Conheça o passo a passo de um processo de admissão eficiente

O processo de admissão de novos colaboradores é fundamental para as empresas: afinal, as pessoas que fazem parte dele são as principais responsáveis pelo seu sucesso.

Para as equipes de Recursos Humanos, não é um trabalho nada fácil encontrar, selecionar e contratar novos talentos. São necessárias diversas etapas, que devem ser conduzidas com muita atenção.

Utilizar recursos para um recrutamento inteligente de novos colaboradores, como o People Analytics, por exemplo, é um caminho para facilitar esse rol de atividades.

Nesse artigo, vamos falar em detalhes sobre o processo de admissão: o que ele é, qual a sua importância e como ele funciona dentro das empresas.

O que é admissão?

O dicionário define “admissão” como o processo de aceitar ou aprovar alguém para entrar no ambiente, ou corpo de colaboradores, de uma determinada empresa. De fato, é exatamente isso, acrescentado o ato de formalização da contratação.

Portanto, a admissão é a transição na qual o profissional deixa de ser um candidato e passa a ser um recém-contratado pela empresa. Para esse ingresso no quadro de colaboradores, várias tarefas precisam ser cumpridas por ele e pelo time de Recursos Humanos.

O que é processo de admissão?

Um processo de admissão é o conjunto de etapas necessárias para concluir a contratação de um funcionário. Ele vai desde o processo de recrutamento e seleção até a assinatura do contrato de trabalho. Ou de prestação de serviços, no caso de o colaborador ser uma pessoa jurídica.

Assim, a admissão envolve procedimentos jurídicos, fiscais, financeiros, entre outros. É um processo amplo, que demanda esforços não somente da equipe de RH, mas também a colaboração intensiva de outros setores da empresa.

Qual a importância e os benefícios de um bom processo de admissão?

A importância do processo de admissão tanto para o colaborador quanto para a empresa é consolidar uma contratação de forma eficiente. Dessa forma, um processo organizado evita que a equipe que requisitou a vaga sofra por muito tempo desfalcada até receber o profissional. Também contribui para que ele tenha a melhor primeira impressão possível de seu novo ambiente de trabalho.

O processo de admissão também significa o contato inicial entre colaborador e empresa enquanto profissional já contratado. Esse momento é essencial para introduzir de forma prática a cultura e os valores da empresa, evitando quebras de expectativas no futuro ou falta de alinhamento entre contratante e contratado.

Esse processo é responsável ainda por conferir clareza a todos os direitos e deveres do colaborador dentro da empresa, evitando falhas de comunicação e até ações trabalhistas. Ele é o momento certo para que o recém-contratado tire todas as dúvidas e conheça seus benefícios.

Pelos motivos acima, a admissão de novos funcionários precisa estar alinhada à estratégia de negócios da empresa. Isso evita que ela que impacte negativamente nos resultados esperados até mesmo por outras unidades de negócio alheias ao RH.

Quando bem conduzido, o processo de admissão traz inúmeras vantagens. Boas admissões proporcionam colaboradores qualificados, que podem agregar com seu conhecimento técnico (hard skills) e habilidades pessoais, capazes de enriquecer o time e a cultura organizacional.

Com isso, a empresa pode contar com um bom desempenho e resultados como um todo, além de um possível impacto positivo nos colegas de trabalho.

Um bom processo de admissão garante que você vai encontrar colaboradores alinhados com o propósito da empresa e que atendam às exigências do cargo. Assim, fica mais fácil evitar o chamado turnover ou rotatividade de profissionais.

Tudo isso pode melhorar o clima organizacional, proporcionando um ambiente saudável composto por pessoas que acreditam no propósito e cultura da empresa, sentindo-se acolhidas e respeitadas. Sabemos o quanto a experiência do colaborador é importante para manter esse equilíbrio.

Etapas de processo de admissão eficiente

Agora que você já sabe a importância desse processo, confira os principais procedimentos necessários para um fluxo de admissão eficiente:

1 – Recrutamento e seleção

Antes de oficializar uma admissão, é preciso passar pelo processo necessário para encontrar os talentos que a empresa está buscando. Nesse momento, é importante deixar claro quais as exigências para o cargo, os horários de trabalho, remuneração, benefícios, entre outras informações.

