Como hacer una gestión de compras eficiente en 9 pasos

El funcionamiento de cualquier empresa depende de la disponibilidad y calidad de sus productos y servicios. Esto significa que una buena gestión de compras es fundamental, ya que asegura que los insumos utilizados en estos bienes se adquieran de forma organizada y económicamente viable para el negocio.

Pero, ¿cómo garantizar que la gestión de compras sea eficaz y que la relación con los proveedores sea ventajosa incluso en tiempos de crisis? Descúbrelo a continuación.

¿Qué es la gestión de compras?

La gestión de compras es la organización de cómo la empresa llevará a cabo su proceso de compras. Es un conjunto de decisiones que tienen como objetivo estandarizar la forma en que la empresa aprueba órdenes de compra, recibe bienes y paga a sus proveedores, entre otras tareas.

También es común que el término “gestión de compras” se extienda a otras responsabilidades del equipo de compras, como la gestión de riesgos, las relaciones con proveedores y el procesamiento de órdenes de compra.

Ejemplo de gestión de compras de una empresa

Para ilustrar cómo la administración de compras puede organizar y agilizar este proceso, consulte una descripción detallada a continuación:

Descubra cómo crear una estrategia de compras impecable.

¿Cuál es la diferencia entre compras y suministros?

Aunque los términos «compras» y «suministros» ocupan espacios cercanos entre los procesos del departamento de compras, en sentido estricto se refieren a aspectos diferentes del funcionamiento de una empresa. Pero la gestión de compras y suministros es necesaria para que la organización pueda desarrollar buenos negocios.

Cuando hablamos de suministros, generalmente nos referimos a los insumos y procesamiento necesarios para que la empresa produzca los bienes y servicios que vende. La expresión también denota la red de empresas, profesionales y procesos necesarios para garantizar que estos insumos y procesamiento estén siempre disponibles.

El término “compras” se refiere al acto de adquirir estos materiales. Por regla general, las “compras” son la etapa final de un proceso más amplio de gestión de la cadena de suministro, que también implica la identificación de proveedores y la búsqueda de nuevas formas de organizar la producción.

¿Cuál es la importancia de la gestión de compras?

En el escenario actual del mercado, las empresas que no sean cuidadosas en la gestión de compras y stock (inventario) difícilmente podrán destacarse. El control de compras es un factor muy importante para que las empresas sean más eficientes y competitivas frente a la competencia.

Cuando el sector de compras gestiona bien sus actividades, gana una serie de diferenciales, entre ellos, mayor eficiencia, más agilidad en el cumplimiento de las tareas y más transparencia de información para los clientes internos y externos.

Pero la importancia de la administración de compras va más allá del equipo. Toda la organización se beneficia de la gestión adecuada de estos workflows. La organización logra ventajas junto a proveedores, se vuelve capaz de predecir y superar problemas en su cadena logística y recopila datos del proceso de compras que le permiten mejorar aún más.

Por otro lado, algunos de los riesgos que enfrenta la empresa al no realizar bien el proceso de la gestión de compras son:

• Falta de visibilidad sobre los gastos
• Fechas límite de pago no cumplidas
• Retrabajo y pérdida de tiempo
• Degradación de la relación con los proveedores
• Cuellos de botella en la cadena logística
• Retrasos en las entregas a clientes

Por lo tanto, el manejo de compras en una empresa debe realizarse diariamente. Su implementación a menudo puede exigir un cambio de paradigma y en los workflows dentro del sector de compras. Sin embargo, es una medida indispensable dado el nivel actual de competitividad empresarial.

Responsabilidades y objetivos de la gestión de compras

La gestión de compras de una empresa tiene una serie de responsabilidades que impactan directamente en el resultado final del negocio. A continuación, mencionaremos brevemente algunos de los objetivos que debe alcanzar el sector de compras. Estos puntos también pueden servir como enfoque para crear una estrategia de compra más completa.

Reducir costos

Esto generalmente se considera el objetivo principal del control de compras. Al estandarizar los procesos, dar más transparencia a la información e imponer más agilidad a las tareas de compras, una buena administración de compras logra reducir los costos para la adquisición de insumos que la empresa necesita.

Esto sucede de varias maneras. Cuando el proceso de compra está bien administrado, el equipo se vuelve más productivo y consigue lograr más en menos tiempo. Al mismo tiempo, esta eficiencia permite a los profesionales buscar innovaciones y nuevas formas de optimizar el proceso de la gestión de compras, como la búsqueda de nuevos proveedores, la anticipación de plazos y muchos otros factores.

Mejorar la eficiencia del proceso de compras

Un proceso de la gestión de compras ineficiente trae muchos problemas a las empresas. Directamente, provoca la ausencia de insumos necesarios para la producción de los bienes que comercializa la empresa. En este caso, las compras se convierten en el cuello de botella del negocio.

