Passo a passo de um processo de admissão eficiente

Breno Dantas

A admissão de novos colaboradores é um processo fundamental para as empresas. Afinal, as pessoas que fazem parte dela são as principais responsáveis pelo seu sucesso.

Não é um trabalho nada fácil para as equipes de Recursos Humanos encontrar, selecionar e contratar novos talentos. São necessárias diversas etapas, que devem ser conduzidas com muita atenção.

Utilizar recursos para um recrutamento inteligente de novos colaboradores, como o People Analytics, por exemplo, é um caminho para facilitar essa tarefa.

Nesse artigo, vamos falar em detalhes sobre o processo de admissão, o que é, qual a sua importância e como ele funciona.

O que é processo de admissão?

O dicionário define “admissão” como o processo de aceitar ou aprovar alguém para entrar no ambiente, ou corpo de colaboradores, de uma determinada empresa. De fato, é exatamente isso, acrescentado o ato de formalização da contratação.

São diversas etapas, que vão desde o processo de recrutamento e seleção, até a assinatura do contrato de trabalho. Ou de prestação de serviços, no caso de pessoa jurídica.

Assim, a admissão envolve procedimentos jurídicos, fiscais, financeiros, entre outros. É um processo amplo, que demanda esforços não somente da equipe de RH, mas também de outros setores da empresa.

Qual a importância e os benefícios de um bom processo de admissão?

Quando bem conduzido, o processo de admissão traz inúmeras vantagens. Boas admissões proporcionam colaboradores qualificados, que podem agregar com seu conhecimento técnico e habilidades pessoais, capazes de enriquecer o time e a cultura organizacional.

Com isso, a empresa pode contar com um bom desempenho e resultados como um todo, além de um possível impacto positivo nos colegas de trabalho.

Um bom processo de admissão garante que você vai encontrar colaboradores alinhados com o propósito da empresa e que atendam às exigências do cargo. Assim, fica mais fácil evitar a rotatividade de profissionais.

Tudo isso pode melhorar o clima organizacional, proporcionando um ambiente saudável composto por pessoas que acreditam no propósito e cultura da empresa, sentindo-se acolhidas e respeitadas. Sabemos o quanto a experiência do colaborador é importante para manter esse equilíbrio.

Quais são as etapas do processo de admissão?

Agora que você já sabe a importância desse processo, confira os principais procedimentos necessários para um fluxo de admissão eficiente:

1 – Recrutamento e seleção

Antes de oficializar uma admissão, é preciso passar pelo processo necessário para encontrar os talentos que a empresa está buscando. Nesse momento, é importante deixar claro quais as exigências para o cargo, os horários de trabalho, remuneração, benefícios, entre outras informações.

Transmita essas informações ao candidato no momento da entrevista ou até mesmo em um primeiro contato.

Podemos entender o recrutamento e seleção como o primeiro passo para uma boa admissão, com o objetivo de conhecer melhor aquele profissional, identificar se tem as qualificações necessárias e se está alinhado com a cultura da empresa.

2 – Análise de documentos

Após a seleção do candidato, a empresa entra em contato com o futuro colaborador para informar sobre a sua admissão e solicitar a documentação necessária para a contratação. A lista dos principais documentos necessários para esse processo é a seguinte:

  • Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS): Ela deve ser devolvida ao colaborador em até 48 horas após o registro ser feito. Você precisa registrar essa movimentação do documento, com a emissão de um protocolo, tanto na entrega quanto na devolução.
  • Certificado de reservista ou prova de alistamento no serviço militar: Documento específico para os colaboradores do sexo masculino, de 18 a 45 anos.
  • Certidão de nascimento ou casamento
  • Declaração de dependentes: Se o novo colaborador tiver filhos menores de 14 anos (ou maiores com invalidez), deverá apresentar a documentação da(s) criança(s) para fins de declaração do Imposto de Renda e benefícios concedidos pelo governo ou pela própria empresa.
  • Atestado médico admissional: É o famoso resultado do exame admissional, que é custeado pela empresa e deve ser feito antes do colaborador iniciar as suas atividades.
  • Declaração de opção, ou não, pelo vale-transporte e plano de saúde (quando houver).
  • CPF, RG e Título de Eleitor
  • Comprovante de escolaridade: É exigido para comprovar o nível de instrução informado no currículo; pode ser de nível médio, graduação, pós-graduação, etc.

Quais os documentos obrigatórios no processo admissional?

Confira a checklist:

  • Cópia do RG;
  • Cópia do CPF;
  • Original e cópia da carteira de trabalho (CTPS) ou carteira de trabalho digital;
  • Inscrição no PIS/Pasep;
  • Foto 3×4;
  • Cópia do título de eleitor;
  • Original e cópia da carteira de habilitação (CNH) caso o cargo exija;
  • Cópia do comprovante de endereço;
  • Cópia do comprovante de escolaridade;
  • Original e cópia do registro profissional emitido pelo órgão de classe;
  • Cópia da certidão de nascimento, caso a pessoa seja solteira;
  • Cópia da certidão de casamento, caso a pessoa seja casada;
  • Cópia da certidão de reservista para homens entre 18 e 45 anos;
  • Atestado de saúde ocupacional.