Transmita essas informações ao candidato no momento da entrevista ou até mesmo em um primeiro contato.

Podemos entender o recrutamento e seleção como o primeiro passo para uma boa admissão, com o objetivo de conhecer melhor aquele profissional, identificar se tem as qualificações necessárias e se está alinhado com a cultura da empresa.

2 – Análise de documentos

Após a seleção do candidato, a empresa entra em contato com o futuro colaborador para informar sobre a sua admissão e solicitar a documentação necessária para a contratação.

3 – Registro de admissão

O último passo do processo de formalização da admissão de um colaborador é o registro, conforme previsto no artigo 41 da CLT. Esse registro pode ser feito de forma física, em livros ou fichas, ou por meio de um sistema eletrônico, de acordo com as instruções do Ministério do Trabalho.

Além da qualificação do colaborador, você também precisa registrar todos os dados referentes à sua admissão no emprego, como a duração e efetividade do trabalho, férias, acidentes e quaisquer outras informações que possam interessar ao profissional.

4 – Integração ou onboarding

Esse, na verdade, pode ser considerado um passo após a admissão. Mas vale registrar que, após as obrigações legais para formalizar a admissão, é importante oficializá-la na empresa, integrando o profissional à equipe na qual vai trabalhar.

Esse processo de integração é essencial para criar uma boa primeira impressão da empresa, apresentar o ambiente físico e informar sobre os processos internos. Isso também significa considerar o período de adaptação do colaborador ao novo ambiente, porque ele precisar se familiarizar com os colegas e as novas atividades que vai exercer.

5 – Treinamento

O treinamento também é um passo pós-admissão de extrema importância para preparar o novo colaborador para os desafios que vai enfrentar em sua jornada profissional dentro da organização.

Esse processo ajuda a gerar mais segurança para esse profissional iniciar suas atividades dentro da empresa, ainda mais quando elas envolvem grandes responsabilidades e tomada de decisões.

Checklist do processo de admissão de colaboradores

Dependendo das demandas de uma vaga, o processo de admissão pode ser curto ou longo porque, em alguns casos, é necessário realizar testes técnicos para saber o nível de conhecimento dos candidatos. Por isso, a checklist abaixo pode variar de acordo com cada caso.

1. Conversa com a pessoa responsável pela equipe

O primeiro passo é conversar com o(a) gestor(a) do time que está com vaga aberta para entender quais são os requisitos para aquela função. Para coletar as informações certas, faça perguntas como:

• Qual nível de experiência a pessoa deve ter?
• É necessário ter uma gradução?
• Quais ferramentas é preciso ter conhecimento?

Enfim, o objetivo aqui é pegar todos os detalhes sobre a função, incluindo informações que apenas um(a) profissional que trabalha na área pode fornecer.

2. Divulgação da vaga

Depois que as informações são coletadas e é criada a descrição da vaga com responsabilidades e atribuições, requisitos e qualificações, e com os benefícios que a empresa oferece, é hora de divulgar. Além do próprio site da empresa, é importante postar o anúncio em sites como LinkedIn e outros job boards, além de incentivar que os colaboradores divulguem o link nas suas redes sociais.

3. Análise de perfis

Conforme as pessoas vão se candidatando para a vaga, é necessário fazer uma análise dos perfis e descobrir quais se encaixam melhor nos requisitos que a função precisa. Após uma triagem dos primeiros currículos, começam as entrevistas.

4. Entrevistas

As entrevistas com os candidatos são fundamentais para ambas as partes. Assim como os profissionais se preparam para causar boas impressões, o RH da empresa também precisa oferecer uma boa experiência para a pessoa que está procurando emprego.

Se tudo der certo nessa primeira etapa e você perceber que o(a) candidato(a) é uma escolha interessante, é hora de marcar uma entrevista com o(a) responsável por gerenciar o time. Para essa segunda entrevista é importante passar para o(a) gestor(a) todas as informações relevantes sobre o(a) candidato(a) para que a conversa flua naturalmente.

