CASO DE ESTUDIO
Cómo VTEX Amplió su Programa de Incorporación a Casi 300 Empleados
Acerca de VTEX
La multinacional VTEX forma parte actualmente de un selecto grupo de más de diez startups brasileñas clasificadas como “unicornios”. Con presencia en más de 46 países y sirviendo a más de 2.500 clientes, la compañía alienta a las empresas a lanzar marketplaces, desarrollando plataformas para comercio colaborativo y conectando minoristas, marcas y fabricantes B2B.
Como líder en comercio colaborativo, VTEX proporciona numerosas herramientas de gestión de ventas para ayudar a las empresas a prepararse para el futuro. Con un crecimiento acelerado del 140% en 2020, la multinacional ha triplicado su tamaño desde 2017. Actualmente, cuenta con más de 1.300 empleados y más de 300 posiciones abiertas.
Especificaciones
- Industria: Tecnología
- Tamaño de la Empresa: 1.000 a 5.000 empleados
- Departamentos que utilizan Pipefy: Recursos Humanos
- Procesos en Pipefy: Incorporación de Empleados
Resumen del caso
Con un número creciente de nuevos empleados, la gestión de todo el proceso de incorporación de empleados se ha vuelto cada vez más complejo para el equipo VTEX. Desde los correos electrónicos de bienvenida hasta la recepción de nuevos empleados, el equipo solía realizar todo el proceso manualmente, lo que requería mucho esfuerzo y un trabajo agotador.
Después de mapear todo el flujo de trabajo, VTEX comenzó a utilizar Pipefy, una plataforma segura alojada en Amazon Web Services (AWS), para administrar el proceso de incorporación de empleados.
VTEX migró rápidamente sus procesos a Pipefy utilizando las valiosas funciones de la herramienta. El primer objetivo era recopilar toda la información y documentación necesaria para contratar e incorporar nuevos empleados a través de un formulario intuitivo y a prueba de errores, compartido a través de un enlace. Después de estandarizar los campos del formulario, VTEX automatizó varios pasos del proceso de incorporación, como enviar correos electrónicos automáticos a los nuevos empleados y notificar automáticamente a otros equipos involucrados en el proceso, como TI e Instalaciones, por ejemplo.
Nuestros equipos pueden ver cuántos empleados comenzarán en una fecha determinada, y esto hace que sea aún más fácil controlar el inventario y programar entregas. Por lo tanto, todo estará listo cuando llegue el nuevo colaborador."
Neila Nascimento
Reclutadora de Tecnología en VTEX
VTEX antes de Pipefy
- La gestión manual requería una fuerza de trabajo grande y agotadora. El equipo solía administrar el proceso de integración con correos electrónicos y hojas de cálculo.
- Antes, los recién contratados recibían una hoja de cálculo para rellenar información, lo que generó algunos problemas como errores de formato de las hojas de cálculo, errores tipográficos y falta de información.
- Los fallos eran comunes en el proceso, como la falta de transferencia de información entre todos los equipos involucrados en el proceso de incorporación.
- Los gerentes no tenían visibilidad del proceso ni los medios para centralizar, administrar o seguir el progreso de cada nueva contratación.
VTEX después de Pipefy
- El equipo de Recursos Humanos comparte formularios a prueba de errores con los nuevos empleados, lo que garantiza la recopilación de toda la información necesaria para activar tareas automáticamente.
- La automatización de procesos permite a los procesos escalar más fácilmente, haciendo que tareas como enviar correos electrónicos o notificar a los empleados y otros departamentos sean automáticas.
- La base de datos de empleados permite a los gestores buscar información específica y evaluar indicadores para crear acciones de diversidad.
- Todos los departamentos tienen una visión clara y una previsión de la fecha de entrada de los nuevos empleados y sus necesidades futuras, ya que todo está centralizado en un solo lugar.
El proceso de modernización ha traído mejoras no solo para nosotros, sino también para los nuevos empleados, quienes forman sus primeras impresiones de la empresa. Hacer que se sientan bienvenidos es crucial para que se sientan como en casa.”
Neila Nascimento
Reclutadora de Tecnología en VTEX
Resultado
293
empleados completaron el proceso de incorporación con éxito en nueve meses de uso de Pipefy
