Veja quais são as 10 principais rotinas de Departamento Pessoal

O Departamento Pessoal (DP) é uma área fundamental para qualquer empresa. Nela, está o time especializado na gestão dos colaboradores que é, em geral, formado por profissionais da área de contabilidade. Este é um setor de extrema importância para a empresa porque gerencia o seu principal bem: as pessoas.
Todos os colaboradores em sua jornada profissional têm contato direto com o departamento pessoal. Desde a sua admissão, onboarding, saída de férias, controle de ponto, até o desligamento.
Todas as burocracias e informações relativas a leis trabalhistas passam pelo Departamento Pessoal. Por isso, trabalhar nele é uma grande responsabilidade e exige conhecimentos sobre administração e legislação.
Neste artigo, você encontra 10 das principais atividades de um Departamento Pessoal e tem mais informações sobre como cada uma delas funciona. Para saber mais, continue a leitura.

1. Organização de processos seletivos

Em empresas grandes, essa função costuma ficar com a equipe de Recursos Humanos. Porém, de qualquer forma, a seleção e entrada de novos colaboradores envolve o Departamento Pessoal. Essa seleção é uma tarefa muito importante e de extrema responsabilidade.
Um dos primeiros passos dessa rotina, é definir o perfil desejado para, só então, divulgar a vaga e buscar esses talentos. O processo pode ser interno, com a promoção de pessoas que já estão na empresa, ou externo, na busca de profissionais no mercado para a contratação.
Em seguida, acontecem as demais etapas do processo seletivo: seleção de currículos, filtragem de candidatos, aplicação de testes, dinâmicas de grupo e entrevistas com recrutadores, gerência e gestores da área específica que está em busca desse novo profissional.

2. Admissão de colaboradores

Após o recrutamento e seleção de candidatos, é hora do processo de admissão. Essa admissão inclui o registro na carteira de trabalho, acesso ao ponto, liberação de crachá, entre outros procedimentos específicos para cada empresa.
Também faz parte do processo a integração desse profissional na empresa. É fundamental que essa etapa aconteça, para garantir a adaptação ao novo ambiente de trabalho e o compartilhamento de todas as informações necessárias. Isso é muito importante para que o novo colaborador se sinta acolhido e engaje rapidamente com o time e os processo da empresa.

3. Desligamento de colaboradores

Quando um colaborador é desligado ou pede para se desligar, o Departamento Pessoal fica responsável por todo procedimento e burocracia necessários para encerrar o contrato de trabalho.
Assim como na admissão, é o DP que garante que sejam cumpridas as leis trabalhistas e os direitos do colaborador. Quando necessário, é preciso providenciar o processo de homologação trabalhista no sindicato, que precisa acontecer com o acompanhamento de um profissional do departamento.

4. Administração de folhas de pagamento

Essa é uma atividade bastante trabalhosa e que faz parte da rotina do Departamento Pessoal. A gestão inclui atividades realizadas mensalmente, como cálculos de salários, benefícios, gratificações, descontos, recolhimentos de encargos trabalhistas e sociais, entre outras coisas.
Por ser um trabalho complexo, algumas empresas acabam contratando uma assessoria contábil para dar conta dessas atividades. Caso contrário, a folha de pagamentos toma uma boa parte do tempo da equipe, ainda mais quando a empresa tem muitos colaboradores.

5. Controle da jornada de trabalho (ponto)

De acordo com o Art.74 parágrafo 2.º Da CLT, em empresas com mais de dez colaboradores, é obrigatório o registro do horário de entrada e de saída, de forma manual, mecânica ou eletrônica. Também é preciso registrar o período de intervalo e descanso.
Esse registro é muito importante e também faz parte da rotina do DP. Acompanhar a jornada de trabalho é fundamental para identificar situações como horas extras e adicional noturno, além de organizar as escalas de trabalho.
Os registros asseguram tanto a empresa quando o colaborador, para casos de acidentes de trabalho durante a jornada ou outras situações parecidas. Nem todos têm a mesma jornada de trabalho, como estagiários, e nem todos registram o ponto, como no caso de cargos de confiança e gerência. Tudo isso também precisa ser controlado pelo Departamento Pessoal.
O ponto deve ser acompanhado em relatórios mensais, para a conferência de faltas, atrasos, falhas e qualquer coisa que possa interferir na remuneração ao final do mês.