Sin embargo, esta ineficiencia también puede causar otros problemas. Entre ellos, el aumento de los costos (por la necesidad de comprar artículos con urgencia, pagar fletes más caros o tarifas más altas), la falta de estandarización en los productos, lo que dificulta garantizar la calidad de los artículos fabricados y ofrecer una mayor previsibilidad de los plazos para otras áreas de la organización.

Fortalecer la relación con los proveedores

La administración de compras es fundamental para crear y mantener buenas relaciones con los proveedores. Estas relaciones, a su vez, pueden traer ventajas, como mejores términos y condiciones de pago, más flexibilidad en los pedidos y más agilidad en las entregas.

Si la empresa no gestiona bien su proceso de compras, muchas veces esta relación queda perjudicada. El proveedor, en este caso, encuentra dificultad en confiar en la empresa para cumplir plazos y seguir procesos adecuados, y termina no viendo ventaja en ofrecer condiciones mejores.

¿Cómo hacer una buena gestión de compras?

Llevar a cabo una buena gestión de compras comienza por refinamientos del proceso que ya tiene su empresa. Como cada organización se encuentra en diferentes etapas de sofisticación de este proceso, listamos a continuación algunos consejos generales que se aplican a la mayoría de las empresas. 

1. Mapee su proceso de compra

Mapear procesos es una forma virtualmente garantizada de hacerlos más eficientes. Los procesos mapeados son más claros, funcionan mejor y resisten mejor los cambios de estrategia. También aceleran la incorporación de nuevos empleados en caso de que alguien del equipo de compras se vaya y la vacante deba cubrirse. Si su empresa no cuenta con un proceso de compras mapeado, vale la pena implementar esta iniciativa.

2. Desarrolle una estrategia de compra

Una de las ventajas de esta gestión es que permite que el sector de compras juegue un papel más estratégico. Por eso, si tiene el objetivo de implementar una estrategia de compras, vale la pena pensar en optimizar toda su gestión con esta estrategia en mente.

3. Diseñe un plan de gestión

¿Cuáles son los objetivos de la empresa? ¿Cómo encaja el sector de compras en ellos? Responder a estas preguntas puede ayudar a que su gestión de compras sea más consistente. Hable con los líderes de la empresa y entienda cómo puede convertir al equipo de compras en un socio estratégico para alcanzar los objetivos de la organización.

4. Supervise las ventas y el inventario

Las compras y la gestión de inventario están estrechamente vinculadas. Una empresa que no puede monitorear su inventario y ventas tiene mucho trabajo por hacer. Pero puede superar rápidamente esta dificultad estandarizando la ejecución de sus procesos. De esta forma, puede asegurarse de que todos los artículos usados o vendidos se descuenten del inventario.

5. Cuente con proveedores confiables y estratégicos

Al administrar proveedores, recuerde: ¡su relación con los proveedores es un activo importante! Los proveedores confiables y de larga trayectoria reducen los riesgos, facilitan la comunicación y pueden actuar como socios estratégicos para su empresa. Vale la pena invertir en construir estas relaciones.

6. Diversifique sus proveedores

Aunque es importante contar con proveedores confiables, depender de un solo proveedor puede ser peligroso: después de todo, ¿qué hacer cuando no está disponible? La diversificación reduce aún más los riesgos, ya que garantiza que siempre tenga opciones y que su cadena de suministro no se vea amenazada. En su gestión de compras, tenga en cuenta los casos en los que la ausencia de un solo proveedor puede echar todo a perder. 

7. Automatice los procesos

La automatización de los flujos de trabajo (workflows) es una de las formas más sencillas de ahorrar tiempo. Y hoy, la implementación de esta función ya no depende del apoyo constante del equipo de TI, ya que los sistemas no-code (sin código) permiten que incluso las personas sin conocimientos de programación utilicen automatizaciones.

En la gestión de compras es posible automatizar, por ejemplo, la generación y envío de órdenes de compra con base en los datos de pedidos aprobados. Las automatizaciones también le permiten actualizar existencias e inventarios cuando se confirma la recepción del producto sin gastar más tiempo del equipo.

8. Mida la eficiencia del proceso de gestión de compras periódicamente

Hacer un seguimiento de los indicadores de rendimiento de su proceso debe ser una parte vital de su gestión de compras. Después de todo, sin este seguimiento, no es posible saber si se están logrando los resultados esperados. Asegure la medición periódica de datos importantes de su proceso de compra, como ahorros, SLAs, volumen de órdenes de compra y más.

9. Invierte en un buen software de gestión de compras

Tener un software confiable en el que basar su proceso hará que su gestión de compras sea mucho más fácil. Busque programas de gestión de procesos de negocio (BPM) que le permitan realizar fácilmente un seguimiento de las métricas de rendimiento, con informes y paneles personalizables. También prefiera soluciones que faciliten la creación de flujos de trabajo, que sean fáciles de personalizar y que no dependan de intervenciones constantes por parte del equipo de TI.

Escrito por

Paola Magni

Escritora y Analista de Marketing @Pipefy, centrada en el mercado Latinoamericano. Mi objetivo es ayudar a las empresas a mejorar su forma de trabajar a través del uso inteligente de la tecnología.