.

Con información más refinada sobre sus proveedores, puede comprender mejor la rentabilidad de cada proveedor, mitigar el riesgo, identificar de manera proactiva oportunidades para la innovación mutua y asegurar ahorros de recursos inteligentes.

5. Simplifique la colaboración

Nunca deje de buscar más colaboración, ya sea con clientes internos o socios externos. La automatización low-code facilita la conexión de procesos, garantizando mayor control de la comunicación relacionada con negociaciones o planificación, ya que pasa a ser gestionada de forma centralizada, en una sola plataforma.

Además, con una plataforma de colaboración digital, su empresa puede administrar más fácilmente el reclutamiento, la capacitación y la supervisión de un equipo de gerentes responsables de las actividades de abastecimiento del día a día.

Cree una experiencia de abastecimiento estratégico perfecta con Pipefy

El strategic sourcing es esencial en un mercado competitivo y sujeto a cambios, siendo especialmente necesario para hacer más resiliente la gestión de la cadena de suministro. 

Con una herramienta de automatización low-code como Pipefy, puede personalizar su proceso de abastecimiento estratégico para lograr objetivos específicos, centralizando la información, agilizando la comunicación con proveedores y clientes internos e integrando todas las plataformas que ya utiliza para gastar menos y hacer compras de forma cada vez más eficiente.

Escrito por

Paola Magni

Escritora y Analista de Marketing @Pipefy, centrada en el mercado Latinoamericano. Mi objetivo es ayudar a las empresas a mejorar su forma de trabajar a través del uso inteligente de la tecnología.