5. Admissão

Candidato(a) aprovado(a)? Ótimo, agora é hora de fazer o processo de admissão e isso significa solicitar os documentos que listamos logo abaixo e prestar todo o suporte que o(a) novo(a) colaborador(a) precisar até o primeiro dia chegar.

Como fazer o processo de admissão na pandemia

Não é segredo que a pandemia obrigou a digitalização de vários processos, inclusive o de contratação. Segundo matéria do Valor Econômico, em apenas um ano, 6 em cada 10 empresas passaram a realizar o processo de seleção de novos funcionários 100% online.

Plataformas de assinatura eletrônica, cadastro online de currículos e sistemas unificados facilitaram a digitalização desse processo.

Para que a admissão remota seja eficiente, é necessário facilitar o acesso dos candidatos às plataformas mencionadas acima e tornar a comunicação acessível para que eles possam tirar dúvidas caso não consigam realizar algum dos procedimentos.

Quais os documentos obrigatórios para a admissão?

Todo processo de admissão requer documentos obrigatórios por parte do candidato, tanto para preencher dados do funcionário em cadastros públicos de seguridade social e benefícios trabalhistas (como o eSocial) quanto nos registros internos da empresa contratante. Resumimos a lista dessa documentação necessária a seguir.

Para validação do contrato de trabalho

• Carteira de trabalho (único item que precisa ser original)
• Foto 3×4
• Comprovante de CPF
• Documento de identidade
• Comprovante de residência
• Título de eleitor
• Certificado de reservista (para homens acima de 18 anos)
• Número do PIS (Programa de Integração Social)

Para receber o salário-família (colaboradores que recebem até R$ 1.655,98 e têm filhos abaixo de 14 anos)

• Certidão de nascimento de todos os filhos
• Cartão de vacinação para todos os filhos com até 6 anos
• Comprovante de invalidez (para dependentes com mais de 14 anos, caso se aplique)
• Declaração de frequência escolar (para filhos maiores de 6 anos)

Em situações específicas, as empresas também podem demandar registros profissionais ou carteiras de conselho de classe (caso de advogados e psicólogos, por exemplo). Podem solicitar também diplomas que comprovem escolaridade, carteira de habilitação e cartas de recomendação.

Vale lembrar que também será requerido um exame admissional, que geralmente é conduzido pelo departamento médico da empresa ou de forma terceirizada, em clínicas de medicina do trabalho. No entanto, não é permitido cobrar do trabalhador outros registros de saúde, como testes de gravidez e exames de HIV, por exemplo.

Admissão na nova lei trabalhista: o que mudou?

A reforma trabalhista foi aprovada pelo Congresso brasileiro em 2017, e foi incorporada pela legislação do país no mesmo ano (leis 13.429/2017 e 13.467/2017). Um dos textos libera a contratação de funcionários terceirizados para cargos em que antes isso não era permitido, e o segundo texto regulamenta a contratação para trabalho em home office e em jornada intermitente, o que antes não podia acontecer pela lei.

O trabalhador admitido em regime intermitente atua em períodos alternados, que podem ser em meses, horas ou dias.

Nesse caso, o colaborador é remunerado de acordo com as horas trabalhadas, mas mantém seus benefícios trabalhistas mesmo nos intervalos, como FGTS, 13º salário proporcional e férias proporcionais. O valor da sua hora não pode ser inferior ao de colaboradores em regime integral que exerçam a mesma função.

Já no regime home office, a prestação de serviços pode acontecer fora das instalações da empresa. Por outro lado, o contrato de trabalho deve trazer informações sobre quem arcará com o pagamento das despesas com equipamentos tecnológicos e insumos necessários, como energia elétrica e internet.

Outra mudança vale para os trabalhadores contratados em regime parcial, que antes era de 25 horas semanais sem direito a horas extras. Com a nova lei, o regime parcial passou a ser de 30 horas semanais sem horas extras ou 26 horas semanais com até seis horas extras por semana, com pagamento equivalente à metade do preço da hora normal.

Erros comuns no processo de admissão e como evitá-los

O processo de admissão, como qualquer outro, pode ter seu resultado comprometido com erros, impactando toda a performance da empresa. Compilamos abaixo os cinco erros mais comuns observados no mercado, assim como algumas dicas de como você pode evitá-los.

