Empiece a utilizar una Plantilla de Cuentas por Pagar más eficaz que Excel

El flujo de trabajo del equipo de Cuentas por Pagar es estratégico para cualquier empresa. La  competencia en la gestión financiera, el equilibrio de los gastos y la buena relación con los proveedores son cruciales para la supervivencia y el éxito de una compañía. 

Por lo tanto, confiar únicamente en hojas de cálculo de Excel para gestionar y ejecutar sus tareas puede ser riesgoso, especialmente si el departamento maneja un gran volumen de transacciones. Para ello, en este artículo encontrará instrucciones y una plantilla gratuita para gestionar el flujo de cuentas por pagar. 

Es una plantilla dentro de Pipefy, el software para la automatización de procesos de negocio que reduce la probabilidad de errores humanos, mejora la comunicación de su equipo y facilita la integración del departamento de Finanzas. 

A continuación, aprenderá a utilizar la plantilla de la mejor manera posible y descubrirá cuáles son las principales características que debe conocer para sacarle el máximo partido.

¿Por que controlar el flujo de trabajo de las cuentas por pagar con Pipefy?

Un flujo de trabajo, o workflow, se compone de tareas que se repiten para generar un resultado consistente y constante. Implica a varias personas, informaciones variadas, diferentes inputs y no tiene un final previsto, a diferencia de un proyecto con una duración programada.

Por lo tanto, las hojas de cálculo o incluso los ERPs no son las mejores herramientas para controlar un flujo de trabajo. Con Pipefy, usted estandariza, simplifica y controla las tareas y pasos del equipo de Cuentas por Pagar de forma visual y sin complicaciones. 

Sin pérdida de informaciones, sin errores humanos e incorporando funciones que pueden aumentar enormemente la eficiencia de su equipo. 

Otras ventajas que obtendrá al utilizar la plantilla de cuentas por pagar de Pipefy son:

• Visibilidad. Un flujo de trabajo digital proporciona visibilidad al equipo y facilita el seguimiento por parte de los gestores. Los plazos, las próximas facturas a pagar, quién ha solicitado cada pago, el responsable de la transacción, las aprobaciones; toda la información importante es visible y de fácil acceso en una sola pantalla. 
• Conexión entre procesos. Pipefy es una herramienta muy adaptable, que permite crear y ejecutar una gran variedad de flujos de trabajo. De este modo, es posible gestionar más de un equipo o proceso en la misma plataforma, lo que facilita la integración de todo el departamento de Finanzas. Las tareas del departamento de Compras, por ejemplo, pueden conectarse al flujo de Cuentas por Pagar. En cuanto se realiza una compra, se añade automáticamente un nuevo pago al flujo. 
• Automatización de tareas repetitivas. Un software de gestión de procesos como Pipefy también permite la automatización de las actividades de cuentas por pagar. Esto significa que se puede establecer un evento o disparador para que el software realice una tarea, sin intervención humana. Cada vez que se paga una cuenta, se puede estipular que se envíe un correo electrónico automático al proveedor, solicitando la confirmación del pago. 
• Integración con otros softwares. Al centralizar el flujo de cuentas por pagar en Pipefy, usted puede integrarlo con el resto del software que su equipo ya utiliza a diario. La integración entre Pipefy y los ERPs es habitual, que permite la transferencia automática de datos entre las dos plataformas, sincronizando las informaciones y evitando la introducción manual de datos en más de un sistema. Pipefy puede actuar como orquestador de todo el trabajo y, además del ERP, integrarse con la firma electrónica de contratos o aplicaciones de mensajería como Slack y SMS.

Pipefy tiene una interfaz intuitiva y es muy fácil de usar. Por lo tanto, le da autonomía para ajustar el flujo de trabajo de la manera que prefiera. Puede crear un flujo desde cero o empezar con el modelo de cuentas por pagar y personalizarla con el tiempo según sus necesidades específicas.

¿Cómo utilizar la plantilla de cuentas por pagar de Pipefy?

Ahora que ya conoce las ventajas de utilizar la plantilla de cuentas por pagar de Pipefy, vamos a ver el paso a paso para utilizarla y aprovechar al máximo sus funciones.  

Paso #1: Cree su perfil gratuito y acceda a la plantilla 

Si aún no tiene una cuenta en Pipefy, acceda a este link para crear la suya. Deberá proporcionar algunos  datos, como el nombre de su empresa. Se trata de un registro rápido, gratuito y que no requiere rellenar los datos de la tarjeta de crédito para completarlo.

Si ya tiene una cuenta, el formato de cuentas por pagar se creará dentro de ella, en su organización. En  segundos, puede comenzar a utilizarlo y hacer las adaptaciones que desee. 

Paso #2: Conozca los elementos del workflow 

Con Pipefy, puede crear todo un sistema de cuentas por pagar, pero primero tiene que entender cómo utilizar el flujo. En el primer acceso, una vez que la plantilla esté disponible en su cuenta, encontrará tableros que le guiarán en los primeros pasos. 