6. Gerenciamento de férias, licenças e afastamentos

Os artigos 129 e 130 da CLT definem que todo e qualquer colaborador tem o direito a férias anuais, sem prejuízo na remuneração. Para cumprir essa regra, é preciso prestar atenção em diversos pontos como carência, divisão de férias (15/15 dias), aviso, pagamento, etc.
A lei n.º 8.861 também garante o direito de licença-maternidade, que deve ser cedido e controlado pelo Departamento Pessoal. Qualquer outro tipo de afastamento, seja por atestado médico ou outros motivos, precisa ser informado ao departamento, que prepara a documentação, registra e arquiva todas as informações para eventuais consultas.
Além de cuidar desses afastamentos, também é papel do DP organizar as escalas de trabalho para suprir essa ausência quando ela acontece, sem deixar que isso prejudique as demandas da empresa. Normalmente, a escala é alinhada com os gestores de cada setor.

7. Controle de encargos sociais e trabalhistas

Também faz parte das atividades do Departamento Pessoal fazer o recolhimento dos encargos sociais e trabalhistas. Cumprir essas obrigações é dever legal da empresa e o não cumprimento pode ocasionar multas.
Os encargos sociais são recolhimentos vinculados aos benefícios dos trabalhadores, como FGTS, INSS, entre outros. Já os trabalhistas, são aqueles direcionados de forma direta aos trabalhadores, como 13º salário, adicionais e férias.

8. Controle de impostos, taxas e contribuições

Diversos tributos estão previstos no Código Tributário Nacional. Contudo, os que mais impactam as empresas são as taxas, impostos e contribuições, que também são administrados pelo Departamento Pessoal.
Confira a seguir quais são eles:

Impostos

Estes são os principais tributos e são os encargos relacionados ao patrimônio, renda e consumo. Os impostos mais comuns dependem da área de atuação da empresa e são divididos de acordo com o destino da arrecadação:
  • Federais: Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) e Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ)

  • Estaduais: Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS)

  • Municipais: Imposto sobre Serviços (ISS) e Imposto sobre Proprietários de Veículos Automotivos (IPVA)

  • Taxas

    As taxas são tributos referentes a serviços prestados pelo Estado. Alguns exemplos de taxas cobradas pelo poder público são:
  • Emissão de Documentos

  • Registro do Comércio (Juntas Comerciais)

  • Segurança contra Incêndios

  • Fiscalização de Estabelecimento

  • Contribuições

    As contribuições são diversas. Um exemplo é o Cofins, Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social, que é um imposto federal calculado sobre a receita bruta das empresas. Ele é destinado para os fundos de previdência e assistência social e da saúde pública. Outra contribuição é o CPP, Contribuição Previdenciária Patronal, outro imposto para a seguridade social.
    Uma empresa organizada mantém as obrigações tributárias em dia e, para conseguir isso, um bom planejamento é essencial. Fale com seu contador e procure um sistema de gestão integrado online, que ofereça ferramentas para um controle eficaz do recolhimento de impostos.

    9. Acompanhamento das legislações trabalhistas

    Os profissionais do DP precisam de um amplo conhecimento das leis trabalhistas, principalmente da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), assim como das leis tributárias.
    Também precisam acompanhar constantemente qualquer alteração que aconteça na legislação. A empresa precisa estar sempre atualizada em relação a acordos e contratos, para garantir o cumprimento dos direitos e deveres dos colaboradores.

    10. Arquivamento

    É papel do Departamento Pessoal manter a documentação de cada colaborador sempre atualizada, com documentos pessoais, contrato de trabalho, documentos de admissão e atestados médicos. Além disso, também é importante manter a documentação de ex-colaboradores por algum tempo, porque pode ser necessária em casos trabalhistas ou outras situações.

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    Written by
    Breno Dantas
    Graduated in Business Administration, with more than 10 years of hr experience in large national and multinational companies of various segments. Currently is the manager of Remuneration and Management of Pipefy and passionate about what he does.
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