Orden de compra: significado, importancia y etapas del proceso

Los procesos de órdenes de compra juegan un papel crítico en el éxito de su negocio. Sin un proceso eficiente y preciso para administrar cada orden de compra, se desperdician tiempo y recursos y los errores innecesarios se vuelven comunes.

En este sentido, un desafío que enfrentan las empresas es la necesidad de crear un proceso consistente y confiable para generar, aprobar y dar seguimiento a las órdenes de compra. Como tal, los gerentes a menudo buscan formas de agregar responsabilidad y estandarización a sus workflows (flujos de trabajo) de órdenes de compra para obtener control (y conocimiento) de sus decisiones.

Si esto suena familiar, entonces este artículo es para usted. A continuación exploraremos el proceso de orden de compra de principio a fin, definiendo lo qué significa el término, dividiéndolo en sus componentes básicos y proporcionando algunas prácticas recomendadas para Órdenes de Compra, independientemente del tamaño o industria de su negocio.

¿Qué es una orden de compra?

Las órdenes de compra (OC) ayudan a las empresas a entender y contabilizar todos los bienes o servicios solicitados. Los gerentes pueden usar las OC para realizar un seguimiento de la información adicional y relevante, como la cantidad, las instrucciones de entrega, el costo, los términos y la fecha solicitada.

El proceso de pedido de compra consiste en todos los pasos que las empresas siguen para crear, aprobar, validar, gestionar y rastrear las OCs, desde el momento en que una necesidad es identificada hasta el punto de entrega o venta.

Aunque el proceso de pedido de compra de la empresa puede ser único en algunos aspectos, hay 7 elementos del workflow que son comunes a la mayoría, si no a todos, los procesos de pedido de compra:

1. Creación de la orden/pedido de compra
2. Aprobación
3. Envío de la orden de compra
4. Contrato vinculante
5. Entrega de bienes o servicios
6. Verificación de tres vías
7. Cierre

7 pasos del proceso de orden de compra

1. Creación de la orden/pedido de compra
   
   El primer paso en el proceso de orden de compra (OC) es crear una requisición de compra. En este punto, necesitará saber qué se está comprando, el nivel de prioridad de la solicitud, su presupuesto, cuándo se necesita el producto o servicio, quién debe aprobar el pedido y quiénes son los proveedores.
   
2. Aprobación
   
   Después de crear la solicitud, el siguiente paso del proceso es obtener su aprobación. En algunos casos, esta aprobación puede ser verbal o enviada por correo electrónico. En otras empresas, pueden ser necesarias acciones más burocráticas, como el papeleo.
   
   El nivel de aprobaciones depende del precio de compra, las políticas o pautas de la empresa y los requisitos del proveedor. Las aprobaciones también pueden requerir la verificación del presupuesto o la documentación, como las especificaciones del producto o la declaración de trabajo (del acrónimo SOW, en inglés). Una vez aprobada, la solicitud se convierte en una orden de compra.
   
3. Envío de la orden de compra
   
   Después de la aprobación de la solicitud, la OC se envía a los proveedores seleccionados. Los proveedores luego envían propuestas basadas en eses pedidos de compra. Las ofertas se aprueban en función del precio, la calidad, el soporte, el servicio, el cronograma y otros factores relevantes para su negocio.
   
4. Contrato vinculante
   
   Una vez aceptada la oferta, la empresa y el proveedor deben acordar un contrato. El contrato generalmente incluye términos y condiciones relevantes para la compra, como qué soporte viene con el artículo comprado o cómo manejar cualquier disputa.
   
5. Entrega de bienes o servicios
   
   A continuación, el proveedor producirá y entregará los artículos que se compran según el horario determinado y los requisitos de envío. Su empresa comprobará la calidad y hará el control de las mercancías recibidas con las mercancías esperadas. A partir de ahí, puede notificar al proveedor si la mercancía no cumple con sus requisitos. Normalmente, el proveedor enviará a la empresa compradora una factura que describa el precio y las condiciones de pago.
   
6. Verificación de tres vías
   
   Tras comprobar y aprobar la mercancía recibida, la empresa compradora comprobará el pedido de compra con la orden de compra y la factura del proveedor. Por lo tanto, las empresas deben verificar que todos los cargos sean correctos.
   
7. Cierre
   
   Después de que se apruebe la verificación en tres vías, se cierra la orden de compra.

¿Cuál es la importancia de la orden de compra y de su proceso?

Un proceso de orden de compra consistente y repetible proporciona una serie de beneficios, incluyendo mayor control, visibilidad y eficiencia.

Presupuesto

Los procesos de orden de compra consistentes ayudan a su departamento de finanzas a contabilizar con precisión todos los gastos de compra relevantes, así como a mantener pronósticos y presupuestos.

Gestión de pedidos

Un proceso de OC establecido le permite administrar muchos pedidos al mismo tiempo y proporciona visibilidad de las actividades relacionadas, como el envío y la recepción, el control de inventario y la planificación de la producción. Además, un proceso de orden de compra saludable debe permitir la transparencia en todos los puntos de contacto a lo largo del camino.