El formulario inicial de la plantilla. Diferentes campos que, al ser rellenados, permiten la creación de una tarjeta, representando una cuenta a pagar dentro de su flujo de trabajo.

En esta etapa, usted aprenderá sobre las fases del proceso, el formulario inicial y cómo utilizar las tarjetas. Estos últimos son la representación visual de las tareas, guardarán el historial de cada cuenta y serán la base para la ejecución de las actividades en el día a día del equipo.

Paso #3: Personalice el formulario inicial y las fases del flujo 

Visualización dentro de Pipefy del formulario inicial y de las fases y campos de cada uno de los pasos del flujo de trabajo de Cuentas por Pagar.

La plantilla de cuentas por pagar de Pipefy se compone de 5 fases: «Selección», «Aprobación», «Pago», «Pagado» y «Cancelado». Puede verlas de diferentes maneras: en formato de flujo (como en la imagen de arriba), en Kanban o en lista. 

Una vez que haya creado su cuenta o haya clonado la plantilla, estará lista para ser utilizada y podrá empezar a crear sus tarjetas de cuentas por pagar de forma inmediata. 

Sin embargo, también puede utilizarlo como base para personalizar tanto el formulario inicial como las fases del proceso. Esto significa que puede añadir nuevos campos, hacerlos obligatorios, incluir o excluir fases. 

Esta personalización puede hacerse directamente en «Ajustes», que se encuentra en la parte superior derecha de su pantalla, o desde la tarjeta, haciendo clic en «Configuración de la fase».

Paso #4: Añada su equipo a Pipefy o comparta el formulario inicial

Para que la plantilla desempeñe el papel de un sistema de cuentas por pagar para su equipo, es necesario que todos la utilicen. 

Una forma de incluir al equipo es enviar invitaciones por email a los miembros que necesitan estar en el flujo para ser incluidos – y ellos tendrán que crear sus propias cuentas de Pipefy para obtener su acceso individual.

Pero el modelo también permite a los no usuarios interactuar con el flujo de trabajo y la forma más sencilla es en la creación de una nueva tarjeta que, en este caso, es una cuenta por pagar. O sea, los compañeros de la empresa y los clientes externos o internos pueden solicitar pagos o reembolsos directamente a través de Pipefy, mediante un formulario que se puede compartir a través de un enlace público.

Con Pipefy, puede compartir el formulario de flujo de trabajo inicial a través de un enlace, incorporarlo en una página web o unir varios formularios en un portal centralizado.

Otra de las ventajas de Pipefy es que, aunque una persona no sea usuaria de la plataforma o no forme parte del flujo de trabajo de las cuentas por pagar, puede monitorear los pedidos que ha hecho con su equipo. 

Con un enlace de seguimiento que se envía por email, es posible rastrear en qué fase del proceso de pago se encuentra la cuenta. 

Paso #5: Automatice su proceso para ganar tiempo y eficiencia

Es muy fácil configurar automatizaciones en la plantilla de cuentas por pagar de Pipefy. Sin necesidad de conocimientos de programación, usted puede seleccionar un evento y una acción, creando la lógica de lo que se automatizará.

Pantalla para configurar las automatizaciones dentro de Pipefy.

La acción es la tarea que realizará el software de forma automática, como enviar un email o cambiar la fase de una tarjeta. El evento, por su parte, es el disparador que generará la acción, como rellenar un campo o crear una tarjeta en otro flujo de trabajo.  

Este tipo de automatización es la que permite la conexión del departamento de Compras con el de Cuentas por Pagar, por ejemplo. Cuando el equipo de Compras realiza una compra, una tarjeta entra en la fase «Terminada» y automáticamente se crea una nueva tarjeta en el flujo de cuentas por pagar para poder pagar al proveedor. 

Aproveche las automatizaciones de Pipefy para enviar notificaciones automáticas, emails y facilitar el flujo de información en su departamento. De este modo, se reduce la cantidad de inputs manuales, lo que ahorra tiempo al equipo y hace que el proceso sea más eficiente y a prueba de errores.

Optimice su proceso de cuentas por pagar con Pipefy

Como hemos visto, la plantilla de cuentas por pagar de Pipefy es sencilla e intuitiva, pero abre un amplio abanico de posibilidades con sus funcionalidades. Con él, puede crear un verdadero sistema de cuentas por pagar y llevar la transformación digital a su departamento de Finanzas.

Aunque no se puedan eliminar por completo las hojas de cálculo y se siga dependiendo del ERP, Pipefy ayuda a orquestar las tareas y las herramientas, optimizando y facilitando el trabajo del equipo. Mejore el proceso y la visibilidad de las cuentas y los plazos, ahorre en penalizaciones o intereses, e invierta en la relación con los proveedores, aprovechando todo lo que Pipefy le ofrece.

Escrito por

Paola Magni

Escritora y Analista de Marketing @Pipefy, centrada en el mercado Latinoamericano. Mi objetivo es ayudar a las empresas a mejorar su forma de trabajar a través del uso inteligente de la tecnología.