O que é e Como Funciona um Fluxo de Trabalho?

Mérie Oliveira
O que é fluxo de trabalho

Quando se trata de gerenciar um negócio, os aspectos mais desafiadores costumam ser colocar tudo em seu lugar e ser capaz de manter as pessoas nos trilhos, motivadas e prontas para alcançar o sucesso. Ao mesmo tempo, é fácil perder tempo apenas experimentando maneiras de organizar processos. Se você não tem certeza de que tipo de plano precisa para solucionar seu problema, isso pode acabar causando mais problemas do que resolvendo.

Para evitar que isso se torne um problema comum para o seu negócio, você deve procurar soluções de gerenciamento de fluxo de trabalho. Elas podem ajudá-lo a preparar e gerenciar seu negócio para o caminho certo.

O que é um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho?

De acordo com essa definição da Universidade de Albany, sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho permitem que as organizações definam e controlem as atividades associadas a um processo de negócios/fluxo de trabalho. É um assunto sobre o qual já falamos neste post sobre os benefícios do gerenciamento de fluxo de trabalho. Muitos desses sistemas de gestão também permitem medir e analisar a execução dos processos para que melhorias contínuas possam ser feitas.

Um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho é um software que permitegerenciar, em parceria com a sua equipe, seus processos cotidianos (tarefas e atividades). Ao fazer isso, ele possibilita planejar o fluxo de trabalho para o dia/semana/mês.

Com a ajuda de um desses sistemas, você também poderá testar a execução das tarefas dentro do seu workflow, analisando os resultados gerais. Usando um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho, você pode monitorar e melhorar a maneira que você e sua equipe trabalham.

Como funciona um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho?

Para garantir o melhor das funções de organização e monitoramento, você pode usar a função de promulgação dentro do sistema de gerenciamento do fluxo de trabalho. É uma das características mais importantes desses softwares, e permite que partes específicas do processo sejam gerenciadas da maneira certa para que tudo se una corretamente. Também conhecida como orquestração de um negócio, este é um grande benefício para sua empresa e seus clientes.

Com o uso correto desse processo de gestão, muitas empresas podem se beneficiar do sistema de gestão de fluxo de trabalho que está sendo colocado em prática. Isso porque eleajuda a tratar três dos maiores problemas nos negócios modernos:

  • Falta de clareza – Falta de definição sobre quais são as tarefas e o que deve ser feito;
  • Continuidade – As etapas antes e depois de qualquer parte do processo;
  • Falta de informação – As pessoas não têm todo o conhecimento sobre o que tem que ser realizado.

Ao remover essas três “falhas” do processo, você torna muito mais fácil para as pessoas mudarem e melhorarem a si mesmas e suas tarefas em pouco tempo.

Quando adotado adequadamente, um sistema de gestão de fluxo de trabalho pode ser a parte mais importante do planejamento e preparação de qualquer negócio. Um dos motivos disso é que ele garante que os funcionários assumam a responsabilidade pelas tarefas de sua responsabilidade.

Com a ajuda de softwares como este, seus processos podem ser melhorados e alterados regularmente para garantir que o seu negócio como um todo funcione como uma máquina bem lubrificada. À medida que as pessoas se acostumam com o software, poderão constantemente melhorar a si mesmas e a maneira como gerenciam suas tarefas.

Como posso escolher um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho?

Essa é uma pergunta que pode ser respondida de muitas maneiras – mas eu vou escolher ser parcial e dizer por que você deve escolher o Pipefy entre todas as alternativas disponíveis no mercado.

À primeira vista, o Pipefy pode parecer mais um aplicativo de gerenciamento de tarefas, devido à sua interface amigável e fácil de usar. O que ele oferece a você, no entanto, é um poderoso motor de fluxo de trabalho que pode ser usado para automatizar muitas de suas tarefas. O Pipefy também se integra a mais de 270 aplicativos, o que permite aproveitar as soluções de software que você já usa. Tudo isso guiando sua equipe através de cada passo da execução das tarefas.

O Pipefy oferece uma ampla gama de modelos gratuitos, construídos para startups e desenvolvidos com base nas melhores práticas do mercado. Ele já é usado por mais de oito mil gestores em mais de 60 países. Tudo que você precisa fazer é escolher o modelo que melhor se adequa a suas necessidades e começar a usar em minutos. E com o tempo, você também pode adaptar esses modelos às necessidades específicas do seu negócio. Experimente, você não vai se arrepender.

Dependendo do sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho que você usa, ele pode se tornar ainda mais útil conforme você adiciona mais ferramentas (como as mais de 270 integrações do Pipefy).

É comum que funcionários estejam dispostos a serem desafiados e convocados a melhorar. Eles simplesmente não sabem, em muitos casos, como fazer isso. Sem definição em um negócio, as pessoas terão dificuldade para se desenvolver adequadamente.

No entanto, com um sistema de gestão de fluxo de trabalho, torna-se muito mais fácil para uma empresa começar a se transformar. Ao mesmo tempo, facilita monitorar, analisar e alterar a maneira como as tarefas são executadas dentro do seu negócio. Com isso, o sistema garante que você sempre terá uma direção para se planejar.

Usando um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho, você torna dez vezes mais fácil para cada membro de sua equipe mostrar iniciativa e fazer mudanças positivas. Pode ser preciso trabalho e paciência para fazer tudo como você pretende, mas pode ser uma das melhores decisões que você já tomou na vida!

Escrito por
Mérie Oliveira
Marketing Analyst - Corporate Marketing Team at @Pipefy. I'm an Institutional Communicologist and also a Portuguese and English major - Language and Literature. At Pipefy, I work with translation, editing, and web marketing.

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