O que é e Como Funciona um Fluxo de Trabalho?

Se você já sabe o que é um fluxo de trabalho - ou workflow - talvez esteja buscando saber como ele funciona. Bom, uma das maneiras de gerenciar o seu negócio é por meio de sistemas ou softwares de gerenciamento de fluxo de trabalho.

Quando se trata de gerenciar um negócio, os aspectos mais desafiadores tendem a ser tipicamente colocar tudo em seu lugar e ser capaz, realmente, de manter as pessoas nos trilhos, motivadas e prontas para alcançar o sucesso. Em contrapartida, uma grande parte do seu tempo pode ser desperdiçada apenas tentando experimentar maneiras de organizar processos e projetos internos. Se você não tem certeza de que tipo de plano você precisa para solucionar o seu problema, isso pode acabar causando mais problemas do que resolvendo.

Para garantir que isso não precise se tornar um problema comum e óbvio para o seu negócio, você deve procurar soluções de gerenciamento de fluxo de trabalho. Elas podem ajudá-lo a preparar e gerenciar seu negócio para o caminho certo.

O que é um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho?

De acordo com essa definição da Universidade de Albany, os sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho permitem que as organizações definam e controlem as diversas atividades associadas a um processo de negócios/fluxo de trabalho (como apontamos neste post anterior sobre os benefícios do gerenciamento de fluxo de trabalho). Muitos desses sistemas de gestão também oferecerão a oportunidade de medir e analisar a execução dos processos para que melhorias contínuas possam ser feitas.

Um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho é tipicamente um software que oferece a oportunidade de gerenciar, em parceria com a sua equipe, seus processos cotidianos (tarefas e atividades) e projetos, para preencher o planejamento do fluxo de trabalho para o dia/semana/mês.

Com a ajuda de um desses sistemas, você também terá a oportunidade de definir e executar experimentos a fim de testar a execução das tarefas dentro do seu workflow, analisando os resultados gerais. Usando um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho, você pode começar a monitorar e melhorar a maneira que você e sua equipe trabalham, assim como a maneira como os esforços de todos podem se unir em longo prazo para o sucesso.

Como funciona um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho?

Para garantir o melhor das funções de organização e monitoramento, você pode usar a função de promulgação dentro do sistema de gerenciamento do fluxo de trabalho. É uma das características mais importantes fornecidas, e permite que partes específicas do processo sejam gerenciadas, organizadas e compostas da maneira certa para que tudo se una corretamente. Também conhecida como orquestração de um negócio, este é um grande benefício para muitos.

Com a ajuda correta desse processo de gestão, muitas empresas podem se beneficiar do sistema de gestão de fluxo de trabalho que está sendo colocado em prática, pois ajuda a tratar três dos maiores problemas nos negócios modernos:

  • Falta de clareza – Falta de definição sobre quais são as tarefas e o que deve ser feito;
  • Continuidade – As etapas antes e depois de qualquer parte do processo;
  • Falta de informação – As pessoas não têm todo o conhecimento sobre o que tem que ser realizado.

Ao remover essas três “falhas” do processo, você torna muito mais fácil para as pessoas mudarem e melhorarem a si mesmas e suas tarefas em pouco tempo.

Nesse sentido, pesquisas mostram que, quando adotado e gerenciado adequadamente, um sistema de gestão de fluxo de trabalho pode ser a parte mais importante do planejamento e preparação de qualquer negócio durante um longo tempo, pois garante que os funcionários assumam a responsabilidade sobre seus próprios empregos.

Com a ajuda de softwares como este, as coisas podem ser melhoradas e alteradas regularmente para garantir que o seu negócio como um todo venha junto com uma função como uma máquina bem lubrificada. À medida que as pessoas se acostumam com o software que está sendo usado, ele vai constantemente melhorar a si mesmo e a maneira como ele gerencia suas tarefas.

Como posso escolher um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho?

Essa é, claro, uma pergunta muito boa, que pode ser respondida de muitas maneiras – mas eu vou escolher ser parcial e dizer por que você deve escolher o Pipefy entre todas as alternativas disponíveis no mercado.

À primeira vista, o Pipefy pode parecer um simples aplicativo de gerenciamento de tarefas, devido à sua interface amigável e fácil de usar. O que oferecemos a você, no entanto, é um poderoso motor de fluxo de trabalho que pode ser usado para automatizar muitas de suas tarefas (o Pipefy se integra a mais de 270 aplicativos via Zapier), tudo isso enquanto leva os membros de sua equipe pela mão, guiando-os através de cada passo da execução das tarefas.

O Pipefy oferece uma ampla gama de modelos gratuitos, construídos para startups e desenvolvidos com base nas melhores práticas do mercado. Ele já é usado por mais de oito mil gestores em mais de 60 países, tudo o que você precisa fazer é escolher o modelo que melhor se adequa a suas necessidades e começar a usar em minutos. Experimente, você não vai se arrepender.

Dependendo do sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho que você está usando, ele pode se tornar ainda mais útil à medida que você adiciona muitas ferramentas (como as mais de 270 integrações do Pipefy) para garantir que seu planejamento e gerenciamento possam funcionar sem problemas.

Muitos funcionários normalmente estão mais do que dispostos a serem desafiados e convocados a melhorar; eles simplesmente não sabem que tipo de tarefas precisam empreender. Sem definição em um negócio, as pessoas lutarão para se desenvolver adequadamente e se tornar as melhores pessoas que puderem.

No entanto, com um sistema de gestão de fluxo de trabalho sendo usado, torna-se muito mais fácil para uma empresa começar a mudar e até mesmo se transformar. Ao mesmo tempo em que torna muito mais fácil para você começar a monitorar, analisar e alterar a maneira como as coisas são feitas dentro do seu negócio, garantindo que você sempre terá uma direção para planejar de forma mais regular.

Usando esses planos de sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho, você torna dez vezes mais fácil para cada membro de sua equipe começar a mostrar alguma iniciativa e fazer mudanças positivas e eficazes com o passar do tempo. Pode ser preciso muito trabalho e muita paciência para fazer tudo do zero e fazer tudo dar certo como você pretende, mas pode ser uma das melhores decisões que você já tomou na vida!