O que é Automação de Workflow?

Sabemos que fluxos de trabalho ajudam a eliminar tarefas manuais repetitivas, além de facilitar a organização e o acompanhamento de processos individuais e coletivos dentro de uma empresa. Desse modo, a automação de workflow ajuda a tornar esses processos ainda mais rápidos e simples de serem realizados.

Para a maioria dos negócios hoje, processos bem gerenciados (e fáceis de configurar), assim como a automação de workflows, são um sonho impossível. Cortar todas as tarefas simples, mas demoradas, que você deseja ao máximo evitar (e que você sabe que precisa ser feito) é algo que toda empresa deve ser capaz de fazer se quiser começar a usufruir de suas horas de trabalho.

Para fazer disso um “sonho possível”, você precisa entender a importância que a automação de processos tem e, portanto, entender o conceito geral de automação de fluxo de trabalho. 

Ao usar um sistema de workflow, você pode dar conta de tarefas manuais e simplistas, além de reunir combinações de entradas de dados que permitirão lidar com todos os aspectos mais desafiadores do seu negócio. 

O que significa automação de workflow?

Sendo bem simplista, a automação de fluxos de trabalho é um meio de ajudar a todos a economizar tempo em seus negócios. Automatizar tarefas significa simplesmente que você encontrará uma maneira de evitar o desperdício de tempo ao ter uma “máquina” realizando tarefas triviais para você, como:

  • enviar e-mails;
  • distribuir tarefas;
  • acompanhar processos;
  • criar alertas.

A automação de fluxos de trabalho é uma ótima maneira de ajudá-lo a lidar com coisas como recursos e cenários internos básicos, pois, normalmente, seus processos vêm com muitos dados para ajudá-lo a acompanhar seu progresso. Em longo prazo, isso torna mais fácil para as empresas reduzir o desperdício de recursos, tempo e dinheiro, melhorar o desempenho de processos e de funcionários, assim como aumentar seus fluxos de receita.

Como funciona a automação de workflow?

Para entender como funciona a automação de fluxo de trabalho, você precisa entender como ela é incluída em um processo. Assim, usaremos um exemplo simples para explicar como a automação poderá ajudá-lo a enxergar seus fluxos de trabalho e, então, decidir quais tarefas podem ser automatizadas.

Digamos que sua empresa venda notebooks, ter um processo de automação de fluxo de trabalho bem-sucedido ajudaria a garantir que fosse assim:

  1. Um cliente liga/acessa o seu site/encontra um representante de vendas para fazer um pedido do seu notebook mais recente;
  2. O representante de vendas fará seu pedido pelo telefone, pessoalmente ou online, criando automaticamente um novo cartão de tarefas (se você estiver usando Pipefy, a opção de formulário online é uma ótima maneira de obter informações de seu cliente diretamente para o seu processo);
  3. Sua equipe de processamento de clientes, então, pegará o pedido, automaticamente atribuído a ela, e o entregará à equipe de cumprimento;
  4. A equipe de cumprimento vai preparar a ordem e empacotá-la, deixando-a pronta para o transporte;
  5. A transportadora pegará o notebook e o entregará ao cliente.

Este é um processo muito simples, tão simples quanto um fluxo de trabalho pode ser, e fica ainda mais eficaz por meio da automação das etapas.

A automação do fluxo de trabalho garantirá que todas as etapas desse processo se unam sem problemas, além de garantir que cada fase ocorra do modo mais rápido e simples possível. A coordenação desse processo pode ser aprimorada por meio do uso de ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho, garantindo que todo o processo seja tratado em um período muito mais curto.

Todos os funcionários necessários em cada fase de seus processos terão acesso às etapas de trabalho de cada tarefa e também aos cronogramas e datas estipulados, garantindo que a cooperação em toda a empresa se torne um valor. Também garante que a alta administração possa ver o progresso de todo e qualquer evento dentro do negócio, fornecendo ajuda quando alguma coisa se encontrar no meio do caminho.

Automatizar o workflow por meio de uma ferramenta de gerenciamento, como o Pipefy, permite minimizar o risco de falha e maximizar a eficiência. Tudo isso garantirá que suas metas possam ser alcançadas. Além disso, ajudará as pessoas a saber exatamente qual trabalho precisa ser realizado para cada tarefa.

Automatizar seus fluxos de trabalho torna muito mais fácil para você começar a preparar e planejar cada parte do seu negócio da maneira correta.

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