Rendición de cuentas

Un proceso de orden de compra sólido creará un registro en papel de los flujos de efectivo y agregará responsabilidad por el costo de los bienes en el camino. Los bancos, los auditores y los departamentos legales verán esto como un activo para su empresa.

Resolución de disputas

La creación de un contrato legal entre su empresa y sus proveedores durante el proceso de pedido de compra ayuda a definir responsabilidades y resolver disputas. Los términos y condiciones se establecen claramente y se definen y registran detalles tales como garantías u otras políticas.

Mejores prácticas para optimizar su proceso de orden de compra

Las empresas evolucionan y sus procesos deben adaptarse para seguir siendo eficientes y precisos. Los procesos de órdenes de compra no son una excepción.

Los riesgos inmediatos de no estandarizar su proceso de órdenes de compra incluyen errores, desperdicio, gastos excesivos por debajo del presupuesto y, en última instancia, altas tasas de consumo. Eso no está ni cerca del estrés y el desorden que un proceso de pedido de compras obsoleto puede causarle a usted o a su equipo.

A largo plazo, un proceso de orden de compra ineficiente o impreciso también puede causar problemas en la gestión de relaciones con los proveedores (también llamada SRM). Todavía puede obstaculizar su capacidad para comprar bienes o servicios según las necesidades de su negocio.

Los gerentes que se preparan para mejorar sus procesos de OC deben tener en cuenta las siguientes prácticas recomendadas:

Revisar y analizar su proceso de orden de compra actual

Los diferentes procesos en cada negocio deben ser continuamente revisados y analizados para localizar oportunidades de mejora. Asegúrese de mapear cada paso, identificar y resolver posibles cuellos de botella, así como identificar el número de aprobaciones necesarias en el proceso y explicar los diferentes factores que pueden estar afectando su proceso de presupuesto.

Crear directrices accesibles sobre el proceso de orden de compra

Un proceso escrito es una excelente manera de comunicar las mejores prácticas y los procedimientos estandarizados en toda su organización. Estas reglas y políticas deben incluir la información requerida para cada paso del proceso, la cantidad de aprobaciones requeridas y quiénes son los revisores internos.

Desarrollar una lista de proveedores preferidos

Esta lista ayudará a su equipo a elegir rápidamente de una lista de proveedores con los que su empresa ha establecido relaciones de confianza a largo plazo y a negociar los mejores negocios. Este podría ser el comienzo de la construcción de una estrategia de abastecimiento.

Crear subvenciones presupuestarias y grupos de gastos

Estas restricciones presupuestarias ayudan a agilizar el proceso al implementar automáticamente las directrices de compra. Por ejemplo, si una empresa tiene un presupuesto mensual de US$1.000 asignado a materiales de oficina, el equipo de finanzas sabe cuánto tendrá que gastar en los recursos necesarios.

Designar un colaborador interno para gestionar el proceso

Tener a alguien que sepa todo sobre el proceso de compra ayuda a promover la adopción de estas mejores prácticas en toda la empresa. También proporciona un punto de contacto para responder a las preguntas que puedan surgir al implementar un nuevo procedimiento.

Utilizar la tecnología a su favor

La integración de un sistema de gestión de compras en el proceso de pedido de compra de su empresa es una manera fácil de estandarizar los procedimientos y reemplazar el trabajo repetitivo con la automatización.

Beneficios de automatizar el proceso de órdenes de compra

El rastreo de las órdenes de compra se puede hacer incluso a través de correos electrónicos y hojas de cálculo, pero es interesante migrar a un software dedicado a este proceso. El uso de software para administrar y agilizar su proceso de pedido de compras es una manera fácil de ahorrar tiempo y dinero y evitar el estrés. Los beneficios clave de la automatización de su proceso de pedido de compra incluyen:

• Repetición reducida. Una herramienta de administración de órdenes de compra puede ahorrar tiempo al automatizar algunas tareas, lo que le permite al equipo concentrarse en otras prioridades.
• Mayor transparencia. Crear un proceso de OC estandarizado y definir los requisitos de información, como la cantidad pedida o el número de firmas de aprobación, agregará responsabilidad y claridad a sus órdenes de compra.
• Más control. El software de gestión de compras le ayuda a controlar los gastos y mejorar el presupuesto, además de proporcionar un registro de auditoría completo. También permite a los clientes internos ver o compartir información fácilmente.
• Datos centralizados y visualizados. Los datos se consolidan en una sola fuente para que sea más rápido y fácil administrar los pedidos. Como los datos están centralizados, también hay la opción de ejecutar informes y crear visualizaciones para ayudarlo a realizar un seguimiento de muchas órdenes de compra al mismo tiempo.

Tome el control del proceso de orden de compra

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Escrito por

Paola Magni

Escritora y Analista de Marketing @Pipefy, centrada en el mercado Latinoamericano. Mi objetivo es ayudar a las empresas a mejorar su forma de trabajar a través del uso inteligente de la tecnología.