E existem documentos e informações que as empresas não podem exigir de maneira alguma, são eles:

  • Exame de HIV;
  • Exame de comprovante de gravidez;
  • Registro de dívidas como, por exemplo, certidão negativa do SPC ou SERASA;
  • Comprovante de que o(s) futuro(s) colaborador(es) entrou com uma ação contra outras empresas.

3 – Registro de admissão

O último passo do processo de formalização da admissão de um colaborador é o registro, conforme previsto no artigo 41 da CLT. Esse registro pode ser feito de forma física, em livros ou fichas, ou por meio de um sistema eletrônico, de acordo com as instruções do Ministério do Trabalho.

Além da qualificação do colaborador, você também precisa registrar todos os dados referentes à sua admissão no emprego, como a duração e efetividade do trabalho, férias, acidentes e quaisquer outras informações que possam interessar ao profissional.

4 – Integração ou onboarding

Esse, na verdade, pode ser considerado um passo após a admissão. Mas vale registrar que, após as obrigações legais para formalizar a admissão, é importante oficializá-la na empresa, integrando o profissional à equipe na qual vai trabalhar.

Esse processo de integração é essencial para criar uma boa primeira impressão da empresa, apresentar o ambiente físico e informar sobre os processos internos. Isso também engloba considerar o período de adaptação do colaborador ao novo ambiente, porque ele precisar se familiarizar com os colegas e as novas atividades que vai exercer.

5 – Treinamento

O treinamento também é um passo pós-admissão de extrema importância para preparar o novo colaborador para os desafios que vai enfrentar em sua jornada profissional dentro da organização.
Esse processo ajuda a gerar mais segurança para esse profissional iniciar suas atividades dentro da empresa, ainda mais quando elas envolvem grandes responsabilidades e tomada de decisões.

Checklist do processo de admissão de colaboradores

Dependendo das demandas de uma vaga, o processo de admissão pode ser curto ou longo porque, em alguns casos, é necessário realizar testes técnicos para saber o nível de conhecimento dos candidatos. Por isso, a checklist abaixo pode variar de acordo com cada caso.

1) Conversa com a pessoa responsável pela equipe: o primeiro passo é conversar com o(a) gestor(a) do time que está com vaga aberta para entender quais são os requisitos para aquela função. Para coletar as informações certas, faça perguntas como:

  • Qual nível de experiência a pessoa deve ter?
  • É necessário ter uma gradução?
  • Quais ferramentas é preciso ter conhecimento?

Enfim, pegar todos os detalhes sobre a função que apenas um(a) profissional que trabalha na área pode fornecer.

2) Divulgação da vaga: depois que as informações são coletadas e é criada a descrição da vaga com responsabilidades e atribuições, requisitos e qualificações, e com os benefícios que a empresa oferece, é hora de divulgar. Além do próprio site da empresa, é importante postar o anúncio em sites como LinkedIn e outros job boards, além de incentivar que os colaboradores divulguem o link nas suas redes sociais.

3) Análise de perfis: conforme as pessoas vão se candidatando para a vaga é necessário fazer uma análise dos perfis e descobrir quais se encaixam melhor nos requisitos que a função precisa. Após uma triagem dos primeiros currículos, começam as entrevistas.

4) Entrevistas: as entrevistas com os candidatos são fundamentais para ambas as partes. Assim como os profissionais se preparam para causar boas impressões, o RH da empresa também precisa oferecer uma boa experiência para a pessoa que está procurando emprego. Se tudo der certo nessa primeira etapa e você perceber que o(a) candidato(a) é uma escolha interessante, é hora de marcar uma entrevista com o(a) responsável por gerenciar o time. Para essa segunda entrevista é importante passar para o(a) gestor(a) todas as informações relevantes sobre o(a) candidato(a) para que a conversa flua naturalmente.

5) Admissão: candidato(a) aprovado(a)? Ótimo, agora é hora de fazer o processo de admissão e isso significa solicitar os documentos que listamos anteriormente e prestar todo o suporte que o(a) novo(a) colaborador(a) precisar até o primeiro dia chegar.

Como fazer o processo de admissão na pandemia

Não é segredo que a pandemia obrigou a digitalização de vários processos, inclusive o de contratação. Segundo matéria do Valor Econômico, em apenas um ano, 6 em cada 10 empresas passaram a realizar o processo de seleção de novos funcionários 100% online.

Plataformas de assinatura eletrônica, cadastro online de currículos e sistemas unificados facilitaram a digitalização desse processo.

Para que a admissão remota seja eficiente, é necessário facilitar o acesso dos candidatos às plataformas mencionadas acima e tornar a comunicação acessível para que eles possam tirar dúvidas caso não consigam realizar algum dos procedimentos.

Ferramenta para processo de admissão de colaboradores

Como você viu, o processo de admissão envolve diversas tarefas, muitas delas burocráticas. Assim, buscar recursos que possam facilitar e simplificar suas etapas é o caminho para otimizá-lo.

Com o Pipefy, uma ferramenta que proporciona soluções para equipes de Recursos Humanos, você facilita seu processo e aumenta consideravelmente a eficiência.

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Escrito por
Breno Dantas
Graduated in Business Administration, with more than 10 years of hr experience in large national and multinational companies of various segments. Currently is the manager of Remuneration and Management of Pipefy and passionate about what he does.

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