Má comunicação com o candidato

Um processo exageradamente burocrático, com perguntas do candidato não respondidas pelo RH e uma série de idas e vindas, pode causar uma péssima impressão inicial a quem está entrando na empresa. Trocas de email excessivas e com informações fragmentadas também atrapalham.

Dica: evite que a desorganização prejudique a comunicação com os recém-contratados estruturando um processo claro de admissão, disponibilizando formulários padronizados para coletar documentos e informações, e templates de email prontos para minimizar erros pontuais dos profissionais de RH ao interagirem com candidatos.

Esquecimento de requerimentos

É comum que o profissional de RH esqueça de pedir algum documento ao candidato, ou esqueça de cobrá-lo por algum dado pendente. Isso que pode atrasar o processo de admissão e prejudicar as duas partes envolvidas (tanto a empresa quanto o novo funcionário, que vai demorar mais para ter horas de trabalho remuneradas).

Dica: como já mencionamos, vale abandonar as planilhas e as trocas de emails intermináveis como ferramenta de “banco de dados” das informações recolhidas. Se você usa uma plataforma de gestão de processos digital, provavelmente terá acesso a formulários online personalizáveis, que coletam toda a informação necessária de uma só vez, com mais clareza e agilidade.

Prestar informações erradas ao candidato

Erros humanos são comuns na hora de dividir informações, seja por desconhecimento ou falta de tempo para buscar dados internamente. No entanto, um candidato mal-informado pode ter expectativas quebradas rapidamente dentro da empresa, ou mesmo acioná-la judicialmente no futuro se algo de errado lhe for dito.

Dica: invista em treinamentos para colaboradores de RH e sempre crie uma knowledge base para servir de fonte da verdade. Pode ser um portal ou documento onde todas as informações importantes sobre a admissão e as etapas imediatamente posteriores podem ser facilmente consultadas.

Esquecer de documentar atos

Não documentar atos ocorridos na admissão pode levar a processos futuros, já que o trabalhador frequentemente consegue ingressar na Justiça do Trabalho com suas alegações. Portanto, peque pelo excesso e registre tudo!

Dica: muitas empresas guardam esses registros em papéis, planilhas e documentos, mas um software na nuvem pode ser o local mais seguro para fazer registros. Alguns deles, como o Pipefy, já registram o histórico de cada atividade conforme o processo avança, e isso poupa dores de cabeça para empregadores e colaboradores no futuro.

Ignorar o processo de onboarding

O passo seguinte à admissão é a integração do novo colaborador, o chamado onboarding. É nesse processo, que dura bem mais que um dia, que o novo funcionário vai conhecer melhor a cultura da empresa, o dia a dia do seu cargo e as expectativas para seu desempenho na função.

Dica: nunca se contente com a admissão. Criar e implementar um bom processo de onboarding é muito importante, e ajuda a reter talentos e aumentar a motivação dos colaboradores.

Construa um processo de admissão eficiente com Pipefy

Como você viu, o processo de admissão envolve diversas tarefas, muitas delas burocráticas e repetitivas. Assim, buscar recursos que possam facilitar e simplificar suas etapas é o caminho para otimizá-lo.

Pipefy é um software no qual você pode organizar e digitalizar qualquer processo. Com ele, você consegue prevenir erros por meio de automações e padronizar a sua comunicação com candidatos usando modelos prontos de email, que podem ser disparados também automaticamente.

Essa é uma ferramenta na qual você pode estruturar e conectar qualquer processo de Recursos Humanos, registrando todas as interações com os candidatos e novos colaboradores em um só lugar — você nunca mais vai perder informações importantes!

Use Pipefy para aumentar a eficiência do seu time, visualizar métricas em tempo real e ter acesso a relatórios que ajudam a aumentar a visibilidade sobre todo o trabalho do seu time.

Escrito por

Breno Dantas

Graduated in Business Administration, with more than 10 years of hr experience in large national and multinational companies of various segments. Currently is the manager of Remuneration and Management of Pipefy and passionate about what he does.